Бухгалтерская консультация:

актуально на 14 октября 2021 г.

Объяснительная записка — как правильно написать объяснительную, образцы записок 1197

Зачастую работникам приходится писать объяснительную записку для своего работодателя по факту какого-то события. Посмотрим, в каких ситуациях может понадобиться объяснительная, какое юридическое значение она имеет, может ли работник отказаться от ее написания, как составить объяснительную записку.

Что такое объяснительная записка и зачем ее пишут

Каждый работник должен соблюдать трудовую дисциплину, то есть подчиняться обязательным для всех работников организации специальным правилам поведения. Эти правила определяются Трудовым кодексом, локальными нормативными актами (в частности, правилами внутреннего трудового распорядка), коллективным договором (при его наличии), трудовым договором с работником (ст. 189 ТК РФ). Кроме того, работник должен добросовестно выполнять свои должностные обязанности, которые также устанавливаются Трудовым кодексом, трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями, которые содержат обязанности работника.

Если работник не выполняет должностные обязанности, нарушает трудовую дисциплину, то работодатель имеет право привлечь его к дисциплинарной ответственности. Существует 2 вида дисциплинарных взысканий (ст. 192 ТК РФ):

замечание;
выговор;
увольнение по соответствующим основаниям.

Важный момент! Иных видов дисциплинарного взыскания не существует. В частности, работодатель не может лишить сотрудника премии в качестве дисциплинарного наказания.

Вместе с тем, говорить о том, что работник совершил дисциплинарный поступок можно только в том случае, когда неисполнение трудовых обязанностей произошло по вине работника. К примеру, если работник не выполнил порученное ему задание потому, что работодатель не обеспечил его необходимым оборудованием, то вины работника в этом нет. И привлечение работника к ответственности будет неправомерным.

Кроме того, при наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он совершен (ст. 192 ТК РФ).

Чтобы установить вину работника, а также оценить обстоятельства, при которых был совершен проступок, работодатель должен запросить у работника объяснения.

Юридическое значение объяснительных записок

Трудовой кодекс прямо устанавливает, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменные объяснения. На предоставление таких объяснений работнику дается 2 рабочих дня. Это обязательная процедура. Если работодатель ее нарушит (не попросит у работника объяснения или даст работнику на подготовку объяснительной записки менее 2 рабочих дней), то работник впоследствии сможет оспорить привлечение к дисциплинарной ответственности (ст. 193 ТК РФ).

Причем лучше, если требование о предоставлении объяснительной записки будет письменным, и оно будет вручено работнику под роспись. Так работодатель сможет подтвердить, что процедура привлечения к дисциплинарной ответственности была соблюдена. Хотя надо отметить, что ТК не обязывает работодателя требовать объяснения именно письменно.

Если работодатель не затребовал объяснения, а работник написал их по собственной инициативе, то в случае спора суд может счесть, что процедура привлечения к ответственности была нарушена.

Можно ли отказаться писать объяснительную

Да, работник может не писать объяснительную записку. В этом случае должен быть составлен письменный акт об отказе работника дать объяснения по факту нарушения. Такой акт должен быть составлен в присутствии свидетелей.

В то же время непредставление работником объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ).

Сроки написания объяснительных записок

Как мы уже сказали выше, на написание объяснительной записки работнику дается 2 рабочих дня. Это срок, установленный Трудовым кодексом. Вместе с тем, работодатель может дать работнику и больший срок с учетом конкретных обстоятельств. Больший срок может быть указан в требовании о предоставлении объяснений.

Отметим, что в данной ситуации под рабочими днями понимаются именно рабочие для работника дни, если они отличаются от рабочего графика в целом по организации. И отсчитываются эти дни с рабочего дня, следующего за днем вручения работнику уведомления. К примеру, уведомление о необходимости дать пояснения вручено работнику в пятницу 16 апреля 2021 г. Тогда у него есть 2 рабочих дня – 19 и 20 апреля – на подготовку объяснений.

Если по истечении 2 рабочих дней (или большего срока, определенного работодателем) работник так и не даст письменных объяснений, то работодатель должен составить акт об этом (ст. 193 ТК РФ).

Форма объяснительной записки

Объяснительная записка по факту выявленных нарушений составляется в произвольном виде, никакой утвержденной формы для нее нет. Работник пишет ее самостоятельно. Однако у работодателя может быть определенный шаблон для объяснительных, чтобы работник мог его использовать.

В объяснительной записке должна стоять дата представления объяснений и собственноручная подпись работника, должны быть изложены факты.

К объяснительной записке работник может приложить любые документы, которые подтверждают его объяснения. Например, в случае опоздания на работу по вине транспортной компании это может быть справка от транспортной компании. При болезни работника это может быть больничный лист или справка из медицинского учреждения.

Образцы объяснительных записок

Ниже мы приведем образцы объяснительных записок для разных ситуаций. Далее вы сможете скачать шаблон объяснительной записки.

