Требования к оформлению путевого листа в 2023 году

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист составляет тот, кто фактически использует автомобиль. По новым правилам его должен оформить собственник или владелец автомобиля при перевозке пассажиров и грузов. Если авто предоставляется во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства (ТС) с экипажем, то путевой лист должен оформить арендодатель. Но при аренде без экипажа ТС фактически использует арендатор, и в этом случае он составляет путевой листч. 1 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ (ред., действ. с 01.03.2023) (далее — Закон № 259-ФЗ); п. 10 Состава сведений, утв. Приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390 (далее — Состав сведений).

Составить путевой лист надо и в тех случаях, когда организации (предприниматели) перевозят груз или физических лиц (помимо водителя) для собственных нужд. На них распространяются обязанности, которые предусмотрены для тех, кто эксплуатирует транспортные средстваподп. 2 п. 7 Состава сведений; п. 3 Постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26; Письмо Минтранса от 17.03.2017 № 03-525ПГ.

Если в легковом автомобиле нет ни багажа, ни пассажиров, а только водитель, ГИБДД путевой лист вряд ли потребует. С грузовыми автомобилями сложнее, потому что они в принципе предназначены для перевозок грузов и ГИБДД путевые листы обычно требует. Даже если грузов в них нет. Поэтому путевой лист лучше иметь.

А вот если работник — не водитель и использует служебный автомобиль для служебных нужд при выполнении своих непосредственных должностных обязанностей (например, директор, его заместитель, торговый представитель или др.), то формально путевой лист не нуженПостановление АС СЗО от 07.12.2018 № Ф07-14390/2018.

Вместе с тем сотрудники ГИБДД могут придерживаться иной точки зрения и оштрафовать. Особенно если очевидно, что работник перевозит не личные вещи, а груз или других физлиц. В этом случае безопаснее путевой лист оформить. О том, какие еще документы могут потребоваться для оформления поездки работника на служебном авто, мы писали в , 2020, № 3.

Если сотрудник использует личный транспорт для поездок по делам компании (предпринимателя), оформлять путевой лист не обязательно. Но он пригодится для подтверждения служебного характера поездки. Инспекторам его предъявлять не надо.

Форма путевого листа и порядок оформления

Обязательной к применению формы путевого листа в бумажном виде нет. Ее можно разработать самостоятельно, взяв за основу, например, унифицированную формуПостановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Разработанную форму не забудьте закрепить в учетной политике.

Путевой лист оформляйте на каждое ТС до выпуска на линию (то есть до выезда с парковки, из гаража, автохозяйства для участия в дорожном движении). Если одно ТС используется посменно разными водителями, то можно формировать несколько путевых листов на каждого водителяпп. 10, 11 Состава сведений.

Если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня) в пределах одного дня, оформляйте путевой лист на 1 день. А если рейс превышает продолжительность смены (рабочего дня), то оформить путевой лист надо на срок, соответствующий длительности рейсап. 3 Состава сведений.

Нумеровать и регистрировать путевые листы в журнале регистрации по новым правилам не обязательно, но возможно. Формировать журнал вы можете как в бумажной, так и в электронной форме. При ведении бумажного журнала прошнуруйте и пронумеруйте его страницы.

Какие сведения должны быть в путевом листе

В форме путевого листа приведите все необходимые реквизиты, в частности наименование документа и дату его составления (новыми правилами они не предусмотрены, но обязательны для любого первичного документа)ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Кроме того, в путевом листе отразите следующие сведенияч. 3, 4, 5 ст. 6 Закона № 259-ФЗ (ред., действ. с 01.03.2023); пп. 1, 3—8 Состава сведений.

