Оформляем, подписываем и храним электронные документы

Какие документы на груз при ЭДО предъявлять сотрудникам ГИБДД

Для доставки товара покупателям мы привлекаем стороннюю транспортную компанию. При отгрузке товара выписываем УПД и транспортную накладную. И этот комплект документов передаем водителю. С нового года мы переходим на ЭДО с покупателями и транспортной компанией. Какие документы на груз мы должны передать водителю для предъявления сотрудникам ГИБДД?

— Перечень документов, которые автоперевозчик должен иметь при перевозке груза, не изменился, независимо от того, в каком виде они составляются (в бумажном или электронном). В их числе — транспортная накладная.

Предъявлять сотрудникам ГИБДД для проверки документы на груз, составленные в электронной форме, разрешено с экрана электронного устройства1. Вместе с тем нелишним будет иметь и бумажные копии документов. Ведь у сотрудников ГИБДД может не оказаться возможности прочитать электронный документ.

С какого числа действует договор, отправленный через оператора ЭДО

При взаимодействии с контрагентами мы используем ЭДО. Договоры подписываем УКЭП. При этом дата договоров не совпадает с датой их отправки контрагенту через оператора ЭДО. Например, дата договора 12 января, а фактически договор отправлен контрагенту для подписания в апреле. Действует ли такой договор в I квартале? Не нужно ли добавить в договор условие о его применении к отношениям, возникшим с 12 января?

— Дата подписания договора при применении ЭДО — это дата, когда договор подписан УКЭПп. 2.1.1 ПДД, утв. Постановлением Правительства от 23.10.1993 № 1090. При этом дата составления договора (как, например, в вашем случае — 12 января) может отличаться от даты его подписания (в апреле).

Договор вступает в силу с момента его заключения. То есть после того, как сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям и этот документ подписан2.

При этом стороны договора вправе установить, что условия заключенного договора применяются к отношениям, возникшим до заключения договорап. 2 ст. 11 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ). То есть при подписании договора в апреле нужно указать, что условия договора действуют на правоотношения начиная с I квартала.

Какие документы хранить при электронном взаимодействии с ИФНС

Организация при взаимодействии с ИФНС применяет ЭДО — представляет бухотчетность и налоговые декларации через ТКС. Какой пакет документов нужно хранить в электронном виде — бухотчетность и налоговые декларации с подтверждением их представления (квитанциями, извещениями и пр.) или достаточно форм отчетности, подписанных УКЭП (без подтверждения их передачи через ТКС)?

— Помимо форм бухотчетности и налоговых деклараций в формате PDF/A-1 и в виде метаданных в формате XML-файлов, необходимо хранить файл с электронной подписью, которой была подписана отчетность, и сертификат ключа проверки ЭП, выданный удостоверяющим центром. А также электронные программы и иные средства воспроизведения и проверки подлинности ЭП в соответствии с Правилами хранения ЭД3. В архиве организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов.

Квитанции, извещения, протоколы и другие технологические электронные документы, подтверждающие прием-передачу электронных налоговых данных, также подлежат хранению. Для организации их хранения можно руководствоваться Методическими рекомендациями по организации ЭДО при представлении налоговых деклараций в электронной форме по ТКС. Срок хранения для таких документов составляет 5 летп. 1 ст. 425, пп. 1, 2 ст. 432, п. 1 ст. 433 ГК РФ. Эти документы могут потребоваться для представления третьим лицам, например в банк по запросу. Или в случаях возникновения споров, разногласий с ИФНС.

Принятие к учету ЭД при несоответствии его визуальной версии электронной

Мы получаем через оператора ЭДО электронные документы от контрагента, визуальная версия которых в PDF-формате (УПД со статусом «1» и УПД со статусом «2») не соответствует электронной версии в XML-формате (счет-фактура и акт выполненных работ). Является ли это нарушением ЭДО? Можем ли мы принимать к учету документы с расхождением электронной и визуальной версий?

— Электронные документы, составленные по требованиям ФНС в формате XML-файлов, представляются в налоговую электронно. Их распечатывать на бумаге не нужно.

Сам электронный документ у вас в порядке. Следовательно, проблем с вычетом входного НДС и с подтверждением расходов, в том числе для целей налогообложения, быть не должно.