Образец объяснительной об опоздании на работу или прогуле

Наиболее часто встречающаяся ситуация, когда работнику приходится писать объяснительную записку – это опоздание на работу или прогул. Напомним, что прогул – это отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение (ст. 81 ТК РФ):

всего рабочего дня или смены независимо от продолжительности рабочего дня (смены);
более 4-х часов подряд в течение рабочего дня (смены).

А вот опозданием может быть признано появление на работе даже на 5 минут позже, чем положено. Хотя, безусловно, дисциплинарное взыскание в случае опоздания работника должно быть соразмерно тяжести проступка. То есть сразу уволить работника за опоздание на 5 минут, при том что он добросовестно выполняет свои должностные обязанности, нельзя.

Итак, как же может быть составлена объяснительная записка по факту прогула:

Директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от инженера Петрова П.П.

21 апреля 2021 г.

Объяснительная записка

Я, инженер Петров Петр Петрович, не вышел на работу 20 апреля 2021 г., поскольку плохо себя чувствовал в течение всего дня. Я не стал оформлять листок нетрудоспособности, поскольку посчитал, что уже 21 апреля 2021 г. смогу приступить к работе, что и произошло. О своей болезни я сообщил своему непосредственному руководителю Сидорову С.С. 20 апреля 2021 г. примерно в 14-00, когда почувствовал себя лучше и смог сделать звонок.

Петров П.П. ______________

Образец объяснительной о невыполнении должностных обязанностей

Если работник систематически не выполняет свои должностные обязанности, то работодатель может попросить его написать объяснительную записку с изложением причин и обстоятельств, из-за которых человек не выполняет свои трудовые обязанности. Содержание записки будет зависеть от ситуации: работник не был обеспечен всем необходимым для работы (например, нужной программой или оборудованием), плохо себя чувствовал какое-то время, не разобрался с порученным ему заданием и т.д. Приведем пример записки о невыполнении должностных обязанностей:

Директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от бухгалтера Петрова П.П.

21 апреля 2021 г.

Объяснительная записка

Я, бухгалтер Петров Петр Петрович, неправильно вносил в бухгалтерскую программу данные о продажах ООО «Ромашка» в течение последнего месяца, поскольку программа была обновлена и порядок внесения данных изменился. Однако я этого не знал и заполнял данные по-прежнему, в результате чего возникли ошибки при отражении выручки. Обязуюсь исправить свои ошибки в ближайшие несколько дней.

Петров П.П. ______________

Образец объяснительной о невыполнении задания в срок

Невыполнение в срок поставленной задачи также приравнивается к невыполнению трудовых обязанностей. И руководитель может попросить работника, не выполнившего в положенный срок задание, написать объяснение по этому факту. Приведем образец таких объяснений:

Директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от инженера Петрова П.П.

21 апреля 2021 г.

Объяснительная записка

Я, инженер Петров Петр Петрович, не выполнил порученное мне задание (составить сводный отчет о расходах) в положенный срок, поскольку я долго разбирался с заданием, пытался самостоятельно его сделать и только потом решил обратиться за помощью к коллеге. О том, что в нашей организации существуют шаблоны таких отчетов, я не знал. В результате я справился с заданием, но сдал его позже на 2 рабочих дня.

Петров П.П. ______________

Образец объяснительной о невыходе на работу по семейным обстоятельствам

Приведем пример объяснительной записки, которая может быть написана работником, не вышедшем на работу по семейным обстоятельствам.

Директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от инженера Петрова П.П.

21 апреля 2021 г.

Объяснительная записка

Я, инженер Петров Петр Петрович, отсутствовал на работе 20 апреля 2021 г. в связи с неожиданным заболеванием моей жены. Утром 20 апреля 2021 г. она почувствовала себя плохо, мы вызвали скорую, и я сопровождал ее в больницу. Я освободился только вечером 20 апреля, поэтому не смог прийти на работу в рабочее время. Болезнь жены подтверждается справкой, выданной медицинской организацией (передаю ее вместе с объяснительной).

Петров П.П. ______________

Образец объяснительной: недостача

Если при инвентаризации или в ходе другой внутренней проверки была выявлена недостача какого-то имущества, например, товаров на складе или денежных средств в кассе, то надо попросить материально ответственное за ценности лицо написать объяснительную записку по факту недостачи. Приведем образец такой объяснительной записки бухгалтера по факту недостачи в кассе:

Директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от бухгалтера Петрова П.П.

21 апреля 2021 г.

Объяснительная записка

Я, бухгалтер Петров Петр Петрович, не могу объяснить причину недостачи в кассе денежных средств в размере 5 000 руб. по состоянию на 21 апреля 2021 г. Возможно, что денежная сумма пропала по вине какого-либо другого работника, находившегося в помещении кассы в последнее время. Прошу провести служебное расследование по данному факту.

