Персонифицированный учет — 2023

Сведения о трудовой деятельности

В 2023 г. работодатели продолжат представлять сведения о трудовой деятельности своих сотрудников, но уже в Социальный фонд России (далее — СФР)п. 2.1 ст. 6, подп. 4 п. 2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2023) (далее — Закон № 27-ФЗ). Раньше сведения о трудовой деятельности работодатели подавали в ПФР по форме СЗВ-ТД. С 2023 г. информацию о кадровых мероприятиях сотрудников нужно будет представлять в СФР в составе единого отчета ЕФС-1.

Кроме этого, законодатели изменили срок подачи сведений о кадровых мероприятиях сотрудников, отличных от приема/увольнения. Он продлен на 10 дней. Скажем, о январском постоянном переводе работника на другую должность нужно будет сообщить в СФР не позднее 27.02.2023 (25.02.2023 — суббота). Но информировать о трудоустройстве новых и увольнении старых сотрудников придется по-прежнему оперативно.

Сроки представления сведений о трудовой деятельности такие.

Вид сведений о трудовой деятельности	Срок представления сведений о трудовой деятельности
	до 01.01.2023подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. до 01.01.2023)	начиная с 01.01.2023п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2023)
О приеме на работу	Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа
Об увольнении с работы
О приостановлении/возобновлении действия трудового договора с мобилизованным работникомп. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. до 01.01.2023); ст. 351.7 ТК РФ	Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа	На момент подписания журнала вопрос законодательно не урегулирован В октябре 2022 г. в Закон № 27-ФЗ внесли поправки, которые обязали подавать сведения о приостановлении и возобновлении действия трудового договора с мобилизованным. Однако новая редакция нормы ст. 11 Закона № 27-ФЗ о представлении начиная с 2023 г. сведений о трудовой деятельности была принята еще до «мобилизационных» поправок. И в ней нет срока подачи сведений о приостановлении и возобновлении. Пока этот вопрос не урегулирован, о приостановлении и возобновлении действия трудового договора и в 2023 г. советуем сообщать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа
О переводе работника на другую работу	Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа	Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа
О подаче работником заявления или об отказе от бумажной трудовой книжки, или о продолжении ее ведения	Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем получения заявления	Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем получения заявления

О кадровых мероприятиях декабря 2022 г. нужно будет отчитаться по форме СЗВ-ТД в срок не позднее 16.01.2023 (15.01.2023 — воскресенье). А если в последний рабочий день 2022 г. вы примете, уволите работника, оформите приостановление или возобновление действия трудового договора, то СЗВ-ТД об этих событиях нужно будет подать не позднее первого рабочего дня 2023 г.ч. 1 ст. 15 Закона № 237-ФЗ; подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. до 01.01.2023)

Сведения о заключении/прекращении договоров ГПХ

С января 2023 г. необходимо оперативно сообщать о людях, с которыми заключен/прекращен договор ГПХ, а не только о работниках, принятых/уволенных по трудовому договору. Речь идет о следующих договорах ГПХ, с вознаграждения по которым платят взносыподп. 5 п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2023):

•о выполнении работ, об оказании услуг;

•авторского заказа;

•об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;

•издательские лицензионные договоры;

•лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.

В СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения договора ГПХ, нужно сообщать следующие данныеподп. 5 п. 2, п. 6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2023):

•дату заключения или прекращения договора;

•иные реквизиты договора;

•периоды выполнения работ (оказания услуг) по договору.

Эту информацию нужно будет подавать по форме ЕФС-1.

До 2023 г. если организация заключала с физлицом, скажем, договор подряда, то она показывала этого человека в форме СЗВ-М за месяцы действия договора. Однако о том, что организацию с этим человеком связывали гражданско-правовые отношения, а не трудовые, ПФР узнавал лишь по окончании года из формы СЗВ-СТАЖ. С 2023 г. такая информация будет поступать в СФР оперативно.

Сведения о стаже

Сведения о стаже с 2023 г. нужно будет представлять в СФР только на определенные категории застрахованных. Например, на тех сотрудников, которые в отчетном годуподп. 3 п. 2, п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2023):

•выполняли работы, дающие право на досрочную пенсиюстатьи 30, 31, пп. 6, 7 ч. 1 ст. 32 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ;

•выполняли работы в сельском хозяйстве, дающие право на повышение фиксированной выплаты к страховой пенсиич. 14 ст. 17 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ;

•работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;

•были в простое или отстранялись от работы;

•находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет, в отпуске без сохранения заработной платы.

В отношении таких работников сведения о стаже нужно будет подавать ежегодно не позднее 25 января года, следующего за отчетнымп. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2023). То есть первый раз такие сведения нужно будет представить по форме ЕФС-1 только в 2024 г.ч. 3 ст. 15 Закона № 237-ФЗ

Раньше придется отчитаться лишь об «особом» стаже работников, которые оформляют пенсию. Ведь, как и до 2023 г., данные о стаже в этом случае нужно подавать в течение 3 календарных дней со дня получения запроса Фонда или просьбы самого работникап. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. до 01.01.2023); п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2023).

