Когда нужен акт по форме № КМ-3

Когда налоговики проверяют работу организаций и предпринимателей с денежной наличностью и ведение ими кассовых операций, то при обнаружении акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по унифицированной форме № КМ-3утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 (далее — акт КМ-3) особо внимательно изучают его и приложенные к нему документы. Ведь они должны убедиться в правильности оприходования наличной выручки. Поэтому рассмотрим, когда надо составить этот первичный документ и как оформить прилагаемые к нему бумаги.

Когда составлять акт

Акт КМ-3 надо составить, если:

• <или>кассир ошибся и пробил неправильный кассовый чек (например, чек на бо´ль­шую сумму, который не погасили в течение смены);
• <или>покупатель в день приобретения возвращает товар и деньги ему возвращают из операционной кассы;
• <или>чек выбит, но покупатель передумал его отоваривать (например, когда сначала выбивают чек в общей кассе, а потом в отделе отпускают товар).

Пишем акт

Этот акт оформляется в одном экземпляре в конце рабочего дня (смены) при сдаче выручки за день (при снятии Z-от­чета). То есть в тот же день, когда выбит ошибочный или ненужный чек. Акт подписывает комиссия, которая состоитУказания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 (далее — Указания по заполнению):

• из руководителя организации (предпринимателя);
• заведующего отделом (секцией);
• старшего кассира;
• кассира-операциониста.

Итоговую сумму акта по всем аннулированным за день чекам кассир отражает в графе 15 журнала кассира-операциониста по форме № КМ-4утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.

Что приложить к акту

К акту КМ-3 нужно приложить неправильный чек, наклеенный на лист бумаги (так удобнее, чтобы его не потерять). На чеке должен расписаться руководитель организации (заведующий отделом или секцией) или сам предприниматель и должен быть поставлен штамп «Погашено»Указания по заполнению; пп. 4.2, 4.3, 4.5 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. Минфином России 30.08.93 № 104.

Вместе с тем чек, который надо приложить к акту, не всегда есть в наличии. И тогда налоговики могут трактовать это как несоблюдение требований к оформлению возврата денег покупателям или ошибочно пробитых сумм по ККТ. И соответственно, приравнять к неоприходованию части выручкиПисьмо УФНС России по г. Москве от 30.07.2007 № 34-25/072141. Значит, вам надо подстраховаться, а как — зависит от ситуации.

СИТУАЦИЯ 1. Чек не вернул покупатель, возвращающий товар.

Как известно, по Закону о защите прав потребителей продавец обязан вернуть деньги покупателю, даже если у последнего нет оригинала кассового чекап. 5 ст. 18, п. 1 ст. 25 Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1 «О защите прав потребителей». Поэтому если покупатель смог доказать вам, что товар приобретал у вас, и вы вернули ему деньги, то к акту КМ-3 можно приложить заявление покупателя на возврат денег с указанием, что кассовый чек утерян. На этом заявлении руководитель организации (предприниматель) должен поставить отметку о том, что он согласен с возвратом денег покупателю. При этом если программа ККТ позволяет распечатать информацию о покупке, то и ее можно приложить к акту.

СИТУАЦИЯ 2. Ошибочно пробитого чека нет у кассира.

Такое возможно, к примеру, когда:

• <или>чек был ошибочно выбит на бо´льшую сумму, но его забрал покупатель, хотя деньги за товар получены в нужной сумме;
• <или>неотоваренный неправильный чек потерял кассир.

На первый взгляд, налицо недостача денег в кассе, за которую отвечает кассирст. 244 ТК РФ, Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утв. Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

Однако если по документам видно, что за весь проданный товар деньги в наличии и руководитель организации (предприниматель) сочтет возможным не наказывать кассира, то с него можно взять объяснительную записку. И тогда к акту КМ-3 можно приложить эту записку и товарный отчет (например, по форме № ТОРГ-29утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132). Объяснительная может быть составлена так.

Заметьте, налоговики в этой ситуации, конечно, могут попытаться оштрафовать вас за неоприходование выручки, но суды, скорее всего, вас поддержатПостановления ФАС МО от 09.04.2008 № КА-А40/2670-08; ФАС СЗО от 01.12.2005 № А56-7930/2005, от 29.09.2004 № А52/1052/2004/2.

***

Итак, правильное оформление акта КМ-3 позволит вам избежать штрафов за неоприходование выручки. А они немаленькиест. 15.1 КоАП РФ; Письма УФНС России по г. Москве от 18.12.2008 № 22-12/118181, от 03.11.2006 № 22-12/97729.

И следите за сроками: если прошло уже более 2 месяцев с момента неправильного оформления акта, то наказать вас уже не смогут — пройдут сроки давности привлечения к ответственностич. 1 ст. 4.5 КоАП РФ.