Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 26 ноября 2018 г.
«Отрицательный» НДФЛ в декабре
Ситуация 1. Доход за декабрь меньше вычета за декабрь
При этом доход в целом за год больше суммы детских вычетов за год (либо равен ей), но не превышает предельных для детского вычета 350 000 руб.подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ
Внимание
На детские вычеты могут быть уменьшены только доходы, облагаемые по ставке 13% (кроме дивидендов)п. 3 ст. 210 НК РФ. Соответственно, только такие доходы и берутся в подсчет для сравнения их общей суммы с общей суммой вычетов за год и с лимитом 350 000 руб.
При исчислении НДФЛ с зарплаты за декабрь вычет за декабрь предоставьте полностью. Для этого пересчитайте с его учетом всю налоговую базу с начала года. Ведь НДФЛ по ставке 13% налоговый агент обязан исчислять на каждую дату получения дохода нарастающим итогом с начала года с зачетом ранее удержанного налогап. 3 ст. 226 НК РФ. Очевидно, что нарастающим итогом при этом подсчитываются не только доходы, но и вычеты. Налоговый период по НДФЛ — годст. 216 НК РФ. Значит, налоговая база и НДФЛ окончательно исчисляются в целом за год.
В результате возникнет излишне удержанный НДФЛ. О нем нужно уведомить работника и, получив от него письменное заявление, в течение 3 месяцев вернуть ему налог за счет очередного платежа организации по НДФЛп. 1 ст. 231 НК РФ.
Покажем на примере, как это сделать и отразить в отчетности.
Условие. Сотрудник отработал в декабре 2018 г. лишь несколько дней. Зарплата за отработанные дни — 4000 руб. Других облагаемых по ставке 13% доходов в декабре у него нет. У него трое детей, соответственно, вычет за каждый месяц, в том числе и за декабрь, составляет 5800 руб. (1400 руб. + 1400 руб. + 3000 руб.).
Таким образом, за декабрь его зарплата меньше детского вычета.
Доход работника за январь — ноябрь 2018 г. составил 319 000 руб. При исчислении НДФЛ было предоставлено в общей сумме 63 800 руб. детских вычетов (5800 руб. х 11 мес.). НДФЛ, исчисленный и удержанный за январь — ноябрь 2018 г., составил 33 176 руб. ((319 000 руб. – 63 800 руб.) х 13%).
Решение. С учетом зарплаты за декабрь доходы этого работника за 2018 г. составят 323 000 руб. (319 000 руб. + 4000 руб.). Это меньше предельных 350 000 руб. и больше общей суммы вычетов за 12 месяцев — 69 600 руб. (5800 руб. х 12 мес.). Значит, вычет за декабрь нужно предоставить в полной сумме — 5800 руб.
В целях НДФЛ дата получения дохода в виде зарплаты за декабрь — 31.12.2018. На эту дату исчислите НДФЛ нарастающим итогом — 32 942 руб. ((323 000 руб. – 69 600 руб.) х 13%).
В результате зачета ранее удержанного в 2018 г. налога на 31.12.2018 возникает излишнее удержание НДФЛ в сумме 234 руб. (32 942 руб. – 33 176 руб.). Уведомьте о нем работника в течение следующих 10 рабочих дней, то есть не позднее 22.01.2019, и по его письменному заявлению верните ему деньги.
В разделе 1 расчета 6-НДФЛ по этому работнику:
•за 2018 г. в строку 030 должна войти полная сумма вычетов за 12 месяцев — 69 600 руб., в строку 040 — исчисленный на 31.12.2018 НДФЛ — 32 942 руб., в строку 070 — полная сумма удержанного за год НДФЛ — 33 176 руб.;
•за тот период 2019 г., в котором излишне удержанные 234 руб. НДФЛ будут перечислены работнику, включите их в строку 090 (в разделе 2 эту операцию не отражайте). Исправлять при этом расчет за 2018 г. не нужноПисьмо ФНС от 26.10.2016 № БС-4-11/20366@.
