5 комплектов первички для подтверждения 5 видов налоговых расходов

Для подтверждения представительских расходов подойдет любая первичка

Представительские расходы — это расходы на проведение различных деловых мероприятий (переговоров, форумов, мастер-классов по обмену опытом, круглых столов, презентаций и др.) с представителями существующих или потенциальных контрагентов для установления или поддержания взаимного сотрудничества.

К представительским можно отнести затратыПисьмо Минфина от 21.09.2020 № 03-03-07/82582:

•на проведение мероприятия (завтрак, обед, ужин);

•на проезд участников мероприятия к месту проведения и обратно;

•на буфетное обслуживание во время мероприятия;

•на услуги переводчиков во время мероприятия.

В целях налога на прибыль представительские расходы учитываются как прочие в размере не более 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) периодподп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ. При УСН учесть представительские расходы не получится. Этот вид расходов не поименован в закрытом перечнеп. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 23.03.2017 № 03-11-11/16982.

Документы. По мнению Минфина, подтвердить представительские расходы может любая первичкаПисьмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288. Но из нее должно быть понятно, какие представительские мероприятия проводились и какова сумма расходов на них. В частности, утвержденный руководителем отчет о проведенном мероприятии и документы со стоимостью приобретенных для этого мероприятия товаров и услуг (договоры, счета, накладные, акты, УПД, счета-фактуры, чеки ККТ, платежные документы и пр.). Главное — указать в отчете на достигнутые результаты при проведении делового мероприятия (например, подписание договора, договоренность о следующей встрече для обсуждения возникших разногласий и пр.) и на производственный характер расходовПисьмо ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852. А также не забыть про наличие всех обязательных реквизитов документа.

Форму отчета о представительском мероприятии утвердите как приложение к учетной политике. Например, отчет можно оформить в таком виде.

Для оформления выдачи и списания СИЗ потребуется целый пакет документов

Если производственная деятельность организации предполагает использование средств индивидуальной защиты (СИЗ), которые приобретаются и выдаются работникам, то необходимо правильно организовать контроль за их движением и документальное оформлениест. 221 ТК РФ; пп. 5, 13 Межотраслевых правил, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 01.06.2009 № 290н.

Документы. Спецодежду и другие СИЗ надо выдавать по типовым нормам или по нормам, которые вы установите в ЛНА или в коллективном договореПисьма Минтруда от 30.09.2016 № 15-2/ООГ-3519; Минфина от 16.09.2016 № 03-03-06/1/54239. Срок службы СИЗ определяется по типовым нормам и, как правило, не превышает 12 месяцев.

Выдача работникам СИЗ фиксируется записью в личной карточке учета выдачи СИЗ. Ее форма утверждена МинздравсоцразвитияЛичная карточка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 01.06.2009 № 290н. За получение СИЗ работник должен расписаться в самой карточке или в ведомости выдачи спецодежды (например, по форме МБ-7), если карточка ведется в электронном видеПостановление Госкомстата от 30.10.1997 № 71а.

Если СИЗ, выданные работнику, были им возвращены, например по причине износа или при увольнении, то по решению специально назначенной комиссии (ответственного должностного лица) необходимоп. 22 Межотраслевых правил, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 01.06.2009 № 290н; п. 3.25 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49:

•принять их по акту, составленному в произвольной форме;

•установить и указать в этом акте возможность дальнейшего использования СИЗ;

•определить и указать в акте необходимость проведения мероприятий по уходу за СИЗ, их перечень (например, стирка, чистка, дезинфекция, ремонт и пр.);

•рассчитать процент износа СИЗ (его необходимо указать в личной карточке при повторной выдаче СИЗ).

Если возвращенные СИЗ дальнейшему использованию не подлежат, нужно составить акт на их списание по установленной вами форме. За основу можно взять акт по форме МБ-8Постановление Госкомстата от 30.10.1997 № 71а. Формы актов утвердите как приложение к учетной политике.

