Главный НДС-документ: правильно и вовремя

Счет-фактура важен для обеих сторон сделки. От того, насколько грамотно и своевременно этот документ составлен, зависит вычет НДС у покупателя, а продавец обычно заинтересован покупателя не подводить. Поэтому неудивительно, что вопросы по счетам-фактурам задают и те, кто их составляет, и те, кто их получает. Отвечаем и тем и другим.

Отметку об аннулировании на счете-фактуре ставить необязательно

О.И. Порожникова, г. Уфа

Как должен выглядеть в печатном виде аннулированный счет-фактура, вместо которого составлен исправленный? Достаточно ли просто штампа «аннулировано» или еще что-то нужно перечеркивать, подписывать и заверять?

: По правилам не нужны ни перечеркивания, ни надписи, ни даже штамп. Сам счет-фактура не аннулируется, аннулируется запись о нем, сделанная в книгах покупок и продаж соответственно у покупателя и у продавца. Для этого он регистрируется в книгах «с минусом»пп. 4, 9 Правил ведения книги покупок; пп. 3, 4, 5 Правил заполнения дополнительного листа книги покупок; пп. 5, 11 Правил ведения книги продаж; пп. 3, 5 Правил заполнения дополнительного листа книги продаж, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (далее — Постановление № 1137).

Но если вам удобно, чтобы такие счета-фактуры были как-то помечены, вы можете придумать метки сами. Кстати, это будет удобно и инспекции при проверке, ведь по ее требованию нужно представлять, в частности, и те счета-фактуры, взамен которых были выставлены исправленные.

Не хотите отказываться от счетов-фактур без НДС — и не надо

А. Соловцова

У нас есть и облагаемые, и не облагаемые НДС операции. Из-за того что с этого года отменили счета-фактуры по не облагаемым в соответствии со ст. 149 НК РФ операциямподп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ, обороты по ним не попадают в книгу продаж. А по книге продаж было очень удобно, во-первых, заполнять «необлагаемый» раздел 7 декларации, который и сейчас никуда не делся, во-вторых, считать пропорцию между облагаемыми и необлагаемыми операциями для деления входного НДС.
Можем ли мы по-прежнему составлять и регистрировать в книге продаж счета-фактуры по необлагаемым операциям?

: Составлять такие счета-фактуры вы можете: запрета нет. Да и правила заполнения счетов-фактур, книг покупок и продажутв. Постановлением № 1137, которые предусматривают составление и регистрацию таких счетов-фактур, пока еще в соответствие с НК РФ не приведены.

И хотя это будет просто ваш внутренний учетный документ, вы можете включать его в книгу продаж и в журнал учета счетов-фактур, ведь не запрещено вносить в них дополнительные сведения.

Учтите, что нумеровать такие счета-фактуры нужно отдельно от «настоящих», то есть обязательных, счетов-фактур. Иначе нарушится хронологический порядок нумерации последних — его соблюдения требуют правила оформления счетов-фактурподп. «а» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры; подп. «а» п. 1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137. Хотя никакого наказания за несоблюдение порядка нумерации нет и покупатель без вычета не должен остатьсяПостановление ФАС СКО от 29.01.2013 № А01-2107/2011, лучше все же не давать налоговикам лишнего повода для придирок.

Выдавать ли контрагентам такие «добровольные» счета-фактуры? Только если сами попросят. Иногда в договорах выставление счета-фактуры указано как основание для расчетов. Например, в некоторых договорах займа — в качестве «счета» на причитающиеся с заемщика за очередной период проценты по займу. Нередко требуют счет-фактуру покупатели импортных товаров — как документ о номере ГТД.

В накладной — одни единицы измерения, в счете-фактуре — другие

Г.И. Каменец, Ставропольский край

Купили ДСП. В накладной — листы, в счете-фактуре — квадратные метры, соответственно, разнятся количество и цена товара. Итоговые суммы, в том числе НДС, в счете-фактуре и накладной совпадают. Допустим ли вычет НДС по таким счетам-фактурам или нужно требовать от поставщика унифицировать единицы во всех документах на эту поставку?