В разделе 2 расчета 6-НДФЛ зарплату работника за декабрь покажите одним блоком с зарплатой остальных работников, при этом в строке 140 НДФЛ по этому работнику не будет. Зарплату, выплаченную 28 декабря или раньше, нужно показать в разделе 2 расчета за 2018 г., а выплаченную 29—30 декабря или в январе — в разделе 2 расчета за I квартал 2019 г. (так как срок уплаты налога придется уже на 2019 г.п. 6 ст. 226 НК РФ).
В справке 2-НДФЛ за 2018 г.приложение № 1 к Приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ покажите:
•в разделе 3 — полную сумму вычетов за 12 месяцев — 69 600 руб.;
•в разделе 2:
—исчисленный налог — в сумме 32 942 руб.;
—удержанный и перечисленный налог — 33 176 руб.;
—излишне удержанный налог — 234 руб.
После возврата налога работнику сдайте корректировкуПисьма ФНС от 13.08.2014 № ПА-4-11/15988, от 26.10.2016 № БС-4-11/20366@.
Но если на момент сдачи справки вы уже вернете налог работнику, то излишнее удержание в ней вообще не показывайте, а суммы удержанного и перечисленного налога укажите за минусом возврата, то есть в размере 32 942 руб. (33 176 руб. – 234 руб.)пп. 4.8, 4.9 Порядка заполнения, утв. Приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ (далее — Порядок заполнения).
Просто уменьшить на неиспользованную часть декабрьского вычета первый доход работника за 2019 г. (например, зарплату за январь) нельзя, несмотря на то что арифметически такое уменьшение может дать тот же результат, что и возврат излишне удержанного налога по п. 1 ст. 231 НК. Но если не оформлять возврат налога, вас могут обвинить в недоплате НДФЛ за 2019 г.
Ситуация 2. Доход за год меньше вычета за год
В этом случае разница между общей суммой детских вычетов за год и общей суммой доходов за год никак не учитывается — даже если доходы работника за год не превышают предельных для вычета 350 000 руб.подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ Поэтому излишнего удержания и переплаты НДФЛ не возникает. Ничего возвращать работнику вы не должны. Перенести на 2019 г. сумму детского вычета, оставшуюся неиспользованной в 2018 г., нельзяп. 3 ст. 210 НК РФ.
Внимание
Детский вычет предоставляется работнику и за те месяцы, в которых работник не получал доходПостановление Президиума ВАС от 14.07.2009 № 4431/09; Письмо Минфина от 04.09.2017 № 03-04-06/56583.
Такая ситуация может сложиться на конец года, если работнику по какой-то причине с начала года доходы не выплачивали, а в декабре выплатили. Покажем на примере.
Условие. Сотрудница с 01.01.2018 была в отпуске по беременности и родам. В феврале она родила, после окончания декрета несколько месяцев была в отпуске по уходу до 1,5 лет и с 3 декабря вышла на работу на полставки.
Зарплата женщины за декабрь 2018 г. составила 19 000 руб. Других доходов в 2018 г. организация ей не выплачивала.
Всего у работницы трое детей. Вычеты на двоих детей ей положены за все месяцы 2018 г., а на третьего ребенка — начиная с февраля (при условии что заявление об этом вычете и копию свидетельства о его рождении она передаст вам до конца 2018 г.)подп. 4 п. 1, п. 3 ст. 218 НК РФ.
Решение. К 31.12.2018 — дате, на которую следует исчислить НДФЛ с зарплаты за декабрь, — у сотрудницы есть право на вычет в сумме 66 600 руб. ((1400 руб. + 1400 руб.) х 12 мес. + 3000 руб. х 11 мес.).
Это больше 19 000 руб., то есть суммы дохода за весь 2018 г. Поэтому при исчислении НДФЛ на 31.12.2018 вычет предоставляется только в пределах 19 000 руб. Соответственно, налоговая база и налог за декабрь и за весь 2018 г. равны нулюп. 3 ст. 210 НК РФ.
В строку 030 расчета 6-НДФЛ за 2018 г. включите только ту сумму вычета, которая фактически была предоставлена работнице, то есть равна ее доходу за год — 19 000 руб. Иначе не сойдется контрольное соотношение: строка 030 строка 020приложение к Письму ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@ (п. 1.2).
