Правила выдачи спецодежды: новшества от Минтруда, бухучет и налоги

Каких работников следует обеспечить спецодеждой

Одна из обязанностей работодателя перед своими работниками — обеспечить им безопасные условия труда. Для этого работодатель должен, в частности, приобрести за свой счет средства индивидуальной защиты (СИЗ), которые включают в себя спецодежду, спецобувь, дерматологические средства защиты и другое, и бесплатно выдать их тем сотрудникам, которые заняты на работахстатьи 214, 221 ТК РФ; пп. 3, 4 Правил обеспечения работников СИЗ, утв. Приказом Минтруда от 29.10.2021 № 766н (далее — Правила); Письмо Минтруда от 20.09.2016 № 15-2/ООГ-3388:

•с вредными и (или) опасными условиями труда;

•выполняемых в особых температурных условиях (это могут быть как ежегодные сезонные изменения температуры, так и особенности производственного процесса);

•связанных с загрязнением (рабочих помещений, элементов производственного оборудования и др.).

Трудятся ли сотрудники на таких рабочих местах, определяют на основании результатов специальной оценки условий труда (СОУТ) и оценки профессиональных рисков (ОПР)ст. 3, п. 3 ч. 1 ст. 7 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ; статьи 214, 218 ТК РФ; Письмо Минтруда от 20.07.2023 № 15-2/ООГ-3647.

Имейте в виду, что за необеспечение работников СИЗ работодателя привлекут к административной ответственностиПисьмо Роструда от 28.11.2016 № ПГ/31983-03-3; пп. 18, 23 Постановления Пленума ВС от 23.12.2021 № 45. Так, если работодатель не выдал:

•СИЗ 2-го класса (это СИЗ сложной конструкции, защищающие от гибели или от опасностей, которые могут причинить необратимый вред здоровью пользователя, и подлежащие обязательной сертификации) — организацию оштрафуют на 130 000—150 000 руб., а ее должностное лицо — на 20 000—30 000 руб. Размер санкции для ИП-работодателя такой же, как и для должностного лицач. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ;

•СИЗ 1-го класса (это СИЗ простой конструкции, применяемые в условиях с минимальными рисками причинения вреда пользователю, которые подлежат декларированию соответствия) и смывающие средства — работодателю грозит предупреждение или штраф. Размер штрафа для организации — от 50 000 до 80 000 руб., для должностного лица компании и ИП-работодателя — от 2 000 до 5 000 руб.ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ

Кроме того, если работники не получили положенную им (и подходящую по размеру) спецодежду, они вправе отказаться от выполнения своих трудовых обязанностей. Причем работодателю придется оплатить возникший по этой причине простой в размере среднего заработка работникач. 1 ст. 157, ч. 6 ст. 216.1 ТК РФ; п. 24 Правил.

Правила выдачи СИЗ изменились

С 01.09.2023 заработали утвержденные Минтрудом новые Правила обеспечения работников СИЗ и смывающими средствамиутв. Приказом Минтруда от 29.10.2021 № 766н. Они обязательны для всех работодателей. Согласно этим Правилам работодатель устанавливает собственные нормы выдачи работникам защитных средств. Их следует разработать на основании новых Единых типовых норм выдачи СИЗ и смывающих средствутв. Приказом Минтруда от 29.10.2021 № 767н; п. 10 Правил.

Правда, строгой обязанности применять с 01.09.2023 именно Единые типовые нормы нет. Работодателям дали время до конца 2024 г. на плавный переход. То есть в период с 01.09.2023 по 31.12.2024 работодатель может выдавать СИЗст. 221 ТК РФ; ч. 2 ст. 2 Закона от 02.07.2021 № 311-ФЗ; п. 4 Правил:

•или как раньше — по типовым нормам, изданным до 01.03.2022. Напомним, что эти типовые нормы могут быть либо отраслевыми (которые предусмотрены для конкретного вида экономической деятельности), либо предназначенными для сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики (а при отсутствии в них соответствующих профессий и должностей используются типовые нормы для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых работ);

•или по новым Единым типовым нормам. Они делятся по профессиям (должностям) и опасностям. Отдельные нормы утверждены для дерматологических СИЗ и смывающих средств.

