Считаем дни отпуска, отпускные и компенсации за неиспользованные отпуска

Праздничные и выходные дни для отпускных целей — не одно и то же

Работник на окладе, планирует отпуск с 22 по 30 апреля. Говорит: чтобы отпуск сдвинулся на праздничные дни и ему не выходить на работу в свои смены 2 и 3 мая. Как ему в таком случае выплачивать оклад за май?

— Сразу объясните работнику, что 29 и 30 апреля — это обычные выходные дни из-за переноса на эти понедельник и вторник субботы 27 апреля и субботы 2 ноября 2024 г.Постановление Правительства от 10.08.2023 № 1314 То есть 29 и 30 апреля не относятся к праздничным дням. Выходные, перенесенные из-за совпадения с нерабочими праздничными днями, входят в число дней отпускаст. 120 ТК РФ; Письмо Минтруда от 15.04.2016 № 14-1/В-351. Поэтому отпуск сотрудника не переносится на указанные 2 дня и ему необходимо выйти на работу в свои смены по графику 2 и 3 мая.

При этом 1 мая — это праздничный день, наличие которого в месяце для окладника не влияет на размер оклада за этот месяц. Если сотрудник полностью отработает свои смены в мае, то и оклад ему надо выплатить в полном объеме.

Удлинение отдыха из-за праздников ≠  удлинение отпуска

У меня один работник (пятидневщик) собирается в отпуск по графику с 29 апреля на 14 календарных дней. А другой работник (сменщик) написал заявление на отпуск с 3 по 16 мая включительно (руководитель не против). Когда и за сколько дней им выплатить отпускные, когда они должны выйти на работу и когда перечислять НДФЛ?

— Отпускные выплачивайте как обычно — не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Вашему апрельскому отпускнику выплатите отпускные за 14 дней отпуска не позднее четверга 25 апреля. Поскольку на период его отпуска выпадает 2 праздничных дня 1 и 9 мая, его отдых будет длиннее на эти дни, то есть на работу он должен будет выйти не 13, а 15 мая.

Майскому отпускнику выплатите отпускные не позднее 27 апреля (последнего рабочего дня в апреле) за 13 дней отпуска. Такой продолжительности его отпуск становится из-за праздника 9 мая. Сотрудник должен будет явиться на работу в свою смену после 16 мая по графику.

Удержите НДФЛ с отпускных в день их выплаты работникамподп. 1 п. 1 ст. 223, пп. 3, 4 ст. 226 НК РФ. Если вы выплатили отпускные 25 и 27 апреля, то:

•не позже 3 мая подайте уведомление;

•не позже 6 мая перечислите НДФЛ в бюджет (перенос с воскресенья 5 мая за период с 23 по 30 апреля).

При переносе отпуска новую дату можно не ставить в текущем графике

Работник хочет перенести запланированный в апреле отпуск на следующий год. Что в связи с этим надо отметить в графике отпусков (форма Т-7)?

— График отпусков обязателен и для работодателя, и для работника, если сотрудник не относится к тем категориям, которым отпуск дается в удобное для них время, или нет специальных оснований для переноса отпуска (допустим, из-за его несвоевременной оплаты работодателем)статьи 123, 124 ТК РФ.

Но стороны вправе по обоюдному согласию договориться об изменении периода отпуска. Если руководитель готов пойти навстречу сотруднику, то при получении от работника заявления о переносе отпуска в графике укажите:

•в графе 8 — реквизиты приказа о переносе отпуска;

•в графе 9 — новую дату начала перенесенного отпуска, если работник обозначил ее в своем заявлении. Если нет, то впишите, что отпуск перенесен на следующий год;

•в графе 10 — количество дней отпуска, которое сотрудник не использовал в связи с переносом отпуска.

При составлении графика на следующий год учтите в нем дни перенесенного с текущего года отпуска.

Увеличенный отпуск положен инвалиду независимо от даты получения им инвалидности

Сотрудник проработал год и собирается в отпуск. Выясняется, что он инвалид, в связи с чем требует отпуск 30 календарных дней. Обязаны ли мы дать ему такой удлиненный отпуск и можно ли его наказать за сокрытие информации об инвалидности при трудоустройстве?

— Удлиненный отпуск вы обязаны предоставить независимо от того, когда узнали об инвалидности работника, и от того, когда он ее получил. Даже если он только сейчас стал инвалидом, отпуск уже в этом году у него должен быть 30 календарных дней. Поэтому:

•составьте акт о получении от работника документов об инвалидности;

•на основании такого акта внесите изменения в график отпусков в части количества полагающихся работнику дней отпуска.