В разделе 2 расчета 6-НДФЛ зарплату работницы за декабрь покажите одним блоком с зарплатой остальных работников.
В справке 2-НДФЛ за 2018 г.приложение № 1 к Приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@:
•в разделе 3 покажите сумму вычетов только в пределах дохода за год — 19 000 руб.п. 5.1 Порядка заполнения (см. ниже комментарий специалиста ФНС);
•в разделе 2 укажите общую сумму дохода 19 000 руб., поставьте значение «0.00» для налоговой базы и значение «0» для исчисленной, удержанной и перечисленной сумм налогапп. 4.4—4.6, 4.8, 1.16 Порядка заполнения.
Остаток вычета в сумме 47 600 руб. (66 600 руб. – 19 000 руб.) использовать невозможно: в 2018 г. эту сумму не из чего вычитать, а на 2019 г. она не переноситсяп. 3 ст. 210 НК РФ.
Обратите внимание вот на что.
В Порядке заполнения новой справки 2-НДФЛ (которая применяется начиная с представления сведений за 2018 г.п. 4 Приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@) есть такое уточнение: если сумма отраженных в справке вычетов превышает общую сумму дохода, то в поле «Налоговая база» указываются цифры «0.00»абз. 2 п. 4.4, п. 5.1 Порядка заполнения.
Означает ли это, что если, как в нашей ситуации, у работницы в целом за 2018 г. сумма детских вычетов больше суммы доходов, облагаемых НДФЛ по ставке 13%, то в разделе 3 справки за 2018 г. следует отразить полную сумму вычетов (66 600 руб. в нашем примере)?
С этим вопросом мы обратились к специалисту ФНС, и вот что он рекомендует.
Отражение в справке 2-НДФЛ за 2018 г. детских вычетов, если в целом за год они больше дохода
  | МОРОЗОВ Дмитрий Александрович Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса |
— Указание в справке 2-НДФЛ полной суммы вычета, превышающей облагаемый по ставке 13% доход, не будет нарушением. Ведь в п. 3 ст. 210 НК нет прямого указания на то, что за год сумма вычетов не может превышать сумму дохода. К тому же налоговая база все равно окажется равной нулю.
Вместе с тем рекомендую все же в таких случаях отражать в справке 2-НДФЛ сумму вычетов в размере, не превышающем сумму дохода за год. Справку следует заполнять по данным налоговых регистровп. 1.2 Порядка заполнения. А в НДФЛ-регистрах налоговые агенты должны отражать фактически предоставленные физическим лицам вычетып. 1 ст. 230 НК РФ.
Ситуация 3. Комбинированная, когда лишь часть «отрицательного» НДФЛ является излишне удержанной
Такие ситуации возникают, когда в начале года был выплачен доход работнику и удержан НДФЛ, потом у работника были «бездоходные» месяцы, а в декабре ему снова выплачивается доход.
Изменим немного пример из ситуации 2: пусть сотрудница была в отпуске по БиР не с 1 января, а с 1 февраля 2018 г. и получила за январь зарплату в сумме 40 000 руб., с которой был исчислен, удержан и перечислен НДФЛ. С учетом вычетов на двоих детей этот налог составил 4836 руб. ((40 000 руб. – 1400 руб.– 1400 руб.) х 13%). Прочие условия примера оставим без изменений.
На 31.12.2018 — дату исчисления НДФЛ с зарплаты за декабрь — общая сумма вычетов (66 600 руб.) все равно превышает общую сумму доходов (59 000 руб.) (40 000 руб. + 19 000 руб.). Разница для работницы «пропадает» (как в ситуации 2). Но налог с зарплаты за январь 2018 г. в сумме 4836 руб. становится излишне удержанным, его нужно вернуть сотруднице (как в ситуации 1).
Заметим, что такая же ситуация может сложиться и в случае, если сотрудница на работу до конца года не выходит, а в декабре организация выплачивает ей годовую премию по итогам отработанных в начале года месяцев.
* * *
Все сказанное применимо не только к детским, но и к другим стандартным вычетамподп. 1, 2 п. 1 ст. 218 НК РФ.
