Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 октября 2021 г.
Какая ответственность и за какие нарушения грозит кадровику
Упомянутые в статье судебные решения можно найти:
Когда кадровика привлекает к административной ответственности трудинспекция
За административные нарушения может отвечать не только организация, но и ее должностные лица. Это работники, которые выполняют в компаниипримечание к ст. 2.4 КоАП РФ:
•организационно-распорядительные функции. То есть имеют полномочия по руководству трудовым коллективом, формированию кадрового состава и определению трудовых функций работников, принятию имеющих юридическое значение решений (например, участие в оценке персонала при аттестации);
•административно-хозяйственные функции. То есть наделены полномочиями по управлению и распоряжению имуществом и деньгами работодателя, в том числе могут принимать решение о начислении зарплаты и премий.
Такими функциями всегда обладает руководитель компании. Также ими может быть наделен кадровик — руководитель отдела кадров или другой работник (например, инспектор по кадрам, менеджер по персоналу), если в компании нет отдела кадров. Проверяющий из трудинспекции обычно делает вывод, является кадровик должностным лицом, подлежащим административной ответственности, или нет, прочитав кадровые документы: трудовой договор с работником отдела кадров, его должностную инструкцию или приказ директора о наделении кадровика отдельными полномочиями.
Наказать кадровика как должностное лицо смогут, если в указанных документах предусмотрены определенные полномочия и обязанности, а работник нарушит ихРешение Зареченского горсуда Пензенской области от 22.05.2017 № 12-115/2017. Покажем, какие обязанности могут быть возложены на кадровика и какие полномочия в связи с этим ему могут предоставляться.
3.1. Подписывает трудовые договоры с работниками,Для предоставления такого полномочия работнику отдела кадров должна быть выдана доверенность от организации. Если такая доверенность не выдана, у кадровика нет полномочий на подписание трудовых договоров своевременно оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством.
3.2. Составляет график отпусков.
3.3. Подбирает персонал в организацию. В связи с этим формулирует и размещает объявления о вакансиях в СМИ и Интернете, отбирает резюме кандидатов, с которыми проводит собеседования, принимает решение о направлении кандидата на следующие этапы собеседования с руководителем соответствующего отдела или компании.
3.4. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки (в случае их ведения), своевременно выдает их на руки работникам при увольнении или подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
3.5. Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
3.6. Ведет табель учета рабочего времени.
3.7. Оформляет документы по обучению и аттестации персонала, входит в состав аттестационной комиссии, участвует в оценке персонала при аттестации.
3.8. Формирует списки премируемых сотрудников, участвует в распределении и назначении премий работникам.
3.9. Направляет уведомления:
— в территориальный орган МВД России о заключении трудового договора или его расторжении с иностранным гражданином — в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты заключения или расторжения трудового договора;
— в госорган по месту службы бывшего госслужащего, принятого на работу в компанию, — в срок, не превышающий 10 дней со дня его приема на работу.
Если трудинспектор сделает вывод, что кадровый работник является должностным лицом, то его могут привлечь к административной ответственности в таких случаях.
Случай 1. Нарушения в отношении работников, в частности:
•нарушение трудового законодательства. Например, недостоверное ведение учета отработанного времени или нарушение процедур отправки работнику уведомления о необходимости забрать трудовую книжку, затребование от работника письменного объяснения до применения дисциплинарного взыскания или ознакомления сотрудника с коллективным договоромРешение Евпаторийского горсуда Республики Крым от 27.04.2016 № 2-1392/2016. Штраф за такие нарушения — 1000—5000 руб.ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ;
•допуск к работе без оформления трудового договора и при отсутствии у кадровика полномочий для допуска новых сотрудников к работе. Штраф может составить от 10 000 до 20 000 руб.ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ; Постановление 4 КСОЮ от 21.08.2020 № 16-2976/2020;
•уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора (допустим, в трудовых договорах не указаны условия труда на рабочем месте). За это тоже предусмотрен штраф 10 000—20 000 руб.ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ; Постановление 8 КСОЮ от 07.12.2020 № 16-6960/2020;
•невыплата или неполная выплата в установленный срок предусмотренных для работников премий. Наказание за такое нарушение может быть в виде штрафа 10 000—20 000 руб. или предупреждения. Конечно, вероятность его применения зависит от того, есть ли у кадровика финансовые функции. Например, суд отказался оштрафовать, но согласился наказать предупреждением начальника отдела финансового, правового и кадрового обеспечения, одной из функций которого было распределять премии работникамч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ; Постановление 8 КСОЮ от 20.01.2020 № 16-174/2020;
•нарушение правил охраны труда, в частности допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения обязательного предварительного медосмотра. Штраф в размере от 15 000 до 20 000 руб.ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ; Решение Симоновского райсуда г. Москвы от 17.02.2020 № 12-53/2020
Совет
Во избежание споров рекомендуем четко прописывать должностные обязанности кадровых работников, исключая размытые формулировки типа: «Организует оповещение госорганов в установленных законодательством случаях». Пишите подробно: что, когда и кому кадровик направляет или выдает. Чтобы четко было видно, за невыполнение каких обязанностей он отвечает как должностное лицо.
