Е.О. Калинченко,
старший эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

С 2023 г. в СФР надо оперативно сообщать не только о приеме и увольнении работников, оформленных по трудовому договору. На физлиц, которые выполняют работы или оказывают услуги по договору ГПХ, также нужно подавать сведения по форме ЕФС-1 при заключении и прекращении договора. Разберемся, как на заполнение подраздела 1.1 этого отчета влияют условия договора ГПХ.

Заполняем подраздел 1.1 ЕФС-1 по договорам ГПХ

Форму ЕФС-1 можно найти:

раздел «Справочная информация» системы КонсультантПлюс

Сообщаем о заключении ГПД с физлицом

В случае оформления с физлицом договора ГПХ в СФР нужно подать форму ЕФС-1 с подразделом 1.1, где в графе 3 указано мероприятие «Начало договора ГПХ»п. 1.5 Порядка, утв. Постановлением ПФР от 31.10.2022 № 245п (далее — Порядок заполнения ЕФС-1). Сведения о физлице-исполнителе нужно подать не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения с ним договора ГПХподп. 5 п. 2, п. 6 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ).

При этом в подразделе 1.1 ЕФС-1 указываютсяпп. 4.3, 4.10 Порядка заполнения ЕФС-1:

•в графе 2 — дата начала периода работы по договору;

•в графе 9 — дата заключения договора ГПХ.

На практике возможны разные ситуации. Иногда период выполнения работ в договоре вообще не определен. Но даже указание в документе даты начала периода работ не снимает все возможные вопросы.

Ситуация 1. Начало работ позже даты заключения договора ГПХ. В таком случае страхователи обычно обеспокоены двумя вопросами. Первый — могут ли не совпадать даты в графах 2 и 9 подраздела 1.1 ЕФС-1? Второй — что делать, если документ подан, а исполнитель так и не приступит к работам в указанный срок?

Заключив ГПД 9 июня, ЕФС-1 с подразделом 1.1 нужно подать не позднее 13.06.2023. Ведь за счет выходных и праздника (Дня России) именно 13 июня будет первым рабочим днем, следующим за днем заключения договора

Как разъяснил Минтруд, даты в графах 2 и 9 необязательно должны совпадать. Была рассмотрена такая ситуация: договор ГПХ заключен 01.02.2023, а работы по нему будут выполняться с 05.02.2023. В таком случае, говорится в Письме Минтруда, в графе 2 нужно указать 05.02.2023, а в графе 9 — 01.02.2023Письмо Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784 (вопрос № 1).

При этом сведения нужно подать не позднее следующего рабочего дня после подписания договора. То есть зачастую до начала работ. Да, есть риск, что работы так и не будут начаты. Но это не повод нарушать сроки подачи сведений. Если исполнитель не приступит к работе вообще — придется представить подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «Начало договора ГПХ», повторив те же самые данные, но поставив знак «X» в графе 11 «Признак отмены записи»п. 4.12 Порядка заполнения ЕФС-1. Если же сроки начала работ будут перенесены и это найдет отражение в документах, в частности в актах, то нужно будет подать корректировку: в первой строке указать ранее поданные сведения с проставлением отметки об отмене, а в следующей строке привести уточненные данныеп. 4.13 Порядка заполнения ЕФС-1.

Ситуация 2. Дата начала работ ранее подписания договора ГПХ. Такая ситуация тоже стала предметом рассмотрения специалистов Минтруда.

Никакого противоречия нормам ГК РФ тут нет: ведь хотя договор и вступает в силу с момента его заключения, стороны вправе распространить его действие на отношения, возникшие еще до заключения договорапп. 1, 2 ст. 425 ГК РФ. При этом срок представления подраздела 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «Начало договора ГПХ» нужно отсчитывать с даты подписания договора. Эту дату нужно будет указать в графе 9.

А вот в графе 2 нужно проставить предусмотренную договором дату начала работПисьмо Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784 (вопрос № 9). То, что она окажется более ранней, не считается ошибкой.

Ситуация 3. В договоре не указано начало работ. В этом случае не остается ничего другого, как указывать в подразделе 1.1 ЕФС-1 с данными о мероприятии «Начало договора ГПХ» в графах 2 и 9 одну и ту же дату — дату заключения договора ГПХ. Это подтвердили и специалисты МинтрудаПисьмо Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784 (вопрос № 1).