Вместе с тем при составлении ЭД нужно обеспечить возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе4. Копиями ЭД являются документы, переписанные с подлинника, аутентичные по содержанию и имеющие указание на то, что эти документы являются копиямип. 2 ст. 425 ГК РФ. В копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике документа.

УПД со статусом «1» заменяет акт выполненных работ и счет-фактуру и имеет все необходимые реквизиты5. Так что его можно принять как копию и счета-фактуры, и акта.

Чтобы получить правильный PDF-файл (а оператор ЭДО вам в этом помочь не может), есть другой вариант — можно воспользоваться сервисом на сайте ФНС «Визуализация электронных документов в утвержденных форматах».

В каком месяце учитывать услуги по опоздавшей электронной первичке

Мы перешли с поставщиками услуг связи, коммунальных и транспортных услуг на ЭДО. Акты за месяц и счета-фактуры поставщики выставляют нам и датируют последним днем месяца оказания услуг, но через систему ЭДО мы получаем их только в начале следующего месяца. В самих актах и счетах-фактурах есть дата и время подписания документов поставщиком и нами — это месяц, следующий за месяцем оказания услуг. В каком периоде принимать к учету документы — в месяце оказания услуг или в следующем месяце?

— Хозяйственная операция оформляется актом при ее совершении или сразу же после окончанияч. 2 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); пп. 2.30, 2.31, 2.39 Правил, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; п. 2.1.3.5 Методических рекомендаций по применению указанных Правил (см. примечание к Правилам). Независимо от того, в бумажном или в электронном виде задокументирована операция, на дату составления акта она должна быть отражена в учете6.

Электронный счет-фактура должен быть выставлен в те же сроки, что и бумажный, — не позднее 5 календарных дней с даты оказания услугпп. 1.4, 3.2 Методических рекомендаций, утв. Приказом ФНС от 31.07.2014 № ММВ-7-6/398@; п. 112 раздела II Перечня, утв. Приказом ФНС от 02.11.2021 № ЕД-7-10/952@. Он считается выставленным, когда поставщику поступило подтверждение от его оператора ЭДО о получении им счета-фактуры. Датой получения счета-фактуры в электронной форме считается дата направления вам вашим оператором ЭДО выставленного поставщиком счета-фактуры, указанная в подтверждении7.

Если счет-фактура выставлен в следующем месяце, но срок сдачи декларации по НДС еще не наступил, вычет можно заявить в декларации того периода, за который декларация представляется. А если счет-фактура поступил после представления декларации, придется отложить вычет до следующего периодап. 14 ФСБУ 27/2021.

Периодичность составления и отправки актов и счетов-фактур в электронном виде вы можете предусмотреть в соглашении об использовании ЭДО с контрагентом.

Стоимость оказанных услуг нужно отразить в бухучете в составе расходов по обычным видам деятельности на дату оказания услуг8. Дата признания расходов в налоговом учете будет зависеть от того, к какому виду расходов относятся услуги. Если они относятся к материальным расходам, то их надо признать на дату подписания актап. 3.4. ГОСТ 6.10.4-84. Если услуги относятся к прочим или внереализационным расходам, то на дату предъявления акта об оказании услуг (на дату его составления)9.

Считаются ли подписанными ЭД до даты заключения соглашения об ЭДО

Мы начали обмениваться электронными документами через систему ЭДО с нашими контрагентами в середине месяца, а соглашения об ЭДО подписали только в начале следующего месяца. Считаются ли подписанными электронные документы до даты заключения соглашения?

— Если электронные документы вы подписываете УКЭП, то соглашение об ЭДО с контрагентами заключать необязательно. Если первичные документы вы договорились подписывать простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, то соглашение необходимоПисьмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. В соглашении надо указать, что оно действует с того месяца, в котором вы начали обмениваться ЭД10.

Для оформления электронных счетов-фактур соглашение с контрагентом об ЭДО не нужно. Достаточно того, что стороны сделки согласны на обмен электронными счетами-фактурами, у них есть для этого совместимые техсредства и свое согласие они закрепили в договоре или в допсоглашениич. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Подписывать такие счета-фактуры надо УКЭП руководителя или уполномоченного им лица11.

