10 ответов на «учебные» вопросы помогут работодателю не допустить ошибок

Обучение оплатил один работодатель, а удержать стоимость обучения хочет другой

Работник в связи с производственной необходимостью перевелся из одной организации (А) в другую (Б), взаимозависимую с ней. И в той, и в другой организации один и тот же директор. Сейчас работник собирается увольняться из организации Б раньше оговоренного срока по собственному желанию. Организация А до перевода оплатила работнику обучение. Может ли организация Б удержать из его зарплаты сумму затрат на обучение, а также стоимость проживания в гостинице, авиабилетов и суточные? Обучение проходило в другом городе. А причина увольнения в соответствии с условиями трудового договора к уважительным не относится.

— Работник, обучавшийся за счет средств работодателя, обязан возместить ему затраты на свое обучение, если он уволился без уважительных причин до истечения срока, установленного трудовым договором или соглашением об обучении за счет средств работодателяст. 249 ТК РФ. Поскольку организация Б обучение работнику не оплачивала, то и удержать его стоимость у нее нет основания.

Командировочные (оплата проезда туда и обратно, расходы на наем жилья и суточные) — это отдельная группа расходов и особая гарантия для сотрудника. Работодатель обязан компенсировать понесенные издержки сотрудника вне зависимости от целей командированияст. 168 ТК РФ. Возврат компенсированных командировочных расходов Трудовым кодексом не предусмотрен. Поэтому работник не обязан возвращать суммы, которые работодатель потратил на его поездку к месту учебыОпределение Судебной коллегии по гражданским делам ВС от 02.07.2018 № 69-КГ18-7.

Учитывается ли в расходах стоимость обучения директора — единственного учредителя

В ООО генеральный директор является единственным учредителем. В мае было принято решение направить его на длительное обучение с целью повышения квалификации. Можно ли учесть стоимость обучения директора в «прибыльных» расходах, если трудовой договор общества с генеральным директором — единственным учредителем не заключался?

— Трудовой договор с генеральным директором — единственным учредителем можно не заключать. Функции единоличного исполнительного органа он может возложить на себя своим решениемст. 39 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ. На основании решения отношения директора с ООО признаются трудовыми.

В «прибыльных» расходах можно учесть затраты на обучение работниковподп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ. А значит, можно учесть и стоимость обучения генерального директора — единственного учредителя, если оно экономически обоснованно и документально подтверждено.

В то же время Минтруд и Роструд не считают, что оформление трудового договора с директором — единственным учредителем — это нарушение законодательстваПисьмо Роструда от 29.07.2021 № ПГ/20827-6-1. А потому, чтобы спорных ситуаций не возникало, нелишним будет все-таки заключить трудовой договор с директором. При этом руководитель — единственный учредитель организации должен подписать трудовой договор со стороны работодателя — как его законный представитель и со стороны работника — как лицо, которое выполняет трудовые обязанности по должности руководителя общества.

Какие нужны документы при оплате обучения банковской картой работника

Организация на УСН с объектом «доходы минус расходы» направила работника на обучение в другой город. Оплачивать обучение работник будет на месте обучения своей банковской картой. Какие документы он должен привезти и как они должны быть оформлены, чтобы стоимость обучения можно было признать в расходах?

— Стоимость обучения работника можно учесть в «упрощенных» расходах, если обучение проходит в интересах вашей организации. То есть те знания, которые получит работник в процессе обучения, соответствуют его должностным обязанностям (настоящим или планируемым по окончании обучения)п. 3 ст. 264, подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Чтобы стоимость обучения можно было признать в расходах, документы (договор с образовательной организацией, акт/УПД) должны быть оформлены на вашу организацию (а не на работника)Письма Минфина от 17.08.2022 № 03-03-06/1/80270, от 08.10.2020 № 03-03-06/2/88076. Для подтверждения того, что работник является представителем вашей организации, ему нужно выдать доверенность. Кроме того, для учета затрат на обучение потребуются следующие документы:

•приказ о направлении работника в служебную командировку в другой город для обучения с подтверждением его производственной необходимости;

•программа обучения с указанием количества часов;

•копия лицензии на образовательную деятельность по соответствующей программе обучения;

•документ о прохождении обучения, например копия соответствующего сертификата;

•чек ККТ.

После возвращения работник должен представить отчет. Напомним, что в «упрощенных» расходах стоимость обучения можно признать после утверждения отчета и возмещения расходов работникуп. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Можно ли включить в расходы стоимость обучения китайскому языку дочери директора

В нашей организации в должности секретаря работает дочь директора. В этом году она поступила в вуз для обучения китайскому языку. Договор с образовательным учреждением заключен на имя дочери директора, а оплачивать обучение будет организация. Возникнут ли в этом случае НДФЛ и страховые взносы? И может ли организация принять стоимость обучения в расходы по налогу на прибыль? Компания тесно сотрудничает с китайскими партнерами, и обучение будет проходить в интересах организации.

