Оформляем доверенность правильно

Когда фирме или ИП нужна нотариальная доверенность

Когда для доверенности требуется нотариальная форма, нет необходимости составлять ее самостоятельно. Это сделает нотариус.

Так, удостоверять нотариально нужно доверенности, выдаваемые, в частности:

•на представление документов в ИФНС для регистрации юрлиц и ИПч. 1 ст. 9 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ;

•на распоряжение правами, зарегистрированными в Едином государственном реестре недвижимости (на отчуждение недвижимости, установление в отношении нее обременений в виде сервитута, ипотеки, аренды и найма), и на подачу заявлений о госрегистрации прав и сделок с нейп. 1 ст. 185.1 ГК РФ; ч. 6 ст. 1 Закона от 13.07.2015 № 218-ФЗ;

•на распоряжение правами, зарегистрированными в иных госреестрах (в частности, правами на результаты интеллектуальной деятельности)п. 1 ст. 185.1, п. 2 ст. 1232 ГК РФ;

•на заключение договора о передаче доли в ООО в залогп. 2 ст. 22 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ (далее — Закон № 14-ФЗ);

•на перевод долга или уступку требования по договору, который был заверен нотариальноп. 1 ст. 389, п. 4 ст. 391 ГК РФ;

•на совершение сделок, подлежащих нотариальному удостоверению по желанию сторонподп. 2 п. 2 ст. 163 ГК РФ.

Предпринимателям также придется удостоверять у нотариуса доверенности:

•для представительства в отношениях с налоговыми органами, а также на право подписания счетов-фактурп. 3 ст. 26, п. 3 ст. 29 НК РФ;

•выдаваемые в порядке передоверияп. 3 ст. 187 ГК РФ.

Если же доверенность в порядке передоверия выдает организация либо руководитель филиала (представительства), то тогда заверять ее у нотариуса не требуетсяп. 3 ст. 187 ГК РФ.

Когда доверенность не нужна

Без доверенности могут действовать законные представители. Например, от имени ООО и АО без доверенности вправе выступать их единоличный исполнительный орган, то есть руководительподп. 1 п. 3 ст. 40 Закона № 14-ФЗ; п. 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ (далее — Закон № 208-ФЗ).

Кроме того, иногда доверенность в виде отдельного документа можно не составлять, поскольку полномочия представителя могут подтверждаться иным образом. В частности, когда:

•полномочия представителя следуют из обстановки. Это, к примеру, продавцы в розничных магазинах, кассиры и иные работники, чьи полномочия явствуют из того, что они находятся на рабочем месте, имеют доступ к печати и т. п.п. 1 ст. 182 ГК РФ;

•полномочия представителя предусмотрены в договоре (между доверителем и представителем либо между доверителем и третьим лицом)п. 4 ст. 185 ГК РФ; п. 125 Постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25. Например, в договоре подряда или оказания услуг могут быть указаны лица, уполномоченные подписывать документы со стороны подрядчика или исполнителя;

•полномочия представителя содержатся в решении общего собранияп. 4 ст. 185 ГК РФ. В частности, общее собрание участников ООО может уполномочить кого-то из участников заключить договор с директором или управляющимп. 1 ст. 40, п. 3 ст. 42 Закона № 14-ФЗ;

•полномочия судебного представителя заявлены доверителем устно в судебном заседании (по гражданскому, арбитражному или административному спору)ч. 6 ст. 53 ГПК РФ; ч. 4 ст. 61 АПК РФ; ч. 5 ст. 57 КАС РФ. Об этом указывается в протоколе судебного заседания. И если полномочия заявлены доверителем на весь процесс, то представителю и в последующих заседаниях не понадобится доверенность.

В остальных случаях организация или ИП должны оформлять доверенность в простой письменной формеп. 1 ст. 185 ГК РФ.

Кто может быть представителем

Представителем может быть любое лицо — организация, предприниматель или обычный гражданин (как ваш сотрудник, так и посторонний человек).

Например, вы можете уполномочить любого человека получить для вас товар, положить деньги на счет организации, сдать отчетность в ИФНС, подписать счет-фактуру и т. д.

