Подраздел 1.1 формы ЕФС-1: неочевидные решения для привычных ситуаций
Сокращенное рабочее время при инвалидности
Сотруднику установили инвалидность. В связи с этим мы переводим его на сокращенное рабочее время. Нам надо подать на него форму ЕФС-1 с указанием кода «НЕПД»?
— Нет, подавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в связи с переводом сотрудника на сокращенное рабочее время не нужно.
Сообщать в СФР надо о переводе сотрудника на неполное рабочее время (или о приеме его на работу на таких условиях)п. 46 Порядка заполнения ЕФС-1, утв. Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 (далее — Порядок заполнения ЕФС-1). А с точки зрения ТК РФ неполное рабочее время и сокращенное рабочее время — это не одно и то же.
Так, неполное рабочее время может быть установлено по соглашению сторон для любого работника постоянно или временност. 93 ТК РФ. Или введено при определенных условиях по решению работодателяч. 5 ст. 74 ТК РФ. В любом случае при неполном рабочем времени зарплата рассчитывается пропорционально отработанному временич. 3 ст. 93 ТК РФ.
А вот сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается для определенных категорий работниковст. 92 ТК РФ. К их числу относятся, в частности, инвалиды I или II группы. Они не могут работать более 35 часов в неделю. Но при этом для работника-инвалида сохраняется полная оплата трудач. 3 ст. 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ.
Заметим, что наряду с сокращенной продолжительностью рабочего времени для работника-инвалида может быть введен и режим неполного рабочего времени. Скажем, он может попросить о временном установлении неполной рабочей недели — с понедельника по четверг по 7 часов в день, то есть всего 28 часов в неделю. В этом случае представить в СФР подраздел 1.1 с мероприятием «ПЕРЕВОД» и кодом режима неполного рабочего времени («НЕПН» для неполной недели) будет необходимо.
В 2023 г. была удаленка, в 2024 г. — возвращение в офис
Многие наши работники перешли на дистанционную работу еще до 2024 г. И сведения об этом в СФР мы, конечно же, не подавали. А в этом году некоторые из них с 1 апреля переводятся на работу в офис. Нужно ли нам подавать на них подраздел 1.1 формы ЕФС-1?
— Нет, не нужно.
Порядок заполнения формы ЕФС-1 предусматривает, что подавать подраздел 1.1 с указанием в графе 6 дополнительно к коду ОКЗ кода «ДИСТ» надо при приеме или переводе работника на дистанционную (удаленную) работуп. 46 Порядка заполнения ЕФС-1. Про необходимость представления отчета при возвращении на офисную работу в Порядке заполнения ничего не сказано. Но специалисты СФР на местах разъясняют, что и в этом случае нужно подавать подраздел 1.1. При этом в графе 6 уже не надо указывать дополнительный код.
В то же время код «ДИСТ» применяется с 2024 г., а перевод сотрудников на удаленку у вас произошел раньше, когда представлять такие сведения не требовалось. Обязанности представлять подраздел 1.1 просто для того, чтобы сообщить, что работник трудится дистанционно, нет и сейчас. То есть у СФР в лицевом счете работника просто нет отметки о том, что до 01.04.2024 у сотрудника была дистанционная работа. А значит, при переводе его на офисную работу вам не нужно снимать такую отметку, представляя подраздел 1.1 без кода «ДИСТ».
В 2024 г. изменилась продолжительность неполной занятости работника
В 2022 г. мы приняли работника на 0,5 ставки (4 часа в день). С 01.03.2024 работник перевелся на 0,75 ставки (6 часов в день). В СФР мы подали ЕФС-1 о переводе с кодом «НЕПД». Мы правильно поступили или надо отменить отчет?
— Порядок заполнения формы ЕФС-1 не предусматривает необходимость подачи подраздела 1.1 при увеличении или сокращении времени неполной занятости работника.
В СФР надо сообщать о приеме или переводе сотрудника на работу в режиме неполного рабочего времени. Для этого в дополнение к коду ОКЗ в графе 6 подраздела 1.1 формы ЕФС-1 проставляют код «НЕПД» (для неполного рабочего дня) или «НЕПН» (для неполной рабочей недели)п. 46 Порядка заполнения ЕФС-1. При этом продолжительность неполного рабочего времени в отчете нигде не указывается. Значит, проинформировать СФР об увеличении или сокращении продолжительности рабочего времени просто не получится.
Однако, когда вы принимали сотрудника на работу, обязанности сообщать в СФР о том, что он трудится в режиме неполного времени, еще не было. Она появилась только с 2024 г.
