«Книжный» переход: от бумажной к электронной версии

Обязательно персональное уведомление сотрудников

Могу ли я не делать уведомление о выборе способа ведения трудовой книжки на каждого работника отдельно? Можно, к примеру, сделать одно уведомление-журнал со списком сотрудников, каждый из которых распишется в ознакомлении с ним напротив своей фамилии?

— Нельзя. Законом предусмотрено, что уведомить нужно каждого сотрудника в отдельностип. 4 ч. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Тем более что у вас могут быть работники, которые находятся в длительной командировке или, например, в отпуске по уходу за ребенком. Поэтому индивидуальные уведомления обязательно нужны. Предусмотрите в ЛНА способ уведомления всех долго отсутствующих сотрудников, указав, в частности, к каким категориям сотрудников он применим. Самый безопасный вариант — это всем им отправить уведомление заказным письмом с оповещением о вручении.

Рекомендуем также прописать в ЛНА разные способы сбора у работников подтверждения получения ими уведомления. Например:

•вы выдаете или рассылаете отсутствующим сотрудникам по два экземпляра уведомления, один из которых со своей подписью об ознакомлении они возвращают вам;

•сотрудники расписываются в реестре (журнале, ведомости) в получении уведомления, а вместо подписи отсутствующих работников прикладываются почтовые уведомления о вручении им письма;

•уведомления в электронной форме рассылаются всем на электронную почту, корпоративную или личную (для отсутствующих), получение подтверждается ответным уведомлением о прочтении.

Уведомление — каждому, кто в штате на день вручения

Собираюсь раздавать сотрудникам уведомления о выборе ведения трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности. Нужно ли вручить такое уведомление работнику, который до 1 ноября 2020 г. выйдет на пенсию?

— Нужно. Ведь на момент раздачи уведомлений будущий пенсионер является вашим работником. Возможно, по достижении пенсионного возраста он продолжит трудовую деятельность у вас.

Обратите внимание, что действующее законодательство не содержит ни одного исключения из правила о необходимости уведомить о выборе формы трудовой книжки абсолютно всех работников. Поэтому советуем уведомить каждого сотрудника, числящегося у вас на момент передачи уведомлений, в том числе совместителей, сотрудников по срочному трудовому договору, иностранцев, дистанционщиков. А вот тем сотрудникам на дистанционной работе, в трудовых договорах с которыми указано, что трудовая книжка не ведется, можете послать уведомление другого содержанияст. 312.2 ТК РФ. Поскольку им выбирать не из чего (у них нет бумажной книжки), просто проинформируйте их, к примеру, о том, что сведения об их трудовой деятельности будут вестись в электронном виде.

Новичка с бумажной книжкой без записи в нее не перевести на ЭТК

К нам вышел новый сотрудник с бумажной трудовой книжкой. При приеме я сразу выдала ему уведомление о выборе книжки или сведений о трудовой деятельности, и он сразу написал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой. Как правильно завершить ее ведение?

— Несмотря на то что работник сразу написал заявление на электронную трудовую книжку, сначала вы должны его принять на работу с бумажной трудовой, а затем завершить ее ведение. Действуйте так:

•в общем порядке оформите запись в трудовой книжке о приеме сотрудника к вам на работу. Иначе у вас не будет основания делать дальнейшие записи в книжке;

•под следующим порядковым номером после записи о приеме запишите в трудовую книжку в разделе «Сведения о работе»: «Подано письменное заявление Огоньковым А.М. о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;

•заверьте такую запись подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателяПисьмо Минтруда от 16.03.2020 № 14-2/В-267;

•выдайте трудовую книжку на руки сотруднику не позднее 3 рабочих дней с даты подачи заявления сотрудникомст. 62 ТК РФ; Письмо Минтруда от 13.03.2020 № 14-2/В-260. Пусть он поставит свою подпись под вашей последней записью в книжке;

•заполните все графы Книги учета трудовых книжек — от поступления к вам трудовой книжки нового работника до ее выбытия в связи с подачей им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности (в графе 13). Сотруднику нужно расписаться в Книге под записью о выбытии в получении книжки на руки.

На новичков-2020 трудовую лучше заводить

К нам на практику вышел студент, это его первая работа по трудовому договору. Говорит, что трудовую книжку не хочет, а готов к тому, что сведения о трудовой деятельности сразу будут в электронном виде. Можно не оформлять ему трудовую книжку?

— Лучше оформить. В Роструде обращали внимание на то, что действующее законодательство:

•не предусматривает механизм отказа работника от ведения трудовой книжки при устройстве на работу впервые до наступления 2021 г.;

•обязывает работодателя вести трудовую книжку по любому работнику, если он проработает свыше 5 днейст. 66 ТК РФ; п. 3 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила № 225). Если книжку не вести, то возможен штраф за нарушение порядка ведения трудовых книжекч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ; п. 45 Правил № 225.

Поэтому при найме в 2020 г. на работу сотрудника, для которого работа у вас является первым местом работы, оформите ему трудовую книжку в общем порядке и выдайте уведомление о выборе ведения трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности. Пусть ваш новичок после получения уведомления напишет заявление о выборе в пользу ЭТКПисьмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150. Оформите передачу ему книжки, как описано в предыдущем вопросе.

