Новости Семинары Консультации Калькуляторы Формы
Журнал Календарь Типовые ситуации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»
3 читателя оценили статью

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 августа 2020 г.

Содержание журнала № 16 за 2020 г.
ОСН УСН ЕСХН ПСН ЕНВД
Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт
Тратить свои деньги на нужды организации работник не обязан. Но частенько бывают ситуации, когда ему приходится задействовать собственные средства, а позднее обращаться к работодателю за компенсацией понесенных расходов. Как правильно оформить документы, чтобы избежать споров и учесть возмещенные работнику расходы? Всегда ли работодатель обязан компенсировать несогласованные затраты работника?

Как возместить расходы работника постфактум и правильно это оформить

Какие расходы работодатель компенсирует работнику

Обязательные для компенсации затраты работника установлены ТКстатьи 168, 168.1 ТК РФ. Это, например, расходы на служебные командировки, расходы, связанные с разъездной работой или работой экспедиционного характера. Размеры и порядок возмещения таких расходов работодатель, как правило, устанавливает в своих локальных нормативных актах (например, в положениях или приказах о служебных командировках, о разъездном характере работы и пр.).

Если работник из своего кармана оплатил товары, работы или услуги, предназначенные для организации, то вполне логично, что работодателю придется компенсировать и эти затраты. Но они не относятся к обязательным для возмещения. Работодатель самостоятельно определяет, какие затраты, в каких размерах и в какие сроки он будет компенсировать своим работникам. Важно, чтобы такие расходы совершались с разрешения или ведома работодателя.

Документы на возмещение расходов

Порядок компенсации работнику понесенных в интересах работодателя расходов на приобретение товаров, работ, услуг необходимо прописать в локальном нормативном акте. Это может быть положение, регламент или приказ. В нем следует определить:

перечень работников, которые могут потратить собственные средства;

цели расходования средств;

порядок информирования работодателя о необходимости трат и порядок согласования таких затрат;

документальное подтверждение произведенных расходов (форма отчета и перечень необходимых документов);

сроки представления отчетности о потраченных средствах;

сроки выплаты компенсации.

С ЛНА нужно ознакомить работников под подпись.

Приказ о порядке возмещения работникам расходов за счет собственных средств может выглядеть так.

Общество с ограниченной ответственностью «Дельта»
125080, г. Москва, ул. Царева, д. 12
ИНН 7743037528/КПП 774301001

Приказ № 7

г. Москва

20.05.2020

О порядке возмещения работникам денежных средств, потраченных в интересах ООО «Дельта»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Разрешить определенным работникам оплачивать товары (работы, услуги) для нужд организации за счет собственных средств без выдачи подотчетного аванса. Перечень должностей таких работников приведен в Приложении № 1 к настоящему Приказу.

2. Установить лимит расходов работника за счет собственных средств за 1 месяц в размере 20 000 руб.

3. Установить следующий порядок согласования расходов, утверждения отчета и выплаты компенсации:
— до оплаты затрат работник информирует руководителя отдела о необходимых расходах SMS-сообщением, через мессенджер или по электронной почте;
— руководитель отдела оценивает необходимость расходов и одобряет их SMS-сообщением, через мессенджер или по электронной почте;
— работник оплачивает за свой счет согласованные расходы и в течение 3 рабочих дней со дня оплаты представляет отчет руководителю ООО «Дельта» для выплаты компенсации;
— руководитель ООО «Дельта» утверждает отчет и передает его в бухгалтерию в течение 3 рабочих дней;
— главный бухгалтер ООО «Дельта» выплачивает работнику компенсацию в течение 3 рабочих дней с даты утверждения отчета.

Перечень и формы необходимых для получения компенсации документов приведены в Приложениях № 2 и № 3 к настоящему Приказу.

Генеральный директор
 
А.И. Ковалев

Для того чтобы отчитаться, работнику придется оформить отчет и приложить к нему подтверждающие расход документы. Форму отчета и перечень подтверждающих документов можно приложить к приказу о порядке возмещения расходов работникам. Авансовый отчет составлять не надоп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Его оформляют только те работники, которым выдается аванс. В качестве подтверждающих расходы документов могут выступать, например, кассовый чек, бланк строгой отчетности, квитанции электронных терминалов (слипы) и др.

Форма отчета может быть такой.

Генеральному директору ООО «Дельта»
Ковалеву А.И.
от менеджера
Петрова С.А.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Дельта»
А.И. Ковалев
02.06.2020

Отчет

Для проведения рекламной акции ООО «Дельта» 29.05.2020 мною было оплачено изготовление рекламных буклетов в количестве 20 штук на сумму 3600 руб. (Три тысячи шестьсот рублей) 00 копеек. С руководителем отдела П.А. Смирновым расходы согласованы.

Прошу возместить понесенные мною расходы.

К настоящему отчету прилагаю:
— чек ККТ.

01 июня 2020 г.
 
С.А. Петров

Справка

Лимит расчетов наличными между юрлицами и предпринимателями составляет 100 тыс. руб., даже если расчеты производятся через подотчетное лицоп. 4 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У.

Выплатить причитающуюся работнику сумму компенсации можно через кассу или безналичным переводом на его банковскую карту. Чтобы вопросов с НДФЛ и страховыми взносами у проверяющих не возникло, в назначении платежа в платежном поручении укажите, что это возмещение его расходов, произведенных в интересах организации, на основании отчета. Поле 20 «Наз.пл.» платежки заполнять не нужно.

