Новый отчет – Персонифицированные сведения в ИФНС: как сдавать в 2023 г.
С 2023 г. для работодателей появился новый отчет – Персонифицированные сведения о физических лицах. Посмотрим, кто должен его сдавать, на каких физлиц и в каком порядке.
Что заменяет собой новый отчет Персонифицированные сведения
Новый отчет персонифицированные сведения (далее – ПС) заменил собой форму СЗВ-М, которая ранее ежемесячно сдавалась в Пенсионный фонд. Последний раз нужно было сдать СЗВ-М за декабрь 2022 г. не позднее 16 января 2023 г. Причем уже не в ПФР, а в новый Социальный фонд России или СФР. А далее с отчетности за январь 2023 г. представляется новая форма ПС.
Кто сдает новый отчет
Персонифицированные сведения о физлицах должны подавать все организации и ИП, производящие выплаты в пользу физлиц по трудовым договорам и определенным гражданско-правовым договорам (подробнее об этом ниже) (п. 1.1 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).
Если у ИП нет работников по трудовым договорам, и в прошедшем месяце он не заключал ГПД с физлицами, то сдавать новый отчет Персонифицированные сведения о физлицах ИП не нужно.
Форма Персонифицированных сведений
Форма нового отчета ПС утверждена Приложением № 2 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.
Куда сдается новый отчет ПС
В отличие от СЗВ-М отчет Персонифицированные сведения подается в ИФНС. А уже налоговая инспекция сама передаст необходимые сведения в СФР.
Сроки сдачи Персонифицированных сведений
Форма подается ежемесячно. Первый раз ее нужно сдать по итогам января 2023 г. Приведем в таблице сроки подачи ПС в 2023 г. (п. 7 ст. 431 НК РФ).
За какой период подаем ПС | Крайний срок подачи ПС |
---|---|
Январь 2023 г. | 27.02.2023 |
Февраль 2023 г. | 27.03.2023 |
Март 2023 г. | 25.04.2023 |
Апрель 2023 г. | 25.05.2023 |
Май 2023 г. | 26.06.2023 |
Июнь 2023 г. | 25.07.2023 |
Июль 2023 г. | 25.08.2023 |
Август 2023 г. | 25.09.2023 |
Сентябрь 2023 г. | 25.10.2023 |
Октябрь 2023 г. | 27.11.2023 |
Ноябрь 2023 г. | 25.12.2023 |
Декабрь 2023 г. | 25.01.2024 |
На кого подаются ПС
Персонифицированные сведения нужно подать на всех физлиц, работающих у вас в отчетном месяце по трудовому договору (неважно, сколько дней), а также на физлиц, с которыми заключены определенные гражданско-правовые договоры (п. 3.1 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Перечислим такие ГПД:
- ГПД, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;
- договоры авторского заказа;
- договоры об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, указанные в подп. 1 – 12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ;
- издательские лицензионные договоры;
- лицензионные договоры о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности, указанные в подп. 1 – 12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ.
Причем ПС подаются на физлиц, с которыми заключены ГПД, даже если в пользу этих физлиц в отчетном периоде не было выплат.
Подавать ПС не нужно на самозанятых, с которыми у вас были заключены ГПД.
Как видим, Персонифицированные сведения сдаются на тех же физлиц, которые обычно отражаются в разделе 3 Расчета по страховым взносам.
Порядок представления Персонифицированных сведений
Если вы подаете ПС на 10 и менее человек, то можете сдать отчет либо на бумаге, либо в электронном виде (по своему усмотрению). А вот если у вас 11 человек и более, то отчет в обязательном порядке сдается в электронном виде по ТКС (п. 10 ст. 431 НК РФ).
Как заполнить Персонифицированные сведения
Отчет персонифицированные сведения состоит из:
- титульного листа;
- персональных данных физлиц и сведений о выплатах в их пользу. Страницы Сведений должны иметь сквозную нумерацию, начиная с титульного листа (001, 002 и т.д.).
По сути новый отчет схож с СЗВ-М. В нем так же отражаются персональные данные каждого физлица:
- ИНН;
- СНИЛС;
- ф.и.о.
В то же время в ПС нужно дополнительно отражать сумму выплат, начисленных в пользу физлица в отчетном месяце (строка 070). Отражаются суммы, как облагаемые, так и не облагаемые взносами. Обращаем внимание: по строке 070 указывается сумма выплат за конкретный месяц, а не нарастающим итогом с начала года.
Если в отчетном месяце начислений в пользу физлица не было, то (как мы уже сказали выше) физлицо все равно включается в отчет. Но по нему заполняются лишь строки 020-060.
Заполнение полей Сведений значениями текстовых, числовых, кодовых показателей производится слева направо, начиная с первого (левого) знакоместа (п. 1.6 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Если какой-либо количественный или суммовой показатель отсутствует, то в поле ставится «0». В остальных случаях во всех знакоместах поля проставляется прочерк (п. 1.14 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).
Код периода, за который представляются сведения, указываемый на титульном листе, проставляется в соответствии с Приложением № 3 к Приложению № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Например, для января 2023 г. это будет код «01».
Коды мест представления сведений, указываемые на титульном листе, в частности, такие (Приложение № 4 к Приложению № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@):
- 120 – для ИП;
- 214 – для российской организации;
- 222 – для ОП российской организации.
Сдают ли ПС обособленные подразделения
Если обособленное подразделение организации наделено полномочиями по начислению выплат в пользу физлиц, то это ОП должно подать ПС в ИФНС по месту своего нахождения. В ПС на титульном листе отражается КПП этого ОП (п. 2.4 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).
В Персонифицированных сведениях отражаются все физлица:
- числящиеся в этом ОП по трудовым договорам;
- с которыми у ОП заключены указанные выше ГПД.
Как внести исправления в форму ПС
При представлении уточненных Сведений о физлицах действуют следующие правила.
Правило 1. Подать уточненный отчет ПС можно лишь до момента представления Расчета по страховым взносам за соответствующий период (п. 1.2 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Например, подать уточненный отчет за январь 2023 г. можно до подачи РСВ за I квартал 2023 г. Подавать уточненный отчет ПС после сдачи РСВ бессмысленно, поскольку ИФНС получит все необходимые сведения из РСВ.
Правило 2. В уточненный отчет ПС включаются сведения только о тех физлицах, в отношении которых вносятся изменения или дополнения (п. 1.2 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). То есть заново перечислять всех физлиц, указанных в первоначально поданном отчете, не нужно.
Правило 3. В уточненном ПС на титульном листе указывается номер корректировки – «1--», «2--» и т.д.
Правило 4. Если нужно аннулировать данные по какому-то физлицу (они были внесены в отчет по ошибке), то по строке 010 сведений надо указать признак аннулирования «1», далее заполнить строки 020-060, а по строке 070 поставить прочерки. Кстати, при первичной сдаче ПС строка 010 в принципе не заполняется.
Правило 5. Если нужно представить исправленные данные по физлицу, то сначала заполняются данные с признаком аннулирования «1», а затем показываются исправленные данные о физлице (п. 3.3 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).
Ответственность за непредставление новой формы Персонифицированные сведения о физлицах
Отдельного штрафа за непредставление или за несвоевременное представление Персонифицированных сведений о физлицах в НК не добавили. Поэтому за указанное нарушение могут применяться лишь общие штрафы:
- на организацию или ИП штраф в размере 200 руб. как за непредставление ИФНС сведений, необходимых для налогового контроля (ст. 126 НК РФ);
- на должностное лицо организации штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .
Бесплатный доступ к системе на 2 дня.