Корпоративные карты: разбираем нюансы работы с ними

Работник перепутал свою карту с корпоративной: что делать?

У некоторых наших сотрудников есть именные корпоративные карты. То есть карты при них 24/7. На днях один из работников случайно расплатился этой картой в магазине за личные покупки. Как исправить эту оплошность?

— В случае подобной ошибки попросите работника перевести потраченную сумму со своей карты на корпоративную карту или вернуть деньги в кассу. Долг работника по возврату денег отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Авансовый отчет не составляйте, так как на личные расходы он не нужен. Однако зафиксировать документально факт траты денег организации и их возврат все же нужно (мало ли, вдруг транзакция заинтересует проверяющих). Для этих целей подойдет служебная записка. Составить ее можно в произвольной форме, к примеру так.

Если работник вернул деньги в кассу, внесите их на расчетный счет. Давать ход этим деньгам, к примеру выдавать их под отчет другим сотрудникам, нельзяп. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У; Письмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561.

Есть еще вариант — при согласии работника можете удержать долг из его зарплаты (в пределах 20% от начисленной суммы за минусом НДФЛ)ст. 138 ТК РФ.

Если же сотрудник отказывается возвращать деньги, то признайте сумму долга его доходом и обложите его НДФЛ и взносамиПисьма Минфина от 16.12.2019 № 03-04-06/98341, от 01.02.2018 № 03-04-06/5808.

Как выдавать сотрудникам корпоративную карту, если она одна на всех?

Наша компания оформила корпоративную карту на предъявителя, то есть пользоваться ею могут любые работники организации, получившие разрешение на это. Как правильно организовать учет выдачи и возврата карты работникам?

— Для осуществления учета и контроля движения корпоративных карт вам потребуются следующие документы.

Документ о правилах работы с корпоративной картой. В качестве этого документа можно оформить положение о порядке использования карты. Смысл документа — обрисовать работникам общую картину работы с картой. Из него должно быть понятно, в частности:

•кто имеет право пользоваться картой;

•как получить/пользоваться (в том числе какие разрешены операции)/вернуть корпоративную карту;

•какой установлен лимит на ежемесячные расходы для каждого отдельного работника в зависимости от его должностных обязанностей;

•как отчитываться за траты по карте;

•какая последует ответственность за нарушение правил положения.

Документ о движении корпоративной карты. Это может быть журнал (ведомость) учета карты. Смысл документа — зафиксировать выдачу карты работнику и ее возврат. А потому он должен содержать в себе, в частности:

•информацию о том, кому карта вручается;

•номер карты;

•даты выдачи/возврата.

Факты получения и возврата карты должны подтверждаться работником, ее получившим/вернувшим, и лицом, ответственным за ведение учета данных карт.

Кешбэк по корпоративной карте — это налогооблагаемый доход?

На расчетный счет компании поступила сумма в размере 2 000 руб. от банка. В назначении платежа указано: «Конвертация баллов в рубли по запросу из СББОЛ». Уточнили, что это. Оказалось — кешбэк от СберБизнес Онлайн с операций по бизнес-картам. Является ли этот кешбэк налогооблагаемым доходом? Если да, то чьим: компании или работника (карты именные)?

— У работников, которые расплачиваются корпоративной картой, открытой к расчетному счету компании, налогооблагаемого дохода в виде кешбэка по такой карте не возникает. Причем даже если на карте указаны ф. и. о. конкретного физлица. Это доход организации-работодателя, поскольку именно она является фактическим владельцем карт.

В налоговом учете в зависимости от метода учета доходов и расходов полученный деньгами кешбэк учитывайте во внереализационных доходах на датуп. 1 ст. 41, п. 6 ст. 250 НК РФ:

•документа, которым оформлено предоставление кешбэка (например, уведомления о сумме начисленного кешбэка) при методе начисленияп. 1, подп. 3 п. 4 ст. 271 НК РФ;

•поступления денежных средств на расчетный счет при кассовом методеп. 2 ст. 273 НК РФ.