При ОСН затраты на СИЗ стоимостью не более 100 000 руб. за единицу, независимо от срока полезного использования, спишите в материальные расходы единовременно при выдаче работникамподп. 3 п. 1 ст. 254, п. 1 ст. 256 НК РФ; Письмо Минфина от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62279. Если СИЗ стоят дороже 100 000 руб., учтите их в составе ОС и амортизируйте.

На «доходно-расходной» УСН стоимость СИЗ учитывается после их оплаты в материальных расходах или в качестве ОСподп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ. В последнем случае по общему правилу стоимость СИЗ нужно списывать равными частями в течение года, в котором они были выданы работникуподп. 1 п. 1, пп. 3, 4 ст. 346.16, подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Факт возврата СИЗ работником на налоговый учет не повлияет.

При списании безнадежной дебиторки одним документом не ограничиться

Сумму безнадежной дебиторской задолженности можно списать во внереализационные расходы только на ОСНподп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ. Упрощенцы учесть безнадежный долг в расходах не смогут. Такого расхода нет в закрытом перечнеПисьмо Минфина от 20.02.2016 № 03-11-06/2/9909.

Списывается дебиторская задолженность с учетом НДС. А вот НДС, ранее принятый к вычету с выданного аванса, лучше восстановить к уплате в бюджет на дату списания дебиторской задолженностиПисьма Минфина от 28.01.2020 № 03-07-11/5018, от 05.06.2018 № 03-07-11/38251.

Безнадежными признаются, в частности, долги контрагентов, еслип. 2 ст. 266 НК РФ; Письмо Минфина от 16.02.2021 № 03-03-06/2/10482:

•или по ним истек срок исковой давности;

•или организация-должник ликвидирована (исключена из ЕГРЮЛ как недействующая);

•или есть постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства в связи с тем, что невозможно установить местонахождение должника или у него нет имущества, на которое может быть обращено взыскание.

Документы. Основанием для списания безнадежной дебиторской задолженности могут быть акт инвентаризации по форме № ИНВ-17 или по самостоятельно разработанной форме и приказ руководителя о ее списаниип. 77 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н. Приказ может быть составлен, например, в таком виде.

Также необходимо запастись документами, на основании которых долг был признан безнадежным. Например, это может быть выписка из ЕГРЮЛ, постановление судебного пристава-исполнителя и др.

Если в ходе инвентаризации выявлено несколько безнадежных долгов, подлежащих списанию, то в приказе целесообразно указать их в таблице, выделив такие графы:

•наименование контрагента;

•документы, подтверждающие возникновение долга;

•дата возникновения долга;

•сумма долга (всего, в том числе НДС);

•причина признания долга безнадежным.

Оформление выбытия испорченных ценностей зависит от причины порчи

Налоговый учет и документальное оформление списания стоимости испорченных запасов зависят от причины, приведшей к невозможности их дальнейшего использования.

Запасы, пришедшие в негодность в процессе хранения и транспортировки, можно учесть в материальных расходах только в пределах норм естественной убылиподп. 2 п. 7 ст. 254, подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Причем как для налога на прибыль, так и при УСН с объектом «доходы минус расходы». При превышении норм или в случае, когда такие нормы по каким-либо группам запасов не установлены, стоимость испорченных запасов для налоговых целей не учитываетсяПисьмо Минфина от 23.05.2014 № 03-03-РЗ/24762.

Напомним, что нормы естественной убыли устанавливаются отраслевыми ведомствами по согласованию с МинэкономразвитияПостановление Правительства от 12.11.2002 № 814; ст. 7 Закона от 06.06.2005 № 58-ФЗ.

Для списания испорченных запасов нужно провести инвентаризацию, оформить ее результаты инвентаризационными описями, например по форме № ИНВ-3 или по самостоятельно разработанным формам. Основанием выбытия испорченных запасов будет акт, составленный комиссией и утвержденный руководителем. Например, в нижеследующей форме.

