Списание подотчетных сумм: разбираемся с документами и налогами

В чеке нет обязательного реквизита: можно ли по нему возместить затраты сотруднику

Сотрудник принес два чека из магазина «Леруа Мерлен», в них отсутствует такой обязательный реквизит, как ф. и. о. кассира. Вместо него указан только номер кассира. Сотрудник купил материалы как физлицо. По одному чеку закупка произошла на средства, выданные под отчет, по второму — на свои собственные деньги. Можно ли такой чек приложить к авансовому отчету в качестве документа, подтверждающего расходы, и можно ли по такому чеку возместить работнику деньги по приказу руководителя?

— Расходы подотчетника можно подтверждать чеком ККТ, если в нем содержится информация о купленных товарахПисьма Минфина от 21.02.2020 № 03-03-06/1/12765, от 19.08.2019 № 03-03-06/1/63290. Но если документы (в том числе кассовый чек), приложенные к авансовому отчету, оформлены с нарушением законодательства, то расходы в «прибыльных» целях учесть не получитсяПисьма Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/15819, от 28.01.2020 № 03-03-06/3/4915.

Поскольку в расчетах с подотчетником участвовал кассир продавца, в чеке должны быть указаны должность и фамилия лица, сформировавшего чекст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ; табл. 1, 3, 20, 58, 96 приложения № 2 к Приказу ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@. Эти реквизиты обязательны, и их отсутствие считается нарушением порядка применения ККТ. Так что в случае получения чека с ошибкой безопаснее обратиться к продавцу для ее исправления (кстати, это будет и в его интересах).

Если получить от продавца исправленные чеки коррекции не удастся, то есть риск, что налоговики, следуя формальному подходу, не примут расходы, подтвержденные чеками, в которых нет какого-нибудь обязательного реквизита. Возможно, в споре с инспекцией вам помогут следующие аргументы:

•кассовый чек реальный, данные о нем содержатся на сайте ФНС/сайте ОФД. Сама операция реальная: материалы приобретены подотчетником и оприходованы организацией;

•по имеющимся в чеке сведениям проверяющие могут идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость. Значит, допущенная ошибка несущественная и не является основанием для отказа в принятии соответствующих расходов покупателя в «прибыльных» целяхПисьма Минфина от 11.03.2021 № 03-03-06/1/17066, от 18.04.2019 № 03-03-06/1/27940.

Если работник потратил свои деньги на нужды организации, он имеет право на компенсацию своих расходовст. 164 ТК РФ. Как правило, руководитель утверждает авансовый отчет или издает приказ о компенсации расходов сотрудника, если у него не возникло сомнений в том, что сотрудник действительно понес соответствующие затраты: товарно-материальные ценности поступили в организацию и их оплата произведена. В дополнение к «дефектному» кассовому чеку попросите сотрудника принести выписку с его банковского счета о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа, если, конечно, он платил по безналу.

Сгорели все документы: как закрыть подотчет

Сотруднику выданы деньги на командировку, он уехал на машине предприятия. Машина по дороге загорелась, все документы и личные вещи сгорели. Как теперь произвести закрытие (списание) подотчетной суммы?

— Из вашего вопроса непонятно, когда произошел пожар: по пути в командировку или обратно, то есть потратил ли сотрудник подотчетные деньги, какие именно документы сгорели, по какой причине произошло возгорание машины, установлено ли виновное лицо.

Допустим, машина загорелась по пути в командировку и работнику были выданы наличные деньги, они сгорели. Тогда эту сумму можно учесть как потери от аварии/пожара в составе внереализационных расходов в том периоде, в котором «пожарные» убытки документально подтвержденыподп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ; Письма Минфина от 16.09.2022 № 03-03-06/1/89952, от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75493. В связи с этим понадобятся документы, подтверждающие факт пожара (заключение или справка соответствующего госоргана) и нахождение имущества организации (подотчетных денег) в сгоревшем авто, а также объяснительная сотрудника о сложившейся ситуации. Если будет установлено виновное лицо, то вы вправе требовать от него возмещения ущербапп. 1, 2 ст. 15, п. 1 ст. 1064, ст. 1082 ГК РФ.

Если командировка состоялась и подотчетные деньги были потрачены, то расходы на командировку можно учесть по общему правилу: на основании утвержденного авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами, подтверждающими расходыподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 08.12.2022 № 03-03-07/120395. Если сомнений в подотчетных расходах нет, то руководитель может утвердить авансовый отчет (для обоснования отсутствия документов на командировочные траты к авансовому отчету нужно приложить объяснительную сотрудника и справку, подтверждающую факт возгорания автомобиля).