При разработке своих норм нужно учесть результаты СОУТ и ОПР, мнение профсоюза или иного представительного органа работников (при наличии), требования по охране труда, положения паспортов безопасности при работе с химическими веществами и другие документы, содержащие информацию о необходимости применения СИЗч. 4 ст. 221 ТК РФ; пп. 10, 14, 18 Правил.

Обратите внимание, что ваши нормы могут превосходить Единые типовые нормы за счет расширения номенклатуры или увеличения количества выдаваемых СИЗ либо за счет выдачи СИЗ, обеспечивающих более широкий спектр защитных свойствпп. 16, 54, 55 Правил.

Разработанные нормы выдачи СИЗ необходимо утвердить локальным нормативным актом (ознакомьте с ним под подпись всех работников, кого он касается)ч. 2 ст. 22 ТК РФ; п. 10 Правил. Рекомендуемый образец оформления таких норм приведен в приложении № 1 к Правилам Минтруда № 766нп. 15 Правил.

И еще работодателям (кроме тех, кто относится к субъектам малого предпринимательства) нужно разработать общий локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обеспечения работников СИЗ. Его форма законодательно не утверждена (это может быть положение). При составлении акта ориентируйтесь на требования Правил Минтруда № 766н (с актом также следует ознакомить работников под подпись)ч. 2 ст. 22 ТК РФ; пп. 10, 77—80 Правил.

Как организовать контроль за движением СИЗ

По Правилам Минтруда № 766н работодатель должен организовать учет СИЗ и контроль за их выдачей, своевременным возвратом и заменой по истечении нормативного срока эксплуатации (срока годности) либо в случае досрочного выхода из строяпп. 10, 72 Правил.

Так, нормативный срок службы спецодежды (спецобуви) работодатель устанавливает сам при разработке норм выдачип. 57 Правил. Например, срок носки СИЗ для инженерно-технических работников не должен превышать срока годности, установленного изготовителемп. 18 Правил. Сроки эксплуатации спецодежды и спецобуви для защиты от пониженных температур указаны в приложении № 4 к Правилам Минтруда № 766н. Срок эксплуатации СИЗ исчисляется со дня их фактической выдачи работникамп. 56 Правил.

На каждого работника, получившего спецодежду, оформите карточку выдачи СИЗ (ее рекомендуемая форма приведена в приложении № 2 к Правилам Минтруда № 766н)п. 25 Правил. Карточки можно вести как в бумажном, так и в электронном виде (тогда на бумаге их дублировать не нужно)пп. 25, 27 Правил. За полученную спецодежду работник расписывается либо в самой карточке (если она бумажная), либо в ведомости выдачи спецодежды, либо в накладной (если карточка электронная, укажите в ней реквизиты бухгалтерского документа о получении СИЗ с личной подписью работника)пп. 25, 26 Правил.

Поскольку спецодежда — собственность работодателя, то работник должен ее вернуть (кроме дерматологических и одноразовых СИЗ)пп. 12, 71, 73, 75 Правил:

•по истечении срока носки или в случае выхода из строя;

•при переводе на другую работу, на которой ношение спецодежды не требуется;

•при увольнении. Кстати, если срок эксплуатации спецодежды не вышел, то вы можете перевести ее в дежурные СИЗ (при условии их целостности и сохранности защитных свойств). Исключение — СИЗ, которые не могут эксплуатироваться другими работниками, например белье, спецобувь. Порядок перевода таких СИЗ в дежурные вы устанавливаете сами.

Позаботьтесь о том, чтобы работники были уведомлены о порядке и сроках сдачи/возврата спецодежды (это поможет в спорах, если вы вдруг столкнетесь с ее невозвратом). Такие положения можно прописать в локальном нормативном акте, которым вы устанавливаете порядок обеспечения работников СИЗ.

Чтобы зафиксировать возврат работником СИЗ, заполните соответствующий раздел в личной карточке учета выдачи СИЗп. 25 Правил.

Если возвращенные СИЗ дальнейшему использованию не подлежат, нужно составить акт на их списание по установленной вами форме (утвердите форму документа как приложение к учетной политике). Если спецодежда испорчена, укажите в акте в том числе выявленные в результате осмотра существенные повреждения, из-за которых она непригодна для использования.

В случае если работник не вернет (или по своей вине испортит) спецодежду, то это фактически является причинением ущерба работодателю, который сотруднику придется возместитьст. 238 ТК РФ. Размер ущерба должен определить работодатель (с помощью специально созданной комиссии) исходя из стоимости спецодежды и с учетом степени ее износа на день причинения ущерба (к примеру, на дату увольнения работника)статьи 246, 247 ТК РФ.