Корпоративной картой одного сотрудника оплачиваем траты другого: так можно?

У нашей организации есть корпоративная карта, выпущенная на имя конкретного работника (не директора). Можно ли этой картой оплатить командировочные расходы других сотрудников (а точнее, покупку им ж/д билетов)? Сам сотрудник, на которого оформлена карта, в командировку не направляется.

— Формально именной корпоративной картой имеет возможность пользоваться лишь один сотрудник — тот, на кого эта карта оформлена. Он же и отчитывается о всех тратах, произведенных с ее помощью. При этом по поручению работодателя этот работник вправе оплачивать картой любые производственные расходы (и неважно, связаны они как-то конкретно с этим работником или нет), ведь деньги на карте принадлежат организации и только она вправе решать, на что их тратить.

Учитывая вышесказанное, в вашей ситуации лучше поступить так: дать письменное распоряжение держателю карты приобрести билеты для командированных сотрудников. Для этих целей можно оформить соответствующий приказ. Выглядеть он может так.

Учтите, что и отчитаться за произведенные расходы необходимо тому сотруднику, на которого оформлена банковская карта. То есть именно он должен составить авансовый отчет и приложить к нему распечатки электронных билетовПисьмо Минфина от 14.04.2014 № 03-03-07/16777.

А теперь пару слов о том, почему передавать именную карту другим работникам — плохая идея. То есть почему держатель карты не может просто отдать ее командированным сотрудникам, чтобы те сами занимались покупкой билетов. Ответ прост: в этом нет смысла. Даже если билеты купит кто-то другой, отчитаться за покупку все равно должен держатель карты, так как формально деньги потратил именно он. При этом вопросы в связи с возможными злоупотреблениями по карте все равно возникнут к тому, на кого карта оформлена. А потому лучше так не делать.

Оплата по корпоративной карте: что делать, если даты в чеке и в выписке не совпадают?

У директора есть корпоративная карта (привязана к счету компании), которой он оплачивает закупку товара (овощи). В день покупки товар передается на склад для дальнейшей реализации (овощи выставляются на продажу в тот же день). Директор приносит чеки, в которых указана дата покупки, однако с выпиской банка эта дата, как правило, не совпадает — в ней даты на день, а то и на два отстают. Можем ли мы в качестве даты авансового отчета указать дату выдачи чека, а в таблице по авансам указать, что товар оплачен корпоративной картой № 1234 5678 9123 4567, и дату по банковской выписке? Какие сделать проводки и когда?

— Авансовый отчет составляется на дату, когда документ фактически заполняется. Если это день покупки товара, значит, его дата совпадет с датой, указанной на чеке. К слову, эта же дата отразится и на оборотной стороне отчета в графе про подтверждающие документы.

Таблицу с информацией о выданном авансе, полагаем, можно заполнить без конкретизации. Достаточно указать способ выдачи (корпоративная карта) и сумму.

Что касается бухучета, то списание со счета денежных средств в счет оплаты товара придется растянуть. Так как оплата по корпоративной карте отражена в банковской выписке с опозданием, надо использовать счет 57 «Переводы в пути», к которому можно открыть отдельный субсчет «Операции по корпоративной карте».

Проводки будут выглядеть так.

Если вас смущает, что после использования счета 57 «Переводы в пути» так, как указано выше, его сальдо станет кредитовым, то можете заменить его счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», открыв на нем аналогичный субсчет.

Можно ли обойтись без авансовых отчетов при расчетах по корпоративной карте?

У ООО есть корпоративные карты, привязанные к счету компании. Когда работники что-то оплачивают такой картой, бухгалтер видит оплату. Можно ли суммы покупок сразу отражать в учете и не плодить авансовые отчеты?

