Покупки у физлиц: особенности учета, оформления и оплаты
Документальное подтверждение покупки
Организации приобретают товары, материалы и основные средства у своих сотрудников, учредителей, руководителя, а также у сторонних граждан. Это выгодно. Цены при покупке у физлиц обычно ниже среднерыночных.
Когда покупатель — юрлицо, письменное оформление сделки обязательноп. 1 ст. 161 ГК РФ.
Внимание
Письменный договор как отдельный документ обязателен при покупке недвижимости, в том числе у физлицп. 4 ст. 434, ст. 550 ГК РФ.
Можно оформить:
•или договор купли-продажи. В договоре указывается информация о продавце и покупателе, о предмете сделки, о порядке расчетов, а также приводятся реквизиты сторон и их подписи. Тогда на передачу купленных ценностей еще нужно составить акт приема-передачи;
•или закупочный акт. Он будет выполнять одновременно функции договора купли-продажи и акта приема-передачи. В случае когда закупочный акт выполняет и функции договора, в нем должны быть указаны все условия сделки, в частности наименование и количество ценностей, единица измерения, цена и итоговая сумма. Также в акте нужно указать должность и ф. и. о. представителя организации, сведения о продавце (в частности, паспортные данные, адрес на основании места регистрации, указанный в паспорте).
Составить закупочный акт можно по форме № ОП-5 или по самостоятельно разработанной формеПостановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Выглядеть он будет, например, так.
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор ООО «Дельта»
 | А.Н. Смирнов |
Закупочный акт № 18
г. Москва
28.04.2023
ООО «Дельта», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице начальника отдела закупок Иванова Сергея Ивановича, действующего на основании доверенности № 15 от 20.01.2023, и Костина Елена Викторовна, именуемая в дальнейшем Продавец, паспорт серии 45 00 № 123456, выдан ОВД района Марьино г. Москвы 11.09.2014, проживающая по адресу: г. Москва, ул. Перерва, д. 12, кв. 432, составили настоящий Закупочный акт о нижеследующем:
1. Покупатель приобрел у Продавца следующие материальные ценности на общую сумму 25 000 (двадцать пять тысяч) руб. 00 коп.
| № п/п | Наименование товара | Единица измерения | Количество | Цена, руб. | Сумма, руб. |
| 1 | МФУ лазерное Canon i-Sensys MF3010 (б/у) | шт. | 1 | 20 500 | 20 500 |
| 2 | Радиотелефон Decross DC1005 (б/у) | шт. | 3 | 1 500 | 4 500 |
| ИТОГО | 25 000 | ||||
2. Продавец передал Покупателю материальные ценности, указанные в п. 1 Закупочного акта. Претензий к их состоянию Покупатель не имеет.
3. Продавец подтверждает, что продаваемые материальные ценности принадлежат ему на праве собственности.
Подписи сторон
| Покупатель: ООО «Дельта» ИНН 7701123456, КПП 770101001 ОГРН 1234567890123 Юридический адрес: 105066, г. Москва, ул. Краснопрудная, д. 20, офис 28 | Продавец: Костина Елена Викторовна Паспорт серии 45 00 № 123456, выдан ОВД района Марьино г. Москвы 11.09.2014 Адрес проживания: 107140, г. Москва, ул. Перерва, д. 12, кв. 432 | |
 С.И. Иванов |  Е.В. Костина |
Позаботьтесь о достоверности сведений о физлице. Если выяснится, что сведения в акте недостоверные (например, паспорт с приведенными в акте реквизитами и/или указанный при заключении сделки адрес регистрации физлица не существуют), то стоимость приобретенного имущества в расходах могут и не признатьст. 54.1 НК РФ.
Расчеты с физлицом за купленные ценности
Совершая покупку у граждан — резидентов РФ, вы вправе договориться о любом способе расчетов и прописать его в договоре или закупочном акте. Так, оплатить покупку можно, перечислив деньги на банковскую карту физлица. Или можно договориться с продавцом о расчете наличными (в том числе и через ваше подотчетное лицо).
Справка
Для наличных расчетов между юрлицами и физлицами ограничений нет —100-тысячный лимит на эти сделки не распространяетсяп. 1 ст. 861 ГК РФ; пп. 1, 4 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У.
При оплате физлицу наличными из кассы надо оформить расходно-кассовый ордер (РКО). Его подпишет продавец. РКО подтвердит получение денег.
Если с продавцом расплачивается сотрудник — подотчетное лицо, то он должен составить авансовый отчет и приложить к нему закупочный акт. В акте в этом случае необходимо сделать пометку, что товар оплачен. Например, в таком виде.
Продавец получил денежные средства в размере 25 000 (двадцати пяти тысяч) руб. 00 коп. за проданные Покупателю материальные ценности, указанные в п. 1 Закупочного акта.
При выплате денег физлицу по договору купли-продажи применять ККТ в общем случае не надоПисьма Минфина от 26.12.2019 № 03-01-15/102189, от 10.10.2019 № 03-01-15/77953; ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@.
