Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 ноября 2020 г.
Содержание журнала № 23 за 2020 г.
Движение к ЭТК: выбираем, оформляем, храним
Хранить документы о выборе трудовой книжки можно по-разному
В октябре мы сообщили своим сотрудникам о необходимости выбрать способ ведения трудовых книжек. Люди расписались на втором экземпляре уведомления, который остался у меня на хранение. Начинают поступать заявления о выборе от работников. Где хранить все эти документы?
— Действующим законодательством не предусмотрен особый порядок хранения уведомлений и заявлений работников о выборе способа ведения трудовых книжек. Пропишите его в ЛНА, указав, например, что такие бумаги хранятся:
•или в личном деле работника;
•или в отдельной папке, допустим с наименованием «Уведомления и заявления о выборе способа ведения трудовых книжек».
Сроки хранения есть не для всех «книжных» документов
Сколько нам нужно хранить «книжные» документы: вторые экземпляры уведомления о способе ведения трудовых книжек и СТД-Р, выданные работникам, заявления от них о выборе способа ведения трудовой книжки, распечатанную форму СЗВ-ТД?
— Не для всех бумаг, связанных с выбором формы трудовой книжки и ее ведением, законодательством предусмотрен специальный срок хранения. Например, он установлен для сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, то есть для форм СЗВ-ТД и СТД-Р. Такие документы в электронном или бумажном виде должны храниться 50 летп. 450 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень).
А вот ваши уведомления о необходимости выбора формы трудовой книжки попадают под действие общего пункта «Уведомления... работников работодателем», и их нужно хранить 3 годап. 436 Перечня. Заявления о выборе бумажной книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности — под действие пункта «Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой...». Срок хранения таких заявлений — 1 годп. 451 Перечня.
Кстати, чтобы не путаться со сроками хранения, можно прописать в ЛНА, что все «книжные» документы помещаются в личное дело каждого работника. Но тогда срок хранения у всех документов личного дела будет единый — 50 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором уволится сотрудник, то есть закроется его личное дело у работодателяп. 17 ст. 3, ч. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; пп. 4.1, 4.8 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.
Заводить трудовую книжку при первом трудоустройстве пока еще нужно
Нужно ли оформлять бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу в ноябре — декабре 2020 г.? Может ли сотрудник сразу подать заявление о ведении по нему ЭТК?
— Обязанность завести бумажную трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего свыше 5 дней, в 2020 г. не отменялист. 66 ТК РФ. И право написать заявление на отказ от нее при первом трудоустройстве в 2020 г. не вводили. Поэтому оформите трудовую книжку, затем выдайте уведомление о выборе способа ведения книжки, и после этого работник пусть пишет заявление о переходе на ЭТКПисьмо Минтруда от 07.10.2020 № 14-2/ООГ-15729.
Если новичок выйдет на работу 1 января 2021 г. и позднее, то бумажную книжку оформлять не придется, даже если он об этом попроситч. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ (далее — Закон № 439-ФЗ).
После 31.10.2020 новичков можно не уведомлять о необходимости выбора
Нужно ли уведомлять новых сотрудников после 31 октября и далее в следующем году о возможности выбора между бумажной книжкой и ЭТК?
— Не нужно. Такой обязанности законодательством не предусмотреноПисьмо Минтруда от 10.09.2020 № 14-2/ООГ-14696.
Но, с другой стороны, никто не запрещает вам это сделать. Ведь в ваших интересах перевести сотрудников на ЭТК. Тогда вам не придется вести бумажную книжку в нагрузку к обязанности подавать сведения по форме СЗВ-ТД в ПФР.
Поэтому выдайте уведомления о необходимости выбора способа ведения книжки новичкам, приходящим к вам с бумажной трудовой. Вы же не можете проверить, уведомлен ли человек о необходимости выбора. А ваше сообщение, возможно, сподвигнет его отказаться от бумажного варианта.
В книге учета трудовых книжек лучше делать развернутую запись
Можно ли в графу 13 книги учета движения трудовых книжек записать «СТД»? Это будет обозначать, что работник выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, а свой бумажный экземпляр книжки получил на руки.
— Лучше так не делать. Вы предлагаете совсем непонятный вариант записи.
Минтруд советует сделать в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек такую записьПисьмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150: «Выдана на руки на основании письменного заявления Константинова Николая Игоревича о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».
Поскольку это очень длинная фраза, ее можно сократить, к примеру, так: «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ». Пусть сотрудник распишется в этой же графе в получении трудовой книжки на руки.
Право отказаться от бумажной книжки не утрачивается с наступлением 2021 г.
Если кто-то из работников до конца 2020 г. не подаст ни заявление о переходе на ЭТК, ни заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, он теряет возможность перейти на ЭТК позднее?
— Не теряет. Во-первых, есть перечень уважительных причин, позволяющих «молчуну» перейти на ЭТК позже 31.12.2020, и он открытый. В числе таких причин, например, отстранение от работы, нахождение на больничном, в том числе по БиР, в оплачиваемом отпуске, в отпуске за свой счет или по уходу за ребенком, в командировкеч. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ.
Во-вторых, для сотрудника-«молчуна» сохраняется бумажная трудовая книжка, по нему работодатель сдает СЗВ-ТД, когда происходят какие-то кадровые мероприятия. В дальнейшем такой работник также вправе подать заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. В день представления такого заявления вы выдадите сотруднику бумажную трудовую книжку, а не позднее 15-го числа следующего месяца подадите в ПФР СЗВ-ТД с отметкой о выборе им предоставления сведений о трудовой деятельностиПисьма Минтруда от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933, от 11.02.2020 № 14-2/В-141; п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ.