Стоимость запасов, испорченных по вине работника, для налога на прибыль надо отражать во внереализационных расходахподп. 20 п. 1 ст. 265, подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ:

•или на дату признания работником причиненного ущерба;

•или на дату вступления в силу решения суда о взыскании ущерба.

Потребуется оформить письменное согласие работника на возмещение причиненного ущерба либо запастись документальным подтверждением факта обращения в следственные (судебные) органы и их решениямип. 5.2 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49.

Стоимость запасов с истекшим сроком годности для налога на прибыль надо включить в прочие или во внереализационные расходыподп. 49 п. 1 ст. 264, подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ; Письмо Минфина от 25.10.2021 № 03-03-06/1/86111:

•при наличии документов, подтверждающих их уничтожение или передачу спецорганизации, которая занимается сбором и утилизацией отходов;

•при условии, что обязанность уничтожать такие ценности установлена законодательством.

Восстанавливать входной НДС, ранее принятый к вычету, не нужно. В НК такая обязанность не предусмотренаПисьмо Минфина от 15.05.2019 № 03-07-11/34572.

Упрощенец стоимость испорченных по вине работника запасов, а также ценностей с истекшим сроком годности в расходах учесть не сможет.

Если стоимость запасов ранее (сразу после оплаты) была учтена в «упрощенных» расходах, то ее придется скорректировать в периоде выбытия испорченных запасов.

Документальное подтверждение расходов на доставку товаров зависит от способа доставки

Приобретенные товары торговая организация приходует на склад на основании товаросопроводительных документов. Как правило, это может быть товарная накладная, например по форме ТОРГ-12 или по самостоятельно разработанной форме, либо УПД.

Перечень документов для подтверждения транспортных расходов зависит от способа доставки купленных товаров и вида транспорта.

Документы. Например, если товар доставляет автоперевозчик, транспортные расходы подтверждаются транспортной накладнойприложение № 4 к Правилам, утв. Постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200. При доставке товара по железной дороге потребуется оригинал транспортной железнодорожной накладной или квитанция о приеме грузаПриказ Минтранса от 19.06.2019 № 191; ст. 25 Закона от 10.01.2003 № 18-ФЗ.

Если для доставки товара вы привлекаете экспедитора, расходы на экспедиторские услуги вы сможете подтвердить комплектом документов: поручением экспедитору, экспедиторской распиской и актом оказания услугПисьма Минфина от 18.01.2022 № 03-03-06/1/2121, от 18.01.2022 № 03-03-06/1/2126.

При вывозе купленного товара собственным автотранспортом затраты, связанные с доставкой (например, зарплату водителя, амортизацию автомобиля, стоимость ГСМ и пр.), признавайте, как обычно. Подтверждающими документами в этом случае будут зарплатные ведомости, путевые листы, бухгалтерские справки, справки-расчеты и другие.

Для расчета налога на прибыль транспортные расходы в зависимости от выбранного вами способа либо включаются в стоимость товаров, либо учитываются в составе прямых расходов, которые ежемесячно следует распределять на остаток нереализованных товаровст. 320 НК РФ; Письмо Минфина от 28.10.2015 № 03-03-06/61957.

На УСН с объектом «доходы минус расходы» затраты на доставку купленных товаров включайте в расходы после их оплаты. Каких-либо особенностей для них не предусмотрено.

* * *

Хранить документы, подтверждающие налоговые расходы, нужно как минимум 5 летподп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Срок хранения начинает течь, как правило, с 1 января года, следующего за годом, в котором документ использовался в последний раз (например, для подтверждения расходов, для составления отчетности)Письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829. Если срок хранения налоговых документов еще не истек, а они отсутствуют, то организации грозит штраф за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложенияст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ.

Штраф составит 10 000 или 30 000 руб., если налог не занижен. При занижении налоговой базы — 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. Должностное лицо (руководителя или главного бухгалтера) оштрафуют на 5000—10 000 руб. При повторном нарушении — на сумму от 10 000 до 20 000 руб.