Однако если организация приобретает у физлиц (в том числе и через подотчетных лиц) товары для их дальнейшей продажи, то, по мнению Минфина и ФНС, использовать ККТ и пробить чек с признаком расчета «расход» необходимоПисьма Минфина от 07.09.2021 № 30-01-15/72134; ФНС от 13.04.2020 № АБ-4-20/6201@, от 14.08.2018 № АС-4-20/15707.
Если таких выплат много и на выплату наличных из кассы каждому продавцу вы пробиваете чек ККТ, а на всю выплаченную за смену сумму оформляете один РКО, то пометка о том, что товар оплачен, должна стоять в закупочном актеп. 6.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
А вот с иностранным гражданином — нерезидентом РФ расплатиться за приобретенное у него имущество вы можете только в безналичной форме со счета в уполномоченном банке. Законом о валютном регулировании установлен закрытый перечень случаев, при которых юрлица — резиденты РФ могут рассчитываться с физлицами-нерезидентами без использования банковских счетов в уполномоченных банкахподп. «а», «б» п. 6, подп. «а» п. 7 ч. 1 ст. 1, ч. 2 ст. 14 Закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ. Оплаты иностранцу за ценности в этом перечне нет.
Налоги при покупке у физлица
Вы не должны ни удерживать НДФЛ из денег, выплачиваемых физлицу за приобретаемое у него имущество, ни отражать эту сумму в своей НДФЛ-отчетностиподп. 5 п. 1 ст. 208, абз. 2 п. 2 ст. 226, подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ. Причем независимо от того, является он резидентом РФ или нет.
Организации и ИП нередко закупают у физлиц плодоовощную продукцию. И всем хорошо: фермеры реализуют избыточный урожай, а компании покупают сырье или товары по более выгодным ценам
Физлицо само должно уплатить налог в бюджет (если полученный им доход подлежит налогообложению)пп. 13, 15, 17, 17.1 ст. 217 НК РФ и отчитаться.
Страховые взносы тоже начислять не надоп. 4 ст. 420 НК РФ.
Входного НДС при покупке ценностей у вас не будет, поскольку физлица плательщиками НДС не признаютсяст. 143 НК РФ.
Приобретение у физлица товаров, материалов и основных средств отражается в расходах по налогу на прибыль и на УСН с объектом «доходы минус расходы» так же, как и при покупке у организации или ИП. При этом первичка должна быть правильно оформлена, а расходы — экономически обоснованныподп. 1 п. 2 ст. 54.1, п. 1 ст. 252 НК РФ.
Один нюанс: если вы приобретаете у физлица ОС, бывшее в употреблении, срок полезного использования (СПИ) в налоговом учете определять придется как по новому объекту, то есть без уменьшения на срок использования предыдущим собственником. С точки зрения налога на прибыль объяснение такое: физлица не устанавливают срок полезного использования ОС и не начисляют по ним амортизациюПисьмо Минфина от 27.10.2020 № 03-03-07/93315. А для упрощенцев правила об уменьшении на срок использования предыдущим собственником вообще не установленып. 7 ст. 258, п. 3 ст. 346.16 НК РФ.
Совет
Вы можете предупредить продавца-физлицо, что в некоторых случаях (при выполнении определенных условий) он может не платить НДФЛ с полученных от продажи доходов. Например, от продажи выращенной в личных подсобных хозяйствах продукции животноводства и растениеводства, дикорастущих плодов, ягод, орехов, грибов, а также пушнины, мяса диких животных и иной продукции, получаемой в результате любительской и спортивной охотыпп. 13, 15, 17 ст. 217 НК РФ.
Бухучет купленных у физлица ценностей
Стоимость запасов и ОС при покупке у физлица определяется в общем порядке — исходя из фактических затрат на приобретение и приведение в состояние и местоположение, необходимые для использованияп. 12 ФСБУ 6/2020; п. 10 ФСБУ 26/2020; пп. 9, 11 ФСБУ 5/2019.
Стоимость имущества и иные затраты, связанные с его покупкой, надо отразить по дебету счетов 10 «Материалы», 41 «Товары», 08 «Вложения во внеоборотные активы» (затем с кредита счета 08 надо списать сумму капитальных вложений в дебет счета 01 «Основные средства»)п. 18 ФСБУ 26/2020.
Если купленный объект ОС уже эксплуатировался физлицом, то срок полезного использования надо определить с учетом этого обстоятельства и технического состояния объектапп. 8, 9 ФСБУ 6/2020. И скорее всего, СПИ окажется меньше, чем у аналогичного нового объекта.
* * *
Покупать у граждан можно и продукцию, которую они выращивают, разводят или собирают самостоятельно (например, овощи, фрукты, орехи, ягоды, мясо, рыбу и др.). Сельхозпродукция является собственностью граждан, ведущих личное подсобное хозяйствоп. 3 ст. 2 Закона от 07.07.2003 № 112-ФЗ; ч. 1 ст. 11, ст. 20, ч. 2 ст. 34 ЛК РФ; ст. 221 ГК РФ. Оформлять и учитывать покупку такой продукции следует в указанном порядке.