— Суммы платы за обучение работника по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам в российских образовательных учреждениях, имеющих соответствующую лицензию, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносамип. 21 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ; п. 13 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

А вот учесть стоимость обучения как расходы на обучение в целях налога на прибыль в этом случае не получится. Если работник заключил договор с образовательным учреждением от своего имени, оплата стоимости его обучения не относится к расходам, указанным в п. 3 ст. 264 НК РФПисьма Минфина от 17.08.2022 № 03-03-06/1/80270, от 08.10.2020 № 03-03-06/2/88076.

При этом стоимость обучения можно учесть как прочие расходыподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 05.12.2016 № 03-03-06/1/71885, если обучение проходит в интересах организации и есть подтверждающие документы. Однако не исключено, что к такому подходу проверяющие могут придраться.

Нужно ли удерживать налоги с оплаты за образовательные услуги иностранной компании

Организацией заключен договор с исполнителем — белорусской компанией на оказание образовательных услуг. Услуги компания оказывает дистанционно. Должны ли мы удержать налог на прибыль и НДС при перечислении оплаты? Нужно ли сдавать налоговый расчет сумм выплаченных иностранным организациям доходов и удержанных налогов? И можем ли включить стоимость образовательных услуг в «прибыльные» расходы?

— При оплате иностранной компании стоимости услуг по обучению (а не за консультационные, информационные или иные подобные услуги), оказанных в дистанционном формате, обязанностей налогового агента по уплате НДС у вашей организации не возникает. Местом реализации образовательных услуг, оказанных через Интернет иностранной компанией, которая ведет деятельность на территории иностранного государства, территория РФ не являетсяподп. 3, 4 п. 1, подп. 3 п. 1.1 ст. 148 НК РФ; подп. 3 п. 29 приложения № 18 к Договору о ЕАЭС (подписан в г. Астане 29.05.2014).

Доходы, полученные белорусской компанией от оказания услуг вне территории РФ, обложению налогом на прибыль в РФ не подлежатпп. 1, 2 ст. 309 НК РФ. По разъяснениям ФНС, указанные доходы в целях гл. 25 НК РФ не относятся к доходам от источников в РФ и в налоговый расчет доходов иностранных компаний их можно не включатьПисьма ФНС от 03.05.2024 № ШЮ-4-13/5215@, от 12.04.2022 № СД-4-3/4421@.

Учесть стоимость образовательных услуг можно в качестве расходов на подготовку и переподготовку кадров при выполнении следующих условийподп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ; п. 12 Порядка, утв. Приказом Минобрнауки от 01.07.2013 № 499:

•заключен договор с белорусской образовательной компанией, имеющей право на ведение образовательной деятельности, и есть образовательная программа с указанием количества часов;

•длительность обучения составляет не менее 16 часов;

•по результатам обучения выдается документ о повышении квалификации в зависимости от профессиональной программы.

Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, признать затраты как расходы на подготовку и переподготовку кадров нельзя.

Вместе с тем если образовательные услуги оказаны в интересах вашей организации и их тематика соответствует ее деятельности (то есть затраты на услуги являются обоснованными), то их стоимость можно учесть как консультационные, информационные или другие прочие расходып. 1 ст. 252, подп. 14, 15, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. В этом случае не исключено, что со стоимости оказанных услуг вам придется удержать НДСподп. 3, 4 п. 1.1 ст. 148 НК РФ; подп. 3, 4 п. 29 приложения № 18 к Договору о ЕАЭС (подписан в г. Астане 29.05.2014).

Можно ли учесть расходы на повышение квалификации сотрудников по счету-оферте

Организация на УСН с объектом «доходы минус расходы» занимается разработкой и адаптацией программного обеспечения. Направляет на обучение работников по программе «Java-разработчик» и платит 100%-ю предоплату. Срок обучения 10 месяцев. Исполнитель представил счет-оферту и копию лицензии на право ведения образовательной деятельности по программам дополнительного образования. По окончании обучения он оформит акт об оказанных услугах и выдаст слушателям программы сертификаты о повышении квалификации. Приравнивается ли счет-оферта к договору? Может ли организация учесть затраты на обучение в «упрощенных» расходах? Правильно ли мы понимаем, что расходы учитываются по окончании обучения?

