Приходный кассовый ордер: форма, правила оформления, сроки хранения 4456

Если у организации есть операции с наличными денежными средствами, то ей неминуемо придется столкнуться с таким документом как приходный кассовый ордер. Рассмотрим правила его заполнения.

Когда применяется приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер – это первичный документ, который составляется при приеме наличных денежных средств в кассу организации (п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Приходный кассовый ордер или ПКО используется при приеме любых наличных, в том числе:

• денег, полученных от работника этой же организации, с которым заключен трудовой договор;
• денег, полученных от обособленного подразделения этой же организации;
• денег, изъятых из терминала;
• денег, сдаваемых из кассового аппарата в магазине или в офисе компании в центральную кассу организации.

Унифицированный бланк ПКО (форма КО-1)

По какой форме нужно составлять приходный кассовый ордер? Унифицированная форма приходного кассового ордера № КО-1 утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Указанная форма состоит из двух частей:

• левая часть – это сам ПКО;
• правая часть – это квитанция к приходному кассовому ордеру. Зачем она нужна, расскажем дальше.

Нужно отметить, что уже несколько лет многие унифицированные формы первичных учетных документов применять необязательно. Организация может разработать удобные для нее формы первичных документов, утвердить их приказом руководителя и использовать (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Однако это правило не распространяется на кассовые документы. При составлении приходного кассового ордера надо использовать унифицированную форму КО-1, утвержденную Госкомстатом (подп. 4.1 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Приходный кассовый ордер: бланк скачать в Word

Как заполнить ПКО: правила оформления

Приходный кассовый ордер в одном экземпляре оформляет (подп. 4.2 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):

• или главный бухгалтер;
• или бухгалтер либо иное должностное лицо (к примеру, кассир). Это лицо должно быть определено в распорядительном документе руководителя организации;
• или руководитель, если в организации нет главного бухгалтера и бухгалтера.

Далее ПКО должен быть подписан главным бухгалтером (бухгалтером), а также кассиром. Руководитель подписывает ПКО только в отсутствие главного бухгалтера и бухгалтера (подп. 4.3 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

 

Печать на приходном кассовом ордере

На ПКО оттиск печати (штампа) нужно поставить только на квитанции (подп. 5.1 п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Прием наличных денег по ПКО: порядок действий

Кассир, получивший приходный кассовый ордер, проверяет в нем (подп. 5.1 п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (либо руководителя при отсутствии главбуха и бухгалтера);
• соответствие подписи уполномоченного лица на бумажном ПКО образцу этой подписи;
• соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме, проставленной прописью;
• наличие подтверждающих документов, указанных в ПКО.

Далее кассир принимает наличные деньги, пересчитав их так, чтобы вноситель мог видеть его действия. После кассир сверяет сумму полученных денег с суммой, указанной в приходном кассовом ордере.

Если все правильно, то кассир должен подписать ПКО, проставить оттиск печати на квитанции к ПКО, отрезать эту квитанцию и отдать ее вносителю наличных денег.

А вот если ПКО оформлялся в электронном виде, то квитанция к ПКО может быть направлена вносителю на электронный адрес, который он укажет.

Если сумма вносимых денег не соответствует сумме в ПКО

В этом случае кассир предлагает вносителю довнести необходимую сумму или наоборот возвращает часть денег. В ситуации, когда наличных денег передано меньше, чем указано в ПКО, и вноситель отказывается внести недостающую сумму, кассир должен вернуть деньги вносителю. А неправильный приходный кассовый ордер нужно перечеркнуть и отдать главному бухгалтеру или бухгалтеру, чтобы последний переоформил ПКО на фактически вносимую сумму (подп. 5.1 п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Инструкция по заполнению приходного кассового ордера

Рассмотрим порядок заполнения отдельных строк приходного кассового ордера:

• в строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, к примеру: Получение денег от учредителя ООО «Ромашка»;
• в строке «В том числе» нужно указать сумму НДС цифрами. А если вдруг операция не облагается НДС (например, получение наличных в банке для выдачи денег под отчет, для выплаты зарплаты, получение денег от учредителя и т.д.), то нужно написать: без налога (НДС);
• в строке «Приложение» нужно указать номера и даты прилагаемых документов;
• в графе «Кредит, код структурного подразделения» укажите код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Вносить исправления в приходные кассовые ордера нельзя (подп. 4.7 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). То есть если при составлении ПКО бухгалтер допустил ошибку, ордер надо уничтожить и составить новый.

Дальнейший учет ПКО

Все ПКО регистрируются в журнале приходных и расходных кассовых документов, составляемом по унифицированной форме № КО-3 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88) (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88).

Также информацию о приходном кассовом ордере надо внести в кассовую книгу. Главный бухгалтер или бухгалтер сверяет записи в кассовой книге с данными кассовых документов, и подписывает кассовую книгу (подп. 4.6 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Как мы уже сказали выше, квитанция к приходному кассовому ордеру передается вносителю денег, чтобы у последнего осталось подтверждение передачи денег. А вот сам ПКО (его левая часть) остается в кассе.

Поступление денег от покупателей и заказчиков

Предположим, представитель покупателя лично явился в вашу организацию, чтобы заплатить за товар (работу, услугу) наличными деньгами (либо чтобы внести аванс в счет предстоящих покупок). Тогда в приходном ордере нужно указать ф.и.о. представителя покупателя. Неправильно указывать только наименование организации-покупателя.

По строке «Основание» укажите реквизиты договора (накладной, акта и т.д.), по которым производится оплата. Например, так: Оплата по договору № 1 от 03.06.2024 за услуги по акту от 06.06.2024.

Не забывайте про лимит расчетов наличными деньгами между организациями и/или предпринимателями. В рамках одного договора можно передать наличными не более 100 000 руб. (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У). Это ограничение работает в том числе тогда, когда деньги по договору передаются частями в разные дни.

И, конечно же, отдельная тема – это выдача покупателю чека ККТ на полученные за товар (работу, услугу) наличные средства.

Расчеты при возврате покупателем товаров

Если покупатель в тот же день или через несколько дней возвращает товар, то ему нужно вернуть деньги за товар. Как в таком случае по окончании смены оформить ПКО на наличную выручку за смену за вычетом возвращенных покупателю денег? Читайте об этом нашу статью.

Возврат денег от подотчетных лиц

В этой ситуации в строке «Основание» в самом ПКО и в квитанции к нему можно указать: Возврат неиспользованных денег, выданных под отчет.

А в строке «Приложение» – указать реквизиты авансового отчета, который составил работник (подотчетное лицо).

О расчетах с подотчетниками читайте отдельную статью.

Получение денег из банка для выплаты зарплаты

Если наличные деньги получает в банке работник организации (например, кассир), то в приходном кассовом ордере нужно указать его ф.и.о. В строке «Основание» приходного кассового ордера укажите: Получение денежных средств с расчетного счета ООО «Ромашка» в ПАО «Сбербанк России» для выплаты зарплаты.

Сколько хранить приходные кассовые ордера

Приходные кассовые ордера, как и другие кассовые документы, надо хранить не менее 5 лет с отчетного года, в котором они составлены (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). А вот если 5 лет уже истекают, но по конкретному приходному ордеру возникли разногласия, то кассовый документ надо хранить до принятия решения по делу.