— Для подтверждения понесенных расходов, в том числе произведенных при помощи корпоративной карты, работники должны представлять первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), а также документы, подтверждающие их оплатуст. 252 НК РФ; ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Для принятия НДС к вычету с покупок представляются еще и счета-фактуры (напомним, продавцы вправе не выдавать подотчетному лицу счет-фактуру, если у того нет доверенности от вашей организации)приложение к Письму МНС от 13.05.2004 № 03-1-08/1191/15@. А вот что касается авансового отчета самого по себе, то законодательно обязанность работников представлять его работодателю закреплена только в двух случаях:

•для отчета об израсходованных в связи с командировкой суммахп. 26 Положения о командировках, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749;

•для отчета по подотчетным суммам, полученным наличнымип. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

В остальных случаях отчет по форме № АО-1 составлять необязательно. Однако все равно необходимо письменно зафиксировать, что работник отчитался за каждую потраченную сумму, передав подтверждающие документы, а организация приняла эти документы и одобрила или не одобрила траты. Это важно:

•для работника, который несет материальную ответственность за имущество работодателя в виде полученных под отчет денег (ведь если работник рассчитался корпоративной картой или снял с нее деньги через банкомат, списанные суммы считаются выданными ему под отчет)статьи 233, 238 ТК РФ;

•для работодателя, хотя бы потому, что иначе есть риск, что налоговики поставят под сомнение то, что работник потратил те или иные суммы с корпоративной карты на нужды компании. Тот факт, что именно авансовые отчеты являются основополагающими и обязательными документами бухучета, по которым можно отследить движение денег и расходование их на нужды организации, подтверждают и судыПостановления АС МО от 05.03.2023 № Ф05-1467/2023, от 31.10.2022 № Ф05-1374/2022. По их мнению, первичные документы лишь прилагаются к отчету и не заменяют таковой.

Для этих целей можно использовать специальную форму авансового отчета № АО-1 или разработанную самостоятельно.

Не будем забывать и о том, что в налоговом учете по дате утверждения авансового отчета определяется момент признания некоторых расходов (например, на командировки или представительских), а также определяется момент начисления НДФЛ по сверхнормативным суточным и другим облагаемым командировочным выплатамподп. 6 п. 1 ст. 223, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Кроме того, запросить авансовые отчеты может и банк, чтобы проверить обоснованность операций по счетам. И если вы ему ничего не представите, то рискуете остаться без «Клиент-Банка»Решение АС Пензенской области от 17.06.2021 № А49-10656/2020.

Таким образом, требуйте от работников представления отчетов по всем операциям, совершенным по корпоративным картам, вместе с подтверждающими документами.

Считается ли расчетом наличными оплата корпоративной картой?

Организация (а точнее, ее сотрудник) расплачивается с поставщиками корпоративной картой. Приравнивается ли такая оплата к расчетам наличными и следует ли соблюдать лимит расчетов в рамках одного договора?

— Наличный платеж осуществляется находящимися в обращении купюрами и монетой. Только они являются средством наличного платежа. А расчеты с использованием платежных карт представляют собой одну из форм безналичных расчетов, при которых оплата ведется с использованием электронного средства платежа в виде платежной карты банкап. 19 ст. 3 Закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ. Следовательно, ограничение 100 000 руб. на расчеты с использованием корпоративной карты не распространяется.

Может ли ИП оплачивать личные покупки с бизнес-карты?

У ИП есть бизнес-карта, привязанная к его расчетному счету. Вправе ли предприниматель оплачивать ею не только производственные покупки, но и личные? Не последует ли претензий от налоговиков?

— Индивидуальный предприниматель вправе распоряжаться оставшимися на расчетном счете после уплаты налогов деньгами по своему усмотрению, в том числе приобретать что-то лично для себя. При этом НДФЛ с таких трат платить не нужно. Дело в том, что имущество ИП юридически не разграничено на предпринимательское и личное. А потому если личные траты никак не влияют на исполнение ваших налоговых обязательств как ИП, то претензий у проверяющих возникнуть не должноПисьма ФНС от 05.09.2018 № БС-3-11/6210@; УФНС по г. Москве от 31.05.2021 № 20-21/079863@.