Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 9 сентября 2024 г.

ИНСТРУКЦИЯ ОСН УСН АУСН ЕСХН ПСН

Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт

На основании первичных документов бухгалтер отражает хозяйственные операции в учете. Первичка подтверждает доходы и расходы, расчеты с контрагентами и работниками. Ошибки в документах, отсутствие первички, непредставление или несвоевременное представление может привести к претензиям со стороны контрагентов и контролирующих органов. Посмотрим, как организовать работу с первичкой, чтобы избежать претензий.

Как организовать работу с первичкой без претензий контрагентов и проверяющих

Соблюдение требований к оформлению и хранению первички

Первичные документы — это, например, акт, накладная, авансовый отчет, приходные и расходные кассовые ордера, отчет агента (комиссионера). Чтобы к первичке не было претензий у проверяющих, важно их оформлять в соответствии с установленными требованиями, правильно хранить и вовремя представлять уполномоченным органам. При оформлении первички руководствоваться надо следующими правиламист. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; пп. 4, 5 ФСБУ 27/2021:

•составлять документ в момент совершения хозоперации или сразу после нее;

•указывать в нем все обязательные реквизиты;

•составлять на русском языке или делать построчный перевод, если документ составлен на иностранном языке;

•формировать документ в бумажном виде или в электронном с электронной подписью.

О том, как организовать хранение документов на бумаге и в электронном виде, мы писали:

2023, № 22

 

О сроках хранения документов читайте:

2020, № 13

Используемые формы бумажных документов утвердите в учетной политике. Например, можно указать, что применяете формы документов из бухгалтерской программы, и перечислить их.

Для многих электронных документов (в частности, для УПД, путевого листа, акта о приемке выполненных работ) ФНС разработала и утвердила специальные электронные форматыПриказы ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@, от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@. Если вы обмениваетесь ЭД в таких форматах, в них и надо отправлять первичку в ответ на запрос из ИФНС по каналам ТКС или через личный кабинет налогоплательщикап. 2 ст. 93 НК РФ; формат, утв. Приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@.

Чтобы представлять документы уполномоченным органам вовремя, важно позаботиться об их хранении. Сроки хранения документов предусмотрены Перечнем типовых управленческих архивных документов и НКПриказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Для документов, связанных с расчетом и уплатой налогов, общий срок хранения составляет 5 лет с 1 января года, следующего за тем, в котором их перестали использоватьподп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ. Особый отсчет начала сроков хранения установлен для документов, подтверждающих убыток, амортизационные отчисления и расходы на обучение работниковп. 4 ст. 283, п. 3 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 13.06.2023 № 03-03-06/1/54118, от 19.07.2017 № 03-07-11/45829. В частности, хранить документы, подтверждающие размер убытков, надо в течение 5 лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.