Но иногда к представителю предъявляются определенные требования. Например, судебный представитель, если это не адвокат, должен иметь:

•при участии в административных делах — высшее юридическое образование;

•при представительстве в Конституционном суде РФ — ученую степень по юридической специальностич. 1 ст. 55 КАС РФ; ст. 53 Закона от 21.07.94 № 1-ФКЗ.

Что указать в доверенности

Если вашему представителю нужно лишь получить ТМЦ (материалы, товары и иное имущество), то вы можете воспользоваться унифицированной формой № М-2 или № М-2аутв. Постановлением Госкомстата от 30.10.97 № 71а.

А если доверенность требуется для других целей, то вы ее оформляете в произвольной форме. При этом в ней рекомендуется указывать следующее:

•дату совершенияп. 1 ст. 186 ГК РФ. Также можете указать порядковый номер доверенности (для целей учета и регистрации в журнале при его наличии);

•сведения о доверителе и представителе, чтобы их можно было однозначно идентифицировать. В отношении физлиц (в том числе ИП) нужно указать ф. и. о. полностью, дату и место рожденияПостановление Президиума ВАС от 16.06.2009 № 750/09. Вместо даты и места рождения можете привести паспортные данные (кстати, последние иногда обязательны, например в доверенности на участие в общем собрании участников или акционеров)п. 2 ст. 37 Закона № 14-ФЗ; п. 1 ст. 57 Закона № 208-ФЗ. А в отношении организации укажите ее полное наименование, адрес местонахождения, ОГРН или ИНН (дата госрегистрации, наименование регистрирующего органа и КПП необязательныРешение АС Ярославской области от 09.12.2016 № А82-13012/2016 (Внимание! PDF-формат));

•полномочия представителя. Их нужно сформулировать конкретно и полно (какие именно действия, в каких органах и т. д.). Например, при выдаче доверенности судебному представителю важно прописать его специальные процессуальные права. Иначе у него не будет полномочий: подписывать иск или отзыв на иск, передавать дело в третейский суд, заключать мировое соглашение, отказываться от иска полностью или в части, обжаловать судебные акты и т. д.ст. 54 ГПК РФ; ч. 2 ст. 62 АПК РФ Если доверенность выдается руководителю филиала (представительства), то в ней нужно прописать все его полномочия, недостаточно их указания лишь в уставе организациип. 3 ст. 55 ГК РФ; п. 129 Постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25. А в доверенности на представительство в ИФНС можно указать следующее:

•срок, на который выдается доверенностьп. 1 ст. 186 ГК РФ. Он может быть любым, максимальный срок не ограничен. Доверенности, в которых не указан срок действия, сохраняют силу в течение года;

•право или запрет передоверияп. 1 ст. 187 ГК РФ. Например, право передоверия нужно предусмотреть в доверенности, выдаваемой руководителю филиала или представительства, чтобы он мог выдавать доверенности работникам своего подразделения и иным лицам;

•подпись доверителя (от имени организации доверенность подписывает ее руководитель, а от имени ИП — сам ИП) и печать (при ее наличии)п. 4 ст. 185 ГК РФ. А вот подпись представителя не обязательнаПостановление Президиума ВАС от 16.06.2009 № 750/09.

Как удостоверить доверенность работника

Ваш работник может попросить вас, как работодателя, удостоверить его доверенность. Однако такая доверенность не приравнивается к нотариальной и действительна всего в нескольких случаяхПостановление 1 ААС от 25.06.2014 № А43-23036/2013. А именно когда работник выдает ееп. 3 ст. 185.1 ГК РФ; п. 2 ст. 53 ГПК РФ; п. 1 ст. 57 Закона № 208-ФЗ; п. 2 ст. 37 Закона № 14-ФЗ:

•на получение его зарплаты и иных платежей в связи с трудовыми отношениями, а также авторских вознаграждений;

•на получение корреспонденции (за исключением ценной) на почте;

•на представительство в суде по гражданскому делу;

•на голосование на общем собрании в ООО или АО.

Проверьте в такой доверенности работника правильность его данных и сделайте на ней удостоверяющую надпись, к примеру такую.

* * *

Не забывайте, что если декларации и иная отчетность подаются в ИФНС представителем, то количество листов прилагаемых подтверждающих документов, указываемое на титульном листе формы, должно включать и число страниц доверенностип. 5 ст. 80 НК РФ.