Заполняем ЕФС-1, или Как подать сведения о трудовой деятельности

Состав отчетности

Для представления сведений о трудовой деятельности сотрудника работодателю нужно подать форму ЕФС-1, включив в состав отчетапп. 1.4, 1.11 Порядка, утв. Постановлением ПФР от 31.10.2022 № 245п (далее — Порядок заполнения ЕФС-1):

•титульный лист;

•подраздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)» раздела 1;

•подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» подраздела 1 раздела 1.

Титульный лист — данные о работодателе

Титульный лист формы ЕФС-1 состоит из двух частей. Первая часть — основная, здесь страхователь должен указать сведения о себе.

А вторую часть нужно заполнять в том случае, когда сведения по форме ЕФС-1 представляются за другого страхователя. Тут приводят данные этого самого страхователя. В Порядке заполнения формы ЕФС-1 нет пояснений, в каких случаях нужно заполнять эти данные.

Как вы помните, организация, которая является правопреемником другой компании, уже снятой с учета, могла подать форму СЗВ-ТД, чтобы первично представить или скорректировать сведения о трудовой деятельности человека, который прежде работал в организации-правопредшественнике. В этом случае в форме СЗВ-ТД нужно было заполнить специальный раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь»п. 2.4 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

Полагаем, что в подобной ситуации для исправления фирмой-правопреемником ошибки реорганизованной компании, допущенной уже в 2023 г., на титульном листе формы ЕФС-1 нужно будет привести данные фирмы-правопредшественника в полях для указания данных страхователя, за которого подается отчет.

Подраздел 1 раздела 1 — данные о работнике

В подразделе 1 раздела 1 формы ЕФС-1, помимо ф. и. о. сотрудника, даты его рождения и СНИЛС, нужно будет указывать дополнительную информациюпп. 3.1—3.7 Порядка заполнения ЕФС-1:

•ИНН работника при наличии;

•код статуса застрахованного лица на дату заполнения отчетасайт ПФР;

•код страны, гражданином которой является работник.

Подраздел 1.1 подраздела 1 — данные о кадровом мероприятии

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 мало чем отличается от формы СЗВ-ТД. В этом подразделе работодатели должны указывать сведения о выборе способа ведения трудовой книжки и о кадровом мероприятии.

Табличная часть подраздела 1.1 содержит те же графы, что были в СЗВ-ТД. Названия некоторых из них, правда, немного изменились, поскольку в этой же таблице с 2023 г. нужно будет отражать сведения о заключении/прекращении с физлицами договоров ГПХ. Порядок отражения таких сведений — предмет нашей следующей статьи. А сейчас мы разберем правила заполнения сведений о кадровых мероприятиях в рамках трудовых договоров.

Для любого мероприятия необходимо заполнить:

•графу 1 «№ п/п». В одном отчете могут быть указаны сведения сразу о нескольких кадровых мероприятиях в отношении одного работника;

•графу 2 «Дата (число, месяц, год)...». В общем случае предполагается, что дата мероприятия не должна быть позднее даты документа-основания и даты составления отчета. Но у этого правила все-таки могут быть исключения. Тогда в ходе форматно-логического контроля программа выдаст предупреждениепроверки ВС.ЕФС-СЗВ-ТД.1.7, ВС.ЕФС-СЗВ-ТД.1.8 таблицы 36 формата, утв. Постановлением ПФР от 31.10.2022 № 246 (далее — формат представления ЕФС-1). Если вы уверены, что все заполнили правильно, — отправляйте отчет;

•графу 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении...». Работодатели должны сообщать о восьми кадровых мероприятияхп. 4.4 Порядка заполнения ЕФС-1; позиция 1.3 таблицы 10 формата представления ЕФС-1.