Какие риски у продавца при подписании ЭД покупателем позже срока приемки товара

Наша организация занимается оптовой торговлей товарами. С покупателями мы перешли на ЭДО. Документы, выставленные на товар, покупатель подписывает значительно позже — в месяце, следующем за месяцем приемки-передачи товара. Есть ли у нас налоговые риски?

— Если вы применяете метод начисления, то отражать выручку от реализации товаров должны на дату их передачи (в этот момент право собственности на товар переходит к покупателю, если иное не предусмотрено договором)п. 16 ПБУ 10/99; Письмо Минфина от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69363. Прием-передачу товаров нужно оформить товарной накладной при совершении или сразу же после окончания12. На какую дату электронная накладная считается выставленной покупателю, лучше предусмотреть в соглашении об использовании ЭДО. При этом под датой предъявления покупателю документов, служащих основанием для произведения расчетов, следует понимать дату их составленияп. 3 ст. 168 НК РФ.

Электронный счет-фактуру нужно выставить не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товара13. Он считается выставленным, если от вашего оператора ЭДО поступило подтверждение о получении им счета-фактурыпп. 8, 9 Порядка, утв. Приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.

Товарные накладные, не подписанные покупателем (подписанные неустановленными или неуполномоченными лицами), не будут подтверждением передачи товара покупателю. Но если с покупателем нет спора по поводу передачи товара, то лучше признать выручку и начислить НДС на дату подписания накладной продавцом и выставления счета-фактуры, не дожидаясь подписания покупателем.

Принимают ли суды электронные документы с ЭП

Мы начали использовать ЭДО при обмене документами с поставщиками и покупателями. В ИФНС по выставляемым нам требованиям мы представляем документы в электронном виде по установленным форматам. А можно ли ЭД, подписанные ЭП, представлять в суды?

— Да. В суды при наличии технической возможности документы можно подать в электронном виде через официальные сайты судов. Особенности подачи документов через Интернет, а также требования к ним можно уточнить непосредственно в самом суде или на его сайте14. Например, для отправки документов в суды общей юрисдикции можно воспользоваться системой ГАС «Правосудие». В арбитражные суды документы можно отправить через онлайн-сервис «Мой арбитр». Для входа в системы используется учетная запись в ЕСИА.

Как хранить ЭД и представлять их в ИФНС

При обмене документами с контрагентами используем ЭДО. В каком виде нужно хранить документы (например, договоры, акты, счета-фактуры)? Нужно ли для отражения на их основании хозопераций и передачи по требованиям в ИФНС распечатывать документы и собственноручно их подписывать?

— Документы, которыми вы обмениваетесь со своими контрагентами, нужно хранить в том виде, в котором они составлены, — в бумажном и (или) в электронномп. 1.1 ст. 172 НК РФ.

Если ЭД составлены по форматам, утвержденным ФНС, их можно не распечатывать и отправлять в ИФНС в виде XML-файлов по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика15. Такие форматы утверждены, например, для ЭД, оформляемых при передаче товаров, работ, услугпп. 5, 16 ПБУ 10/99; п. 8 ФСБУ 27/2021. Если ЭД составлены не по утвержденному формату, то для представления в инспекцию их надо распечатать с отметкой о подписании ЭП и заверить16. Или отсканировать заверенные копии и направить в электронном виде.

Если вы обменивались с контрагентами ЭД, подписанными простой или усиленной неквалифицированной ЭП, то потребуется приложить соглашение с контрагентами о применении этой подписи, в котором указано, что подписанный такой подписью документ признается равнозначным бумажному с собственноручной подписьюп. 2 ст. 272 НК РФ.

Какой ЭП подписывать ЭД с поставщиком при обмене через ЭДО

Мы собираемся обмениваться документами с нашими контрагентами через систему ЭДО. Какой ЭП нужно подписывать электронные документы — обязательно квалифицированной или можно неквалифицированной? И как проверить ЭП?

— Если при обмене с контрагентом электронными документами (контрактами, письмами, счетами, накладными, актами) вы приняли решение подписывать их неквалифицированной электронной подписью, то предварительно лучше заключить с ним в бумажном виде соглашение об использовании ЭДО. И в этом соглашении предусмотреть порядок проверки такой подписи17. Информационные системы, через которые участники ЭДО обмениваются ЭД, обычно имеют встроенную функцию автоматической проверки ЭП. Есть ли она у вашей системы ЭДО, можно уточнить у оператора.