Расходный кассовый ордер - 2025: когда применяется и как оформляется 5326

При оформлении выдачи денег из кассы организации применяется такой документ как расходный кассовый ордер. Поговорим о нем подробнее.

Когда применяется расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер – это документ, применяемый для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Он используется при выдаче из кассы организации наличных денег на следующие цели:

• для выдачи работникам зарплаты и иных выплат (в частности, материальной помощи);
• для выдачи денег под отчет работникам и иным физлицам;
• для выдачи денег обособленному подразделению организации для проведения кассовых операций;
• на иные разрешенные законом цели.

Расходный кассовый ордер (или сокращенно РКО) применяется при любых способах ведения бухучета (вручную на компьютере, в специальной программе, с использованием бумажных регистров).

Унифицированный бланк РКО (форма КО-2)

Какую форму расходного кассового ордера нужно использовать? Унифицированная форма расходного кассового ордера № КО-2 утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

С 2013 года многие унифицированные формы первичных учетных документов являются необязательными к применению (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Однако это не касается кассовых документов. По ним по-прежнему надо использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом (п. 4.1, п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). То есть при составлении расходного кассового ордера всегда используйте унифицированную форму КО-2.

Расходный кассовый ордер: бланк скачать в Word

Как заполнить РКО

При выдаче наличных из кассы организации расходный кассовый ордер заполняют в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Как правило, процедура такая (п. 6.1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):

• расходный ордер составляет работник бухгалтерии (кассир, бухгалтер или главный бухгалтер) (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Кто именно формирует РКО, должно быть прописано в правилах работы с кассовыми документами конкретной организации. В отсутствие кассира, бухгалтера и главного бухгалтера РКО может быть составлен руководителем организации;
• далее расходный ордер подписывается главным бухгалтером или бухгалтером (а при их отсутствии – руководителем). То есть подпись руководителя на РКО обязательна, только если главный бухгалтер (бухгалтер) в организации отсутствует или руководитель самостоятельно ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы (п. 4.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Если в организации принят электронный документооборот, то РКО заверяется электронной подписью уполномоченного лица;
• кассир сверяет соответствие этой подписи образцу (для бумажного РКО), а также соответствие указанных в РКО сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
• если в расходном ордере перечислены какие-либо подтверждающие документы, то кассир проверяет их наличие. Кстати, если разрешительная надпись руководителя организации содержится на документах, прилагаемых к РКО (например, на заявлении, счете), то подпись руководителя на расходном кассовом ордере вовсе не является обязательной;
• далее кассир должен удостовериться в том, что выдача денег производится именно тому лицу, которое указано в РКО.

Выдача денег по расходному кассовому ордеру

Если РКО оформлен правильно, то кассир готовит сумму наличных денег, подлежащую выдаче. Далее он передает получателю расходный кассовый ордер для проставления подписи. Если расходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то получатель может поставить электронную подпись.

Кассир пересчитывает наличные деньги на глазах у получателя и передает их ему.

После этого кассир подписывает расходный кассовый ордер (п. 6.2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Особенности выдачи денег по РКО в различных ситуациях мы приведем дальше.

Инструкция по заполнению расходного кассового ордера

По строке «Основание» РКО указывается содержание хозяйственной операции, например:

• "Аванс на командировку по приказу № 2 от 10.01.2025";
• "Заработная плата за вторую половину января 2025 г.";
• "Материальная помощь работнику в связи с бракосочетанием".

А по строке «Приложение» РКО перечисляются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат составления.

Вносить какие-либо исправления в расходные кассовые ордера запрещено (п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). То есть если в РКО допущена ошибка, ордер надо уничтожить и выписать новый правильный расходный ордер.

Дальнейший учет РКО

Все расходные ордера регистрируются в журнале приходных и расходных кассовых документов, составляемом по унифицированной форме № КО-3 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88).