: Строго по НК РФ вычет допустим. Единица измерения, количество единиц и цена единицы не те показатели счета-фактуры, погрешность в которых лишает вычета. Существенные показатели — стоимость за общее количество и сумма налогаподп. 8, 11 п. 5 ст. 169 НК РФ, а они у вас совпадают с указанными в накладнойп. 2 ст. 169 НК РФ. Да и соответствие между всеми документами по поставке легко установить, особенно если в счете-фактуре указаны даты и номера договора и товарной накладной.

Но лучше подстраховаться и обратиться к поставщику с тем, чтобы он:

• <или>заново составил счет-фактуру либо накладную в тех единицах, которые указаны в договоре;
• <или>добавил в счет-фактуру графы с теми же единицами, количеством и ценой, что и в накладной, если ему по каким-то причинам важно оставить в счете-фактуре изначально указанные в нем единицы. Дополнительная информация в счетах-фактурах допустимаПисьма Минфина от 12.10.2010 № 03-07-09/46; ФНС от 18.07.2012 № ЕД-4-3/11915@.

Иначе есть некоторый риск, что при налоговой проверке инспекторы снимут вычет и придется с ними судиться. ФНС указывает, что «отгрузочный» счет-фактура выставляется уже после и на основании документов на отгрузку и должен им соответствовать в части наименования товаров, их количества, цены и стоимостиПисьмо ФНС от 11.04.2012 № ЕД-4-3/6103@ (п. 1). Исходя из этого возможны следующие претензии к вычету.

Во-первых, инспекторы могут настаивать, что нет документов, подтверждающих принятие указанных в счете-фактуре товаров на учет. Ведь приходовать вы их будете по накладной, а в ней другие единицы, количество и цена. А принятие на учет — одно из условий для вычетап. 1 ст. 172 НК РФ.

Во-вторых, если единицы, количество и цена в счете-фактуре отличаются еще и от указанных в договоре (то есть в договоре те же единицы, что и в накладной), то инспекция может решить, что счет-фактура не позволяет установить, на какой товар, в каком количестве и по какой цене он выставлен. Ведь НК требует указывать в счете-фактуре цену за единицу именно по договоруподп. 7 п. 5 ст. 169 НК РФ.

Как быть, если поставщик отказывается переделывать отгрузочные документы? Предложите ему cоставить в ваш адрес письмо с расчетом перевода единиц накладной в единицы счета-фактуры. Тогда у вас будет документ от поставщика, подтверждающий, что накладная и счет-фактура содержат данные об одном и том же товаре.

В крайнем случае можно самим сделать такой внутренний документ. При оприходовании товара составьте акт перевода единиц, цены и количества накладной в единицы счета-фактуры (или наоборот — смотря в каких единицах вы принимаете товар на учет). Составляют акт представители отдела снабжения, бухгалтерии, а при необходимости и других отделовабз. 3 п. 50 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н.

Поставщики в счетах-фактурах неверно сокращают единицы измерения: беспокоиться не о чем

Е.И. Башева, г. Нижний Новгород

Нам контрагенты дают счета-фактуры, где неверное сокращение единиц измерения (не такое, как в ОКЕИ): например, вместо «упак.» ставят «уп.», вместо «набор» — «наб.», вместо «компл.» — «кмп», «ком.». В общем, чего только не ставят. Но коды единиц указывают верные. Суммы большие. Может ли налоговая оспорить вычет НДС по таким счетам-фактурам?

: Конечно, по правилам заполнения счета-фактуры в графе 2а должно стоять национальное условное обозначение из ОКЕИподп. «б» п. 2 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137. Но вряд ли инспекторы придерутся к иным сокращениям, ведь это нисколько не мешает установить наименование товаров и их стоимостьп. 2 ст. 169 НК РФ; Письмо Минфина от 26.03.2012 № 03-07-09/27. Проверяющим наверняка будет достаточно верных кодов единиц измерения. Собственно, коды эти для того и нужны, чтобы не возникало путаницы из-за разнообразия возможных сокращений.

Брали с покупателей больше, чем должны были: корректировка или исправление?

