Изменяем график отпусков

Как известно, график отпусков на год утверждается за 2 недели до наступления календарного года. Он обязателен для работника и работодателяст. 123 ТК РФ. Однако это не означает, что график остается неизменным в течение всего года. В него надо вносить изменения, если в течение года появятся обстоятельства, требующие изменения установленных графиком сроков предоставления отпуска тому или иному работнику (например, болезнь или декретный отпуск). Рассмотрим, как оформить изменения в различных ситуациях, когда за основу взята унифицированная форма № Т-7утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Дополняем график, если приняты новые сотрудники

Законодательство не требует внесения дополнений в график, если после его утверждения на работу были приняты новые сотрудники. Поэтому новым работникам отпуск можно предоставить на основании заявления без включения их в график отпусков. А можно оформить дополнение к графику в виде отдельного документа, указав в нем сведения об отпусках новых работников. Это делается так.

Мнение выборного профсоюзного органа

УТВЕРЖДАЮ

от «___» ________ 20__ г. № ____ учтено

Руководитель

Генеральный директор

(должность)

	Номер документа	Дата составления	На год
ГРАФИК ОТПУСКОВ	14Указываете порядковый номер на дату утверждения, если в организации принята нумерация для таких документов	01.04.2014Указываете фактическую дату составления и утверждения дополнения к графику отпусков в текущем году	2014

(личная подпись)	А.Ю. Соколов (расшифровка подписи)
«01» апреля 20 14 г. Указываете фактическую дату составления и утверждения дополнения к графику отпусков в текущем году

…	Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	ОТПУСК					Примечание
				количество календарных дней	дата		перенесение отпуска
				количество календарных дней	запланированная	фактическая	основание (документ)	дата предполагаемого отпуска
	2	3	4	5	6	7	8	9	10
	Продавец	Солнцева Ирина ПетровнаУказываете ф. и. о. работников, принятых на работу после составления графика отпусков на текущий год	18	28	10.11.2014Указываете запланированную дату начала отпуска в текущем году				Принята на работу 25.12.2013Указываете дату приема на работу после составления графика отпусков на текущий год
	Уборщица	Морковкина Ольга ИвановнаУказываете ф. и. о. работников, принятых на работу после составления графика отпусков на текущий год	23	28	01.12.2014Указываете запланированную дату начала отпуска в текущем году				Принята на работу 11.01.2014Указываете дату приема на работу после составления графика отпусков на текущий год
	…

Изменяем график, если меняется запланированная дата отпуска

Любые другие изменения в график отпусков связаны с тем, что по каким-либо причинам отпуск предоставляется раньше или позже запланированной даты отпуска (графа 6 графика отпусков) либо вообще не предоставляется в текущем календарном году.

В таких случаях запланированную при утверждении графика отпусков дату начала отпуска (графа 6) вы не изменяете, а вносите сведения в графы 8 (основание (документ), где указываете его дату и номер (если есть)), 9 (дата предполагаемого отпуска) и 10 (примечание) графика.

В таблице приведены наиболее распространенные ситуации, требующие внесения изменений в график отпусков, и примеры записей, обосновывающих изменения.