Налоговый и бухгалтерский учет

Налог на прибыль. Если работник произвел расходы для нужд компании и представил отчет об израсходованных собственных средствах, то затраты на приобретенные товары (работы, услуги) можно признать для расчета налога на прибыль (при методе начисления) на дату утверждения отчета в общем порядкеп. 1 ст. 252, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

УСН. В «упрощенных» расходах стоимость приобретенных материальных ценностей (работ, услуг) можно учесть в общем порядке после выплаты денег работникуп. 2 ст. 346.17 НК РФ.

НДС. Чтобы принять к вычету НДС по приобретенным работником товарам (работам, услугам), нужен счет-фактура от продавца, в котором в качестве покупателя будет указана компания, а не работник.

Лучше оформить на работника доверенность. В ней указать, что он действует в интересах организацииПисьма Минфина от 13.08.2018 № 03-07-11/57127; ФНС от 09.01.2017 № СД-4-3/2@.

НДФЛ. С суммы компенсации, выплаченной работнику, НДФЛ удерживать не надо. Поскольку она не является для работника экономической выгодойп. 1 ст. 41 НК РФ.

Страховые взносы. Компенсация не облагается страховыми взносами, поскольку это не доход работникап. 1 ст. 420 НК РФ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ. Ведь в итоге работник не получил экономической выгоды.

Бухучет. Расчеты с работником, купившим что-либо за свой счет, оформляются следующими проводками.

Содержание операции Дт Кт
Приняты к учету материалы, работы, услуги, оплаченные работником 10 (20, 26, 44) 73
субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Отражена сумма входного НДС (при применении ОСН) 19 73
субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Выплачена работнику сумма компенсации расходов 73
субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
51 (50)

Для отражения расчетов с работниками по возмещению расходов используется счет 73, субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Счет 71, субсчет «Расчеты с подотчетными лицами», применять не надо, поскольку подотчетный аванс не выдавался.

* * *

Работодатель не обязан компенсировать расходы, которые работник с ним не согласовалОпределение ВC Республики Башкортостан от 14.03.2019 № 33-5422/2019. Даже если работник потратил свои средства в интересах организации, обосновал и документально подтвердил понесенные расходы.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Документооборот / Первичные документы
Документооборот / Первичные документы

2023 г.

2022 г.

№ 23
Главбухам-аутсорсерам для подписи электронной отчетности клиентов нужна лицензия ФСБ
№ 21
Какой первичкой подтвердить расходы: Минфин снова уточняет
№ 17
Как удаленно подписывать документы организации электронной подписьюОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариуса
№ 14
Как еще экономят на бумаге при оформлении документовМожет ли у директора быть две подписи?Можно ли печатать первичку и другие документы на черновиках
№ 12
Расходная первичка поступила с опозданием — как отразить в учете операцию
№ 9
Оформляем объединение отдельных объектов ОС в один
№ 8
Новая форма транспортной накладной, ее электронная версия и не только
№ 7
Можно ли скопировать ключ ЭП организации с токена?
№ 6
Все ли организации могут учесть расходы на приобретение УКЭП?Какая доверенность потребуется при электронном взаимодействии с ФНС
№ 3
Как вернуть и отразить в учете переплату контрагентуСколько электронных подписей можно записать на одном токене
№ 2
Как подписать электронный документ представителю юрлица или предпринимателя в 2022 годуТранспортные накладные переводят в электронный вид
№ 1
Нотариальные документы можно проверить онлайн

2021 г.

№ 23
Как обмениваться электронными документами с контрагентом через разных операторов ЭДО
№ 21
Получение и использование электронной подписи: вопросы о новшествах-2022
№ 20
Проверяем правильность заполнения товарной накладной: чек-лист для бухгалтера
№ 19
Использование УПД при УСН: добровольно-принудительноеКогда нужна объяснительная записка: три случая в работе бухгалтера
№ 17
Сертификат КЭП: какой можно будет применять после 1 января будущего года
№ 12
Кто и как сможет бесплатно получить электронную подпись
№ 9
Доставка товаров: какие документы нужны и как их оформить
№ 7
Из килограммов в метры и штуки, или Как изменить единицы измерения количества товара
№ 4
Документы, которые помогут бухгалтеру подтвердить некоторые виды расходов
№ 2
Нотариусы уходят в сеть: какие их услуги можно получить удаленноПроверка электронной подписи и другие изменения при ее использовании
№ 1
Как заполнить путевой лист по-новому
Cвежий номер «Главной книги»
  • НАЛОГОВЫЕ ПЛАТЕЖКИ: заполнение по правилам ФНС
  • ДЕКАБРЬСКИЙ НДФЛ: требуется подача уведомления вне очереди
  • ЕНС И ЕНП: отвечаем на вопросы читателей
  • КАССОВЫЕ ПРОВЕРКИ: хорошие новости и не очень
Читать
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Семинар Л. Елиной НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
ИНДЕКСЫ
Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.37%
январь 2023 г.
Москва МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

24 801

Примечание

Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%
ОПРОС
Сходится ли сальдо ЕНС на 01.01.2023 по данным ИФНС с вашими данными?
Да
Нет
В личном кабинете нет данных о сальдо
Нужное
Содержание