НДФЛ недоудержан из-за ошибки: когда и как отразить в 6-НДФЛ
Ошибку обнаружили после сдачи в ИФНС расчета
У организации возникла такая ситуация. В первой половине июня 2023 г. при выплате зарплаты работнику был предоставлен детский вычет, на который тот не имел права, поскольку к этому моменту его доход с начала года уже превысил 350 000 руб. В результате по сроку 28 июня НДФЛ был удержан и перечислен в бюджет в меньшей сумме, чем нужно.
В январе 2024 г. эту ошибку обнаружили, пересчитали НДФЛ без вычета за июнь и доудержали налог из зарплаты работника за первую половину января, выплаченной 19.01.2024.
Стали заполнять уточненный расчет 6-НДФЛ за полугодие. В разделе 2 указали правильные суммы вычетов и исчисленного НДФЛ, то есть:
•в поле 130 — меньшую сумму детского вычета;
•в поле 140 — большую сумму исчисленного НДФЛ.
А дальше возник вопрос: нужно ли корректировать данные в разделе 1 расчета за полугодие? Посмотрели Порядок заполнения расчета. В разделе 1 следует указыватьпп. 3.1, 3.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@:
•в поле 020 — сумму НДФЛ, подлежащую перечислению за последние 3 месяца отчетного периода, обобщенную по всем физлицам;
•в полях 021—024 — суммы исчисленного и удержанного налога, подлежащие перечислению по первому, второму, третьему и четвертому срокам перечисления отчетного периода соответственно.
Какие здесь имеются в виду суммы налога — это реально удержанные (и тогда их корректировка в рассматриваемой ситуации не нужна) или верно исчисленные, которые следовало удержать и перечислить в соответствующий срок (и тогда корректировка необходима)? Отвечает специалист ФНС.
Как в уточненном расчете отразить доудержанный НДФЛ
  | МОРОЗОВ Дмитрий Александрович Государственный советник РФ 3 класса |
— В разделе 1 расчета 6-НДФЛ отражаются не суммы НДФЛ, которые были фактически удержаны, а суммы, которые должны были быть удержаны и перечислены в бюджет в определенном периоде исходя из требований НК РФ.
Соответственно, в рассматриваемом случае в уточненном расчете 6-НДФЛ за полугодие 2023 г. необходимо в полях 023 (налог, удержанный за период с 23 мая по 22 июня) и 020 отразить уточненные (увеличенные) суммы НДФЛ, которые необходимо было удержать и перечислить в бюджет, если бы не было необоснованного предоставления вычета на ребенка работнику.
При этом полагаю, что поле 160 раздела 2 уточненного расчета за полугодие не следует корректировать, так как фактически соответствующая сумма налога удержана в другом налоговом периоде, в котором и должна быть отражена (в расчете за I квартал 2024 г.).
И это логично. Ведь на ЕНС как обязательство налогового агента по уплате НДФЛ по соответствующим срокам инспекция переносит суммы из полей 021—024 раздела 1 расчетов 6-НДФЛ (как первичных, так и уточненных). И если в разделе 1 уточненного расчета за полугодие не увеличить обязательство по уплате НДФЛ, то недоимка на ЕНС по этому налогу не возникнет в принципе. А это было бы неверно, поскольку НДФЛ следовало исчислить и удержать в июне, а также уплатить в бюджет по сроку 28.06.2023.
Контролерам несвойственно руководствоваться пословицей «Не ошибается только тот, кто ничего не делает». Чтобы избежать штрафа за налоговую ошибку, ее важно вовремя обнаружить и исправить
Также ранее ФНС поясняла, что в поле 160 раздела 2 расчета нужно отражать НДФЛ, удержанный за период с начала года и до конца отчетного периодаПисьмо ФНС от 11.04.2023 № БС-4-11/4420@. То есть в нашем случае в уточненном расчете в поле 160 остается налог, удержанный с 01.01.2023 по 30.06.2023 и показанный в первичном расчете за полугодие.
Подача уточненки за полугодие автоматически приведет к тому, что понадобится и уточненка за 9 месяцев, в которой также будет указана меньшая сумма детского вычета в поле 130 и большая сумма исчисленного НДФЛ в поле 140 раздела 2. При этом данные об удержанном налоге в полях 020—023 раздела 1 и в поле 160 раздела 2 останутся такими же, как и в первичном расчете за 9 месяцев.
Допустим, уточненные расчеты 6-НДФЛ за полугодие и 9 месяцев организация подала в ИФНС 22 января 2024 г. Тогда штрафа за неполное удержание и перечисление НДФЛ в установленный НК срок (28.06.2023) не будет, если на дату подачи уточненок (на 22.01.2024)подп. 1 п. 4 ст. 81 НК РФ:
•имеется положительное сальдо ЕНС в размере, достаточном для покрытия недоимки по НДФЛ и соответствующих ей пеней. Если его нет, то доудержанный 19.01.2024 у работника налог вместе с пенями нужно заранее перечислить на ЕНС. То есть надо сделать так, чтобы ко дню подачи уточненок (к 22.01.2024) на ЕНС было сформировано положительное сальдо и оно могло быть списано как в погашение обязанности по НДФЛ, которую инспекция доначислит на ЕНС на основании уточненного расчета за полугодие 2023 г., так и в погашение пеней. В уведомление по НДФЛ за первый «рваный» период января 01.01—22.01 сумму доудержанного 19.01.2024 налога включать уже не нужно (ведь на основании этого уведомления на ЕНС будет начислено обязательство по НДФЛ по сроку уплаты 29.01.2024, а 19.01.2024 был доудержан НДФЛ, срок уплаты которого 28.06.2023);
•инспекция еще не знала о неверном заполнении расчета и неполной уплате НДФЛ в бюджет, а также не назначила выездную проверку по НДФЛ за 2023 г.