Если инвалидность у работника была уже на момент трудоустройства, то привлечь к дисциплинарной ответственности за ее сокрытие вы не вправе. Работник при трудоустройстве не обязан предъявлять документы о состоянии здоровья, если такое состояние не мешает выполнять трудовые функции и не является основанием для запрета трудиться на конкретной должности.

Отпускные и их доплаченная позднее часть учитываются одинаково

Я ошиблась при расчете отпускных: не учла 4 рабочих дня последнего перед отпуском месяца. Как пересчитать отпускные и учесть сумму пересчета?

— Пересчитайте средний заработок с учетом «потерявшихся» 4 рабочих дней и рассчитайте сумму доплаты.

С суммы доплаты удержите НДФЛ, начислите на нее страховые взносы в общем порядке. Учтите в целях налогообложения прибыли на дату начисления доплату — в составе расходов на оплату труда, сумму страховых взносов — в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализациейп. 7 ч. 2 ст. 255, подп. 1, 45 п. 1 ст. 264, п. 4, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ.

В бухучете сумма доплаты отпускных — расход на обычные виды деятельности. При сформированном у вас резерве на оплату отпусков доплаченная сумма отпускных относится за счет резерва в месяце, когда ее доначислили. Отразите проводкой Дт 96 – Кт 70.

Не забудьте выплатить компенсацию за недоплату отпускных исходя из 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от недоплаченной суммы. Период компенсации — это время со следующего дня, когда должны были быть выплачены отпускные, до дня, когда вы их доплатите, включительно. С компенсации удержите НДФЛ и начислите на нее страховые взносыст. 236 ТК РФ; Письма Минфина от 27.05.2022 № 03-04-06/50079, от 04.08.2021 № 03-15-05/62566.

У только что созданного работодателя графика отпусков на текущий год может не быть

Мы в марте только открыли свою компанию. Надо ли мне составлять график отпусков для работников?

— Не обязательно. В законодательстве есть требование составлять и утверждать график отпусков на будущий год в декабре текущего годаст. 123 ТК РФ. На текущий год делать график не требуетсяПисьмо Минтруда от 16.10.2023 № 14-6/ООГ-6470. Ваши работники могут уходить в отпуск по заявлению с учетом необходимого для предоставления отпуска непрерывного 6-ме­сячного срока работы.

Вместе с тем, если у вас уже сформирован штат и работников принято много, удобнее составить график отпусков. Так вы сможете распланировать отпуска, чтобы они не пересекались, например, у подменяющих друг друга сотрудников. А также учесть тех, кому отпуск положен в удобное для них время по закону (в частности, несовершеннолетним работникам, совместителям, многодетным сотрудникам с детьми до 18 лет)статьи 262.2, 267, 286 ТК РФ. Например, в графе «Примечание» можно указать «Совместитель». Конечно, если позднее работник из льготной категории захочет отпуск в период, отличный от первоначально намеченного, вы будете обязаны предоставить ему такой отпуск по его заявлениюПисьма Минтруда от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786.

При отсутствии заработка отпуск компенсируется из оклада

В апреле собирается увольняться работница, у которой 68 дней неотгулянного отпуска и 328 дней нетрудоспособности. Многодетная мама постоянно на больничных, которые она до бесконечности продлевала. Как ей считать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении?

— Считать компенсацию за неиспользованные отпуска надо будет исходя из среднего дневного заработка. Расчетный период в вашем случае: 01.04.2023 — 31.03.2024. А вот расчет среднедневного заработка зависит от ситуации.

Ситуация 1. У работницы нет отработанных дней и начисленной зарплаты в расчетном периоде. Тогда для расчета берите заработок за 12 месяцев, предшествовавших первому месяцу периода, в котором отсутствовали начисленияп. 6 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение).

Ситуация 2. У работницы нет начислений ни в расчетном периоде, ни до его начала. Допустим, трудовой договор с сотрудницей начал действовать в 2022 г., но у нее сразу пошли больничныеп. 2 Указа Президента от 25.03.2020 № 206. В такой ситуации считайте средний заработок исходя из выплат вашей сотруднице в апреле 2024 г.п. 7 Положения

Ситуация 3. У работницы нет заработка в расчетном периоде, до его начала и в месяце увольнения. Средний заработок считайте исходя из ее окладап. 8 Положения.