Мероприятие		В каких случаях подаются сведения
Код	Наименование
1	ПРИЕМ	Прием на работу (службу)
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
3	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования работодателя В том числе и в результате реорганизации
4	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации Если новый разряд, класс, чин, категория, вторая профессия или специальность присвоены сотруднику непосредственно работодателемПисьмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704
5	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
6	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)	Лишение по приговору суда права занимать определенные должности (заниматься определенной деятельностью) Такие сведения вносят только вместе с записью об увольнении работника в связи с осуждением его к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу. По уточненной позиции Минтруда при увольнении работника, с которым был заключен трудовой договор в нарушение приговора суда о лишении права занимать определенные должности, вносить запись о запрете не нужноПисьма Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1703, от 19.10.2021 № 14-4/10/В-13775; п. 4 ч. 1 ст. 83, абз. 2 ч. 1 ст. 84 ТК РФ
7	ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ	Приостановление действия трудового договора с мобилизованным работником, за которым сохраняется рабочее место, в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ Сведения о приостановлении/возобновлении трудового договора нужно представлять в отношении сотрудников, заключивших начиная с 21.09.2022 контрактч. 1, 4 ст. 351.7 ТК РФ; ст. 2 Закона от 07.10.2022 № 376-ФЗ: •о поступлении на военную службу в период чрезвычайных обстоятельств, либо для участия в деятельности по поддержанию или восстановлению международного мира и безопасности, пресечению международной террористической деятельности за пределами территории РФ, либо для участия в походах кораблейп. 7 ст. 38 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ; •о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на ВС РФ
8	ВОЗОБНОВЛЕНИЕ	Возобновление действия трудового договора, приостановленного в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ Сведения о приостановлении/возобновлении трудового договора нужно представлять в отношении сотрудников, заключивших начиная с 21.09.2022 контрактч. 1, 4 ст. 351.7 ТК РФ; ст. 2 Закона от 07.10.2022 № 376-ФЗ: •о поступлении на военную службу в период чрезвычайных обстоятельств, либо для участия в деятельности по поддержанию или восстановлению международного мира и безопасности, пресечению международной террористической деятельности за пределами территории РФ, либо для участия в походах кораблейп. 7 ст. 38 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ; •о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на ВС РФ

•графы 8—10 «Основание». Здесь отражают наименование, дату и номер документа — основания для проведения кадрового мероприятия. В большинстве случаев таким документом выступает приказ. Но, например, если ваша организация отказалась от издания приказов при приеме на работу, то документом-основанием будет трудовой договор. Допускается указание реквизитов двух документов. Заметим, что знак «№» указывать не нужнопп. 4.9—4.11 Порядка заполнения ЕФС-1.

В графе 4 «Работа в районах Крайнего Севера...» нужно проставлять отметку «РКС» или «МКС», если работник трудится в соответствующих условияхп. 4.5 Порядка заполнения ЕФС-1.

Необходимость заполнения остальных граф таблицы подраздела 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 зависит от кадрового мероприятия, о котором подаются сведения.

Так, графа 5 «Трудовая функция... структурное подразделение» не требует обязательного заполнения, если подаются сведения об увольнении. В то же время указание и в этом случае должности, подразделения и отметки о совместительстве не приведет к ошибке форматно-логического контроля. Для других кадровых мероприятий в этой графе нужно указывать:

•наименование должности и структурного подразделения (если оно прописано в трудовом договоре), а также отметку о совместительстве (при необходимости) — в случае подачи сведений о приеме, переводе, присвоении новой квалификации, приостановлении и возобновлении действия трудового договорап. 4.6 Порядка заполнения ЕФС-1;

•информацию о том, что организация такая-то (прежнее наименование) с такого-то числа переименована в такую-то (новое наименование), — в случае переименования или реорганизации компаниип. 4.14 Порядка заполнения ЕФС-1;

•сведения о том, на каком основании, на какой срок и какую должность не вправе занимать (какой деятельностью вправе заниматься) работник, — в случае увольнения работника, который приговором суда лишен права занимать определенные должностип. 4.6 Порядка заполнения ЕФС-1; Письмо Минтруда от 19.10.2021 № 14-4/10/В-13775.