Сообщаем о прекращении ГПД с физлицом

Для этого подают форму ЕФС-1 с подразделом 1.1, где в графе 3 указано мероприятие «Окончание договора ГПХ»пп. 1.5, 1.11 Порядка заполнения ЕФС-1. Сведения нужно представить в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем прекращения договора ГПХподп. 5 п. 2, п. 6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

И тут основные сложности также возникают с заполнением дат. Напомним, в отчете указываютсяпп. 4.3, 4.10 Порядка заполнения ЕФС-1:

•в графе 2 — дата окончания периода работы по договору ГПХ;

•в графе 9 — дата прекращения договора ГПХ.

Прежде всего отметим: хоть графа 9 «Дата» — это часть блока «Основание», в который также входят графа 8 «Наименование документа» и графа 10 «Номер», при подаче ЕФС-1 в связи с прекращением договора ГПХ указывать в графе 9 нужно вовсе не дату документа-основания.

Если вы заполнили отчет неверно — указали дату заключения договора, наименование и номер которого привели в графах 8 и 10, СФР направит вам уведомление об устранении ошибок. Чтобы исправить ошибку, вам нужно будет подать новую форму ЕФС-1, где вы отмените прежнюю неверную запись, а в следующей строке укажете правильные данные.

Что считать датой окончания работ и датой прекращения договора, зависит от его условий. Рассмотрим типичные ситуации.

Ситуация 1. Работы уже окончены, но договор действует до окончания расчетов. Довольно часто сроки выполнения работ в договоре прописаны четко, а вот прекращение действия самого договора определено моментом исполнения сторонами всех обязательств по договору. То есть фактически договор действует, пока заказчик не расплатится с исполнителем. Казалось бы, какие тут могут быть сложности, ведь так или иначе обе необходимые даты определены. Дата окончания работ прямо указана в договоре, а датой прекращения договора будет дата оплаты.

Действительно, с датой окончания работ все ясно. Но вот к определению даты прекращения договора в подобной ситуации у Минтруда иной подход.

В своем Письме Минтруд рассмотрел такую ситуацию: в договоре указано, что дата окончания работ — 31.03.2023, при этом действие договора ГПХ прекращается в день окончательного расчета заказчика с исполнителем. Специалисты министерства разъяснили, что в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 с мероприятием «Окончание договора ГПХ» и в графе 2, и в графе 9 нужно указать дату 31.03.2023Письмо Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784 (вопрос № 1).

Получается, что для целей заполнения формы ЕФС-1 не имеет значения, когда именно заказчик рассчитается с исполнителем за выполненные работы. Хотя по условиям договора дата окончания его действия и привязана к окончанию расчетов.

Как вы помните, срок представления ЕФС-1 зависит от даты, указанной в графе 9. И при таком подходе к определению даты прекращения договора ГПХ отчет придется подать не после завершения расчетов, а после окончания работ.

Заметим, что сведения о договорах ГПХ представляются, в частности, для учета страхового стажа физлица. Правила подсчета и подтверждения страхового стажа предусматривают, что продолжительность периода работы, включаемого в страховой стаж, определяют согласно сроку действия договора ГПХ, соответствующему периоду уплаты обязательных платежей. А если срок действия договора не установлен — исходя из периода уплаты обязательных платежейп. 13 Правил, утв. Постановлением Правительства от 02.10.2014 № 1015. Как быстро заказчик рассчитается с исполнителем после подписания акта, неизвестно, оплата по каким-то причинам может быть перечислена и с нарушением оговоренного срока. Но для уплаты взносов важна не дата оплаты, а дата начисления дохода исполнителю, то есть дата окончания работ и подписания акта. Раз после подписания акта никаких начислений уже не будет, значит, не будет и взносов. Полагаем, что в связи с этим окончание срока действия договора, соответствующего периоду уплаты обязательных платежей, может быть привязано именно к окончанию выполнения работ.

Ситуация 2. Срок действия договора прописан, но период выполнения работ не определен. Получается, что дата, которую нужно привести в графе 2, в договоре не указана. Можно ли считать, что оговоренная дата прекращения договора будет и датой окончания работ? Тут все будет зависеть от того, подпишете вы акт об оказании услуг (акт приема-передачи выполненных работ) или нет.

Минтруд считает, что если до окончания срока действия договора будет составлен акт, то в графе 2 подраздела 1.1 формы ЕФС-1 надо будет указать дату прекращения договора ГПХ в соответствии с актом.

Кстати, Минтруд в своих разъяснениях предлагает при окончании договора ГПХ указывать в подразделе «Основание» акт об оказании услуг (акт о выполненных работах)Письмо Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784 (вопрос № 8). Такие разъяснения размещены и на сайте СФРсайт Социального фонда. Но заметим, что в Порядке заполнения ЕФС-1 не сказано о необходимости отражения в подразделе «Основание» наименования и номера акта, а не договора ГПХ, в случае представления сведений о его прекращении. Полагаем, если ваша программа указывает наименование договора, а не акта, это не будет ошибкой.