Об особых правилах начисления пеней по уточненкам со сроком уплаты в 2022 г. и ранее читайте:
О новом порядке исправления ошибок в налоговой отчетности, который начал действовать после введения ЕНС в 2023 г., рассказывали:
Особенности подачи уточненок при занижении налога в декларациях/расчетах рассматривали:
Теперь осталось правильно отразить доудержанный у работника налог в отчетности за период его фактического удержания (в январе 2024 г.). В нашем примере в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2024 г. доудержанный налогп. 24, подп. 2, 3 п. 25, п. 26, подп. 14, 15 п. 28 Рекомендуемого порядка, утв. Письмом ФНС от 04.12.2023 № БС-4-11/15166@:
•нужно отразить в строках 160 и 161 раздела 2;
•не нужно отражать в строках 020 и 021 раздела 1. Если его показать, то обязательства компании задвоятся, ведь подлежащий уплате НДФЛ уже указали в разделе 1 уточненного расчета за полугодие 2023 г.
Однако имейте в виду, что при таком заполнении будет нарушено контрольное соотношение по равенству сумм удержанного налога из разделов 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за 2023 г.Письмо ФНС от 22.05.2023 № БС-4-11/6401@ (КС 1.26) В нашем примере сумма удержанного НДФЛ из полей 020 разделов 1 первичного расчета 6-НДФЛ за I квартал, уточненных расчетов за полугодие и 9 месяцев, а также первичного расчета за год будет больше (не будет равна) суммы удержанного НДФЛ, отраженного в поле 160 раздела 2 годового 6-НДФЛ. И это нормально (см. ниже ответ специалиста ФНС).
А в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2024 г., наоборот, сумма из строки 020 раздела 1 будет меньше суммы из строки 160. Кстати, с 2024 г. будут новая форма расчета 6-НДФЛ и другие контрольные соотношения для нееПисьмо ФНС от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@.
Ошибку обнаружили до сдачи в ИФНС расчета
Рассмотрим другую ситуацию. Из-за арифметической ошибки при выплате работнику зарплаты 8 декабря 2023 г. организация удержала НДФЛ меньше, чем должна была. Обнаружили ошибку в январе 2024 г. при подготовке годового расчета 6-НДФЛ. Из выплаченной 19 января 2024 г. зарплаты за первую половину месяца НДФЛ был доудержан.
Освободиться от штрафа за несвоевременную уплату НДФЛ можно и при подаче первичного расчета при выполнении следующих условийп. 2 ст. 123 НК РФ:
•первичный расчет сдан без опоздания, в нашем случае — не позднее 26.02.2024;
•этот расчет заполнен правильно;
•доудержанный НДФЛ перечислен до того, как ИФНС обнаружила неперечисленную сумму или назначила выездную проверку за тот же период (в уведомление за период 01.01—22.01 его включать не надо, так как он должен сформировать положительное сальдо ЕНС на момент подачи расчета 6-НДФЛ за 2023 г.).
Получается, что в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 2023 г. в поле 023 нужно отразить ту сумму НДФЛ, которую должны были удержать 8 декабря 2023 г. и перечислить в бюджет не позднее 28.12.2023. А доудержанный 19 января налог будет отражен в строках 160 и 161 раздела 2 только в расчете за I квартал 2024 г.
И здесь также в 2023 г. не будет соблюдаться КС 1.26. Наверняка инспекция направит организации требование о представлении пояснений или внесении исправлений.
Отражение в первичном расчете доудержанного НДФЛ и пояснение расхождений
| | МОРОЗОВ Дмитрий Александрович Государственный советник РФ 3 класса |
— Указанное правило (отражать в разделе 1 не фактически удержанные суммы НДФЛ, а суммы, подлежащие удержанию исходя из требований НК РФ) должно применяться как к уточненным, так и к первичным расчетам 6-НДФЛ. Соответственно, в рассматриваемой ситуации в разделе 1 годового расчета 6-НДФЛ нужно указать уже верную сумму налога.
В поле 160 раздела 2 удержанный налог отражается после фактического удержания. То есть в рассматриваемой ситуации доудержанный в январе 2024 г. налог за декабрь 2023 г. следует отразить в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2024 г.
Действительно, в такой ситуации не будет соблюдено КС 1.26. В случае получения от налогового органа требования необходимо будет дать пояснения относительно причины такого заполнения расчета.
* * *
Поскольку налоговых агентов штрафуют и на 500 руб. за недостоверные сведения в расчете 6-НДФЛ за каждый отчетный период, и на 20% от суммы не удержанного и не уплаченного в срок НДФЛ, то, чтобы избежать штрафа, приходится подавать уточненные 6-НДФЛ за прошлые периоды при любых ошибках — в суммах доходов, вычетов, налога, в персональных данных работников (в справках о доходах физлиц — приложение № 1 к расчету)п. 6 ст. 81, статьи 123, 126.1 НК РФ; Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515.
Но нужно помнить, что после подачи уточненного расчета ИФНС будет его камералить, как обычно, в течение 3 месяцев. А если уточненка подана до окончания камеральной проверки расчета, то срок этой проверки увеличится на 3 месяцапп. 2, 9.1 ст. 88 НК РФ.