Также все РКО подлежат отражению в кассовой книге. Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – непосредственно руководителем, и подписываются лицом, проводившим такую сверку (п. 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Образцы заполнения РКО в 2025 г.

Далее мы сделаем отсылку к образцам заполнения расходных кассовых ордеров в различных ситуациях.

Выдача денег при расчетах с поставщиками

Если представитель поставщика хочет получить за товар (работу, услугу) наличные деньги, то, в первую очередь, нужно попросить его предъявить доверенность на получение у вашей организации конкретной суммы по конкретному договору. Эта доверенность потом прикладывается к РКО и ее реквизиты указываются по строке РКО «Приложение».

В РКО нужно указать ф.и.о. представителя поставщика и его паспортные данные. Неправильно указывать только наименование организации-поставщика.

По строке «Основание» лучше указать реквизиты договора (накладной, акта и т.д.), в счет оплаты которого были выданы наличные. Например, можно указать так: Оплата по договору № 57 от 26.12.2024 за товары по накладной № 9 от 10.01.2025.

Образец правильного оформления расходного кассового ордера при выдаче денег представителю поставщика вы найдете в нашей статье.

И важно помнить об ограничениях на расчеты наличными между организациями и/или предпринимателями. Так, в рамках одного договора не может быть передано наличными более 100 000 руб. (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).

Выдача подотчетных денег по РКО

При выдаче наличных денег под отчет на расходы, связанные с деятельностью организации, есть следующая особенность. РКО должен оформляться только при наличии распорядительного документа руководителя либо при наличии письменного заявления подотчетного лица, на котором стоит виза руководителя. При этом распорядительный документ может быть составлен сразу на несколько выдач наличных одному или нескольким подотчетникам.

Подробнее о составлении приказа о назначении подотчетных лиц читайте в нашем материале.

Выдача зарплаты по РКО

В общем случае выдача заработной платы наличными из кассы организации производится по расчетно-платежным ведомостям и по платежным ведомостям. В то же время, если зарплата выплачивается одному-двум работникам, то составление ведомости может быть нецелесообразно. И проще выдать наличную зарплату по расходным кассовым ордерам. Это допустимо (п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Вместе с тем, если зарплата выдается работникам по платежной или расчетно-платежной ведомости, то РКО на полную сумму выданной зарплаты все равно составляется. Тогда в строке «Приложение» нужно указать номер и дату ведомости. А кого указать в РКО в качестве получателя денежных средств? На самом деле заполнять данные о получателе не требуется. И подписывать РКО за получателя никто не должен.

Подробнее об оформлении расходного кассового ордера при выдаче зарплаты наличными читайте нашу статью. Там же вы найдете образец РКО для рассмотренной ситуации.

Выдача денег для дальнейшей сдачи в банк

Если наличные деньги везет в банк один из работников, то самый правильный вариант – указать в РКО его ф.и.о. и должность. При этом передача наличных для сдачи денег в банк и зачисление на расчетный счет организации не является выдачей денег работнику под отчет. То есть работнику по возвращении из банка не надо составлять авансовый отчет и отчитываться, куда он дел выданные ему наличные. У работника будет на руках квитанция к объявлению на взнос наличными, которую он передаст в бухгалтерию для отчета.

По строке «Основание» расходного кассового ордера в этом случае можно написать: Для зачисления на расчетный счет ООО «Ромашка» в ПАО «Сбербанк России».

Образец РКО на сдачу наличных в банк вы найдете в отдельном материале.

Сколько хранить расходные кассовые ордера

Расходные кассовые ордера нужно хранить не менее 5 лет после того отчетного года, в котором они составлены (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Но если по какому-либо кассовому документу возникли разногласия, то его надо хранить до принятия решения по делу, но не менее 5 лет.

Нужно ли распечатывать бланк РКО

Если расходный кассовый ордер был составлен в электронном виде, то можно продолжать хранить его в электронном виде. Но в любой момент по требованию госорганов может понадобиться его распечатать.