Если же никакого акта не будет, то в качестве даты окончания работ, которую нужно приводить в графе 2, надо будет указать дату прекращения договора. В ситуации, когда дата прекращения договора известна уже на момент его заключения, сведения об окончании договора ГПХ можно представить одновременно с подачей сведений о начале договора ГПХПисьмо Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784 (вопрос № 12). В этом случае в подразделе 1.1 ЕФС-1 будет две строки.

Если в ГПД с физлицом прописан срок окончания работ, но при этом договор действует до окончания расчетов, в целях заполнения подраздела 1.1 ЕФС-1 этот факт роли не играет — значение имеет дата окончания работ

Ситуация 3. Работы были завершены раньше, чем было запланировано. Сроки выполнения работ прописаны в договоре, но стороны подписали акт досрочно. Какую дату считать днем окончания работ? Когда сообщить о прекращении договора ГПХ? Полагаем, что в этом случае надо поступать так же, как и в ситуации 1, — ориентироваться на фактическую дату окончания работ по акту. Именно ее нужно указать в графе 2 подраздела 1.1 ЕФС-1. И представить сведения надо будет не позднее следующего рабочего дня после подписания акта.

Ситуация 4. Работы завершены позже, чем запланировано. Если дата фактического выполнения работ окажется позднее даты, указанной в договоре, а возможно, и позднее даты окончания срока действия договора, предусмотренного в этом документе, когда надо будет сообщить в СФР о прекращении договора ГПХ?

В договоре подряда указывают начальный и конечный, а также промежуточный срок выполнения работы. Эти сроки могут быть изменены в случаях и в порядке, предусмотренных договоромп. 1 ст. 708 ГК РФ.

То есть в случае задержки стороны могли изменить условия договора. Кроме того, заказчик мог расторгнуть договор на том основании, что подрядчик не выполнил работу в срокп. 1 ст. 310, п. 1 ст. 450.1, п. 2 ст. 715 ГК РФ. Но если условия договора не менялись, договор не был расторгнут и позднее заказчик принял выполненные работы, то можно считать, что договор продолжал действовать до подписания акта. То есть получается, что подать сведения о прекращении договора ГПХ нужно, ориентируясь на фактическое окончание выполнения работ, а не на дату, изначально предусмотренную в договоре. Но чтобы однозначно исключить претензии СФР, советуем в подобной ситуации все-таки внести изменения в договор, продлив срок выполнения работ, а при необходимости и срок действия договора.

Как сообщить о договоре ГПХ, если периодов выполнения работ несколько

Ситуация 1. В договоре указаны сроки нескольких периодов выполнения работ. Организация заключила с физлицом один договор, который предусматривает выполнение работ несколько раз в течение срока действия договора, вместо того, чтобы отдельно заключать договор на каждый случай выполнения работ. При этом периоды, когда работы должны быть произведены, заранее известны. То есть речь сейчас не идет о договорах с поэтапным выполнением работ. Например, заключен договор на уборку территории предприятия от снега на 2023 г., при этом указаны два периода выполнения работ: с 01.01.2023 по 30.04.2023 и с 01.11.2023 по 31.12.2023.

Можно ли подать только сведения о начале договора ГПХ с указанием в графе 2 даты 01.01.2023 и сведения об окончании договора с указанием в графе 2 даты 31.12.2023? Или же необходимо сообщить о каждом периоде работ? Какой вариант правильный, мы решили узнать у специалиста СФР.

Подраздел 1.1 ЕФС-1 в отношении договора ГПХ с несколькими периодами выполнения работ

ЗАЙКОВА Наталья Николаевна
Заместитель начальника Департамента организации персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц СФР

— Сведения о периодах работы по договору ГПХ представляются по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения с застрахованным лицом договора, а в случае прекращения договора — не позднее рабочего дня, следующего за днем его прекращенияподп. 5 п. 2, п. 6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

В случае если в договоре ГПХ предусмотрено несколько периодов выполнения работ, возможно представление сведений о датах начала и окончания периодов выполнения работ одновременно при представлении сведений о начале договора ГПХ. В этом случае сведения обо всех периодах работ по договору ГПХ представляются на следующий день после заключения такого договора.