И еще напомним. Работодатель должен не только своевременно выдавать работникам спецодежду, но и обеспечивать за свой счет ее хранение, химчистку, стирку, сушку, ремонт, замену и утилизациюч. 5 ст. 221 ТК РФ; пп. 3, 10 Правил.

Бухгалтерский учет спецодежды

Сразу скажем, что единица учета спецодежды — каждая вещь, выданная работнику (или пара — для обуви, перчаток и т. п.). То есть комплект спецодежды может состоять из нескольких отдельных предметов (учетных единиц).

Порядок учета каждой единицы спецодежды зависит от срока ее использования (более или менее 12 месяцев) и стоимости.

Вариант 1. Срок службы спецодежды не превышает 12 месяцев. Тогда независимо от стоимости ее надо учитывать в составе запасов по правилам ФСБУ 5/2019подп. «б» п. 3 ФСБУ 5/2019. Такую спецодежду принимайте к учету по фактической себестоимости: исходя из фактических затрат на ее приобретение (без учета НДС — если работодатель на режиме ОСН и СИЗ предназначены для деятельности, облагаемой НДС, или с учетом НДС — если вы не являетесь плательщиком налога)пп. 9, 10, подп. «а» п. 11, подп. «а» п. 12 ФСБУ 5/2019. Движение спецодежды оформите такими проводками.

Вариант 2. Срок использования спецодежды — более 12 месяцев, стоимость ниже лимита (установленного бухгалтерской учетной политикой для признания основных средств). Тогда это малоценный актив. Затраты на приобретение такой спецодежды списываются единовременно в том периоде, когда они произведены. При этом нужно обеспечить контроль за наличием и движением таких активовп. 5 ФСБУ 6/2020. Контроль может быть организован с использованием забалансового счетаПисьмо Минфина от 28.01.2022 № 07-01-09/5961; п. 8 ФСБУ 5/2019. А можно ограничиться и складским учетом, когда контроль ведется с помощью документов, в которых фиксируются выданные работнику СИЗп. 10 Рекомендации Фонда «НРБУ “БМЦ”» Р-126/2021-КпР «Стоимостной лимит для основных средств». Что касается проводок, то стоимость малоценной спецодежды спишите на расходы текущего периода, сделав запись Дт 20 (08, 23, 25, 44, 90) – Кт 60.

Вариант 3. Срок использования спецодежды — более 12 месяцев, стоимость соответствует критериям признания основных средств. В этом случае затраты на спецодежду учитывайте через амортизациюпп. 4, 27 ФСБУ 6/2020. Проводки стандартные. Единственный нюанс: если при списании такой спецодежды возникает необходимость ее утилизации как отходов, то в фактическую себестоимость нужно включить оценочное обязательство по утилизации, сделав дополнительную проводку Дт 08 – Кт 96. Если спецодежда, в том числе возвращенная работником при увольнении, изношена и непригодна для дальнейшего использования, то недоамортизированную стоимость можно единовременно списать на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (если имеются следы порчи) или на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Налоговый учет спецодежды

НДС. Работодатель на ОСН может принять к вычету входной НДС, предъявленный поставщиком спецодежды, еслиподп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ:

•поступление спецодежды отражено в учете на основании первички поставщика;

•есть правильно оформленный счет-фактура поставщика;

•работники, которым выдана спецодежда, задействованы в облагаемой НДС деятельности.

Поскольку право собственности на спецодежду остается у работодателя и работникам она выдается во временное пользование, то реализации на дату выдачи не происходит и НДС начислять не нужноподп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ.

Учтите, что при возмещении за счет СФР расходов на приобретение спецодежды принятый к вычету НДС нужно восстановить, если субсидия возмещает затраты с НДС. Если же в документах о предоставлении субсидии сумма компенсации указана без НДС, то входной налог не восстанавливайтеподп. 6 п. 3 ст. 170 НК РФ; ст. 10 БК РФ; Письмо Минфина от 25.08.2022 № 03-07-11/83098.