Если сотрудник был переведен на удаленку до 2024 г., а в 2024 г. вернулся на работу в офис, сообщать СФР об этом изменении нет необходимости
И теперь если у работника, который работает неполный день и/или неделю, произойдет какое-либо кадровое мероприятие, требующее представления отчета (скажем, перевод на другую должность), то при заполнении подраздела 1.1 в графе 6 надо будет проставить и код режима неполного рабочего времени. Хотя он и был введен для работника ранее.
Но сейчас вы не устанавливаете работнику неполное рабочее время, а изменение продолжительности рабочего времени к кадровым мероприятиям, требующим подачи отчета, не относится.
Вместе с тем полагаем, что в вашей ситуации СФР не расценит как нарушение представление на сотрудника подраздела 1.1 формы ЕФС-1 с кодом «НЕПД». Фактически вы проинформировали СФР о том, что работник трудится неполный рабочий день. И это на самом деле так. Поэтому, на наш взгляд, вы не обязаны отменять поданные сведения.
Прием совместителя и код «НЕПД»
В марте 2024 г. приняли на работу совместителя. В подразделе 1.1 формы ЕФС-1 указали код «1», но код «НЕПД» не проставили. Совместительство ведь всегда предполагает, что сотрудник трудится не больше 4 часов в день, и наш работник был принят именно на таких условиях. Нам нужно исправлять отчет?
— Да, нужно.
Действительно, по общему правилу продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать 4 часов в день. Правда, сотрудник может, например, работать полный день, если не занят на основной работе. Но и в этом случае общая продолжительность рабочего времени не должна быть больше половины нормы за учетный периодч. 1 ст. 284 ТК РФ.
То есть 4 часа в день вовсе не рассматриваются как нормальная продолжительность рабочего времени для совместителя. Скажем, если в вашей организации нормой считается 40-часовая неделя, то она остается таковой и для совместителя. А то, что он может работать не более 20 часов в неделю, как раз будет означать, что он трудится в режиме неполного рабочего времени.
К тому же для обозначения того, что сотрудник трудится неполное время, введены специальные коды. И указание в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 в графе 5 кода «1» (либо «1.1» или «1.2» в зависимости от срока действия трудового договора) вовсе не отменяет необходимость проставления в графе 6 кода, характеризующего неполное рабочее время: «НЕПД» или «НЕПН»пп. 45, 46 Порядка заполнения ЕФС-1.
Получается, что сведения о мероприятии «ПРИЕМ» на работающего неполный день совместителя, поданные в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 без указания кода «НЕПД», СФР может расценить как недостоверные.
Поэтому вам надо исправить отчетность. Для этого подайте подраздел 1.1, в которомпп. 51, 52 Порядка заполнения ЕФС-1:
•в первой строке повторите предыдущую неверную запись и поставьте отметку об отмене в графе 11;
•во второй строке сделайте верную запись о приеме на работу совместителя, где укажите и код «1» в графе 5, и код «НЕПД» в графе 6.
Отмена режима неполного времени при прекращении детского отпуска
Сотрудница в 2023 г. ушла в отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет и работала неполный день. В 2024 г. она прервала отпуск и вышла на работу на полный день с сохранением пособия на ребенка. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в связи с этим событием на нее мы не подали. Сейчас прочитали разъяснения СФР о том, что отчет необходимо сдавать и при отмене режима неполного рабочего времени. Как нам исправить ситуацию? Какой штраф нам грозит?
— Ничего исправлять вам не нужно, и штраф вам не грозит.
Действительно, СФР разъяснял, что, если работник, который трудился в режиме неполного рабочего времени, выходит на полный день, в отношении него надо подать подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Кадровым мероприятием, которое надо указать в графе 3, будет «ПЕРЕВОД». При этом в графе 6 не нужно приводить никакой дополнительный кодсайт Социального фонда.
Однако это имеет смысл, только если прежде в отношении работника был подан подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с указанием кода «НЕПД» или «НЕПН». Но, как мы понимаем, это не ваш случай. Ведь сотрудница начала работать неполный день, находясь в отпуске по уходу за ребенком, еще в 2023 г. А тогда не было предусмотрено указание кода режима неполного рабочего времени в форме ЕФС-1. То есть сведения с кодом «НЕПД» вы на сотрудницу не подавали, поэтому и «снимать» этот код в связи с отменой режима неполного рабочего дня вам не нужно.
