Работник на замену: определяем срок трудового договора для подраздела 1.1 формы ЕФС-1
Одно из оснований заключения срочного трудового договора — прием на работу сотрудника на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работыст. 59 ТК РФ. Срок окончания действия такого договора определен не датой, а наступлением события — выходом на работу отсутствующего сотрудникач. 3 ст. 79 ТК РФ.
С 2024 г. при представлении в СФР сведений о кадровых мероприятиях в графе 5 «Трудовая функция...» подраздела 1.1 формы ЕФС-1 надо указывать, помимо должности и структурного подразделения, код вида трудового договора. Значение кода зависит, в частности, от срока действия договора. Выделяют трудовые договорып. 45 Порядка, утв. Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281:
•заключенные на срок до 6 месяцев (код «0.1» для основной работы или код «1.1» для совместительства);
•заключенные на срок более 6 месяцев (код «0.2» или «1.2»);
•бессрочные договоры (код «0» или «1»).
Как видим, для срочных договоров, заключенных на время отсутствия основного работника, специальный код не предусмотрен. Но его указание обязательно. Как в таком случае заполнять подраздел 1.1 формы ЕФС-1? Вот какие разъяснения мы получили.
Код вида договора для формы ЕФС-1 в отношении договора на время замещения основного работника
  | ШКЛОВЕЦ Иван Иванович Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости |
— Прием работника на время отсутствия основного работника может осуществляться по разным причинам. Например, на время отпуска, длительной нетрудоспособности, отпусков по беременности и родам и по уходу за ребенком, длительного учебного отпуска.
Код вида договора для заполнения графы 5 «Трудовая функция...» подраздела 1.1 формы ЕФС-1 надо определять в зависимости от причины и понимания периода возможного отсутствия основного работника.
Если период отсутствия основного работника заранее известен и составляет менее 6 месяцев, то в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 со сведениями о приеме нового работника для исполнения обязанностей отсутствующего работника следует проставлять код вида трудового договора «0.1» (или «1.1» — если работник принят по совместительству).
А в случае приема работника на период отпуска по уходу за ребенком основного работника можно предположить, что этот период превысит 6 месяцев. Соответственно, нужно указывать код вида трудового договора «0.2» (или «1.2» — при заключении срочного трудового договора о работе по совместительству).
Сотрудник, который находится на длительном больничном, в ежегодном или учебном отпуске, вероятнее всего, выйдет на работу ранее чем через 6 месяцев. Поэтому в таком случае срочный договор с новым работником, принятым на время отсутствия основного, можно считать заключенным на срок до 6 месяцев. То есть, к примеру, договору с замещающим сотрудником, для которого это основная работа, присвойте код «0.1».
Пока основной работник находится в отпуске, на его место может быть принят временный сотрудник. И об этом надо обязательно сообщить в СФР
Что касается договора, заключенного на время исполнения обязанностей работницы, которая ушла в декрет, то тут все будет зависеть от его формулировок.
Сам отпуск по беременности и родам длится меньше 6 месяцев. Поэтому если в трудовом договоре будет прямо указано, что он заключен именно до выхода основной работницы из отпуска по беременности и родам, то для целей определения кода вида трудового договора такой договор надо рассматривать как заключенный на срок до 6 месяцев.
А если после декрета основная сотрудница решит уйти в отпуск по уходу за ребенком, то оформленный в этом случае новый срочный договор с замещающим работником будет уже показан в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 как договор на срок более 6 месяцев.
Однако нового работника, как правило, берут сразу на все время отсутствия основной работницы: сначала в связи с декретным отпуском, потом — в связи с детским. В трудовом договоре это может быть прописано так.
1.5. Трудовой договор заключен на основании абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ на определенный срок — на время исполнения обязанностей отсутствующего работника бухгалтера Соколовой Елизаветы Владимировны, за которой сохраняется место работы на период нахождения в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком.
1.6. Дата начала работы — 26.02.2024. Срок действия трудового договора — до выхода Соколовой Елизаветы Владимировны на работу.
При такой формулировке, полагаем, можно считать, что трудовой договор с заменяющим сотрудником заключен на срок более 6 месяцев.
Кроме того, перед выходом в декрет работница может решить отгулять сначала ежегодный отпуск. В этом случае новый работник для замены будущей мамы может быть принят на работу даже до начала отпуска по беременности и родам. При этом в договоре будет указано, что он заключен до выхода на работу сотрудницы, за которой сохраняется место работы на время нахождения в ежегодном отпуске, отпуске по беременности и родам и отпуске по уходу за ребенком. Для целей проставления кода вида трудового договора в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 и такой договор, на наш взгляд, надо рассматривать как заключенный на срок более 6 месяцев.
* * *
Необходимость проставления кода вида трудового договора — не единственное новшество в заполнении подраздела 1.1 формы ЕФС-1. О том, какие еще изменения нужно учитывать при подаче в СФР сведений о кадровой деятельности, читайте в 
, 2024, № 2. А разъяснения СФР о применении этих новшеств вы сможете найти в , 2024, № 4.
