Если затраты на обучение — это не учебные расходы, как их учесть?

Учет оплаты за участие в мастер-классе кулинарной студии

Повара нашего ресторана участвуют в мастер-классе кулинарной студии под руководством профессиональных шеф-поваров, известных по работе в крупных ресторанных проектах и шоу на ТВ, для получения и расширения своего опыта. Образовательной организацией студия не является, договор на оказание образовательных услуг она не оформляет. Да и сам мастер-класс длится не более 4—5 часов. Правильно ли мы понимаем, что учесть оплату за участие в таком мастер-классе как расходы на обучение при УСН с объектом «доходы минус расходы» мы не сможем? А можно ли учесть их как материальные расходы, например как затраты на приобретение услуг производственного характера?

— Да, верно. Поскольку кулинарная студия не является образовательной организацией, у вас отсутствует договор на оказание образовательных услуг и количество часов не соответствует установленным требованиям, то признать оплату за участие в мастер-классе в качестве расходов на обучение вы не сможетеподп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264, подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

При учете «упрощенных» расходов важно разделять затраты на приобретение услуг производственного характера и непроизводственных услуг. Производственные услуги — это услуги, непосредственно связанные с производством вашей продукции, работ, услуг. Их перечень является открытымподп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. И как правило, вызывает пристальный интерес проверяющих на предмет их обоснования. Например, если особенностью вашего ресторана является возможность для посетителей поучаствовать в приготовлении заказанных ими блюд, то затраты на проведение для посетителей таких мастер-классов (с привлечением сторонних исполнителей или собственными силами) можно отнести к материальным расходам. Поскольку проведение мастер-классов является составной частью процесса приготовления заказанных блюд.

Непроизводственные услуги напрямую с производством продукции, работ, услуг не связаны. Перечень их в составе «упрощенных» расходов ограниченп. 1 ст. 346.16 НК РФ. Целью направления ваших сотрудников на мастер-классы является повышение их квалификации, приобретение новых знаний и навыков. И то, что по формальному признаку (отсутствие договора с образовательной организацией, несоответствие требуемому количеству часов и пр.) затраты на участие в мастер-классе не относятся к расходам на обучение, не делает их автоматически материальными расходами. Поэтому учесть оплату за участие в таком мастер-классе при УСН вы не сможете.

Учет стоимости обучения руководителя санатория по курсу гигиенической подготовки

Наша организация — санаторий. Директор прошел гигиеническую подготовку для руководителей в ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии». Лицензию на обучение учреждение нам не предоставило, акт оно составило на физическое лицо и количество часов обучения в нем не указало. Мы попросили учреждение переделать акт на нашу организацию, но нам отказали. Можем ли мы в таком случае отнести в расходы по налогу на прибыль стоимость обучения директора?

— Возможно, информация об учебной лицензии и программе обучения с количеством часов указана в договоре с ФБУЗ. Или приведена на сайте учреждения в открытом доступе, и вы можете сами распечатать документы и приложить их к договору. Если договор на гигиеническую подготовку заключен с физлицом — директором санатория, на него оформлен акт и директор сам оплатил обучение, а ФБУЗ отказывает в переоформлении документов на санаторий, вы можете возместить затраты своему директору и учесть их в «прибыльных» расходах как прочие расходыподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 25.11.2019 № 03-03-14/91021.

Ведь работники санатория обязаны проходить медосмотры, профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию, результаты которых вносятся в личную медкнижкуп. 2 Инструкции, утв. Приказом Минздрава от 29.06.2000 № 229. А санаторий обязан обеспечить проведение профобучения или дополнительного профобразования своих работников, а также прохождение обязательных медосмотров. Это предусмотрено законодательством и является условием ведения деятельности санаториястатьи 196, 220 ТК РФ; статьи 11, 36 Закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ; Письмо Минздрава от 07.08.2000 № 1100/2196-0-117 (п. 4.6).

Напомним, что в случае выплаты директору компенсации НДФЛ удерживать не надо, а страховые взносы начислить придетсяПисьмо ФНС от 27.01.2020 № БС-4-11/1082@.

Учет оплаты за учебу ИП с предпринимательского счета

ИП с объектом «доходы минус расходы» заключил как физлицо договор с образовательным учреждением на свое обучение и первые семестры оплачивал тоже как физлицо с банковской карты. Последний семестр ИП хочет оплатить со своего предпринимательского счета. Как это правильно оформить и можно ли учесть последний платеж в «упрощенных» расходах? Если мы правильно понимаем, оплатить обучение за себя ИП может, а учесть в расходах — нет. Верно?

— Да, верно. ИП может свободно распоряжаться своими деньгами и расплачиваться за товары, работы и услуги с любого своего счета в банке. Дополнительно оформлять для этого ничего не надо.

