Работник призван на военные сборы: что делать бухгалтеру

Получаем повестку

Действуйте в зависимости от ситуации.

Ситуация 1. Повестку о призыве на сборы вам принес работник. Заберите у сотрудника оригинал извещения к повестке о призыве.

Ситуация 2. Повестка поступила к вам из военкомата. Вручите ее работнику под его личную подпись в расписке не позднее чем за 10 дней до даты явки, назначенной в повесткеабз. 1—3 п. 1 ст. 4 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ (далее — Закон № 53-ФЗ); п. 12 Положения, утв. Постановлением Правительства от 29.05.2006 № 333 (далее — Положение № 333). Если к вам повестка поступила позднее этого срока, незамедлительно передайте ее работнику. Себе оставьте оригиналы расписки и извещения для работодателя, а оригинал отрывного корешка повестки отправьте в военкоматприложение 1 к Положению № 333.

Если работник отказывается от получения повестки:

•составьте об этом акт в свободной форме с подписью двух свидетелей;

•письменно сообщите в военкомат об отказе сотрудника от получения повестки.

При отсутствии сотрудника на работе верните повестку в военкомат с сопроводительным письмом, в котором объясните, что не имеете возможности вручить повестку, так как работник, например, в отпуске, болеет или отбыл в командировку.

Оформляем призыв на военные сборы

Военные сборы могут длиться до 2 месяцевп. 3 ст. 54 Закона № 53-ФЗ. Период сборов указывается в повестке и в справке, которую выдадут в военкомате по их окончании. Весь этот период человек остается вашим работником, прекращать или приостанавливать трудовой договор с ним не надо. Сделайте следующее.

Шаг 1. Издайте приказ об освобождении работника от работы на период сборов такого содержания.

Если сотрудник сообщил вам, что на сборы его призвали во время очередного оплачиваемого отпуска, тогда его отпуск надо будетст. 124 ТК РФ:

•или продлить автоматически на количество дней, в течение которых сотрудник участвовал в сборах (то есть работник догуляет отпуск сразу после сборов). Никаких отдельных документов ни от работника, ни от работодателя для этого не требуется, в график отпусков вносить изменения не надо;

•или перенести остаток отпуска на другое время, если сотрудник напишет заявление о переносе отпуска. Тогда выплаченные отпускные за недогулянный отпуск учтите при оплате дней пребывания на сборах, отпускные за перенесенную часть отпуска рассчитайте с учетом нового расчетного периода и внесите изменения в график отпусков.

Шаг 2. Отметьте в табеле учета рабочего времени весь период пребывания на сборах:

•или буквенным кодом «Г» — «Исполнение государственных или общественных обязанностей согласно законодательству»;

•или цифровым кодом «23».

Вот на что обратили наше внимание в Роструде.

Оплачиваем и учитываем период военных сборов

За время участия в мероприятиях, связанных с призывом на военные сборы, и за время прохождения самих сборов работнику полагается средний заработок по месту постоянной работыпп. 25, 26 Положения № 333. Выплатите его за рабочие дни сотрудника, в которые он находится на сборах. Оплату рассчитайте по окончании военных сборов так:

•посчитайте сумму среднедневного заработка по формулеп. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение № 922):

•умножьте среднедневной заработок на количество рабочих дней в периоде прохождения сотрудником военных сборов по справке, выданной военкоматом по их окончаниип. 26 Положения № 333.

Средний заработок, выплаченный за рабочие дни пребывания сотрудника на военных сборах, облагайте НДФЛ и взносами и учитывайте в налоговых расходах на оплату труда в общем порядкестатьи 210, 255, 420 НК РФ.

В дальнейшем оплаченные дни пребывания на военных сборах и выплаты за них не учитывайте при расчете среднего заработкаподп. «а» п. 5 Положения № 922. При расчете отпускного стажа период нахождения на военных сборах учитывайте в общем порядке.

Возмещаем выплату за военные сборы

Выплаты сотруднику за нахождение на военных сборах возместите через военкоматп. 26 Положения № 333. Для этого направьте в военкомат заявление в произвольной форме на официальном бланке компанииподп. 5 п. 2, пп. 3—5 Правил, утв. Постановлением Правительства от 01.12.2004 № 704.

К заявлению приложите заверенные в общем порядке копии документов, которые бы подтверждали, кто из ваших сотрудников, когда и сколько пребывал на военных сборах, какие суммы за этот период были выплачены работодателем. Например, отправьте в военкомат копию приказа об освобождении от работы в связи с призывом на военные сборы, копию расчетно-платежной ведомости по начислению и выплате среднего заработка призванному сотруднику, расчет среднего заработка за период сборов и расчет страховых взносов с него.

Срок, в течение которого работодатель вправе заявить в военкомат о компенсации, не установлен, как и срок, в течение которого военкомат обязан компенсировать расходы.

Возмещенные военкоматом суммы вместе с возмещенными взносами учтите в составе внереализационных налоговых доходовстатьи 250, 346.15 НК РФ; п. 5 Правил, утв. Постановлением Правительства от 01.12.2004 № 704; Письмо Минфина от 16.08.2013 № 03-03-05/33508.

В бухучете проводки при возмещении от военкомата будут такие.

Содержание операции	Дт	Кт
Отражены предъявленные военкомату суммы расходов, подлежащих возмещению	76	91
Получены возмещенные военкоматом деньги	51	76

* * *

Заполните подраздел 1.2. «Сведения о страховом стаже» формы ЕФС-1 на работника, прошедшего военные сборы. В графе 7 за период нахождения его на военных сборах укажите код «ОБЩЕСТ»подп. 8 п. 1.6 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Кстати, если на время военных сборов сотрудника вам необходимо, чтобы его обязанности исполнялись, вы можетестатьи 59, 60.2 ТК РФ:

•или взять на его место нового сотрудника по срочному трудовому договору, указав в нем причину оформления именно срочного договора: «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника»;

•или поручить обязанности призванного на сборы человека другому работнику в компании по соглашению о совмещении должностей или по срочному трудовому договору на внутреннее совместительство.