Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 июня 2015 г.

Содержание журнала № 12 за 2015 г.

Как оформить РКО при выдаче зарплаты наличными

При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной (форма № Т-49утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) либо платежной (форма № Т-53утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) ведомости нужно составить расходный кассовый ордер (РКО)пп. 6.2, 6.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание). Причем специального порядка его оформления нет. Поэтому возникают вопросы о том, как его правильно заполнить.

На кого выписать РКО при выплате зарплаты по ведомости

Поскольку никаких четких правил касательно того, как оформить РКО при выдаче зарплаты по ведомости, в Указании нет, будем исходить из общих правил. Они таковы. У зарплатной ведомости есть срок действия — максимум 5 рабочих днейп. 6.5 Указания. Конкретный срок должен указать в ведомости директор, исходя из того, сколько дней необходимо для выдачи зарплаты всем работникам (с учетом установленных сроков выплаты зарплаты, текущих командировок, отпусков, отгулов и т. п.). В течение этого срока сумма, подлежащая выдаче по ведомости, может храниться в кассе сверх лимитап. 2 Указания. И до тех пор пока этот срок не истечет либо вся зарплата не будет выплачена раньше окончания этого срокапп. 4.6, 6.5 Указания:

• РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;
• в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию. Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись. И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам суммуабз. 3 п. 6.5 Указания, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книгеп. 4.6 Указания.

В обычном, незарплатном, РКО указание получателя и его паспортных данных, а также его подписьабз. 2, 3 п. 6.1, п. 6.2 Указания нужны, чтобы у организации осталось подтверждение того, что она выплатила определенную сумму определенному человеку, а тот ее получил. И оформляют такой РКО до выдачи денег указанному в нем получателюп. 6.1 Указания.

А вот на момент составления РКО на основе зарплатной ведомости:

• деньги уже выданы из кассы работникам по ведомости, причем часть, возможно, в предыдущие дни;
• подтверждение выдачи каждому определенной суммы уже есть — это подписи работников в ведомости.

Поэтому РКО, составляемый на основе зарплатной ведомости, нужен только для внесения в кассовую книгу записи о выданных по ведомости суммах и не является подтверждением передачи денег. А значит, вписывать чьи-либо ф. и. о. в строку «Выдать» и паспортные данные в строку «По ___» не требуется. Соответственно, и подписывать РКО за получателя никто не должен. Именно поэтому в Указании заполнение этих строк упоминается только применительно к общему порядку выдачи денег из кассыпп. 6.1, 6.2 Указания. А для выдачи зарплаты установлен рассмотренный нами специальный порядок, в котором таких правил нетп. 6.5 Указания.

Вместе с тем на практике можно встретить и другие, ошибочные, варианты оформления РКО:

• <или>на самого кассира — его ф. и. о. ставят в строке «Выдать», а в строке «По ___» указывают его паспортные данные. Рассуждают тут так: зарплату по ведомости выдает кассир, следовательно, на его имя и должен быть выписан РКО. Это неправильно, так как все деньги в кассе, в том числе и предназначенные для выплаты зарплаты, уже находятся у кассира, ведь он — материально-ответственное за кассу лицо. На того, кто работает кассиром, РКО может быть оформлен, только если он при этом выступает не как кассир, а как получатель денег. Например, как подотчетник, когда ему поручено купить что-то за наличные от имени организации.

• <или>на директора либо главбуха. Формулировка в строке «Выдать» в этих случаях бывает такая: «Фомину А.А. на выплату зарплаты работникам за вторую половину июня 2015 года», а ниже, в строке «По ___», указываются паспортные данные Фомина. Это неправильно, так как при таком оформлении получится, что эту сумму из кассы вы передали названному человеку, а он уже где-то в другом месте должен раздать зарплату работникам. Но этого на самом деле не было: зарплату выдал кассир — именно его подпись стоит в ведомости в строке «Выплату произвел». Конечно, директор может сам вести кассовые операциип. 4 Указания, но тогда он выступает в роли кассира, а на кассира, как мы уже сказали, РКО не составляется.