При этом в расходах ИП сможет учесть только те затраты, которые указаны в перечне «упрощенных» расходов и связаны с его предпринимательской деятельностью. Расходы на учебу можно признать, если обучение проходят штатные сотрудники предпринимателяп. 3 ст. 264, подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. А это — физлица, заключившие с ИП трудовые договоры. Сам предприниматель не относится к категории работников. Поэтому учесть затраты на собственное обучение при УСН предприниматель не вправеПисьмо Минфина от 24.07.2013 № 03-11-09/29377.

Включение в расходы выплат выпускнику-технологу

Наше производственное предприятие имеет колбасный цех. После окончания пищевого техникума выпускник-технолог хочет начать свою трудовую деятельность по специальности у нас. Какие кадровые документы на молодого специалиста надо оформить? Нужен ли договор с техникумом, направление от него? Как оплачивать работу технолога, пока он учится у нас? Будут ли в «прибыльных» расходах учитываться такие выплаты?

— С выпускником-технологом, закончившим обучение, вы можете заключить трудовой договор. Если он еще не закончил обучение, то ученический договор. Ни в том, ни в другом случае договор с техникумом и направление от него не требуются. Если с выпускником-технологом вы заключили трудовой договор, то начисляйте ему зарплату и учитывайте ее в расходах в обычном порядкеп. 1 ст. 255 НК РФ.

Если вы заключили ученический договор, то обязательно надо предусмотреть следующие условия оплатыч. 1 ст. 199, ч. 1 ст. 204 ТК РФ. Будущему работнику необходимо выплачивать стипендию в размере не менее МРОТ и зарплату за работу, выполненную на практических занятиях, по установленным расценкам. Выплаты по ученическому договору учитываются в прочих расходах на дату их возникновения. Дожидаться окончания ученичества не надоподп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1, подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34188.

Если по какой-то причине трудовой договор после ученичества с выпускником-технологом вы не заключите, то расходы на стипендию придется восстановить.

Со стипендии и оплаты практических занятий придется удержать НДФЛ. Начислять страховые взносы не нужно, поскольку ученический договор не является ни трудовым договором, ни ГПДПисьма Минфина от 13.11.2020 № 03-04-06/99393, от 21.06.2019 № 03-15-06/45624.

Учет оплаты обучения сотрудника в его интересах

По решению руководства наша организация оплатила обучение сотрудника, которое он прошел в собственных интересах, перечислив деньги на счет образовательного учреждения. Правильно ли мы понимаем, что учесть в «прибыльных» расходах стоимость его обучения мы не сможем? А удержать НДФЛ и начислить страховые взносы на эту сумму мы обязаны?

— Учесть при расчете налога на прибыль стоимость обучения сотрудника, которое он проходит в своих интересах, вы не сможете. С деятельностью организации оно не связаноп. 1 ст. 252, подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ.

Не облагается НДФЛ и страховыми взносами стоимость обучения по основным и дополнительным образовательным программам в организациях, имеющих образовательную лицензиюп. 21 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ; ч. 3 ст. 12 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Если эти условия не выполняются, то учеба в интересах сотрудника облагается НДФЛ как доход в натуральной формеподп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ. И страховые взносы на стоимость обучения тоже придется начислить.

Возмещение стоимости обучения директору

Организация зарегистрирована в октябре 2023 г. А за месяц до этого, в сентябре 2023 г., директор заключил от своего имени договор на повышение квалификации с образовательным учреждением. Повышение квалификации связано с деятельностью нашей организации и заканчивается в конце октября. Может ли организация возместить директору стоимость обучения и учесть сумму возмещения в «прибыльных» расходах? На какую дату?

— Поскольку договор с образовательным учреждением заключил сам директор, то, даже если вы возместите ему стоимость такого обучения, учесть сумму возмещения в «прибыльных» расходах как расходы на обучение не получитсяПисьма Минфина от 17.08.2022 № 03-03-06/1/80270, от 08.10.2020 № 03-03-06/2/88076.

Вместе с тем если курс повышения квалификации директор проходит в интересах работодателя и его тематика соответствует деятельности организации, то возмещение является обоснованным и его можно включить в прочие расходы в октябре на дату окончания курсап. 1 ст. 252, подп. 14, 15, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Напомним, что если директор сам оплачивает свое обучение, то он может получить социальный вычет на обучениеподп. 2 п. 1 ст. 219 НК РФ. Если организация полностью возместит директору расходы на обучение, то воспользоваться соцвычетом он не сможет. А если будет возмещена только часть расходов, то директор сможет претендовать на социальный налоговый вычет (в пределах 120 000 руб.) с разницы между суммой, уплаченной за обучение, и суммой расходов, компенсированных организациейп. 2 ст. 219 НК РФ.