Петров П.П. ______________

Образец объяснительной об ошибке в работе

Иногда объяснительную записку запрашивают по факту какой-то конкретной ошибки. Такое возможно, если на работника поступила жалоба от клиентов организации. Или если ошибка привела к каким-то финансовым потерям для организации. Например, покажем, как может быть составлена объяснительная записка по факту сдачи неправильного отчета в налоговый орган.

Директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от бухгалтера Петрова П.П.

21 апреля 2021 г.

Объяснительная записка

Я, бухгалтер Петров Петр Петрович, 25 января 2021 г. направил в налоговый орган по ТКС декларацию по НДС за IV квартал 2020 г. В данной декларации были логические ошибки, в результате чего не были соблюдены контрольные соотношения по декларации. Однако при отправке декларации я забыл проверить ее на предмет соблюдения контрольных соотношений. В результате декларация не была принята налоговым органом. Я сдал правильную декларацию 27 января 2021 г., то есть с нарушением установленного срока, в результате чего наша организация была оштрафована налоговым органом.

Петров П.П. ______________

Бланк шаблон объяснительной записки для заполнения

Скачать бланк пояснительной записки вы можете здесь.

Акт об отказе писать объяснительную записку

Выше мы сказали, что если работник отказывается дать объяснения по факту нарушения, то нужно это письменно зафиксировать. Как правило, в этом случае составляется акт об отказе работника дать объяснения.

Акт составляется в произвольной форме, утвержденной формы нет. На практике в составлении акта участвуют 3 человека: работник, составляющий акт (это может быть непосредственный руководитель провинившегося работника или кадровый работник), а также 2 свидетеля из числа работников организации.

Акт лучше составлять по истечении 2-х рабочих дней, которые были даны работнику на подготовку объяснений. Даже если работник уже на следующий день после получения требования о представлении объяснений сказал, что ничего объяснять не намерен, не нужно тут же составлять акт об отказе дать объяснения. Работник может передумать и написать объяснения к вечеру второго рабочего дня.

В акте надо отразить:

описание нарушения, по которому затребованы объяснения работника;
реквизиты уведомления о даче объяснений;
информацию об отказе дать пояснения;
ф.и.о. работника, составившего акт, и ф.и.о. работников, выступивших в качестве свидетелей;
подписи всех вышеуказанных лиц.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

АКТ № 1

Об отказе Петрова П.П. дать письменное объяснение

г. Москва

Дата составления акта: 21 апреля 2021 г.

Время составления акта: 10 ч 00 мин.

Инженер Петров П.П. отсутствовал на своем рабочем месте в течение 4 часов (с 10-00 до 14-00) 15 апреля 2021 г. 16 апреля 2021 г. ему было вручено под роспись Уведомление о необходимости дать объяснения по указанному нарушению трудовой дисциплины.
В соответствии с ч. 1 ст. 193 Трудового кодекса РФ для дачи письменного объяснения Петрову П.П. было предоставлено два рабочих дня. Данный срок был обозначен в упомянутом уведомлении.
Петров П.П. отказался дать письменное объяснение о причинах отсутствия на рабочем месте.

Настоящий акт составлен в присутствии Петрова П.П.

Подписи лиц, составивших акт:

Специалист по кадрам _______________ Сидорова С.С.

Главный инженер ________________ Ломакин Л.Л.

Секретарь _______________ Голикова Г.Г.

Сроки хранения объяснительной

В Перечне типовых управленческих документов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) нет такого документа, как объяснительная записка по факту нарушения трудовой дисциплины или по факту невыполнения должностных обязанностей. В то же время этот документ можно отнести к одной из следующих категорий (пп. 382, 383, 434, 454 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236):

Документ	Срок хранения
Документы (акты, докладные, служебные записки) о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка	1 год
Документы (акты, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда	3 года
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним о дисциплинарных взысканиях	3 года
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий	3 года

То есть можно сказать, что безопаснее хранить объяснительные записки работников в течение 3 лет с момента привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Отличие объяснительной записки от служебной

Как мы уже рассказали выше, объяснительная записка – это документ, который запрашивает работодатель у работника по факту какого-то нарушения. Получение объяснений – это один из этапов процедуры привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Если работодатель не запросит у работника объяснения или не даст ему достаточно времени для написания объяснений, то процедура наложения дисциплинарного взыскания будет нарушена.

А служебная записка – это внутренний документ организации. Он носит пояснительную, объяснительную, справочную информацию. Например, с помощью служебной записки работник может описать сложившуюся в организации ситуацию и предложить съездить в командировку для решения текущих вопросов. Или руководитель подразделения может составить служебную записку на имя руководителя организации с предложением о премировании особо отличившихся сотрудников.

Порядок составления служебной записки, в отличие от объяснительной записки, законодательно не урегулирован, работодатель устанавливает его самостоятельно в своем локальном нормативном акте. Образцы служебных записок в различных ситуациях вы можете посмотреть здесь.