В некоторых организациях заведен такой порядок: директор, главбух, начальник отдела, бригадир и так далее по оформленным на их имя РКО получают зарплату для своих подчиненных в кассе, а затем раздают ее работникам по ведомости. Невыданные суммы они вместе с ведомостью возвращают в кассу по ПКО. Но это неправильно. Зарплата должна быть выдана из кассы кассиром — таково требование Указания № 3210-Уабз. 2 п. 6.5, п. 6.2, п. 4, п. 6.1 Указания, то есть выдавать ее через подотчетников нельзя.

Поэтому тот, кто фактически выдает зарплату, должен быть назначен кассиром с возложением на него полной материальной ответственности за вверенные ему деньги. Тогда основной кассир будет на это время старшим, а передачу зарплатных денег раздатчику нужно зафиксировать в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88).

Какой день указать в поле «Дата составления» РКО

Этот вопрос возникает, если зарплата выдается в течение нескольких дней. В Указании № 3210-У прямо сказано, что РКО составляется на фактически выданные суммыабз. 4 п. 6.5 Указания. Следовательно, дата составления РКО — это дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты. Это правило объясняется тем, что заранее неизвестно, все ли работники придут в кассу за зарплатой, следовательно, нельзя предсказать, какая сумма будет выдана.

Образец оформления РКО, составляемого на основании зарплатной ведомости

В кассовой книге в графе 2 «От кого получено или кому выдано» при регистрации оформленного на основании зарплатной ведомости РКО напишите «работникам» или оставьте графу пустой. То есть заполните графу так же, как у вас заполнена строка «Выдать» в расходном ордере.

Когда можно обойтись без ведомости, а когда — нельзя

Если зарплату в кассе получает только один работник или у вас в организации вообще мало работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику. Это не будет нарушением, потому что выдача зарплаты по РКО предусмотрена в Указании № 3210-У наряду с выдачей по ведомостип. 6 Указания.

Но тогда расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам — с указанием ф. и. о. и паспортных данных работника и получением его подписи. Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Вместе с тем есть случай, когда без ведомости не обойтись, — если работник по какой-то причине не пришел за зарплатой в дни ее выдачи. Ведомость с записью «Депонировано» напротив фамилии этого работника служит:

• лишним доказательством того, что невыдача зарплаты в установленный срок произошла не по вине работодателя. Напомним: за нарушение срока выплаты зарплаты предусмотрены административный штрафч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и выплата работнику компенсации за каждый день задержкист. 236 ТК РФ.

• основанием для проводки по дебету счета 70 и кредиту счета 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам»;
• обоснованием того, что НДФЛ с зарплаты уплачен вовремя, а не досрочно.

Напомним: отправить в бюджет НДФЛ налоговый агент должен в день получения в банке денег на выдачу зарплатыпп. 4, 6 ст. 226 НК РФ. Но если кто-то из работников не пришел за деньгами, то без ведомости с надписью «Депонировано» нет подтверждения того, что снятые со счета деньги предназначались именно для выдачи этому работнику зарплаты. Тогда в случае проверки налоговики могут расценить перечисленный в бюджет НДФЛ как ошибочный платеж работодателя в бюджетПисьма ФНС от 29.09.2014 № БС-4-11/19714@, от 25.07.2014 № БС-4-11/14507@, так как уплата налога за счет средств налогового агента запрещенап. 9 ст. 226 НК РФ. И оштрафовать организацию по ст. 123 НК за то, что НДФЛ не был уплачен тогда, когда опоздавший работник наконец пришел за зарплатой.

Что делать, если вы выдали зарплату присутствующим работникам по «персональным» РКО без составления ведомости и после этого выяснилось, что один работник за зарплатой не пришел? Тогда платежную ведомость придется составлять только на одного этого работника. Это необычно, но нарушения в этом никакого нет.

***

И наконец, бывает и такая ситуация, когда зарплатная ведомость есть, а РКО к ней не нужен, — если вся указанная в ведомости сумма была депонирована. Ведь деньги из кассы так и не были выданы.