Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 июля 2013 г.
Содержание журнала № 14 за 2013 г.Как составлять РКО на сдачу наличных в банк работником
Организация не пользуется услугами инкассаторских служб, и наличные из кассы отвозит в банк для зачисления на расчетный счет один из работников. Как в такой ситуации оформить РКО при выдаче денег из кассы — должны ли там быть ф. и. о. и паспортные данные этого работника и его подпись? В разных организациях к решению этого вопроса подходят по-разному. Рассмотрим часто применяемые способы и решим, какими можно пользоваться, а какими — не нужно.
СПОСОБ 1. Неправильный и опасный. В РКО вообще нет упоминания о работнике, который везет деньги в банк
То есть строка «Выдать» остается пустой или же в ней указано название банка. В строке «Основание» пишут «Для зачисления на расчетный счет в таком-то банке». По возвращении работника к РКО прикалывают квитанцию банка к объявлению на взнос наличными и указывают ее реквизиты в строке «Приложение».
Обычно бухгалтеры объясняют это тем, что указывают в ордере проводку Дт счета 51 – Кт счета 50, а она, по их мнению, не предполагает составления РКО на физлицо. То есть они считают, что деньги по такому РКО выданы сразу банку, а подпись получателя заменяет приложенная к ордеру квитанция банка.
Что неправильно. Нарушены следующие правила составления РКО и правила выдачи денег из кассы.
Во-первых, в РКО должны быть указаны ф. и. о. и паспортные данные человека, которому выданы деньги, и должна стоять его подпись. Это требование не только Положения о порядке ведения кассовых операци
Во-вторых, кассир не имеет права выдавать деньги до тех пор, пока получатель не поставит свою подпись и не напишет сумму пропись
В-третьих, РКО должен быть полностью оформлен (в том числе иметь все приложения) уже на момент выдачи денег из касс
Когда деньги сдают в банк через инкассаторскую службу банка, ее работник, принимающий наличные, не ставит свою подпись в РКО. Однако это еще не причина поступать так же и в нашем случае. Во-первых, есть специальные правила инкассаци
Чем опасно. Конечно, налоговики за такое нарушение не штрафуют. Опасность в другом: если все деньги или их часть вдруг по каким-то причинам не доедут до банка, под подозрением оказывается кассир. Ведь работник может утверждать, что получил от кассира меньше, чем указано в РКО, или вообще ничего не получал, — всякое бывает. И доказать обратное кассиру нечем, поскольку в получении наличных из кассы никто не расписывался.
Злоупотребления тут могут быть и со стороны самого кассира, который составит РКО на сумму
Этот способ безопасен только в одном случае — если деньги везет в банк сам кассир. Тогда при помощи РКО действительно оформляется не операция выдачи денег из кассы работнику, а операция сдачи денег банку для зачисления на расчетный счет.
Если кассиров несколько, то передача денег от старшего кассира тому кассиру, который отвозит деньги в банк, оформляется записью в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме
СПОСОБ 2. Неправильный, но безвредный. Работнику, который должен сдать деньги из кассы в банк, они выдаются под отчет
По возвращении из банка работник составляет авансовый отчет и прикладывает к нему в качестве подтверждающего документа квитанцию к объявлению на взнос наличными (в ней есть ф. и. о. человека, от которого приняты деньги).
В РКО указывают проводку Дт счета 71 – Кт счета 50, а на дату зачисления денег на счет делают проводку Дт счета 51 – Кт счета 71.
Бухгалтеры, которые применяют этот способ, аргументируют это так. Если работнику из кассы выданы деньги для передачи кому-либо, то он обязан по ним отчитаться. А как это сделать? Есть привычный способ — авансовый отчет, который предполагает, что ранее наличные были выданы под отчет.
Что неправильно. Деньги под отчет выдают работникам только на расходы — то есть для расчетов с третьими лицами за приобретаемые для компании товары (работы, услуги
Поэтому аргумент, что по любой полученной из кассы сумме работник является подотчетником (кроме зарплаты и прочих выплат непосредственно самому работнику), неверный.
Почему безвредно. Штрафа за ошибочное оформление выданных денег как находящихся под отчетом нет. Факт передачи определенной суммы из кассы работнику зафиксирован. И если с наличными по дороге в банк что-то случится, разбираться будут с тем, с кем надо.
СПОСОБ 3. Предпочтительный. В РКО есть данные и подпись работника без оформления выдачи денег под отчет
В организации должно быть лицо, специально уполномоченное сдавать деньги в банк. Оно назначается распоряжением руководител
Теперь о проводке, которую нужно поставить в РКО. В зависимости от обстоятельств есть два варианта.
ВАРИАНТ 1. Дт счета 51 – Кт счета 50. Она допустима в составленном на работника РКО, если есть уверенность, что деньги банк примет в тот же день. Дата приема — дата на квитанции к объявлению на взнос наличными. Основание для проводки — РКО и квитанция банка.
ВАРИАНТ 2. Если же есть вероятность, что работник сдаст деньги в банк лишь на следующий день (например, он вечером объезжает несколько принадлежащих фирме точек продаж и может не успеть в банк до его закрытия), лучше делать проводку Дт счета 57 «Переводы в пути» – Кт счета 50. Когда деньги сданы в банк, делаем проводку Дт счета 51 – Кт счета 57.
Этот вариант хорош еще и потому, что банк при приеме наличных может выявить фальшивые купюры и тогда указанная в РКО при выдаче денег проводка Дт счета 51 – Кт счета 50 окажется составленной на неверную сумму.
Образец правильного оформления РКО приведен ниже.
Записывая этот РКО в кассовую книгу, в графе 2 укажите ф. и. о. работника с пометкой «Для зачисления на расчетный счет организации в таком-то банке».
***
С составлением РКО в организациях разобрались. А как оформлять расходник на сдачу денег в банк у индивидуального предпринимателя?
Если он сам ведет кассовые операции и сам сдает наличные из кассы в банк, то подходит и «обезличенный» РКО, то есть способ 1. А если что-то одно из этого делает его работник, нужно фиксировать передачу денег между ним и ИП, то есть использовать способ 3.
31.05.2013 |
Дебет | Кредит | Сумма, руб. коп. | Код целевого назначения | ||||
код структурного подразделения | корреспондирующий счет, субсчет | код аналитического учета | |||||
51 | 1 | 50 | 160 000,00 |
| Перевозову Александру АндреевичуДанные и подпись работника, который повезет деньги в банк |
(фамилия, имя, отчество) |
| Для зачисления на расчетный счет ООО «Космос» в банке «ЛунаБанк» |
| Сто шестьдесят тысяч рублей |
(прописью) |
| | 00 | коп. |
| нетРеквизиты квитанции банка к объявлению на взнос наличными можно не указывать, так как на момент составления РКО квитанция банком еще не оформлена. Но если это нужно (например, для удобства учета), то можно их потом вписать |
|
| | | |
| |
| Сто шестьдесят тысяч рублейЗаполняет работник своей рукой |
(прописью) |
| | 00 | коп. |
| Данные и подпись работника, который повезет деньги в банк |
| паспорту 4501 697895, выданному ОВД Пресненского района г. Москвы 25.05.2005Данные и подпись работника, который повезет деньги в банк |
(наименование, номер, дата и место выдачи документа, |
|
удостоверяющего личность получателя) |
| |