А вот начиная с 2021 г. у работодателя не будет обязанности оформлять и вести бумажную трудовую книжку впервые нанимающимся на работу сотрудникамч. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ; ст. 66.1 ТК РФ.

Заявление о выборе ЭТК директор сам себе не подает

В какой форме, с чьей подписью нужно выдать директору уведомление о выборе ведения трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности? Кто должен заверить запись о выдаче ему трудовой книжки на руки?

— Форма уведомления может быть одинаковой для всех работников. Подписать его для директора может человек, который уполномочен на подписание такого уведомления ЛНА, должностной инструкцией, предположим руководитель отдела кадров или иной сотрудник, занимающийся ведением трудовых книжек. Этот же работник вправе заверить запись при выдаче трудовой книжки на руки, если директор подаст заявление о выборе ЭТК.

А вот заявление о своем выборе руководитель должен подать на имя человека, представляющего работодателя в отношениях с директором. Это человек, подписавший с ним трудовой договор от имени компании, например представитель общего собрания участников.

Если директор — единственный участник общества и трудовой договор с ним не заключен, то нормы трудового законодательства, в том числе о ведении трудовой книжки, на него не распространяются. Поэтому заявление о переходе на электронный формат книжки писать не нужно, СЗВ-ТД на директора — единственного участника подавать не нужноПисьмо Минтруда от 24.03.2020 № 14-2/В-293.

Копировать книжку, которая «живет» у работника, работодатель не обязан

Трудовая книжка с записью о переходе на электронную книжку по заявлению сотрудника выдана ему на руки. Сейчас работник попросил сделать ему заверенную копию трудовой книжки и сведения о трудовой деятельности. Обязана ли я это делать?

— Заверенную копию трудовой книжки, которую вы уже не ведете, вы делать не обязаныст. 62 ТК РФ.

Выдать форму СТД-Р сотруднику, по которому трудовая книжка не ведется, вы обязаны по его заявлению не позднее 3 рабочих дней со дня его подачистатьи 62, 66.1 ТК РФ. Представить заявление работник может в форме, предусмотренной в ЛНА, указав в заявлении, в каком виде он хочет получить СТД-Р: на бумажном носителе или в электронном виде на электронную почту.

Кстати, Минтруд указал на то, что тем сотрудникам, по которым ведется бумажная трудовая книжка, выдавать СТД-Р работодатель не обязан, хотя и может. Если сотрудник, имеющий книжку, попросит вас это сделать, вы можете рекомендовать ему получить сведения о трудовой деятельности в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, в ПФР, на едином портале госуслугПисьмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465.

Обратного пути к бумажной трудовой нет

Мы еще до пандемии уведомили работников о том, что им нужно выбрать бумажную или электронную трудовую книжку. Некоторые подали заявления о выборе в пользу сведений о трудовой деятельности и получили свои книжки на руки. А сейчас один из таких сотрудников принес мне трудовую, требует принять ее и вести в прежнем порядке. Должна ли я это делать?

— Не должны. Если работник подал заявление о выборе электронной версии трудовой книжки и получил на руки бумажную книжку, то вернуться к ее ведению он уже не сможет ни в этом году, ни позднее, даже если перейдет к другому работодателюПисьмо Минтруда от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180. Объясните ему, что законом это не предусмотрено.

А вот работник, письменно заявивший о выборе трудовой книжки в прежнем формате, вправе передумать. Он может подать позднее другое заявление, о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Вы выдадите ему трудовую книжку на руки, продолжив учитывать проводимые с ним кадровые мероприятия путем подачи СЗВ-ТД.

Работник не вправе навязывать работодателю почтовую компанию

Работник уволился, находясь в отпуске, поэтому сведения о трудовой деятельности я ему не выдала. Собираюсь отправить их почтой. На днях он прислал СМС с просьбой выслать ему документ по почте конкретным почтовым оператором. Должна ли я выполнить его просьбу?

— Нет, не должны. Выслать сведения о трудовой деятельности вы обязаны. Но не обязательно тем почтовым оператором, о котором просит бывший сотрудник. Потому что ТК РФ устанавливает право работника выбрать форму направления ему сведений о трудовой деятельности:

•или в электронном виде;

•или на бумаге по почте. При этом ТК РФ не раскрывает понятие «почта». Вы вправе воспользоваться услугами любой почтовой организации, будь то частная компания или организация с госкапиталомстатьи 2, 17 Закона от 17.07.99 № 176-ФЗ. Важно, чтобы это было заказное отправление с уведомлениемст. 84.1 ТК РФ. Правда, в вашем ЛНА может быть предусмотрено, к примеру, что работникам предоставлено право выбора почтовой организации для получения корреспонденции от работодателя.

Обратите внимание, что если в вашем ЛНА указаны СМС как вариант письменного обращения работника за документами, в том числе сведениями о трудовой деятельности, то отправить их работнику нужно в течение 3 рабочих дней со дня получения СМСст. 84.1 ТК РФ.