Медосмотры работников: как организовать, оформить и учесть расходы

Кто должен проходить обязательные медосмотры

Обязательные медосмотры должны проводиться, в частностистатьи 220, 266, 298, 324, 328 ТК РФ:

•на работах, связанных с вредными (опасными) условиями труда, в частности в отношении сотрудников, выполняющих работы на высоте, работы, связанные с техобслуживанием электроустановок или оборудования под давлением, подземные работы и др.Перечень, утв. Приказом Минтруда № 988н, Минздрава № 1420н от 31.12.2020;

•в определенных сферах деятельности (в торговле, общепите, детских учреждениях и медорганизациях, парикмахерских и др.);

•на работах, связанных с движением транспорта;

•на работах, выполняемых вахтовым методом;

•при приеме несовершеннолетних лиц;

•для работы в районах Крайнего Севера.

Порядок проведения обязательных предварительных и периодических медосмотров работников утвержден Приказом Минздрава от 28.01.2021 № 29н. Ориентируйтесь на него, чтобы определить, с какой частотой надо проводить медосмотры и в отношении работников каких производств и сфер деятельности.

Организовать прохождение медосмотров и оплатить расходы должен работодательст. 212 ТК РФ.

Целью медосмотра является определение соответствия здоровья человека поручаемой ему работе и предупреждение профзаболеваний путем выявления их на начальной стадии. Также медицинские осмотры нужны, чтобы установить противопоказания к проведению отдельных видов работ и обнаружить ранние признаки воздействия вредных (опасных) производственных факторов на состояние здоровья работников.

Виды обязательных медосмотров

Трудовым законодательством установлено три вида обязательных медосмотровстатьи 214, 215, 216, 220 ТК РФ:

•предварительные. Их проходят кандидаты на соответствующие должности при поступлении на работу, еще до заключения трудового договора, независимо от того, будут они приняты в дальнейшем на работу или нет. По результатам медосмотра может оказаться, что кандидат на эту работу не подходит. Или сам претендент может отказаться от устройства на работу после прохождения медосмотра, например по личным причинам. Но работодатель все равно должен оплатить стоимость медосмотра;

•периодические. Их проводят с определенной периодичностью в течение выполнения сотрудником своих должностных обязанностей. Например, предсменный, предрейсовый медосмотры, проводимые перед началом рабочего дня (смены, рейса), и послесменный, послерейсовый медосмотры водителя транспортного средства, проводимые по окончании рабочего дня (смены, рейса);

•внеочередные. Их проводят в соответствии с НПА или при наличии соответствующих медрекомендаций (например, после болезни работника или по результатам регулярного медосмотра для уточнения)п. 19 приложения № 1 к Приказу Минздрава от 28.01.2021 № 29н (далее — Приказ № 29н).

Для работников, занятых в отдельных видах деятельности (например, управление транспортом, педагогическая деятельность, присмотр и уход за детьми), предусмотрено еще и психиатрическое освидетельствованиест. 220 ТК РФ; Приказ Минздрава от 20.05.2022 № 342н.

Порядок проведения обязательных медосмотров

Организовать проведение медосмотров работодатель может следующими способамипп. 6, 9 Порядка, утв. Приказом Минздрава от 30.05.2023 № 266н:

•или принять в штат медработника с соответствующими сертификатами и разрешениями. В этом случае работодателю придется получить медицинскую лицензию и организовать кабинет для медосмотра;

•или заключить договор с медучреждением либо частнопрактикующим медработником с соответствующими сертификатами и разрешениями. В этом случае медицинская лицензия должна быть у медучреждения или частнопрактикующего медика.

Сначала работодатель должен утвердить список работников, подлежащих предварительным и периодическим медосмотрам, в котором надо указать профессии лиц, подлежащих освидетельствованию. Организации пищевой промышленности, общепита, торговли, ЖКХ и детские учреждения не позднее 10 рабочих дней со дня утверждения должны направить список в Роспотребнадзорпп. 10, 21, 22 приложения № 1 к Приказу № 29н.

Для прохождения предварительного медосмотра поступающему на работу надо выдать направление, приказ издавать в этом случае не нужноп. 9 приложения № 1 к Приказу № 29н.

О проведении периодического медосмотра необходимо издать приказ и утвердить поименный список работников, направляемых на осмотр. Список надо передать в медорганизацию (или штатному медику) для согласования календарного плана проведения осмотра. За 10 рабочих дней до начала медосмотра необходимо ознакомить с планом работников. Каждому из них надо выдать направлениепп. 23—27 приложения № 1 к Приказу № 29н. Направления выдаются под подпись в журнале учета направлений.

Если у работодателя нет договора с медорганизацией и он систематически возмещает расходы физлицам после прохождения ими медосмотров, то в этом случае порядок возмещения затрат надо закрепить в ЛНА.

Всем работникам организаций, которые занимаются производством, хранением, продажей и перевозкой пищевых продуктов, работой с детьми, оказанием коммунальных и бытовых услуг, потребуются медицинские книжкиприложение № 1 к Приказу Минздрава от 18.02.2022 № 90н. С 01.09.2023 их оформляют в электронном виде, но до 01.09.2024 можно оформлять и бумажные.