Стаж остальных застрахованных, на которых не будут поданы сведения о периодах их работы в отчетном году, СФР станет отражать в индивидуальном лицевом счете на основании представленных сведений о приеме/увольнении работника, о заключении/прекращении договора ГПХ с физлицом.

Сведения о стаже за 2022 г. на всех застрахованных необходимо будет подать в СФР не позднее 01.03.2023 по форме СЗВ-СТАЖп. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. до 01.01.2023); ч. 1 ст. 15 Закона № 237-ФЗ.

Сведения о дополнительных пенсионных взносах

В случае уплаты дополнительных взносов на накопительную пенсию работодателю следует сообщать об этом в СФРподп. 6 п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2023); ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2023). С 2023 г. сведения о взносах нужно включать в специальный раздел формы ЕФС-1 и представлять не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодомп. 7 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2023).

До 2023 г. сведения о допвзносах указывали в реестре по форме ДСВ-3, который представляли в ПФР не позднее 20 дней по окончании квартала уплаты взносовч. 6 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ (ред., действ. до 01.01.2023). То есть законодатели немного увеличили срок подачи отчета.

О дополнительных взносах за октябрь — декабрь 2022 г. сообщите в реестре по форме ДСВ-3 не позднее 20.01.2023.

Персонифицированные сведения в налоговую и отмена СЗВ-М

В 2023 г. данные о заработке и сумме взносов страхователи (за исключением применяющих АУСН) продолжат представлять в налоговуюпп. 1, 8 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2023). Новой обязанностью становится необходимость ежемесячной подачи в налоговую формы «Персонифицированные сведения о физических лицах»приложение № 2 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. В этом отчете нужно будет указывать персональные данные физлиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу за предшествующий календарный месяц. Подавать персонифицированные сведения в налоговую нужно будет не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетнымп. 7 ст. 431 НК РФ.

Введение этого нового отчета позволило отказаться от формы СЗВ-М. Последний раз организации и предприниматели должны будут подать СЗВ-М за декабрь 2022 г. не позднее 16.01.2023 (15.01.2023 — воскресенье).

Обязательная электронная форма отчетности

Организации и предприниматели с определенной численностью работающих застрахованных обязаны подавать отчетность только в электронной форме. С 2023 г. такая обязанность будет зависеть от численности застрахованных за текущий отчетный период, а не предшествующийп. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2023). При этом предельная численность застрахованных, при которой допускается представление отчетов на бумаге, осталась прежней — 10 человек. При подсчете этого показателя нужно учитывать не только людей, работающих по трудовым договорам, но и тех, с кем заключены договоры ГПХ, предполагающие начисление взносов на вознаграждения.

Ошибки и штрафы

Законодатели дополнили ст. 17 Закона № 27-ФЗ нормами об исправлении ошибок. Так, штрафов не будет в следующих случаях:

•уточненные (исправленные) сведения, в отношении которых СФР было вручено уведомление об устранении ошибок и несоответствий, были поданы страхователем в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомленияч. 25 ст. 17 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2023);

•страхователь выявил ошибку в ранее представленных и принятых сведениях в отношении зарегистрированного лица до момента ее обнаружения СФР и представил уточненные (исправленные) сведения об этом зарегистрированном лице за отчетный период, в котором эти сведения уточняютсяч. 26 ст. 17 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2023).

Как вы помните, точно такие же нормы есть в Инструкции о персонифицированном учете, действующей с июля 2020 г.п. 40 Инструкции, утв. Приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н Их цель — обосновать правомерность назначения санкций в случае представления дополнительных сведений в отношении застрахованных лиц, не указанных в первоначальных сведениях. Однако суды считали, что поскольку ст. 15 Закона № 27-ФЗ дает страхователю право не только уточнять, но и дополнять сведения о застрахованных лицах, то, значит, Закон предполагает возможность внесения сведений о ранее не указанных в отчете застрахованных лицах. А положениями Инструкции не могут быть введены дополнительные основания для привлечения страхователей к ответственностисм., например, Постановление АС ЗСО от 20.12.2021 № Ф04-7827/2021.

Как новые нормы Закона № 27-ФЗ повлияют на арбитражную практику по штрафам за забытых работников — покажет время.

Законодатели внесли еще одно изменение, касающееся санкций. С 2023 г. с 10 до 20 календарных дней увеличен срок, в течение которого страхователь по общему правилу должен исполнить требование об уплате штрафа. Причем в случае перечисления денег в течение 10 дней достаточно будет уплатить только 50% суммы штрафач. 16 ст. 17 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2023).

* * *

С 2023 г. все сведения в СФР страхователи будут представлять по одной форме ЕФС-1. На момент публикации журнала новая форма отчетности, порядок ее заполнения и формат представления в электронном виде проходят регистрацию в Минюсте. Как только форма ЕФС-1 будет опубликована, мы расскажем о порядке ее заполнения.