В графе 6 «Код выполняемой функции», как и прежде, нужно указывать код занятия по ОКЗ, который соответствует должности, трудовой функции сотрудника. Эта графа должна быть заполнена при представлении сведений о любых кадровых мероприятиях, кроме переименования работодателя, присвоения новой квалификации сотруднику и судебного запрета занимать определенные должностип. 4.7 Порядка заполнения ЕФС-1; таблица 36 формата представления ЕФС-1 (проверки ВС.ЕФС-СЗВ-ТД.1.3).

В графе 7 «Причины увольнения» теперь нужно указывать, помимо формулировки причины прекращения трудового договора с работником, ее код из специального классификатора, приведенного в Порядке заполнения ЕФС-1п. 4.8 Порядка заполнения ЕФС-1. Коды наиболее распространенных причин увольнения такие.

Причина увольнения	Код	Формулировка
Собственное желание работника	п3ч1с77тк	Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Истечение срока договора	п2ч1с77тк	Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Соглашение сторон	п1ч1с77тк	Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Непрохождение испытательного срока	ч1с71тк	Трудовой договор расторгнут в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации
Ликвидация организацииЭти же коды проставляют в случае увольнения работника в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем или сокращением численности работающих у него сотрудников. При этом, конечно, нужно скорректировать формулировки причины увольнения	п1ч1с81ткЭти же коды проставляют в случае увольнения работника в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем или сокращением численности работающих у него сотрудников. При этом, конечно, нужно скорректировать формулировки причины увольнения	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации Эти же коды проставляют в случае увольнения работника в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем или сокращением численности работающих у него сотрудников. При этом, конечно, нужно скорректировать формулировки причины увольнения
Сокращение численности организацииЭти же коды проставляют в случае увольнения работника в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем или сокращением численности работающих у него сотрудников. При этом, конечно, нужно скорректировать формулировки причины увольнения	п2ч1с81ткЭти же коды проставляют в случае увольнения работника в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем или сокращением численности работающих у него сотрудников. При этом, конечно, нужно скорректировать формулировки причины увольнения	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации Эти же коды проставляют в случае увольнения работника в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем или сокращением численности работающих у него сотрудников. При этом, конечно, нужно скорректировать формулировки причины увольнения

Заметим, что Порядок заполнения формы СЗВ-ТД предусматривал, что при увольнении сотрудника в отчет нужно включить и данные о других кадровых мероприятиях в отношении него, если эти сведения еще не были направлены в ПФР. Например, о переводе на другую должность в месяце увольнения или в прошлом месяце, если сотрудник уходит от вас до представления формы СЗВ-ТД за прошлый месяцп. 1.8 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. В Порядке заполнения формы ЕФС-1 подобных указаний нет. Но полагаем, что руководствоваться ими целесообразно и сейчас.

* * *

За несвоевременное представление сведений о кадровых мероприятиях по форме ЕФС-1 или указание в отчете недостоверных данных для работодателей установлены те же санкции, что действовали в отношении формы СЗВ-ТД. Должностному лицу организации грозитч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ:

•или предупреждение;

•или штраф в размере от 300 до 500 руб.

Привлекать к ответственности будет трудинспекция на основании данных о нарушении, полученных от СФРч. 24 ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; ч. 2 ст. 15.33.2, ч. 1 ст. 23.12, п. 4 ч. 5 ст. 28.3, ст. 28.8 КоАП РФ. И никакая 50%-я скидка в случае досрочной уплаты штрафа тут не действует.

Ответственность за нарушения, связанные с представлением сведений о кадровых мероприятиях по форме ЕФС-1, для организаций не предусмотрена. Не могут быть применены санкции и к предпринимателямпримечание к ст. 15.33.2 КоАП РФ.