Учет стоимости обучения при непосещении занятий сотрудником

Руководство направило сотрудника на курсы повышения квалификации. Сотрудник учебу не посещал, не прошел итоговую аттестацию и был отчислен с курсов приказом директора образовательной организации. Теперь мы собираемся уволить работника. Правомерно ли это? И как быть с оплатой за обучение?

— Да, правомерно. Вы можете уволить сотрудника, не посещающего место обучения и не прошедшего итоговую аттестацию, за прогулыОпределение 5 КСОЮ от 31.05.2022 № 88-5074/2022; Апелляционное определение Рязанского облсуда от 20.08.2014 № 33-1590. При этом от образовательной организации нужно получить документы, подтверждающие непосещение занятий сотрудником и непрохождение им итоговой аттестации. А также затребовать от сотрудника письменное объяснение, чтобы решить вопрос уважительности (неуважительности) причин его отсутствия на занятиях.

Поскольку документов, подтверждающих прохождение сотрудником итоговой аттестации, у вас не будет, то и учесть оплату за обучение сотрудника в качестве расходов на подготовку и переподготовку кадров вы не сможетеподп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ. Рискованно учитывать эти затраты и как прочие расходы, поскольку обосновать их производственную направленность проблематичноп. 1 ст. 252, подп. 14, 15, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Стоимость учебы сотрудник должен вам возместить, если такое возмещение предусмотрено трудовым договором. В соответствии с ТК возместить расходы работодателя штатный сотрудник должен, если он уволился без уважительных причин, не отработав установленного в трудовом договоре или в допсоглашении срока. Уважительные причины лучше перечислить в трудовом договоре или в соглашении об обучении с сотрудникомстатьи 207, 249 ТК РФ. Иначе возмещать работодателю при увольнении расходы на обучение сотрудник не обязан.

Потраченные на учебу средства сотрудник может возместить добровольно в кассу или на расчетный счет организации. Также потраченную на обучение сумму можно взыскать с работника как причиненный организации ущербст. 248 ТК РФ.

Полученную от работника сумму возмещения придется включить во внереализационные доходып. 3 ст. 250 НК РФ.

Учет стоимости услуг самозанятого по обучению и написанию методичек

Наша организация на ОСН заключила с самозанятым договор на обучение своих сотрудников иностранному языку и написанию методических пособий. Может ли самозанятый оказывать нам такие услуги? Сможем ли мы учесть оплату в расходах?

— Самозанятый может оказывать вам любые услуги, кроме тех, которые прямо запрещены законодательствомч. 2 ст. 4 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ; Письмо Минфина от 12.04.2021 № 03-11-11/27016.

Учесть стоимость услуг самозанятого в составе расходов на обучение сотрудников вы не сможете. Поскольку условия для признания в налоговых целях таких расходов не выполняются. В частности, оказывать образовательные услуги должна образовательная или научная организация с образовательной лицензией либо ИП, у которого есть образовательная лицензия или в отношении которого в ЕГРИП внесены сведения о ведении образовательной деятельности, а самозанятым такую лицензию не выдаютподп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ; ч. 2 ст. 91 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ; п. 12 Порядка, утв. Приказом Минобрнауки от 01.07.2013 № 499; Письмо Минфина от 29.10.2021 № 03-04-05/87917.

Если обучение сотрудников иностранному языку необходимо для деятельности организации, вы можете учесть его стоимость в составе прочих расходовподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. А стоимость написания методичек — в составе расходов на информационные, консультационные или иные аналогичные услугиподп. 14, 15 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Учет выплат за обучение нового сотрудника

Я главбух в небольшой производственной компании. Из-за дефицита на рынке труда по нашей отрасли квалифицированных специалистов мы принимаем на работу молодых специалистов и сами обучаем их тонкостям работы на нашем предприятии. С молодыми специалистами мы заключаем трудовые договоры, а с работниками — допсоглашения к трудовому договору на обучение молодых специалистов. Можем ли мы включить в «упрощенные» расходы доплату по таким допсоглашениям?

— Обучение молодых специалистов может быть частью трудовой функции работника. Оплату за него можно включить в оклад работника или установить ему стимулирующую надбавку. Также наставничество можно оформить как дополнительную работу по правилам совмещения. Условия наставничества и оплату за него надо отразить в допсоглашении с работникомч. 1, 2 ст. 60.2, ч. 1 ст. 129 ТК РФ; Письмо Минфина от 27.07.2010 № 03-03-06/1/489. В любом случае такую доплату, как и при расчете налога на прибыль, можно учесть в «упрощенных» расходах в качестве расходов на оплату трудап. 2 ст. 255, подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.