Расчеты с подотчетниками: разбираем вопросы о разном

Можно ли закрыть подотчетный долг алиментами

У нас в компании трудится работница, за которой числится долг по подотчету. При этом ее муж — наш учредитель и платит ей алименты. Сейчас мы выплачиваем ему дивиденды. Можем ли мы сумму алиментов, удержанную из этой выплаты, зачесть в счет погашения подотчетной задолженности? Сотрудница на такой зачет согласна.

— Нужно понимать, что алименты — это денежные средства, которые выплачиваются на содержание несовершеннолетних детей или совершеннолетних нетрудоспособных членов семьист. 80 СК РФ. То есть алименты не являются доходом вашей сотрудницы.

Более того, о том, что алименты не могут быть зачтены другими встречными требованиями, сказано в СК РФп. 1 ст. 116 СК РФ.

Поэтому вы обязаны выплатить сотруднице удержанную сумму алиментов в безналичной форме на счет, реквизиты которого указаны в исполнительном документе, не позднее 3 дней со дня выплаты дивидендов.

А что касается подотчетных сумм, то с согласия работницы вы можете удержать задолженность из ее зарплаты (максимальный размер удержаний — 20% от начисленной суммы за минусом НДФЛ), если она добровольно не внесет деньги в кассу организациист. 138 ТК РФ; Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852.

К слову, деньги могут быть удержаны и в большем размере. Если работница напишет заявление с просьбой удержать всю имеющуюся задолженность или ее часть из зарплаты, то на его основании из выплат на руки можно вычесть любую сумму без ограничений. Ведь в этом случае задолженность погашается добровольно, а не по распоряжению работодателя. И ограничения на сумму удержаний не действуютПисьмо Роструда от 07.10.2019 № ПГ/25778-6-1.

Можно ли выдавать деньги под отчет работнику чужой компании

У нашей компании вышло из строя оборудование. Для его ремонта мы обратились в специализированную компанию, которая прислала к нам своего сотрудника. После осмотра оказалось, что часть запчастей нужно заменить на новые.
Можем ли мы выдать под отчет деньги мастеру (работнику сторонней компании) для покупки нужных деталей, а после принять расходы по авансовому отчету?

— Подотчетное лицо — это работник организации. По разъяснениям Центробанка, под работником понимается физлицо, с которымп. 5 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У); Письмо ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859:

•либо заключен трудовой договор;

•либо заключен гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг (например, подрядчики, исполнители).

Работнику сторонней компании деньги под отчет выдавать нельзя. В такой ситуации лучше поступить так:

•или самим купить необходимые запчасти, а после передать их мастеру по акту, расходной накладной или иному документу, принятому в организации, для совершения ремонта;

•или договориться об увеличении суммы вознаграждения в договоре и оплатить стоимость деталей организации, осуществляющей ремонт, то есть работодателю мастера. В таком случае деньги для совершения покупки мастеру выдаст его работодатель.

Могут ли сотрудники передавать друг другу подотчетные средства

Компания выдала сотруднику наличные под отчет на хозяйственные нужды. Работник приобрел все, что нужно, однако часть денег осталась непотраченной. Будет ли нарушением, если подотчетник передаст этот остаток из рук в руки другому работнику для совершения новых покупок для нужд компании?

— Это прямое нарушение кассовой дисциплины. Выдавать подотчетнику деньги можно, только предварительно сняв их с расчетного счета. Ну или можно выдать из кассы, но только если наличные поступили, в частности, в качестве выручки, страховой премии, возврата займа. Варианта, при котором подотчетники обмениваются деньгами между собой, в Порядке ведения кассовых операций нетп. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У; Письмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561.

Более того, о расходовании полученных сумм обязано отчитаться лицо, которому они были выданыпп. 6, 6.3 Указания № 3210-У.

В вашем случае нужно поступить так: оформить возврат в кассу неиспользованного аванса → внести эти деньги в банк → снова снять с банковского счета нужную сумму → выдать ее под отчет другому работнику.

Можно ли остаток по подотчету оставить у работника и использовать его позднее

Компания выдала сотруднику наличные под отчет для приобретения определенного товара. Однако из-за того, что в день покупки на товар действовала скидка, часть денег осталась в распоряжении подотчетника. По совершенным тратам работник отчитался.
Неиспользованный остаток подотчетной суммы по данным утвержденного авансового отчета работник в обязательном порядке должен вернуть в кассу? Или же деньги можно оставить у него и впоследствии он сможет потратить их на покупки для нужд компании?

— Сроки и порядок выдачи денег, сдачи авансового отчета и возврата неизрасходованных сумм устанавливает руководитель. Фиксируется все это, как правило, в положении о расчетах с подотчетными лицами.

До окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы, деньги могут спокойно находиться у работника и он может на них совершать покупки для нужд работодателя.

А вот со дня окончания указанного срока деньги, оставшиеся на руках у работника, будут официально считаться невозвращенной подотчетной суммой. А к таким суммам уже могут придраться налоговики, особенно если деньги в распоряжении работника будут находиться долгое время. Проверяющие могут счесть, что невозвращенные суммы — доход работника со всеми вытекающими (доначислением НДФЛ, страховых взносов, начислением пеней и штрафа).

Кроме того, со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы, начинает течь месячный срок, в течение которого в случае чего долг по подотчету можно удержать из зарплаты работника (при его согласии)ст. 137 ТК РФ.

Таким образом, на наш взгляд, ответ на вопрос «возвращать деньги в кассу или не возвращать» сводится к тому, как скоро планируется очередная покупка. Если это ближайшие дни, даже если срок для возврата подотчетной суммы прошел, деньги можно оставить у работника. Никакого наказания за это не будет — частью 1 ст. 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций...» КоАП РФ оно просто не предусмотрено. Однако если сроки размытые, деньги лучше вернуть в кассу организации, а после по мере необходимости выдать их работнику снова.

