Отпускные: учитываем в расходах, начисляем взносы и НДФЛ

Отразить в расчете 6-НДФЛ правильную дату получения дохода очень важно, поскольку от этого зависит срок перечисления налога в бюджет. Ведь при его нарушении можно попасть на штрафы и пени. Также важно определить, к какому месяцу (отчетному периоду) относятся начисленные в бухучете доходы работникам в целях заполнения расчета по страховым взносам и декларации по налогу на прибыль. Поскольку ошибка может привести не только к уплате пеней, но и к штрафу по окончании года.

Не ошибиться с датой начисления выплат и их налоговым учетом поможет наша шпаргалка. Для наглядности мы сделали ее на примере отпускных за период с 02.07.2018 по 29.07.2018 (отпускные выплачиваются в июне) и зарплаты за июль (выплачена 15 августа).

Показатели	Вид дохода работника
	Отпускные за период с 02.07.2018 по 29.07.2018	Зарплата за июль 2018 г. (оклад, доплаты, надбавки к зарплате)
В целях бухгалтерского учета
Дата начисления дохода	День начисления на основании приказа о предоставлении отпуска — любой день с даты издания приказа по 28 июня включительноПо ТК отпускные нужно выплатить работнику не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпускач. 9 ст. 136 ТК РФ; Письма Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1 (п. 3). Безопаснее платить отпускные так, чтобы между датой их выплаты и датой начала отпуска было не менее 3 полных календарных дней. Подробнее об этом читайте в , 2018, № 12, с. 18. Соответственно, прежде чем выплатить отпускные, их нужно рассчитать и начислить. И сделать это можно в любой день месяца, в котором отпускные выплачиваются работнику, начиная с даты издания приказа, но не позднее крайнего срока выплаты	Последний день месяца, в котором трудился работник, — 31.07.2018
Дата выплаты дохода	Любой день с даты издания приказа по 28 июня включительноПо ТК отпускные нужно выплатить работнику не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпускач. 9 ст. 136 ТК РФ; Письма Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1 (п. 3). Безопаснее платить отпускные так, чтобы между датой их выплаты и датой начала отпуска было не менее 3 полных календарных дней. Подробнее об этом читайте в , 2018, № 12, с. 18. Соответственно, прежде чем выплатить отпускные, их нужно рассчитать и начислить. И сделать это можно в любой день месяца, в котором отпускные выплачиваются работнику, начиная с даты издания приказа, но не позднее крайнего срока выплаты	Дата, установленная в организации ПВТР, коллективным договором или трудовым договором, но не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислена зарплата, — 15.08.2018ст. 136 ТК РФ
В целях страховых взносов (ОПС, ОМС, ВНиМ, «на травматизм»)
Дата выплаты дохода	День начисления в бухучете — любой день с даты издания приказа о предоставлении отпуска по 28 июня включительно, независимо от месяца, в котором начался отпускп. 1 ст. 421, п. 1 ст. 424, п. 1 ст. 431 НК РФ; ст. 20.1, п. 9 ст. 22.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ	Последний день месяца, за который начислена зарплата, — 31.07.2018п. 1 ст. 421, п. 1 ст. 424, п. 1 ст. 431 НК РФ; ст. 20.1, п. 9 ст. 22.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ
Месяц отражения в страховой отчетности — расчете по страховым взносам и 4-ФСС	Июнь 2018 г.	Июль 2018 г.
Срок перечисления страховых взносов в бюджет	Любой рабочий день с 1 по 16 июля включительноСрок уплаты взносов — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем их начисления. И при попадании крайнего срока на выходной день он сдвигается на ближайший следующий за ним рабочий день (в нашем примере 15 июля — воскресенье)п. 7 ст. 6.1, п. 3 ст. 431 НК РФ; п. 4 ст. 22 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ	Любой рабочий день с 1 по 15 августа включительноСрок уплаты взносов — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем их начисления. И при попадании крайнего срока на выходной день он сдвигается на ближайший следующий за ним рабочий день (в нашем примере 15 июля — воскресенье)п. 7 ст. 6.1, п. 3 ст. 431 НК РФ; п. 4 ст. 22 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ
Период, указываемый в поле 107 платежного поручения при перечислении взносов в бюджет	Указывается месяц, за который уплачиваются взносып. 8 приложения № 2 к Приказу Минфина от 12.11.2013 № 107н
	•при уплате взносов на ОПС, ОМС и ВНиМ — МС.06.2018; •при уплате взносов «на травматизм» — «0» (ноль)пп. 5, 10 приложения № 4 к Приказу Минфина от 12.11.2013 № 107н	•при уплате взносов на ОПС, ОМС и ВНиМ — МС.07.2018; •при уплате взносов «на травматизм» — «0» (ноль)пп. 5, 10 приложения № 4 к Приказу Минфина от 12.11.2013 № 107н
В целях НДФЛ
