Переименовали организацию — сообщите в СФР

Когда подать сведения о переименовании организации

Организация должна представлять в отношении каждого работника сведения о трудовой деятельности. К числу данных, подаваемых в СФР, относятся, в частности, сведения об изменении наименования страхователя с указанием реквизитов документов, подтверждающих такое изменениеподп. 1 п. 2.1 ст. 6, подп. 4 п. 2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ).

В Законе № 27-ФЗ определены два срока представления сведений о трудовой деятельностип. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ:

•не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, надо сообщать о приеме на работу, об увольнении, а также о приостановлении и возобновлении действия трудового договора;

•не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ или подано заявление, надо сообщать о переводе работника на другую постоянную работу или о подаче им заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо об отказе от нее.

Таким образом, срок представления сведений о трудовой деятельности в случае изменения наименования страхователя в Законе № 27-ФЗ прямо не указан. Применим ли в этом случае срок, установленный для подачи сведений о переводе? Или же надо определять срок как при приеме на новое место работы?

Для представления сведений о трудовой деятельности, как вы помните, заполняют подраздел 1.1 формы ЕФС-1п. 1.4 Порядка, утв. Постановлением ПФР от 31.10.2022 № 245п (далее — Порядок заполнения ЕФС-1). Но в Порядке заполнения этого отчета вовсе не говорится о сроках его представления.

Мы решили уточнить в СФР, в какой срок надо представить сведения в случае переименования организации.

Как заполнить подраздел 1.1 ЕФС-1 при переименовании организации

Обычно при заполнении подраздела 1.1 в связи с переименованием организации возникает два взаимосвязанных вопроса: что считать датой переименования, которую необходимо указать в графе 2, и какой документ указать в качестве основания в графах 8—10?

Дата переименования. Решение о переименовании принимают участники организации и оформляют его протоколом общего собрания (или решением участника, если он один).

Затем нужно внести изменения в устав. Если компания работает по типовому уставу, то менять его не требуется. Но в любом случае потребуется внести изменения в ЕГРЮЛп. 4 ст. 12, п. 2 ст. 33, ст. 39 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; пп. 2, 4 ст. 52 ГК РФ; п. 1 ст. 18 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ). По общему правилу налоговая должна зарегистрировать изменения в течение 5 рабочих дней со дня подачи документовп. 1 ст. 8 Закона № 129-ФЗ. После регистрации организация получит, в частности, лист записи ЕГРЮЛ, подтверждающий, что в реестр внесены измененияп. 3 ст. 11 Закона № 129-ФЗ.

После этого руководитель организации обычно издает приказ о том, какие действия необходимо предпринять в связи с переименованием и кто ответственен за их выполнение. В частности, вносятся изменения в трудовые книжки работников, которые не отказались от их ведения. Оформляются дополнительные соглашения к трудовым договорам, но это, как разъяснил Роструд, необязательноПисьмо Роструда от 04.06.2020 № ПГ/28836-6-1.

Как видим, процесс не одномоментный. Однако изменения, внесенные в устав общества, приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрациип. 4 ст. 12 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; п. 6 ст. 52 ГК РФ. Поэтому датой переименования компании надо считать дату внесения изменений в ЕГРЮЛ. Полагаем, это будет справедливо и для компаний, которые работают по типовому уставу.

Документ-основание. В Порядке заполнения СФР нет никакой конкретики: в графах 8—10 указывают «реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя»п. 4.14 Порядка заполнения ЕФС-1. То есть основанием может быть как распорядительный документ страхователя, так и иной документ, подтверждающий смену названия. Полагаем, что тут можно указать реквизиты протокола общего собрания участников, на котором было принято решение о переименовании (реквизиты решения единственного участника). Впрочем, это может быть и приказ руководителя.

Поскольку нигде не сказано, реквизиты какого именно документа должны быть указаны в графах 8—10, штраф за представление недостоверных данных из-за указания не того документа организации не грозит.

Надо сказать, что поскольку дата регистрации в ЕГРЮЛ нового названия позже даты решения участников и обычно раньше даты издания приказа, то у некоторых организаций возникает желание указать как документ-основание именно лист записи в ЕГРЮЛ. Однако срок подачи отчета определяется вовсе не датой документа-основания, а датой самого события — переименования организации. Поэтому ссылаться на лист записи в ЕГРЮЛ ради совпадения дат точно не имеет смысла.

В отношении кого подавать сведения о переименовании

В Законе № 27-ФЗ сведения об изменении наименования страхователя отнесены к числу сведений о трудовой деятельностиподп. 1 п. 2.1 ст. 6, подп. 4 п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. То есть форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 со сведениями о переименовании необходимо подать в отношении всех работников, с которыми заключены трудовые договоры на момент переименования.

А как быть с теми, кто работает по договорам ГПХ, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг)? В Законе № 27-ФЗ об этом прямо не сказано, однако там приведен неисчерпывающий перечень сведений, которые требуется подавать в отношении застрахованных, в том числе и лиц, заключивших договоры ГПХподп. 8 п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. При этом Порядок заполнения ЕФС-1 предусматривает, что сведения о переименовании надо подавать, «если за время работы зарегистрированного лица наименование страхователя изменяется». А к числу зарегистрированных относятся и лица, работающие по договорам ГПХп. 4.14 Порядка заполнения ЕФС-1. То есть можно сделать вывод, что форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 со сведениями о переименовании надо представлять и в отношении тех физлиц, которые работают по договорам ГПХ. Это нам подтвердили в СФР.

Надо отметить, что заполнение графы 6 обязательно только в случае подачи сведений о следующих мероприятиях: «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» и «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ», «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ». При этом в последних двух случаях необходимо указывать код вида договора ГПХп. 4.7 Порядка заполнения ЕФС-1; таблица 36 формата, утв. Постановлением ПФР от 31.10.2022 № 246п (проверки ВС.ЕФС-СЗВ-ТД.1.2, ВС.ЕФС-СЗВ-ТД.1.3). Для мероприятия «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» никаких требований по заполнению графы 6 нет. Если ваша программа позволяет, укажите в этой графе код вида договора ГПХ, сообщая о переименовании компании. Но если вы не заполните графу 6, полагаем, это не приведет к выявлению ошибки при форматно-логическом контроле.

* * *

Страхователь — индивидуальный предприниматель в случае смены фамилии также должен будет представить в СФР форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 со сведениями о мероприятии «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» в отношении всех работающих у него застрахованных лиц.