А. Хакимова, г. Казань

Решением суда установлено, что наша организация в течение 2 последних лет неверно рассчитывала величину ежемесячных платежей, причитающихся с клиента по договору, — они должны были быть меньше. Какие счета-фактуры выставлять — корректировочные или исправленные?

: Зависит от того, по какой причине суд уменьшил платежи:

• <если>вы неверно определяли объем оказанных услуг и фактический их объем меньше, чем указанный в документах, то нужны корректировочные счета-фактурып. 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ; Письмо ФНС от 01.02.2013 № ЕД-4-3/1406@. У вас они будут основанием для вычета НДС с «лишних» суммп. 1 ст. 169 НК РФ, а у покупателя — для восстановления НДС по ним без пересчета налоговых баз за прошлые периодыподп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ.

Однако прежде чем составлять корректировочный счет-фактуру, подпишите с покупателем соглашение об изменении стоимости оказанных услуг вследствие изменения ранее указанного в документах их объема. Это необходимо, поскольку решение суда не названо в НК РФ как документ, служащий основанием для составления корректировочного счета-фактурып. 3 ст. 168, п. 10 ст. 172 НК РФ. И если вы составите корректировочный счет-фактуру на основании одного только решения суда и примете указанный в нем НДС к вычету, то инспекция может вычет оспорить. Подобный случай известен, и суд налоговиков поддержалПостановление ФАС ЗСО от 31.03.2014 № А27-11148/2013;

• <если>объем услуг клиент не оспаривал, а суд установил, что вы неверно применяли условия договора о цене (порядке расчета стоимости оказанных услуг), то нужны исправленные счета-фактурыПисьма Минфина от 23.08.2012 № 03-07-09/125; ФНС от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@. Ведь ни изначально установленная договором цена, ни объем услуг не менялись. Просто вы допускали техническую либо даже арифметическую ошибку при расчете стоимости, а ошибки корректировочными счетами-фактурами не исправляют.

5 дней на выставление счета-фактуры считают от даты подписания акта заказчиком работ

В.Г. Норкина, г. Москва

Подрядчик передал нам акт сдачи-приемки работ, который составлен и подписан им 03.03.2014. Причем сразу счет-фактуру нам не дали, а когда наконец дали, оказалось, что он датирован 04.04.2014. Объясняют тем, что 04.04.2014 акт подписали мы и поэтому реализация была 04.04.2014. Разве это правильно? Ведь дата отгрузки — это дата первого по времени составления документа на имя покупателяПисьмо Минфина от 01.03.2012 № 03-07-08/55, а акт составлен 03.03.2014. Планировали заявить этот вычет в декларации за I квартал, а теперь придется ставить во II.

: Все зависит от того, зафиксирована ли в акте дата его подписания вашей организацией:

• <если>да, то подрядчик правПисьма Минфина от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328. Счет-фактуру он должен выставить в течение 5 календарных дней со дня выполнения работ. Реализация — выполнение работ происходит в момент приемки их заказчикомст. 720, п. 4 ст. 753 ГК РФ. А приемку удостоверяет подпись заказчика на актеПостановления ФАС МО от 21.01.2014 № Ф05-16686/2013; ФАС УО от 16.11.2011 № Ф09-6971/11; ФАС ЦО от 06.06.2011 № А35-5723/2009. Соответственно, и принять результат работ к учету вы должны в апреле. Для вычета НДС необходимо не только наличие счета-фактуры, но и принятие работ на учет. Так что в I квартал вычет у вас все равно бы не попал;
• <если>нет, то из акта следует, что он составлен и подписан сторонами 03.03.2014, и от этой даты и нужно отсчитывать 5 дней на выставление счета-фактуры.

Заказчик работ сначала подписал акт, а потом передумал: надо ли выставлять счет-фактуру?

С. Лунина, г. Тамбов

Есть подрядный договор, наше ООО — подрядчик. Выполнили работы и передали заказчику акт, заказчик его подписал. Но очень скоро выставил нам претензию, что работы считает невыполненными, а акт с его стороны подписан неправомерно — лицами, не имевшими на то полномочий.
Директор собирается с заказчиком судиться. А что сейчас делать бухгалтерии — выставлять ли заказчику счет-фактуру, включать ли стоимость работ в базу по НДС?