Сведения	Информация
Срок действия	•или дата (число, месяц, год), когда можно его использовать — при оформлении на 1 день; •или дата (число, месяц, год) начала и окончания срока использования — при оформлении более чем на 1 календарный день
О лице, оформившем путевой лист	•или наименование юрлица, его адрес в пределах местонахождения, номер телефона и ОГРН; •или ф. и. о. ИП, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и ОГРНИП
О транспортном средстве	Тип, марка и модель ТС, прицепа (полуприцепа) согласно паспорту ТС, регистрационный госномер, дата (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат предрейсового (предсменного) контроля техсостояния, дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения, показания одометраПоказания одометра, даты и время при выезде и заезде ТС должно проставить лицо, назначенное руководителем (или ИП, если он совмещает обязанности водителя), и заверить своей подписью. Если на одно ТС оформлено несколько путевых листов (на каждого водителя), то при приеме-сдаче ТС следующему водителю дату, время и показания одометра в бумажном путевом листе может проставить, указать ф. и. о. и заверить своей подписью водитель, принимающий ТС (в электронном — назначенное уполномоченное лицо)п. 14 Состава сведений. (полные километры пробега) при выезде и при заезде (при приеме-сдаче ТС следующему водителю по окончании рабочего дня, смены предыдущего водителя, если оформляется несколько путевых листов на одно ТС)
О водителе	Ф. и. о., дата (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат предсменного (предрейсового) и послесменного (послерейсового) медосмотра водителя
О виде перевозки	Виды перевозокПисьмо Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ: •коммерческая перевозка (в частности, это регулярная/по заказу перевозка пассажиров и багажа, перевозка грузов по договору перевозки, в том числе по договору аренды ТС с экипажем, перевозка пассажиров и багажа легковым такси); •перевозка для собственных нужд (собственными силами без заключения договора перевозки); •работа специальных ТС
О виде сообщения	Виды сообщений: •или городское (перевозка в границах населенного пункта); •или пригородное (перевозка между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно); •или междугородное (перевозка между населенными пунктами на расстояние более 50 км); •международное — перевозка за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением госграницы (в том числе транзитом)ст. 4 Закона № 259-ФЗ. При перевозке в разных видах сообщения указать надо все через запятую

Подписать путевой лист должны ответственные за его заполнение должностные лица (специалисты), в том числе водитель. Также в нем должны быть подписи работника, уполномоченного на проставление даты, времени и показаний одометра при выезде и заезде ТС, медработника, проводившего медосмотры водителя, и должностного лица, ответственного за техническое состояние ТС.

При необходимости в путевой лист вы можете включить и дополнительные сведения (например, данные о маршруте движения ТС, стоимости оказанных услуг, количестве израсходованного топлива).

Обратите внимание, что информация о маршруте движения ТС не относится к обязательным сведениям путевого листач. 3 ст. 6 Закона № 259-ФЗ (ред., действ. с 01.03.2023); п. 1 Состава сведений. Но если вы хотите подтвердить в налоговом учете расходы на ГСМ и другие затраты на эксплуатацию ТС, то лучше указать максимально подробную информацию о маршруте в путевом листеп. 1 ст. 252 НК РФ.

Сведения о медосмотрах водителей

Проводить предрейсовые (предсменные) медосмотры и контроль техсостояния ТС при оформлении путевого листа вы можете в любой последовательностиПисьмо Минтранса от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ.

Проходить предрейсовые (предсменные) медосмотры должны все водители, а послерейсовые (послесменные) обязательны для водителей, чья работа связана с перевозкой пассажиров или опасных грузовч. 1, 3 ст. 220 ТК РФ; п. 1 ст. 20, п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ.

Отметки в путевом листе о дате, времени и результате медосмотров водителей должен сделать медработник и заверить своей подписью. В путевом листе он должен указать свои ф. и. о., а также наименование медорганизации (если он состоит в ее штате), серию, номер, дату выдачи и срок окончания действия ее лицензии на проведение медосмотровп. 12 Состава сведений.

По результатам медосмотров он должен вынести заключение и проставить отметкупп. 16, 17 Порядка, утв. Приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н:

•«прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;

•«прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Если рейс длится более 1 дня, то отметки о медосмотрах ставятся перед рейсом и после него. А если водитель совершает более одного рейса в течение рабочего дня, то отметки ставятся перед первым рейсом и после последнего рейсаПисьмо Минтранса от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ.

За допуск водителя к исполнению трудовых обязанностей без прохождения медосмотров работодателю грозит штрафч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ:

•для должностных лиц, предпринимателей, малых или микропредприятий — от 15 000 до 25 000 руб.;

•для других юрлиц — от 110 000 до 130 000 руб.

Напомним: если за рулем ТС находится работник, который в силу своих должностных обязанностей водителем не является, в должностные обязанности которого не входит управление автомобилем (например, директор, его заместитель, торговый представитель или др.), проходить медосмотры ему не обязательноАпелляционное определение Мосгорсуда от 24.05.2019 № 33а-2857/2019; Постановление АС СЗО от 07.12.2018 № Ф07-14390/2018. То, что он управляет служебным автомобилем и при этом не перевозит грузы и пассажиров, а выполняет свою непосредственную работу с помощью ТС, не создает ему новую трудовую функциюАпелляционное определение Мосгорсуда от 20.01.2020 № 33а-471/2020. Чтобы снизить вероятность претензий проверяющих, при заполнении путевого листа по самостоятельно разработанной форме не следует указывать работника, использующего служебный автомобиль, как водителя. Можно указать, например, его непосредственную должность (директор, торговый представитель и др.).