Дата получения дохода	День выплаты отпускных работнику независимоподп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ; Письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ (вопрос 12): •от даты их начисления в бухгалтерском и налоговом учете; •от даты начала отпуска	Последний день месяца, за который начислена зарплата, — 31.07.2018п. 2 ст. 223 НК РФ
Месяц отражения в отчетности: 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, налоговом регистре по НДФЛ по работнику	Месяц выплаты отпускных — июнь 2018 г. В 6-НДФЛ в разделе 2 указывайте: •в строке 100 — день выплаты отпускных; •в строке 110 — ту же дату, что и в строке 100, так как в день выплаты отпускных работнику вы удерживаете НДФЛ с нихп. 4 ст. 226 НК РФ	Месяц, за который начислена зарплата, — июль 2018 г. В 6-НДФЛ в разделе 2 указывайте: •в строке 100 — всегда последний день месяца, даже если он приходится на выходной, — 31.07.2018Письмо ФНС от 16.05.2016 № БС-3-11/2169@; •в строке 110 — дату выплаты зарплаты работникам, так как в этот день вы удерживаете НДФЛ с зарплаты, — 15.08.2018п. 4 ст. 226 НК РФ
Срок перечисления НДФЛ в бюджет	Любой рабочий день с даты выплаты отпускных работнику по последний день этого месяца включительноп. 6 ст. 226 НК РФ. В 6-НДФЛ в разделе 2 по строке 120 укажите последний день месяца, в котором выплачены отпускные, с учетом переноса — 02.07.2018Если крайний срок перечисления НДФЛ в бюджет по НК попадает на выходной день (в нашем примере 30 июня — суббота), он переносится на ближайший рабочий день. По строке 120 раздела 2 расчета 6-НДФЛ нужно указывать не фактический срок перечисления налога в бюджет, а срок по НКп. 7 ст. 6.1 НК РФ; Письмо ФНС от 13.03.2017 № БС-4-11/4440@	День выплаты зарплаты или следующий рабочий день. Ведь перечислить налог надо не позднее дня, следующего за днем выплаты доходап. 6 ст. 226 НК РФ. В 6-НДФЛ в разделе 2 по строке 120 укажите рабочий день, следующий за днем выплаты зарплаты, — 16.08.2018Если крайний срок перечисления НДФЛ в бюджет по НК попадает на выходной день (в нашем примере 30 июня — суббота), он переносится на ближайший рабочий день. По строке 120 раздела 2 расчета 6-НДФЛ нужно указывать не фактический срок перечисления налога в бюджет, а срок по НКп. 7 ст. 6.1 НК РФ; Письмо ФНС от 13.03.2017 № БС-4-11/4440@
Период, указываемый в поле 107 платежного поручения при перечислении налога в бюджет	Указывается месяц, в котором у работника возник облагаемый НДФЛ доходп. 8 приложения № 2 к Приказу Минфина от 12.11.2013 № 107н; Письмо ФНС от 12.07.2016 № ЗН-4-1/12498@
	МС.06.2018, поскольку отпускные были выплачены в июне	МС.07.2018, поскольку доход в виде зарплаты получен в июле
В целях налога на прибыль
Период учета в расходах и отражения в декларации по налогу на прибыль	Отчетный (налоговый) период, к которому относятся отпускные, независимо от времени их выплаты сотруднику, — 9 месяцев 2018 г., поскольку они относятся к июлюп. 1 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147По мнению Минфина, если отпуск попадает на разные месяцы на стыке кварталов, то начисленные отпускные включаются в расходы пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный периодПисьма Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147, от 12.05.2015 № 03-03-06/27129. Есть и иной подход — включить все отпускные в расходы на дату их начисленияп. 4 ст. 272, п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ; Постановление ФАС ЗСО от 07.11.2012 № А27-14271/2011. Но в этом случае возможны споры с налоговиками по поводу того, что в одном периоде налог на прибыль недоплачен, хотя и будет переплачен в следующем. Кстати, страховые взносы, начисленные на отпускные, — это прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией. И они включаются в «прибыльные» расходы на дату начисления взносовподп. 1, 45 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 09.06.2014 № 03-03-РЗ/27643	Период, за который зарплата начислена. Вся сумма зарплаты (включая НДФЛ и другие удержания) включается в расходы в последний день месяца, за который она начисленап. 4 ст. 272 НК РФ, — 9 месяцев 2018 г.

* * *

Такую таблицу удобно делать по доходам, которые по-разному учитываются в целях исчисления страховых взносов и НДФЛ. Например, это такие доходы, как:

•квартальные и годовые премии — для взносов это доход по дате начисления, для НДФЛ — по дате выплаты;

•больничные — взносы на них не начисляются, но в расчете их показать надо, а НДФЛ они облагаются в момент выплаты;

•арендная плата работнику — для взносов это не объект, в расчете их отражать не нужно, а НДФЛ они облагаются в момент выплаты.

Из таблицы будет сразу понятно, какой доход и когда нужно включить в расчет по взносам и в расчет 6-НДФЛ.