Чему уделить внимание при организации ЭДО
Когда оформлять соглашение об ЭДО необязательно
Для обмена документами с контрагентами мы используем ЭДО и подписываем их усиленной квалифицированной ЭП. Недавно мы поставили товар новому покупателю. Покупатель принял товар без замечаний и подписал сопровождающие документы своей УКЭП. Срок оплаты (не позднее 14 рабочих дней с даты поставки) наступил, а оплата от покупателя так и не поступила. Покупатель считает, что раз с ним не подписано соглашение об ЭДО, то и документы на товар подписанными не считаются, а значит, не наступил срок оплаты. Обязаны ли мы заключать с покупателем соглашение об ЭДО? Может ли отсутствие соглашения быть основанием для неисполнения покупателем своих договорных обязательств?
— Соглашение об ЭДО с контрагентами необходимо подписывать, если для обмена ЭД вы используете неквалифицированную или простую ЭП. Соглашение предусматривает в том числе и порядок проверки таких подписейч. 2 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ). При наличии соглашения об ЭДО электронные документы, подтвержденные простой и неквалифицированной ЭП, будут считаться равноценными бумажным документам, подписанным собственноручной подписью.
Если же электронную первичку вы оба подписываете квалифицированной электронной подписью, то предварительное соглашение об ЭДО с контрагентом оформлять необязательно. А значит, аргумент покупателя об отсутствии подписанного соглашения не может служить основанием для отказа оплачивать поставленный товарПостановление 9 ААС от 02.11.2022 № А40-96568/2022.
Вместе с тем во избежание разногласий нелишним будет включить в договор с контрагентом условие о применении ЭДО.
Какую подпись использовать при внутреннем ЭДО
Мы планируем ввести ЭДО для обмена между подразделениями организации электронными первичными документами (авансовыми отчетами, требованиями-накладными и пр.). Можем ли мы использовать простую ЭП при внутреннем ЭДО и отражать на основании подписанных такой подписью документов хозоперации в налоговом учете? Как организовать и документально оформить введение корпоративного ЭДО?
— ЭДО — это способ организации работы с документами, когда они формируются в электронном виде (без использования бумажных носителей) и передаются по ТКСп. 5 ст. 9, п. 3 ст. 21 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; подп. «б» п. 2 ФСБУ 27/2021; п. 2 Инструкции по делопроизводству, утв. Приказом Роскомнадзора от 31.03.2014 № 49. Введение внутреннего ЭДО — это право организации. Поэтому регулируется он ее локальными нормативными актами. Вы можете, например, издать приказ о введении корпоративного ЭДО, утвердить его порядок и ознакомить с ним своих сотрудниковп. 17 ФСБУ 27/2021; ч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ; Письмо Минфина от 14.09.2021 № 03-02-11/74628.
Если дополнительных требований к применению электронной подписи нормативно-правовыми актами не установлено, то для подписания ЭД и для отражения на их основании хозопераций в налоговом учете можно использовать любую ЭП, в том числе и простуюПисьма Минфина от 14.05.2019 № 03-03-06/1/34364, от 12.05.2022 № 03-02-07/43502.
В ЛНА, в частности, важно указать:
•сведения об информационной системе (ИС), которая будет использоваться для ЭДО, и правила доступа к ней;
•перечень ЭД и перечень сотрудников, которые будут участвовать в ЭДО. Сотрудников с правилами применения корпоративного ЭДО необходимо ознакомить под роспись;
•срок уведомления сотрудников о переходе на ЭДО и сведения о дате его введения;
•сроки формирования, ознакомления и подписания ЭД.
Также надо указать, что для подписания ЭД будет использована простая ЭП, и определить правила ее применения. Например, сотрудники подписывают ЭД, войдя в систему ЭДО и нажав кнопку «Подписать». Руководитель (если документ требует утверждения руководителем), ознакомившись с карточкой документа и согласившись с его содержанием, также подписывает документ.
В каком формате обмениваться документами с поставщиком через ЭДО
Мы переходим на ЭДО с поставщиками, которые плательщиками НДС не являются. Некоторые из них начали присылать нам договоры и акты оказанных услуг в формате pdf-файлов, объединяя их со счетами на оплату. На наш вопрос они отвечают, что формализованный xml-формат для договоров и актов использовать необязательно. Правы ли мы, требуя от поставщика договоры и акты в xml-формате? Ведь мы собираемся представлять эти документы еще и в налоговую по ее запросам.
— Формы этих документов не являются регламентированными и составляются в соответствии с общими требованиями законодательства и договоренностями сторон сделкиПисьма Минфина от 13.05.2020 № 03-03-06/2/38724, от 02.10.2020 № 03-03-06/1/86376.
Поэтому при обмене ЭД с контрагентами вы можете использовать любые согласованные формы и форматы договоров и актов на услуги/работы.
Для представления в инспекцию электронных документов, составленных не по утвержденному формату, их придется распечатать с отметкой о подписании ЭП и заверитьПисьма ФНС от 09.12.2022 № ЗГ-3-26/13861, от 06.12.2019 № ЕД-4-15/25049. Или отсканировать заверенные копии и направить в электронном виде. Кроме того, не забудьте приложить соглашение об ЭДО, если вы обмениваетесь с контрагентами ЭД, подписанными простой или усиленной неквалифицированной ЭППисьмо ФНС от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@.
Как оформить и что предусмотреть в соглашении об ЭДО с контрагентом
Во взаимодействии с контрагентами собираемся применять ЭДО. Для подписания документов будем использовать неквалифицированную подпись. Слышали, что в таком случае должны заключать с контрагентами соглашение об ЭДО. Что нужно предусмотреть в таком соглашении? Достаточно ли подписать его в электронном виде или необходимо иметь экземпляр с собственноручной подписью и печатью (при наличии)?
— Если вы собираетесь обмениваться с контрагентами ЭД, подписанными усиленной неквалифицированной ЭП, то необходимо заключить соглашение с контрагентами о применении этой подписи. В нем укажите, что подписанный такой подписью документ признается равнозначным бумажному с собственноручной подписью. А также предусмотрите порядок проверки такой подписич. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Обычно ИС, через которые участники ЭДО взаимодействуют друг с другом, имеют встроенную функцию автоматической проверки ЭП. Уточните у оператора, есть ли она у вашей системы ЭДО, и в соглашении сошлитесь на нее.
Само соглашение можно оформить как отдельный документ, как допсоглашение к договору с контрагентом или как его раздел.
Кроме того, в соглашение, в частности, включите следующие условия:
•перечень форматов электронных документов;
•способы подтверждения отправления и получения электронных документов;
•возможность использования ЭДО наряду с бумажным документооборотом;
•перечень и полномочия лиц, подписывающих ЭД.