— Да, все верно. Счет-оферта, представленный исполнителем, считается договором, поскольку вы его акцептовали (оплатили)п. 3 ст. 434 ГК РФ. Вы можете учесть затраты на обучение в составе расходов на подготовку и переподготовку кадровп. 3 ст. 264, подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Так как обучение вы оплатили авансом, включить в расходы оплаченную сумму вы можете только после того, как образовательная компания исполнит свои обязательства перед вами, то есть по окончании обучения после получения акта об оказанных услугах (в вашем случае — через 10 месяцев)подп. 33 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Как учесть оплату в выходные дни при обучении работника в другом городе

Руководство организации направило работника на обучение в другой город. Как оплачивать работнику дни обучения и выходные дни, в которые он находится в другом городе и не учится до начала следующей рабочей недели? Включается ли их оплата в «прибыльные» расходы?

— При направлении работника для повышения квалификации с отрывом от работы на основании приказа работодателя, в том числе и за пределами установленного рабочего времени и отдыха, ему должна выплачиваться средняя зарплата за время обучения в рабочие дни и в повышенном размере — в выходные днистатьи 153, 166, 167, 187 ТК РФ; Постановление Правительства от 24.12.2007 № 922.

При этом направление работника на обучение в нерабочее время возможно только с его согласия. Принуждать работника проходить обучение в свободное от работы время организация не вправеПисьмо Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37449-6-1.

Поскольку в вашем случае работник в выходные дни не учится, то оплачивать ему надо только дни обучения по среднему заработку.

В целях налога на прибыль средний заработок за дни обучения учитывается как расходы на оплату труда в обычном порядкепп. 3, 6 ст. 255 НК РФ.

Как в бухучете отразить бессрочный доступ к онлайн-обучению

Нашей организации предоставили бессрочный доступ к онлайн-обучению. Доступ был предоставлен после подписания акта. Как отразить эти расходы в бухучете: единовременно или сначала по дебету счета 97, а затем ежемесячно в течение 5 лет списывать на затраты?

— Доступ к онлайн-обучению со сроком свыше 12 месяцев учитывается в составе нематериальных активов (НМА)п. 4 ФСБУ 14/2022. По объектам НМА с неопределенным сроком полезного использования (СПИ) амортизация в бухучете не начисляетсяп. 33 ФСБУ 14/2022; подп. «а» п. 7.1 ПБУ 1/2008; п. 88 МСФО (IAS) 38 «Нематериальные активы». Такие НМА нужно проверять на возможность определения СПИ в конце каждого года, а также при наступлении фактов, свидетельствующих о появлении такой возможности. С того периода, в котором получится определить СПИ, можно начинать начислять амортизациюп. 33 ФСБУ 14/2022.

Если стоимость НМА меньше утвержденного вашей организацией лимита стоимости НМА, можно сразу списать его стоимость в расходы в полной суммепп. 5, 16 ПБУ 10/99.

Можно ли учесть при УСН затраты на обучение водителя погрузчика

Наша компания на УСН с объектом «доходы минус расходы» заключила договор аренды без экипажа самоходного ТС — автопогрузчика. Директор в интересах компании хочет направить на обучение двоих наших водителей (у них есть тракторные права). Можно ли учесть такие расходы при расчете «упрощенного» налога? Разве обучение водителей автопогрузчиков относится к профессиональному обучению?

— Да, относится. Водитель автопогрузчика — это профессия. И обучение этой профессии является профессиональным обучением.

Если у вас будут все документы, необходимые для подтверждения расходов (приказ о направлении работников на обучение, договор с образовательной организацией, имеющей соответствующую лицензию, программа обучения с указанием количества часов, акт о прохождении обучения и копии водительских удостоверений по окончании учебы), то затраты на обучение работников вождению автопогрузчиков вы можете учесть как расходы на подготовку и переподготовку кадровп. 3 ст. 264, подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Учитывается ли в «упрощенных» расходах стоимость участия сотрудника в конгрессе

ООО на «доходно-расходной» упрощенке с основным видом деятельности «производство средств по уходу за волосами» направляет сотрудника принять участие в конгрессе по исследованию волос. Стоимость участия составляет 200 тыс. руб. Можно ли эти затраты включить в «упрощенные» расходы? Из подтверждающих документов будут договор, акт и счет-фактура.

— Учесть на «доходно-расходной» УСН можно только те затраты, которые указаны в перечне «упрощенных» расходов и связаны с предпринимательской деятельностью ООО. Участие в конгрессе — это не образовательная услуга, а скорее консультационная/информационная. В «упрощенном» перечне таких расходов нетп. 1 ст. 346.16 НК РФ. Поэтому при УСН стоимость участия в конгрессе не учитывается.