Налог на прибыль. Стоимость спецодежды можно учесть в расходах по налогу на прибыль, если одновременно выполняется следующееПисьма Минфина от 17.08.2023 № 03-03-06/1/77350, от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48743:

•вы обязаны ее выдать по закону. То есть у вас есть хотя бы один из факторов, подтвержденных результатами СОУТ: вредные и (или) опасные условия труда, наличие особых температурных условий или условий, связанных с загрязнениемст. 3, п. 3 ч. 1 ст. 7 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ;

•спецодежда выдается в пределах норм, которые утверждены работодателем в ЛНА (в том числе в пределах типовых норм или по повышенным по сравнению с типовыми).

Порядок признания затрат на покупку спецодежды в расходах будет зависеть от ее стоимости и срока полезного использования:

•если стоимость спецодежды (без учета НДС) — более 100 000 руб. за единицу и срок ее использования — более 12 месяцев, тогда спецодежда признается амортизируемым имуществом и ее стоимость погашается путем начисления амортизациип. 1 ст. 256, п. 1 ст. 259 НК РФ;

•если условие о признании имущества амортизируемым не выполняется, тогда затраты на спецодежду признаются материальными расходами и учитываютсяподп. 3 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 10.12.2021 № 03-03-06/1/100743, от 21.09.2021 № 03-03-06/1/76313:

— либо единовременно в полной сумме на дату выдачи работникам;

— либо равномерно в течение срока ее эксплуатации. Такой порядок списания закрепите в налоговой учетной политике.

Если пришлось списать спецодежду раньше срока, отразите это в учете как ликвидацию ОС в обычном порядке, если СИЗ — амортизируемое имущество. В остальных случаях досрочное списание спецодежды не влияет на расчет налога на прибыль — затраты на ее приобретение не нужно исключать из материальных расходов, в составе которых они учтены.

Если затраты на покупку спецодежды вы впоследствии возместите за счет СФР, то корректировать расходы, учтенные ранее при расчете налога на прибыль, не придется, поскольку сумму возмещения вы должны будете отразить во внереализационных доходахп. 3 Правил финансового обеспечения предупредительных мер, утв. Приказом Минтруда от 14.07.2021 № 467н; ст. 250 НК РФ; Письмо Минфина от 15.06.2021 № 03-03-06/1/46643.

УСН. Если работодатель применяет «доходно-расходную» УСН, он может учесть при расчете упрощенного налога стоимость спецодеждыподп. 1, 5 п. 1, пп. 2, 4 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254, п. 1 ст. 256 НК РФ:

•или как материальные расходы, если СИЗ не относится к амортизируемому имуществу;

•или как расходы на приобретение основных средств, если стоимость учетной единицы — более 100 000 руб. и срок использования — более 12 месяцев.

Условия признания будут те же, что при учете спецодежды при расчете налога на прибыль (о спецоценке условий труда и нормах выдачи). К ним добавится еще одно — затраты можно признать только после оплаты спецодежды поставщику (дожидаться выдачи СИЗ работнику не нужно)п. 2 ст. 346.17, подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 31.07.2013 № 03-11-11/30607.

Если же вы применяете «доходную» УСН, то учесть расходы на спецодежду вы не можетеп. 1 ст. 346.18 НК РФ.

В случае получения из СФР компенсации затрат на СИЗ эти суммы надо будет признать в доходах. Причем независимо от того, какой у вас объект обложения — «доходы» или «доходы минус расходы».

НДФЛ и страховые взносы. Поскольку спецодежда выдается работникам в пользование, а не в собственность, то никаких доходов от ее получения у работников не возникает. К тому же такая выдача не является вознаграждением за труд. А это значит, что стоимость выданной спецодежды (вне зависимости от нормы выдачи) не облагается ни НДФЛ, ни взносамип. 1 ст. 41, ст. 209, п. 1 ст. 420 НК РФ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ; Письмо Минфина от 16.01.2017 № 03-04-06/1222.

* * *

Если, несмотря на требования, работник не вернул спецодежду (или по своей вине испортил ее) и компания взыскивает причиненный тем самым ущерб, то сумму ущерба учтите в доходах для налога на прибыль (УСН) и в бухучете. НДС в таком случае начислять не нужно, ведь компенсация убытков не связана с реализациейст. 232 ТК РФ. При удержании стоимости спецодежды из зарплаты работника в рамках возмещения материального ущерба ККТ применять не требуетсяПисьмо ФНС от 21.08.2019 №АС-4-20/16571@.