Персонифицированные сведения в ИФНС: как сдавать в 2025 г. 18592

В 2023 году для работодателей появился отчет – Персонифицированные сведения о физических лицах. Давно действующие компании с ним уже хорошо знакомы. А вот вновь созданным будет полезно разобраться с тем, кто должен его сдавать, на каких физлиц и в каком порядке.

Зачем нужен отчет Персонифицированные сведения

Отчет персонифицированные сведения (далее – ПС) заменил собой форму СЗВ-М, которая до 2023 года ежемесячно сдавалась в Пенсионный фонд. Последний раз представить СЗВ-М нужно было за декабрь 2022 г. не позднее 16 января 2023 г. Причем уже не в ПФР, а в Социальный фонд России или СФР. А далее с отчетности за январь 2023 г. работодатели начали сдавать форму ПС. В 2025 году обязанность по представлению Персонифицированных сведений за страхователями сохраняется.  

Кто сдает отчет ПС

Персонифицированные сведения о физлицах должны подавать все организации и ИП, производящие выплаты в пользу физлиц по трудовым договорам и определенным гражданско-правовым договорам (подробнее об этом ниже) (п. 1.1 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).

Если у ИП нет работников по трудовым договорам, и в прошедшем месяце он не заключал ГПД с физлицами, то сдавать отчет Персонифицированные сведения о физлицах предпринимателю не нужно.

Форма Персонифицированных сведений

Форма нового отчета ПС утверждена Приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ и приводится в Приложении № 2 к нему.

Куда сдается отчет ПС

Отчет Персонифицированные сведения подается в ИФНС. А уже налоговая инспекция сама передает необходимые сведения в СФР.

Сроки сдачи Персонифицированных сведений

Формально ПС необходимо подавать ежемесячно (п. 7 ст. 431 НК РФ). Однако поскольку сведения, приводимые в ней за последний месяц квартала, фактически дублируются со сведениями в РСВ, то по итогам марта, июня, сентября и декабря Персонифицированные сведения можно не представлять. При условии, что за I квартал, I полугодие, 9 месяцев и год организация (ИП) сдаст РСВ. 

Приведем в таблице сроки подачи ПС в 2025 г.

На кого подаются ПС

Персонифицированные сведения нужно подать на всех физлиц, работающих у вас в отчетном месяце по трудовому договору (неважно, сколько дней), а также на физлиц, с которыми заключены определенные гражданско-правовые договоры (п. 3.1 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Перечислим такие ГПД:

• ГПД, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, указанные в подп. 1 – 12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности, указанные в подп. 1 – 12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ.

Причем ПС подаются на физлиц, с которыми заключены ГПД, даже если в пользу этих физлиц в отчетном периоде не было выплат.

Подавать ПС не нужно на самозанятых, с которыми у вас были заключены ГПД.

Как видим, Персонифицированные сведения сдаются на тех же физлиц, которые обычно отражаются в разделе 3 Расчета по страховым взносам.

Порядок представления Персонифицированных сведений

Если вы подаете ПС на 10 и менее человек, то можете сдать отчет либо на бумаге, либо в электронном виде (по своему усмотрению). А вот если у вас 11 человек или более, то отчет в обязательном порядке сдается в электронном виде по ТКС (п. 10 ст. 431 НК РФ).

Как заполнить Персонифицированные сведения

Отчет персонифицированные сведения состоит из:

• титульного листа;
• персональных данных физлиц и сведений о выплатах в их пользу. Страницы Сведений должны иметь сквозную нумерацию, начиная с титульного листа (001, 002 и т.д.).

По сути новый отчет схож с СЗВ-М. В нем так же отражаются персональные данные каждого физлица:

• ИНН;
• СНИЛС;
• ф.и.о.

В то же время в ПС нужно дополнительно отражать сумму выплат, начисленных в пользу физлица в отчетном месяце (строка 070). Сюда попадают суммы, как облагаемые, так и не облагаемые взносами. Обращаем внимание: по строке 070 указывается сумма выплат за конкретный месяц, а не нарастающим итогом с начала года.

Если в отчетном месяце начислений в пользу физлица не было, то (как мы уже сказали выше) физлицо все равно включается в отчет. Но по нему заполняются лишь строки 020-060.

Заполнение полей Сведений значениями текстовых, числовых, кодовых показателей производится слева направо, начиная с первого (левого) знакоместа (п. 1.6 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Если какой-либо количественный или суммовой показатель отсутствует, то в поле ставится «0». В остальных случаях во всех знакоместах поля проставляется прочерк (п. 1.14 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).

Код периода, за который представляются сведения, указываемый на титульном листе, проставляется в соответствии с Приложением № 3 к Приложению № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Например, для января 2025 г. это будет код «01».

Коды мест представления сведений, указываемые на титульном листе, в частности, такие (Приложение № 4 к Приложению № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@):

• 120 – для ИП;
• 214 – для российской организации;
• 222 – для ОП российской организации.

Сдают ли ПС обособленные подразделения

Если обособленное подразделение организации наделено полномочиями по начислению выплат в пользу физлиц, то это ОП должно подать ПС в ИФНС по месту своего нахождения. В ПС на титульном листе отражается КПП этого ОП (п. 2.4 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).

В Персонифицированных сведениях отражаются все физлица:

• числящиеся в этом ОП по трудовым договорам;
• с которыми у ОП заключены указанные выше ГПД.

Как внести исправления в форму ПС

При представлении уточненных Сведений о физлицах действуют следующие правила.

Правило 1. Подать уточненный отчет ПС можно лишь до момента представления Расчета по страховым взносам за соответствующий период (п. 1.2 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Например, подать уточненный отчет за январь 2025 г. можно до подачи РСВ за I квартал 2025 г. Подавать уточненный отчет ПС после сдачи РСВ бессмысленно, поскольку ИФНС получит все необходимые сведения из РСВ.

Правило 2. В уточненный отчет ПС включаются сведения только о тех физлицах, в отношении которых вносятся изменения или дополнения (п. 1.2 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). То есть заново перечислять всех физлиц, указанных в первоначально поданном отчете, не нужно.

Правило 3. В уточненном ПС на титульном листе указывается номер корректировки – «1--», «2--» и т.д.

Правило 4. Если нужно аннулировать данные по какому-то физлицу (они были внесены в отчет по ошибке), то по строке 010 сведений надо указать признак аннулирования «1», далее заполнить строки 020-060, а по строке 070 поставить прочерки. Кстати, при первичной сдаче ПС строка 010 в принципе не заполняется.

Правило 5. Если нужно исправить данные по физлицу в строках 020-060, то сначала заполняют данные с признаком аннулирования «1» (при этом в строке 070 ничего не указывается), а затем показывают исправленные сведения о физлице (заполняются строки 020-070) (п. 3.3 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Если же исправить нужно только суммовой показатель в строке 070, то в корректировочных ПС строка 010 не заполняется, а в остальных строках указываются верные сведения. 

Ответственность за непредставление формы Персонифицированные сведения о физлицах

Отдельного штрафа за непредставление или за несвоевременное представление Персонифицированных сведений о физлицах в НК нет. Поэтому за указанное нарушение могут применяться лишь общие штрафы:

• на организацию или ИП штраф в размере 200 руб. как за непредставление ИФНС сведений, необходимых для налогового контроля (ст. 126 НК РФ);
• на должностное лицо организации штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).