Можно ли выплачивать командировочные в день подписания трудового договора

Организация сегодня заключила трудовой договор с работником, согласно которому тот приступает к работе с завтрашнего дня. Завтра же в связи с производственной необходимостью он направляется в служебную командировку. Можем ли мы сегодня выплатить ему подотчетные денежные средства для оплаты командировочных расходов?

— Наличие трудового договора и приказа о приеме на работу еще не говорит о том, что соискатель уже является вашим полноправным работником. Физлицо официально становится таковым лишь со дня, когда приступает к исполнению своих трудовых обязанностейст. 61 ТК РФ. Именно эта дата указывается как дата приема на работу в сведениях о трудовой деятельности (в трудовой книжке, если она ведется) и в приказе о приеме на работу.

Согласно трудовому договору, заключенному в вашем случае, дата выхода на работу — завтра. Получается, что до наступления этого дня потенциальный работник является для вас фактически посторонним лицом. А согласно действующему законодательству лицам, не являющимся работниками организации, деньги под отчет выдавать нельзяпп. 6, 6.3 Указания № 3210-У; Письмо ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. Если этот запрет проигнорировать, в будущем налоговики могут снять расходы и доначислить НДФЛ, не говоря уже о пенях и штрафе.

Как же поступить в сложившихся обстоятельствах? Как вариант, можно заключить с работником допсоглашение к трудовому договору и указать в нем новую дату выхода на работу — за день до командировки (то есть сегодня). Тогда выплатить аванс на командировку можно будет до начала командировки, как это и полагается в соответствии с п. 10 Положения о служебных командировкахп. 10 Положения о служебных командировках, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Можно ли учесть в налоговых расходах траты, оплаченные женой подотчетника

Организация направила в служебную командировку работника. Авиабилеты для командировки были оплачены банковской картой его супруги (не наша работница). Можно ли в целях налога на прибыль учесть в командировочных расходах стоимость авиабилетов?

— Траты, оплаченные банковской картой третьего лица, а не командированного сотрудника, по мнению Минфина, можно учесть в «прибыльных» расходахПисьма Минфина от 14.01.2014 № 03-03-10/438, от 11.10.2012 № 03-03-07/46. В случае когда траты произведены супругой (супругом), из документов понадобятся авансовый отчет и авиабилеты. При этом расписка, в которой указано, что командированный работник возместил супруге оплаченные ею расходы, не нужна. Ведь деньги являются их совместной собственностьюп. 1 ст. 34 СК РФ.

Подтверждает ли расходы чек с пометкой «Копия»

Сотрудник на свои деньги купил канцелярию в офис. В подтверждение он принес чек, в котором указано «Внимание! Копия чека! Копия чека!». Сказал, что при оплате ему выдали только его. Можно ли по такому чеку возместить работнику деньги по приказу руководителя? Подтвердит ли такой чек расходы?

— Если работник потратил свои деньги для служебных целей, он имеет право на компенсацию своих расходовст. 164 ТК РФ. Если у руководителя нет сомнений в том, что соответствующие затраты были действительно произведены (в частности, работник сдал на склад приобретенное имущество), то вы можете их компенсировать и на основании копии чека. Запрета на это нет. Однако для списания расходов на канцелярию при расчете налога на прибыль понадобится оригинал документа.

Обычно продавцы, в частности магазины, которые после оплаты товара выдают покупателю только копию чека (к примеру, из-за нехватки чековой ленты), оригинал документа либо данные, позволяющие его идентифицировать, и адрес сайта в сети Интернет, где можно его получить, отправляют на абонентский номер или электронную почту. В таком случае работнику нужно лишь найти чек, распечатать его и приложить к авансовому отчету.

Напомним, что кассовый чек, полученный в электронной форме и распечатанный на бумаге, по Закону о ККТ приравнивается к бумажному чеку, отпечатанному кассовым аппаратомп. 4 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. При этом он должен содержать все реквизиты, включенные в утвержденный ФНС форматПриказ ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@. Если такой чек можно найти и получить в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России», то он является документом, подтверждающим «прибыльные» расходыПисьмо ФНС от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292@.

Можно ли удерживать с дохода умершего работника задолженность по подотчету

Работник поехал в командировку и там умер. На поездку ему были выданы подотчетные денежные средства, остаток которых по очевидным причинам работник не вернул. Однако у него есть начисленная неполученная зарплата. Можем ли мы из нее удержать задолженность? Если да, то как быть с тем, что для удержания нужно получить согласие работника, а в нашем случае его получать уже вроде как не с кого?

— Неизрасходованные подотчетные средства, выданные сотруднику, который впоследствии умер, даже если осталась начисленная, но не выплаченная ему зарплата, самовольно удерживать нельзя.

Зарплату, не полученную ко дню смерти работника, вы обязаны выдать членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти, в сумме без каких-либо удержанийст. 141 ТК РФ; ст. 1183 ГК РФ. Однако это не значит, что про долг можно забыть.

Организация вправе обратиться к наследникам умершего подотчетника с требованием погасить долг. Ведь наследники, принявшие наследство, в пределах стоимости перешедшего к ним наследуемого имущества солидарно отвечают по долгам наследодателяпп. 1, 3 ст. 1175 ГК РФ.

Если же у должника наследников нет или никто из них не принял наследство (это должно быть документально подтверждено), то для целей налогообложения прибыли долг работника вы можете признать нереальным ко взысканию по причине его смерти и включить в состав расходов до истечения срока исковой давностиПисьмо Минфина от 24.02.2009 № 03-02-07/1-87.