Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 29 мая 2023 г.
Содержание журнала № 11 за 2023 г.Списание подотчетных сумм: разбираемся с документами и налогами
Упомянутые в статье судебные решения можно найти:
В чеке нет обязательного реквизита: можно ли по нему возместить затраты сотруднику
Сотрудник принес два чека из магазина «Леруа Мерлен», в них отсутствует такой обязательный реквизит, как ф. и. о. кассира. Вместо него указан только номер кассира. Сотрудник купил материалы как физлицо. По одному чеку закупка произошла на средства, выданные под отчет, по второму — на свои собственные деньги. Можно ли такой чек приложить к авансовому отчету в качестве документа, подтверждающего расходы, и можно ли по такому чеку возместить работнику деньги по приказу руководителя?
— Расходы подотчетника можно подтверждать чеком ККТ, если в нем содержится информация о купленных товарахПисьма Минфина от 21.02.2020 № 03-03-06/1/12765, от 19.08.2019 № 03-03-06/1/63290. Но если документы (в том числе кассовый чек), приложенные к авансовому отчету, оформлены с нарушением законодательства, то расходы в «прибыльных» целях учесть не получитсяПисьма Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/15819, от 28.01.2020 № 03-03-06/3/4915.
Отсутствие в кассовом чеке какого-либо обязательного реквизита не должно препятствовать возмещению расходов работнику, потратившемуся на нужды организации
Поскольку в расчетах с подотчетником участвовал кассир продавца, в чеке должны быть указаны должность и фамилия лица, сформировавшего чекст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ; табл. 1, 3, 20, 58, 96 приложения № 2 к Приказу ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@. Эти реквизиты обязательны, и их отсутствие считается нарушением порядка применения ККТ. Так что в случае получения чека с ошибкой безопаснее обратиться к продавцу для ее исправления (кстати, это будет и в его интересах).
Если получить от продавца исправленные чеки коррекции не удастся, то есть риск, что налоговики, следуя формальному подходу, не примут расходы, подтвержденные чеками, в которых нет какого-нибудь обязательного реквизита. Возможно, в споре с инспекцией вам помогут следующие аргументы:
•кассовый чек реальный, данные о нем содержатся на сайте ФНС/сайте ОФД. Сама операция реальная: материалы приобретены подотчетником и оприходованы организацией;
•по имеющимся в чеке сведениям проверяющие могут идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость. Значит, допущенная ошибка несущественная и не является основанием для отказа в принятии соответствующих расходов покупателя в «прибыльных» целяхПисьма Минфина от 11.03.2021 № 03-03-06/1/17066, от 18.04.2019 № 03-03-06/1/27940.