Топливные карты: учет покупки ГСМ и самих карт

Как учесть карту и средства, зачисленные на нее

Бухучет. Напомним, что топливные карты организация получает от топливной компании бесплатно или за деньги. Если за саму топливную карту предусмотрена оплата, то деньги, перечисленные топливной компании за нее, вы можете сразу списать на расходып. 5 ПБУ 10/99. Проводки будут следующие.

Содержание операции	Дт	Кт
Перечислена оплата за карты	60	51
Карты оприходованы	10	60
Отражен НДС по картам	19	60
Стоимость карт списана на затраты	20 / 26 / 44	10
НДС по картам принят к вычету	68	19

Если топливная карта получена бесплатно, никаких проводок делать не нужно. Сами топливные карты учтите на забалансовом счете, например по дебету МЦ.04.

Что касается сумм, зачисленных на карту, то они являются предоплатой за топливо, поэтому расходом они не признаются и учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»пп. 3, 16 ПБУ 10/99.

Налоговый учет. В налоговом учете стоимость самих платных пластиковых топливных карт (без учета НДС) можно сразу списать на материальные или прочие расходы, связанные с производством и реализациейподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Сделать это можно на дату получения карт и принятия их к учету.

А вот средства, зачисленные на карты, пока в налоговых расходах не учитываются. Ведь в момент перечисления аванса не происходит реализации ГСМ, топливо еще не получено и не использовано. А при методе начисления расходы должны учитываться в отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средствп. 14 ст. 270, п. 1 ст. 272 НК РФ.

При этом сумму НДС со стоимости самой пластиковой топливной карты организация вправе принять к вычету. Вычет производится на основании счета-фактуры, при условии что ГСМ используется в деятельности, облагаемой НДСп. 1 ст. 172 НК РФ.

То же касается и средств, зачисленных на картып. 12 ст. 171 НК РФ. Вычет НДС с аванса возможен при наличии договора поставки и счета-фактуры. Однако такой вычет — это право организации, а не обязанностьПисьмо Минфина от 22.11.2011 № 03-07-11/321. Учитывайте, что при фактическом получении ГСМ налог со стоимости топлива принимается к вычету, а налог, исчисленный с авансового платежа, — восстанавливается. Перечисление аванса за топливо и приобретение топлива, как правило, попадают на один квартал, а потому заявление вычета в таком случае — это сизифов труд. Но решение за вами.

Как учесть приобретение ГСМ по карте

Бухучет. При заправке водителем ТС по топливным картам никаких проводок делать не нужно. Приобретение ГСМ отражается по окончании месяца после получения от топливной организации закрывающих документов. Топливо принимается к учету по фактической себестоимости (без учета НДС).

В связи с приобретением топлива делаются следующие проводки.

Содержание операции	Дт	Кт
Перечислен аванс топливной компании	60-«Аванс»	51
Отражен НДС с аванса (если все-таки решили его заявлять)	19	60-«НДС» / 76-«НДС»
Принят к вычету НДС с аванса	68	19
Приняты к учету ГСМ (на основании товарной накладной и отчета (или реестра) операций по картам)	10-3	60
Отражен НДС со стоимости приобретенного топлива	19	60
Принят к вычету НДС со стоимости приобретенного топлива	68	19
Аванс зачтен в оплату приобретенного топлива	60	60-«Аванс»
Восстановлен НДС с аванса	60-«НДС» / 76-«НДС»	68
Стоимость израсходо­ванного топлива учтена в расходах	20 / 25 / 26 / 44	10-3

Налоговый учет. В целях налогообложения прибыли затраты на приобретение бензина/солярки по топливным картам включаются в состав материальных (если компания оказывает автотранспортные услуги) или прочих расходов, связанных с производством и реализациейподп. 2, 5 п. 1 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67.

Важно: о том, что затраты на ГСМ не учитываются в расходах в момент перечисления аванса поставщику топлива, уже было отмечено ранее, но надо сказать, что в момент заправки автомобиля топливом, даже несмотря на то, что с топливной карты списано отпущенное количество ГСМ, этого тоже не происходит. Дело в том, что для признания расходов в налоговом учете организация должна иметь на руках подтверждающие документыст. 252 НК РФ. В момент заправки у нее будет только чек на покупку ГСМ, а этого недостаточно. Ведь чек подтверждает только факт приобретения топлива, но не подтверждает факт его использования в служебных целях.

Основными документами, подтверждающими расходы на ГСМ (только при их наличии расходы можно списывать), являются:

•закрывающие документы топливной компании;

•путевые листы/отчеты электронной системы контроля расхода топлива.

К слову, стоимость приобретенного по топливным картам ГСМ формируется в обычном порядке — исходя из всех затрат, связанных с его приобретением, без учета НДСп. 2 ст. 254 НК РФ.

При этом для налоговых целей затраты на приобретение бензина/солярки по топливным картам можно не нормировать и учитывать полностьюПисьма Минфина от 26.09.2019 № 03-03-07/74189, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283.

Однако в добровольном порядке вы можете установить собственные нормы расхода ГСМ. Тогда сверхнормативный расход можно:

•или включать в расходы, если перерасход обоснованПисьмо УМНС по г. Москве от 05.02.2003 № 26-12/7430;

•или учесть во внереализационных расходах после того, как в доходах вы признаете сумму возмещения ущерба лицом, виновным в перерасходе топливаподп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ; Письмо Минфина от 07.03.2018 № 03-03-06/2/14611.

Что касается НДС, то сумма налога со стоимости топлива, приобретенного по топливной карте, принимается к вычету полностью на основании счета-фактуры. Но только если ГСМ используются в деятельности, облагаемой НДС. При этом автомобиль с полным баком может вообще весь месяц не ездить — вычет все равно останется вычетом.

* * *

В целом учет топлива, приобретенного по топливным картам, ничем не будет отличаться от учета ГСМ, приобретенного за наличный расчет. Но при этом учет движения карт наладить проще, чем учет наличных денег для покупки топлива. А потому, если ваша компания еще не пользуется топливными картами, рекомендуем попробовать.