Графа 8	Графа 9	Графа 10	Пояснения
В графике отпусков указана не конкретная дата начала отпуска, а месяц, когда работник должен уйти в отпуск
Письменное заявление работника с просьбой предоставить отпуск с конкретной даты	Ничего не указываете	Ничего не указываете	В такой ситуации достаточно указать фактическую дату начала отпуска в графе 7. Заметим, что в локальном нормативном акте имеет смысл установить обязанность работника письменно извещать работодателя о конкретной дате начала отпуска не позднее чем за 2 календарные недели, чтобы вы могли выполнить обязанность о письменном извещении работника о начале его отпускаст. 123 ТК РФ
Работники, которые могут взять отпуск в удобное время, изменяют запланированную дату начала отпуска
Письменное заявление работника с просьбой о переносе запланированной по графику даты начала отпуска	Указываете новую предполагаемую дату отпуска по заявлению работника	Указываете категорию работников, которые имеют право на использование отпуска в удобное время (например, работницы, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет)	Если такие работники изменили свое решение и попросили предоставить им отпуск в другое время, то вы не вправе им отказать. Если такой сотрудник подаст заявление о срочном переносе отпуска (например, со следующего дня), то своевременно предупредить работника о начале отпуска и оплатить этот отпуск вы не сможете. Но при наличии заявления работника, где он укажет, что согласен получить отпускные позднее, можно будет в случае проверки трудинспекции оспорить штраф. Ведь административного правонарушения работодатель не совершилч. 1 ст. 2.1 КоАП РФ. Но такое заявление не освободит вас от обязанности начислить компенсацию на задержанные суммы отпускных. Ведь она выплачивается независимо от наличия вины работодателяст. 236 ТК РФ
На предоставление отпуска в удобное для них время могут претендовать, в частностист. 122 ТК РФ: работники моложе 18 летст. 267 ТК РФ; совместители одновременно с отпуском по основной работест. 286 ТК РФ; работницы, в скором времени уходящие в декретст. 260 ТК РФ; мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родамст. 123 ТК РФ; работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев; работницы, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 летподп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.81 № 235; ст. 423 ТК РФ; один из родителей (опекун, попечитель), работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательные учреждения профобразования, расположенные в другой местностист. 322 ТК РФ; почетные доноры Россиип. 1 ч. 1 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ; супруги военнослужащих одновременно с отпуском супругап. 11 ст. 11 Закона от 27.05.98 № 76-ФЗ; некоторые категории чернобыльцевп. 5 ст. 14 Закона от 15.05.91 № 1244-1
Внешний совместитель принес справку с основного места работы о переносе отпуска
Справка с основного места работы, в которой указана новая дата начала отпуска	Указываете дату, на которую переносится отпуск работника по основной работе	Указываете, что работник — внешний совместитель	Вы обязаны предоставить совместителю отпуск одновременно с отпуском по основной работест. 286 ТК РФ
Перенос отпуска по просьбе работника
Письменное заявление работника	Указываете дату, на которую переносится отпуск по заявлению работника	Указываете, что отпуск перенесен по просьбе работника	Работодатель вправе (но не обязан) перенести отпуск по просьбе работника в случаях, не предусмотренных трудовым законодательством или локальным нормативным актом. Если из-за переноса вы не успеете вовремя выплатить работнику отпускные, возьмите у него заявление с согласием получить их позднее
Продление отпуска в связи с болезнью
Ничего не указываете	Ничего не указываете	Ничего не указываете	В такой ситуации никаких сведений в график отпусков вносить не нужно. Ведь в случае болезни работодатель обязан продлить или перенести отпускст. 124 ТК РФ. Если работник продлевает отпуск, то для оформления этого не нужно ни работнику писать заявление, ни работодателю оформлять какие-либо документы. Работник просто представит вам больничный
Перенос отпуска в связи с болезнью работника
Письменное заявление работника о переносе отпуска, листок временной нетрудоспособности, приказ руководителя о переносе отпуска	Указываете дату, на которую переносится отпуск	Указываете, что отпуск перенесен в связи с болезнью работника	Если работник решил перенести отпуск в связи с болезнью, которая наступила до начала или во время отпуска, то дата, на которую переносится отпуск, определяется руководителем с учетом пожелания работника
Перенос отпуска в связи с уходом в декрет
Письменное заявление женщины о предоставлении отпуска перед декретным отпуском (после него) или после отпуска по уходу за ребенком, приказ руководителя о предоставлении отпуска	Указываете дату, на которую переносится отпуск	Указываете, что отпуск предоставлен перед отпуском по беременности и родам (после него) или после отпуска по уходу за ребенком	Работодатель обязан предоставить работнице ежегодный оплачиваемый отпускст. 260 ТК РФ: <или>перед отпуском по беременности и родам; <или>после отпуска по беременности и родам; <или>после отпуска по уходу за ребенком. Если к моменту начала ежегодного отпуска женщина не заработала отпускной стаж для полного отпуска, его придется предоставить авансомст. 122 ТК РФ
Уход в отпуск по беременности и родам
Заявление работницы о предоставлении отпуска по беременности и родам, приказ руководителя о предоставлении отпуска по беременности и родам	Ничего не указываете	Указываете, что предоставлен отпуск по беременности и родам, а также дату его начала	Женщина может, а не обязана взять отпуск перед декретным отпуском. В этой ситуации в графике надо отразить, почему работница не ушла в отпуск. Отпуск по выбору работницы будет предоставлен позднеест. 260 ТК РФ
Отзыв из отпуска
Приказ руководителя об отзыве из отпуска, письменное согласие работника на отзыв из отпуска	Указываете дату, на которую переносится отпуск работника, если она попадает на текущий календарный год. Ничего не указываете, если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год	Указываете, что работник отозван из отпуска с его согласия	Для досрочного отзыва из отпуска работодателю обязательно надо получить согласие работника. При его наличии работодатель обязан по выбору работника либо предоставить ему неиспользованную часть отпуска в удобное для него время в течение текущего рабочего года, либо присоединить ее к отпуску за следующий рабочий годст. 125 ТК РФ. Если работник не согласен досрочно выйти из отпуска, то он просто догуливает свой отпуск
Перенос отпуска в связи с производственной необходимостью
Приказ руководителя о переносе отпуска на следующий рабочий год в связи с производственной необходимостью, письменное согласие на перенос отпуска на следующий рабочий год	Указываете дату, на которую переносится отпуск работника в следующем рабочем году, если она попадает на текущий календарный год. Ничего не указываете, если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год	Указываете, что отпуск перенесен в связи с производственной необходимостью	В исключительных случаях, когда уход работника в отпуск в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, можно с согласия работника перенести отпуск на следующий рабочий годст. 124 ТК РФ
Предоставление отпуска с последующим увольнением
Заявление работника о предоставлении отпуска с последующим увольнением, приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением	Указываете дату, с которой был предоставлен отпуск с последующим увольнением	Указываете, что предоставлен отпуск с последующим увольнением	Предоставление отпуска с последующим увольнением — право, а не обязанность работодателя. При увольнении за виновные действия такой отпуск предоставлять нельзя. Количество заработанных дней отпуска определяется на дату начала отпускаст. 127 ТК РФ
Увольнение работника
Приказ об увольнении работника	Ничего не указываете	Указываете, что работник уволен, а также дату увольнения	В случае увольнения, если у работника есть неотгулянные дни отпуска, ему выплачивается компенсацияст. 127 ТК РФ

***

Запомните, никаких исправлений и зачеркиваний при внесении изменений в график отпусков делать не надо. Если отпуск будет переноситься по тем или иным причинам неоднократно, то и вносить сведения об этом придется в график несколько раз.

Изменяем график отпусков

Дополняем график, если приняты новые сотрудники

Изменяем график, если меняется запланированная дата отпуска

2025 г.

2024 г.

2023 г.