Случай 2. Нарушения порядка извещения госорганов. Например, кадровик не направил уведомление:
•в миграционную службу — о приеме на работу иностранца в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты заключения трудового договора с иностранцем. Штраф может составить 35 000—50 000 руб.п. 8 ст. 13 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ; ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ; Постановление ВС от 19.07.2017 № 44-АД17-13;
•в госорган по месту службы бывшего госслужащего — о приеме его на работу в компанию. Штраф от 20 000 до 50 000 руб.ч. 4 ст. 12 Закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ; ст. 19.29 КоАП РФ, который могут применить к руководителю отдела кадров, если у него есть функция подписывать трудовые договоры с работниками от имени работодателяРешение Шебекинского райсуда Белгородской области от 30.08.2017 № 12-108/2017. Хотя встречаются суды, которые считают, что обеспечивать уведомление по прежнему месту службы своего работника обязан исключительно руководитель компанииРешение Иссинского райсуда Пензенской области от 13.07.2020 № 12-9/2020.
Кстати, имейте в виду, что привлечение к административной ответственности трудинспекцией кадровика не означает, что ответственность за совершение нарушения будет снята с самой организации. Ее тоже могут оштрафовать, потому что несоблюдение работниками своих должностных инструкций не является основанием для освобождения от ответственности работодателя.
Когда к материальной ответственности привлекает работодатель
Работник обязан возместить работодателю прямой действительный ущерб, в причинении которого он виновенст. 238 ТК РФ. Некоторые работодатели пытаются взыскать с кадрового работника суммы, которые им пришлось выплатить в следующих ситуациях.
Ситуация 1. Организацию оштрафовали за нарушение трудового законодательства по результатам проверки трудинспекцией. Предположим, кадровик должен был оформить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, но не сделал этого. Вероятность того, что с кадрового сотрудника удастся взыскать сумму штрафа, крайне низкая. Суды придерживаются такой позициип. 15 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52; Апелляционное определение Ростовского облсуда от 27.02.2018 № 33-3330/2018:
•уплаченная работодателем сумма штрафа — это не прямой действительный ущерб. Ведь привлечение работодателя к административной ответственности означает, что он виновен в противоправных действиях (бездействии), за которые его оштрафовали. При этом «сумма уплаченных финансовых санкций не относится к категории наличного имущества» работодателя;
•взыскание с работника суммы уплаченного компанией штрафа — это освобождение работодателя от обязанности нести административное наказание, что противоречит целям административного наказанияст. 3.1 КоАП РФ.
Если в ваши обязанности входит составление графика отпусков, учтите, что график на 2022 г. надо утвердить не позднее 17.12.2021. В противном случае работодателю грозит штраф, которому он вряд ли обрадуется
Ситуация 2. Организация по итогам допущенного ею нарушения выплатила компенсацию работнику. Например, средний заработок за время вынужденного прогула, проценты за задержку выплат, компенсацию морального вреда и судебных издержек сотруднику, по вине кадровика не получившему своевременно трудовую книжку на руки, или работнику, уволенному с нарушением процедуры и восстановленному через суд на работе.
Подход некоторых судов такойОпределение 2 КСОЮ от 21.07.2020 № 88-14710/2020, 2-3925/2019:
•прямой действительный ущерб, предусмотренный ТК РФ, не идентичен понятию убытков, установленному в ГК РФч. 2 ст. 138 ТК РФ; п. 2 ст. 15 ГК РФ. Нормы ТК РФ не предусматривают обязанности работника возмещать суммы, уплаченные работодателем в пользу другого сотрудника;
•выплата компенсаций не является прямым действительным ущербом и не может быть переложена полностью или частично с работодателя на работникастатьи 142, 234, 236, 237, 394 ТК РФ.
Вместе с тем есть суды, которые считают иначе. Так, некоторые взыскивают с кадровика компенсации, на которые из-за него «попал» работодатель, при совокупности таких условийРешение Геленджикского горсуда Краснодарского края от 03.09.2019 № 2-1732/2019.
Условие 1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение кадровиком обязанностей, ответственность за которые предусмотрена его должностной инструкцией или трудовым договором.
Условие 2. Ознакомление работника отдела кадров под роспись с документами, содержащими его обязанности и ответственность за них.
Условие 3. Соблюдение работодателем процедуры привлечения к материальной ответственности. То есть создание им комиссии для служебного расследования, которая установила:
•факт причинения ущерба;
•его размер;
•виновность кадрового работника, некачественно выполнявшего свои должностные обязанности, в причинении такого ущерба.
Конечно, взыскать с кадровика при таких условиях можно только сумму, не превышающую его средний заработок. Ведь работников отдела кадров нет в исчерпывающем перечне должностей, с которыми допустимо оформлять договор о полной индивидуальной материальной ответственностиПеречень должностей и работ, утв. Постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85; Письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1.
* * *
За недостатки в работе работодатель может привлечь кадровика к дисциплинарной ответственности, например сделать ему выговорстатьи 192, 193 ТК РФ; Апелляционное определение Самарского облсуда от 08.10.2019 № 33-12360/2019. А при наличии дисциплинарного взыскания сотрудника можно лишить премии или уменьшить ее размер. Конечно, если отсутствие дисциплинарных взысканий в периоде премирования установлено в ЛНА как условие выплаты премииПисьмо Минтруда от 14.03.2018 № 14-1/ООГ-1874.
При этом в любом случае требуется строгое соблюдение процедуры, чтобы у работника не было возможности выиграть спор о наказании или депремировании.
