Что такое счет на оплату: бланк и образец 4333

Счет на оплату – это документ, выставляемый продавцом (исполнителем) покупателю (заказчику) для оплаты последним товаров (работ, услуг) либо для перечисления предоплаты под предстоящую поставку. Выставление счета на оплату – это обычай делового оборота. Вместе с тем, законодательно вопросы составления счета и его выставления никак не урегулированы.

Обязателен ли счет на оплату

Все зависит от ситуации. Если стороны заключили письменный договор поставки, купли-продажи, оказания услуг, подряда и т.д. и в договоре прописали все необходимые вопросы оплаты (сколько платить и когда, указали банковские реквизиты продавца), то выставление счета не является обязательным. Ведь у покупателя и так будет понимание, сколько платить, в какие сроки и куда перечислять деньги.

Кроме того, стоит отметить, что счет на оплату не является первичным учетным документом. Ведь он не подтверждает какую-либо операцию или факт хозяйственной деятельности продавца или покупателя. Правда, иногда счет используют вместо акта об оказании услуг. Если при этом в счете будут содержаться все реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете, то можно говорить о том, что счет подтверждает оказание услуг и является первичным документом, на основании которого можно принять к учету услуги.

Когда счет обязателен

Иногда стороны включают в договор условие об оплате именно на основании выставленного продавцом счета. В этом случае выставление счета является обязательным. Иначе у продавца не будет оснований требовать оплаты.

Когда счет заменяет договор

Не всегда стороны оформляют договор как единый письменный документ. Иногда продавец выставляет контрагенту счет на оплату, в котором прописывает:

• за что должна быть произведена оплата;
• в какие сроки после оплаты будет поставка товаров (выполнение работ, оказание услуг);
• на какие реквизиты перечислить деньги и т.д.

Иными словами, если в счете прописаны все существенные условия (например, для договора поставки это наименование и количество товара), то счет на оплату выступает в этом случае в качестве оферты (предложения). А оплата по счету контрагентом является акцептом. То есть договор считается заключенным в простой письменной форме (пп. 1, 2 ст. 432, п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ).

Кстати, акцептом будет являться не только оплата счета, но, например, его подписание контрагентом в знак согласия с условиями, перечисленными в счете, и возврат счета продавцу.

Есть ли у счета на оплату срок действия

Как правило, срок действия счета – это срок, отведенный на оплату счета. Он может быть прописан в договоре или в самом счете. По истечении этого срока счет может стать недействительным (например, изменится цена товара, указанная в счете).

Кроме того, на срок оплаты счета, установленный в договоре или в самом счете, надо ориентироваться для целей возможных санкций за несвоевременную оплату. Например, договором может быть предусмотрено, что счет должен быть оплачен в течение 5 рабочих дней. А при нарушении этого срока покупателю начисляются пени по договору.

Инструкция по оформлению счета на оплату

Как мы уже сказали, каких-либо требований к составлению счета на оплату нет. Покажем, какую именно информацию удобно отразить в счете:

• дата составления и номер счета;
• срок действия счета (если это не определено договором);
• наименование, ИНН и КПП плательщика;
• наименование, ИНН, КПП и банковские реквизиты получателя денег;
• наименование товаров (работ, услуг), за которые производится оплата. Если перечисление перечня товаров (работ, услуг) занимает много места, то можно написать: «Оплата за товары по договору № … от …»;
• количество, единицы измерения, цена, сумма по каждому наименованию товаров (работ, услуг);
• итоговая сумма к оплате;
• сумма НДС. Определить ставку налога и рассчитать сумму НДС, которую нужно указать в счете на оплату, вы можете с помощью Калькулятора НДС;
• должность и ф.и.о. лица, составившего счет.

Далее приведем образцы счета на оплату.

Счет на оплату: образец

Самый простой образец счета может выглядеть так.

 

Для того, чтобы покупатель не ошибся при указании банковских реквизитов продавца, используют следующую форму счета на оплату.

 

 

Если необходимо выставить счет на предоплату, то его можно составить также по вышеприведенным формам. В графе «Наименование товаров (работ, услуг)» можно указать: «Предоплата 70% по договору № … от …».

Часто спрашивают, нужно ли заверять счет на оплату печатью организации. Законодательно такого требования нет. Каждая организация самостоятельно решает, ставить ли ей печать на счете.

Кто выписывает счета на оплату

Счет выписывает сотрудник, уполномоченный на это на основании доверенности или приказа. И он же может подписать счет, если у него есть на это полномочия (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Иногда на счете ставит свою визу бухгалтер или главный бухгалтер после проверки правильности выставления счета.

Как отправлять счета на оплату

Как правило, порядок передачи счета контрагенту прописывается в договоре. Счет на оплату может быть:

• передан лично контрагенту;
• отправлен по почте (но это не самый удобный способ, поскольку надо закладывать время на доставку счета);
• направлен по электронной почте. Этот способ самый распространенный на практике.

Заменяет ли счет-фактура счет на оплату

Счет-фактура – это документ, на основании которого покупатель принимает к вычету входной НДС, предъявленный ему продавцом при реализации товаров (работ, услуг) (п. 1 ст. 169 НК РФ). Выставление счета-фактуры предусмотрено Налоговым кодексом. И в принципе, если в счете-фактуре есть все необходимые для оплаты товаров (работ, услуг) сведения, то счет-фактура может выступать в качестве счета на оплату.

Сроки хранения счетов на оплату

Если счет на оплату выступает в качестве самостоятельного договора, то хранить его надо в течение сроков, установленных для хранения договоров. А если счет является первичным учетным документом, то нужно ориентироваться на сроки хранения первичных документов (Перечень типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236).

В иных случаях хранить счета в принципе необязательно. Организация может самостоятельно установить сроки хранения счетов на оплату.