Но вот без первички расходы в командировке в «прибыльных» целях учесть не получится. Однако вы можете попробовать получить дубликаты сгоревших документов (например, дубликат счета из гостиницы), оплату можно подтвердить банковской справкой об операции, если она производилась по безналу, дополнить все это документами о пожаре и служебной запиской работника о том, что оригиналы сгорели. Также можно попытаться найти свои кассовые чеки в электронном виде. Продавец может с этим помочь, например найти чек в личном кабинете ОФД и отправить его электронную версию на указанный email или найти нужный чек во внутренних сервисах и сообщить реквизиты, по которым можно самостоятельно отыскать чек в мобильном приложении ФНС.

Заметим, что суточные за дни нахождения работника в командировке, указанные в приказе, можно включить в расходыподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Только необходимо документально подтвердить фактический срок пребывания работника в командировкеПисьма Минфина от 29.03.2021 № 03-03-06/1/22629, от 10.09.2015 № 03-03-06/2/52238. Это можно сделать на основании служебной записки работника с датами выезда в командировку и возвращения, документа о найме жилого помещения в месте командировки, а также документа принимающей стороны о фактическом там нахождениип. 7 Положения о служебных командировках, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Полагаем, что последний можно попросить у контрагента. А вот чеки и квитанции, подтверждающие расходование суточных, не нужныПисьмо Минфина от 11.12.2015 № 03-03-06/2/72711.

Зачет взаимных обязательств: можно ли так закрыть подотчетный долг

У нашей компании есть долг перед учредителем (он же директор) по полученному от него займу. При этом за ним, как за работником, числится долг перед организацией по подотчету. Можно ли провести зачет этих взаимных обязательств? Какие документы при этом следует оформить?

— По общим правилам для одностороннего зачета по заявлению необходимо, чтобы одновременно выполнялись следующие условия: требования сторон встречные, обязательства однородные и срок исполнения по обязательствам наступил (допускается также зачет встречного однородного требования, срок которого еще не наступил)ст. 410 ГК РФ; пп. 10—12 Постановления Пленума ВС от 11.06.2020 № 6.

На первый взгляд, указанные вами требования — денежные и, стало быть, однородные. Но это не так. Подотчетные деньги, которые работник (директор) не потратил по назначению и вовремя не вернул, можно квалифицировать как ущерб, причиненный работодателю. Обязанность работника возместить работодателю такой ущерб возникает в связи с трудовыми отношениями между нимип. 1 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52. А требование о выплате долга по займу вытекает из гражданско-правовых отношений. То есть требования по возврату подотчетных и заемных средств — неоднородные и односторонний зачет по ним невозможен.

В то же время зачет неоднородных требований разрешается по соглашению сторонп. 4 Постановления Пленума ВАС от 14.03.2014 № 16. В таком случае для учредителя зачет требований к компании по возврату предоставленного займа будет являться добровольным возмещением ущерба работодателю и его обязательство (как работника) по подотчету перед компанией полностью или частично прекратится.

Таким образом, для оформления взаимозачета компании и ее участнику нужно подписать соответствующее двустороннее соглашениест. 421 ГК РФ.

Кроме того, если работник, виновный в причинении ущерба работодателю, возмещает его добровольно, то, по мнению ВС РФ, сторонам трудового договора следует заключить соглашение, в котором нужно указать размер ущерба и сроки его возмещенияОпределение ВС от 27.04.2020 № 19-КГ20-2. Чтобы не плодить несколько документов, нужные условия можно прописать в одном соглашении. Образец такого документа можно посмотреть в , 2020, № 23.

Также нужно иметь в виду, что взаимозачет требований, по которым истек срок исковой давности, не допускается. Поэтому договариваться о зачете можно, только если не прошел срок на взыскание невозвращенного подотчетаст. 411 ГК РФ; ст. 392 ТК РФ; п. 18 Постановления Пленума ВС от 11.06.2020 № 6.

Обращаем внимание, если подотчетные деньги зачитываются в счет уплаты процентов по займу, полученному от учредителя, у организации возникает обязанность удержать НДФЛ на дату проведения зачетаПостановление АС СКО от 07.10.2019 № Ф08-8419/2019.

Сотрудник потратил свои деньги на авто компании: как оформить возмещение

Сотрудник за свой счет купил запчасти для автомобиля компании. Можно ли эту оплату провести авансовым отчетом на сотрудника и вернуть ему деньги?