Сведения о контроле техсостояния ТС

Предрейсовый (предсменный) контроль техсостояния ТС, который проводится во время подготовки его к рейсу (нескольким рейсам), обязателен для юрлиц и ИП, которые перевозят пассажиров и грузы на основании договора перевозки, а также физлиц автобусами и грузов грузовыми автомобилями для собственных нуждпп. 2, 3, 13 Порядка, утв. Приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9; п. 2 ст. 20 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ. Проводить предрейсовый (предсменный) контроль техсостояния легкового автомобиля, используемого для собственных нужд, не обязательно.

Предрейсовый (предсменный) контроль техсостояния ТС должно проводить должностное лицо, ответственное за техсостояние и безопасную эксплуатацию, назначенное руководителем. Ответственный работник в путевом листе должен указать дату и время выпуска ТС на линию, дату, время и результат предрейсового или предсменного контроля, сведения заверить своей подписью и указать свои ф. и. о.

По результатам техконтроля проставляется отметка «выпуск на линию разрешен» или «выпуск на линию не разрешен» (при выявлении несоответствий требованиям)п. 13 Состава сведений.

Если водители работают посменно на одном ТС, то контроль его техсостояния проводится до начала рейса или смены (рабочего дня) водителя, который первым выезжает на линиюп. 5 Порядка, утв. Приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9.

Электронный путевой лист и его формат

С 1 марта 2023 г. путевой лист можно не только составлять на бумаге, но и формировать в электронном виде. То есть водитель при приеме груза должен предъявить, а при перевозке груза и физлиц должен иметь или электронный путевой лист, или его копию на бумаге. Использование электронного путевого листа поможет сократить время на обмен документами и автоматизировать обработку данных.

Формат электронного путевого листа подготовила ФНСч. 2, 5 ст. 6 Закона № 259-ФЗ (ред., действ. с 01.03.2023); п. 9 Состава сведений; Федеральный портал проектов нормативных правовых актов. Он представляет собой четыре обязательных XML-файла обмена для передачи по ТКС:

•файл со сведениями о юрлице или ИП, оформившем путевой лист, о сроке его действия, о ТС, о водителе (водителях), о видах перевозки и сообщения;

•файл с информацией о прохождении предрейсового (предсменного) медосмотра (о дате и времени, о результате), о водителе, о штатном медработнике организации (ИП) или о медорганизации и ее штатном медработнике;

•файл с информацией о показаниях одометра при выезде ТС, о дате и времени выезда;

•файл с информацией о показаниях одометра при заезде ТС, о дате и времени заезда.

Электронный путевой лист дополнительно может содержать еще два файла обмена (если эти сведения в путевом листе вы указывать не обязаны):

•файл со сведениями о проведении предрейсового (предсменного) техконтроля ТС (о дате и времени, о результате), о дате и времени выпуска ТС на линию, о должностном лице, ответственном за техсостояние и безопасную эксплуатацию ТС;

•файл со сведениями о проведении послесменного (послерейсового) медосмотра (о дате и времени, о результате), о водителе (водителях) транспортного средства, о штатном медработнике или о медорганизации и ее медработнике.

Каждый из файлов должны подписать ответственные должностные лица (специалисты) усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной ЭП, сформированной на портале госуслуг. Поэтому для обмена через ЭДО электронными путевыми листами заранее позаботьтесь о наличии ЭП.

* * *

Если в бумажном путевом листе допущена ошибка, исправьте ее в обычном порядкеч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; пп. 19, 21 ФСБУ 27/2021:

•ошибочную запись зачеркните одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;

•внесите корректную запись;

•сделайте надпись «Исправлено» и укажите дату исправления;

•заверьте исправление подписями лиц, составивших путевой лист, с указанием их должностей, ф. и. о.

Электронный путевой лист можно исправить, составив новый (исправленный) электронный документ. В нем укажите, что он составлен взамен первоначального, и проставьте дату исправления. Документ должен быть заверен ЭП лиц, составивших первичный путевой лист, должны быть указаны их должности и ф. и. о.п. 20 ФСБУ 27/2021