По результатам медосмотра работодатель должен получить от медорганизации заключение, в котором будет указано, есть ли у работника (кандидата на работу) противопоказания к работе, и будет зафиксирована группа здоровьяпп. 17, 34 приложения № 1 к Приказу № 29н.

Налоговый учет расходов на прохождение работниками медосмотра

Обязательные медосмотры поступающих на работу и периодические медосмотры своих работников работодатель может оплатить самостоятельно или компенсировать расходы тем, кто их проходит. А затраты — учесть в «прибыльных» расходах как прочиеподп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 15.06.2021 № 03-03-06/1/46643, от 25.01.2019 № 03-03-06/1/3977.

При УСН с объектом «доходы минус расходы» затраты на обязательные медосмотры, по мнению Минфина, учитываются как материальные расходы на дату оплатыПисьма Минфина от 05.05.2016 № 03-11-06/2/25906, от 24.02.2014 № 03-11-11/7618.

Также в налоговых расходах можно учесть и затраты на содержание медкабинета и инвентаря здравпункта, находящегося на территории работодателяподп. 7 п. 1 ст. 264, подп. 40 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Расходы на периодические медосмотры работников, занятых на вредном производстве, возмещает СФРПриказ Минтруда от 14.07.2021 № 467н. Сумму возмещения, полученного из СФР, надо включить в доходыПисьма Минфина от 15.06.2021 № 03-03-06/1/46643, от 25.01.2019 № 03-03-06/1/3977.

Если работодатель направляет работника для прохождения медосмотра в другой населенный пункт и оплачивает ему проезд и проживание, то такие расходы можно оформить и учесть как командировочные расходыподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

А вот затраты на проезд и проживание кандидата в период прохождения им обязательного медосмотра можно учесть в расходах по налогу на прибыль как прочие расходы только в том случае, если в населенном пункте, где находится работодатель, нет медучреждения, которое может оказывать такие услугиподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При УСН с объектом «доходы минус расходы» учесть такие расходы и вовсе не получится. Перечень «упрощенных» расходов закрытый, и в нем таких расходов нет.

Для компенсации расходов на медосмотры потребуется заявление от работника (кандидата на работу) и подтверждающие расходы документы.

НДФЛ и страховые взносы начислять не надо, если медосмотр оплачивает сам работодатель. С компенсацией стоимости медосмотра работнику ситуация сложнее. По мнению ФНС, такая компенсация НДФЛ не облагается, а вот взносы на сумму возмещения придется начислитьПисьма ФНС от 22.05.2023 № БС-4-11/6374@, от 27.01.2020 № БС-4-11/1082@.

Но обоснован и другой подход. Поскольку сумма компенсации расходов на проведение обязательного медосмотра не является оплатой труда работника и не относится к объектам обложения страховыми взносами, то начислять на нее взносы не нужноп. 1 ст. 420 НК РФ; Определение ВС от 13.04.2020 № 309-ЭС20-3763; Постановление 14 ААС от 23.12.2020 № 14АП-9449/2020. Вместе с тем если страховые взносы не начислить, то велика вероятность, что их, а также пени и штраф доначислят инспекторы при проверкепп. 3, 9 ст. 75, ст. 122 НК РФ. А отстаивать свою позицию в таком случае работодателю придется в суде.

Бухучет расходов на медосмотры

В бухучете затраты на обязательные медосмотры отражаются в расходах по обычным видам деятельностипп. 5, 6.1 ПБУ 10/99. Сумму возмещения от СФР надо включить в прочие доходып. 7 ПБУ 9/99.

Содержание операции	Дт	Кт
Отражены затраты на медосмотр	20 / 26 / 44	60 / 73 / 76
Оплачен медосмотр	60	51
Возмещены расходы на медосмотр	73 / 76	51 / 50
Получено разрешение СФР на финансирование медосмотра	76	86
Признано в доходах финансирование из СФР	86	91-«Прочие доходы»
Получено возмещение из СФР	51	76

Последствия отсутствия медосмотра

Если работник не прошел медосмотр к назначенной дате, его надо отстранить от работы. Для этого необходимо издать приказ и ознакомить с ним работника под подпись. Отказ подписать приказ следует оформить актом.

Если работник не прошел медосмотр по своей вине, то период отстранения от работы оплачивать не надо. Если вины работника нет, то период отстранения от работы надо оплатить как простойст. 76 ТК РФ.

За допуск к работе без обязательного медосмотра работодателю грозит штрафст. 4.1.2, ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ:

•ИП и должностным лицам — от 15 000 до 25 000 руб.;

•юрлицам — от 110 000 до 130 000 руб.

* * *

Работодатель может учесть в налоговых расходах затраты на оплату времени, которое работник потратил на прохождение обязательного медосмотрап. 7 ст. 255, подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина от 20.01.2020 № 03-03-06/1/2328, от 15.01.2020 № 03-03-06/1/1267.