— Если сотрудник потратил свои деньги на запчасти для автомобиля организации, он имеет право на возмещение этих расходовст. 164 ТК РФ.

В принципе, вы можете оформить такую компенсацию на основании стандартного авансового отчета. Но лучше попросите сотрудника написать на имя руководителя компании заявление (служебную записку или отчет) о возмещении его затрат. Дело в том, что авансовый отчет применяют для учета подотчетных денег, к которым относятся только средства, выданные работникам для целей последующих расходов, связанных с деятельностью организацииподп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; Указания по применению формы «Авансовый отчет», утв. Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55. В вашем же случае подотчетный аванс сотрудник не получал.

Традиционно к заявлению (служебке или отчету) сотруднику нужно приложить документы, подтверждающие понесенные затраты. Если он платил своей банковской картой, то в их числе должны быть квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и другие документы об оплате, в которых в обязательном порядке указана фамилия держателя картыПисьмо Минфина от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106.

Подотчет без подтверждающих документов: можно ли списать долг

Сотрудник нашей фирмы (на ОСН) вовремя не отчитался за деньги, выданные под отчет, поскольку у него отсутствуют закрывающие документы. Удерживать эту сумму из его зарплаты не стали. Можно ли списать его задолженность сразу по истечении срока, на который был выдан подотчет, ведь оправдательных документов все равно нет? Или для списания нужно ждать 3 года?

— О расходовании подотчетных денег сотрудник должен отчитаться в срок, установленный в компанииподп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Для этого ему нужно предъявить авансовый отчет, приложив к нему подтверждающие документы. Если в отведенный срок сотрудник не отчитался (не представил авансовый отчет с первичкой) и не вернул деньги, то эта сумма признается его задолженностью перед организацией.

Вы можете сразу списать подотчетную задолженность на основании письменного распоряжения руководителя компании. Укажите в нем, что компания не будет взыскивать с должника невозвращенный подотчет (что фактически означает прощение долга и прекращение обязательств сотрудника по возврату средств)п. 1 ст. 415 ГК РФ. Тогда в день принятия решения об отказе от взыскания подотчетную сумму:

•в бухучете — включите в прочие расходы;

•в налоговом учете — в расходах учитывать нельзя, поскольку прощение долга равносильно дарениюп. 16 ст. 270 НК РФ; Письма ФНС от 17.08.2022 № СД-4-3/10775@; Минфина от 16.09.2020 № 03-03-06/2/81343;

•в целях НДФЛ и страховых взносов — считайте доходом сотрудника, с которого придется начислить налог и взносып. 1 ст. 210, п. 3 ст. 226, подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ; Письма ФНС от 17.08.2022 № СД-4-3/10775@; Минфина от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610; УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@; Определение ВС от 17.03.2023 № 303-ЭС22-29414. Причем начисленные взносы можно учесть в «прибыльных» целяхПисьмо Минфина от 05.02.2018 № 03-03-06/1/6290.

Как вариант, задолженность можно списать и по истечении трехлетнего срока исковой давности как безнадежнуюподп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ; Письмо Минфина от 08.08.2012 № 03-03-07/37. Если к тому моменту должник уволится, то понятно, что удержать деньги с него организация вряд ли сможет, а значит, сумму долга можно без проблем учесть в «прибыльных» расходах. Однако если этот сотрудник будет и дальше у вас трудиться и при этом компания не станет принимать каких-либо мер по возврату его долга, то есть риск, что такое бездействие проверяющие расценят как прощение долга и откажут в признании безнадежных расходов.

Кстати, если вы решите ждать окончания срока давности, имейте в виду, что взносы придется начислить, как только пройдет месяц со дня, когда сотрудник должен был сдать авансовый отчет или вернуть подотчетные деньги. А вот с начислением НДФЛ тогда можно повременить: датой получения дохода в виде невозвращенных подотчетных сумм будет дата, с которой взыскание стало невозможно, то есть день истечения срока исковой давности.

Утраченный бумажный чек заменили электронным: можно ли списать подотчет

Подотчетник приобрел материалы для нужд компании, но потерял выданный ему кассовый чек. Организация, которая продавала материалы, предоставила электронный чек. Можно ли его использовать как подтверждающий документ и списать по нему затраты в налоговом учете?

— Расходы могут быть учтены в «прибыльных» целях, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ. Кассовый чек, полученный в электронной форме и распечатанный на бумаге, по Закону о ККТ приравнивается к бумажному чеку, отпечатанному кассовым аппаратомп. 4 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Таким образом, сотрудник может сам распечатать электронный чек и приложить его к авансовому отчету в качестве подтверждения понесенных затрат.