Получается, что в рассмотренном примере организация может подать одну форму ЕФС-1 с подразделом 1.1, в котором покажет сведения сразу о четырех мероприятиях. Можно представить и несколько отчетов, но в любом случае сообщить надо о начале и окончании каждого периода выполнения работ, предусмотренного в договоре.

Ситуация 2. Заключен рамочный договор с неизвестными периодами выполнения работ. Договор ГПХ с физлицом заключен на год, но вот конкретные сроки выполнения работ (оказания услуг) в договоре не указаны и, главное, заранее неизвестны. То есть в течение года исполнитель выполняет работы (оказывает услуги) по мере возникновения необходимости, скажем, по заявке заказчика. Как правило, в этом случае каждый раз по итогам выполнения работ оформляется отдельный акт. Как быть в такой ситуации? Напрашиваются два возможных варианта.

Вариант 1. Поскольку срок начала выполнения работ на момент заключения договора неизвестен, то подраздел 1.1 с мероприятием «Начало договора ГПХ» надо будет подать не позднее следующего дня после заключения договора. И в графах 2 и 9 указать даты заключения договора. Но так как до момента окончания срока действия договора нельзя быть уверенным, что работы по нему больше не будут выполняться, то подраздел 1.1 с мероприятием «Окончание договора ГПХ» надо будет представить не позднее следующего дня по окончании срока действия договора, указанного в самом документе. Соответственно, в графах 2 и 9 будет указана дата окончания действия договора.

Вариант 2. Другой вариант предполагает представление сведений с мероприятиями «Начало договора ГПХ» и «Окончание договора ГПХ» отдельно в отношении каждого случая выполнения работ в течение срока действия договора. При этом надо будет ориентироваться на заявки и подписанные акты.

Подраздел 1.1 ЕФС-1 в отношении рамочного ГПД с неизвестными заранее периодами выполнения работ

— Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключенияст. 425 ГК РФ. Эта дата при отсутствии в договоре дополнительных условий является датой начала периода работ по договору ГПХ. Договором может быть предусмотрено, что окончание срока действия договора влечет прекращение обязательств сторон по договору. Если отсутствует такое условие, договор признается действующим до определенного в нем момента окончания исполнения сторонами обязательства.

В случае если договор ГПХ заключен на год без указания периода работ, но при этом акт об оказании услуг (выполнении работ) составлен, то следует представить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с указанием даты прекращения договора ГПХ в соответствии с актом о выполненных работах. Если же составление акта о выполненных работах по окончании договора не предусмотрено, необходимо представить сведения подраздела 1.1 формы ЕФС-1 с указанием в графах 8—10 раздела «Основание» даты и наименования документа, в соответствии с которым обязательства по договору ГПХ исполнены.

Часто с подрядчиками заключают рамочный договор (договор с открытыми условиями), который определяет общие условия обязательственных взаимоотношений сторон, а конкретные задания, сроки и периоды выполнения работ описывают при заключении отдельных договоров, подаче заявок, в дополнительных соглашениях и т. п.ст. 429.1 ГК РФ Условия рамочного договора являются частью заключенного впоследствии отдельного договора.

В этих случаях ориентироваться надо на даты, которые содержат отдельные договоры. Если отдельные договоры отсутствуют, то датой начала действия рамочного договора будет день его заключения, а датой окончания — день, когда стороны подписали акт выполненных работ или оказанных услуг, иной документ, в соответствии с которым обязательства по договору ГПХ исполнены.

Получается, что даже если в рамочном договоре не прописаны периоды выполнения работ, но при этом каждый из них начинается, скажем, с заявки и завершается актом, то и сведения в СФР надо будет подать в отношении каждого такого периода.

Сведения только о дате начала и дате окончания самого рамочного договора, как следует из разъяснений, представляются при отсутствии отдельных договоров.

Вместе с тем в ситуации 1 и в ситуации 2 у организаций могут возникнуть сложности программного характера с представлением в рамках одного договора ГПХ отдельных сведений о начале и окончании нескольких периодов работ. Если изначально не рассматривать каждый период выполнения работ как отдельный договор. Также заметим, что подписание отдельных актов вовсе не приводит к прекращению действия рамочного договора. Полагаем, каждой организации надо самостоятельно решить, как отчитываться о физлицах, договоры с которыми предусматривают выполнение работ (оказание услуг) несколько раз в течение срока действия договора. Учитывать нужно предмет и условия конкретного договора и установленный сторонами порядок документооборота.

* * *

В заключение напомним, что не требуется сообщать в СФР о договорах ГПХ, которые заключены с самозанятыми или индивидуальными предпринимателями.