Учет расходов на чай и кофе для сотрудников

Многие компании покупают для своих работников чай и кофе. И чем больше сумма этих расходов, тем больше хочется учесть ее для целей налогообложения, но можно ли это сделать? А нужно ли начислять НДС? Будет ли у сотрудников облагаемый доход? Давайте разбираться.

Чай, кофе … и налог на прибыль

Безопаснее всего расходы на приобретение для работников чая и кофе в расходах по налогу на прибыль не учитывать (Письмо Минфина от 11.06.2015 N 03-07-11/33827). Но если очень хочется и вы готовы к спору с налоговиками, можно попробовать учесть такие траты как расходы на питание в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255,  п.25 ст.270 НК РФ; Письмо Минфина от 09.01.2017 N 03-03-06/1/80065). Для этого нужно в трудовых (коллективных) договорах прописать условие о предоставлении чая и кофе сотрудникам и как-то организовать персонифицированный учет их потребления каждым из них, что на практике сделать сложно.

Есть еще вариант, но он не менее проблематичный. Можно попытаться учесть расходы на чай и кофе в составе представительских расходов (ст. 264 НК РФ). Если решите так слукавить, то помните, что их нужно документально подтвердить. И только первичных документов, подтверждающих приобретение чая и кофе, будет недостаточно. Придется еще и ведение переговоров доказывать. А для этого нужно составить много оправдательных бумажек (те же приказ на проведение встречи с представителями, смету расходов, отчет о встрече и т.д.). При этом помните, представительские расходы «не резиновые»: для налога на прибыль их можно учесть в пределах норматива — 4% расходов на оплату труда.

Чай, кофе … и налог при УСН

Упрощенцы с объектом налогообложения «доходы минус расходы», увы, ни чай, ни кофе учесть в налоговых расходах не могут, так как они просто не поименованы в перечне расходов при УСН (ст. 346.16 НК РФ). Тут без вариантов.

Начислять ли НДС на выпитые работником чай и кофе

При предоставлении сотрудникам чая и кофе без персонификации, то есть без учета, кто из сотрудников, когда и сколько чашек выпил, НДС на их стоимость не начисляется (Письмо Минфина от 27.01.2020 N 03-07-11/4421). При этом права на налоговый вычет тоже нет (Письмо Минфина от 08.04.2019 N 03-07-11/24632).

А вот если персонифицированный «чайно-кофейной» учет ведется, то НДС начислить придется. Но в этом случае входной налог по приобретенным чаю/кофе можно принять к вычету (при соблюдении всех условий для вычета и при наличии счета-фактуры).

Что с НДФЛ и взносами

Возникает или нет у сотрудников доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами, также зависит от того, как именно вы ведете учет приобретаемых «плюшек».

Так, если посчитать доход каждого работника невозможно, ни НДФЛ, ни страховые взносы начислять не нужно (Письмо Минфина от 03.08.2018 N 03-04-06/55047).

А вот при наличии возможности определить количество выпитого каждым из сотрудников, и НДФЛ и страховые взносы придется уплатить (Письмо Минфина от 17.05.2018 N 03-04-06/33350).

Как учесть «чайно-кофейные» расходы в бухучете

Стоимость приобретенных чая и кофе учтите на счете 10 "Материалы" и спишите на расходы по обычным видам деятельности на дату их передачи работникам (п. 3, пп. «б» п. 41, пп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019 "Запасы"). Проводки будут следующими:

• Дебет 10 Кредит 60 (76) — отражена стоимость приобретенного чая и кофе с учетом НДС (при отсутствии персонификации);
• Дебет 26 (44 и др.) Кредит 10 — списана стоимость продуктов;
• Дебет 99 Кредит 68 – признан ПНР (если стоимость чая и кофе в «прибыльной» базе не учитывается).