: Выставить счет-фактуру и начислить НДС (а также признать доход от реализации в «прибыльном» и бухгалтерском учетеп. 6 ПБУ 9/99; пп. 1, 3 ст. 271 НК РФ) нужно. Исходим из фактов: претензию ваша организация не признала, судебное разбирательство по ней еще только предстоит и неизвестно, каким будет решение суда. А акт приема-передачи работ у вас уже есть.

Разберем возможные ситуации.

СИТУАЦИЯ 1. Ваше руководство считает работы принятыми, то есть у вас есть уверенность в том, что акт со стороны заказчика подписан правомерно (например, лица, уполномоченные подписывать акты и подписавшие их, указаны в договоре, у вас есть предъявленные ими при подписании доверенности и т. п.).

Дата подписания акта заказчиком — дата реализации работ. В течение следующих 5 календарных дней с этой даты вы должны выставить счет-фактуруп. 3 ст. 168 НК РФ и зарегистрировать его в книге продаж, а стоимость работ включить в базу НДС за текущий кварталп. 1 ст. 167 НК РФ.

СИТУАЦИЯ 2. У вашего руководства нет уверенности в том, что акт со стороны заказчика подписан правомерно, и теперь оно намерено добиваться принятия и оплаты работ.

Тогда претензию заказчика можно рассматривать как уклонение от подписания акта. А при уклонении подрядчик вправе подписать акт в одностороннем порядкеп. 4 ст. 753 ГК РФ, что вы и сделали. И на дату такого одностороннего подписания работы считаются сданными, то есть в налоговых целях — реализованнымиПостановления ФАС СЗО от 21.11.2011 № А56-64895/2010, от 01.11.2011 № А56-64893/2010; 13 ААС от 24.11.2011 № А56-5793/2011. И остаются такими до тех пор, пока решением суда этот акт не будет признан недействительным полностью или частично. И только если суд примет такое решение, вам нужно будет скорректировать базу по НДС (а также по налогу на прибыль) и аннулировать записи об этом счете-фактуре.

Счет-фактура составлен в следующем квартале: определяем период для вычета

Г. Тихорецкая, Московская обл.

Аудиторы обратили внимание на счета-фактуры от поставщиков на услуги за декабрь 2013 г., датированные и подписанные ЭЦП поставщика 10 января 2014 г. Акты на эти услуги нам передали в бумажном виде, на них дата — 31 декабря 2013 г.
Вычет НДС по этим услугам мы показали в декларации за IV квартал 2013 г. Аудиторы утверждают, что принять НДС к вычету следует только в январе. Кто прав?

: Вариант аудиторов — безопасный для вашей компании. Дело в том, что, по мнению Минфина, вычет возможен только в том периоде, в котором покупатель получил счет-фактуру — будь он электронным или бумажнымПисьмо Минфина от 04.04.2013 № 03-07-09/11071. В вашем же случае не только дата получения, но и дата составления счета-фактуры приходится на январь, то есть на I квартал 2014 г.

Однако если этот вычет вам нужен непременно в IV квартале 2013 г. и вы готовы попробовать отстоять его в суде, то вот аргументы в вашу пользу.

Во-первых, право на вычет НДС возникает уже при принятии оказанных вам услуг к бухгалтерскомуп. 1 ст. 54 НК РФ учету и при наличии необходимых для этого первичных документовп. 1 ст. 172 НК РФ. Принять услуги к учету вы должны в декабре. Значит, и право на вычет появилось в декабре. Поэтому достаточно, чтобы счет-фактура как основание для вычетап. 1 ст. 169 НК РФ оказался у вас на момент его заявления — сдачи декларации за IV квартал 2013 г., то есть не позднее 20 января 2014 г.

Во-вторых, на составление и выставление счета-фактуры дается 5 календарных днейп. 3 ст. 168 НК РФ. То есть если услуги оказаны по состоянию на последнее число месяца, то счет-фактуру поставщик может выставить уже в следующем месяце.

Предупреждаем, что исход такого спора предсказать трудно. Судебных решений за последние годы по ситуациям, аналогичным вашей, нам найти не удалось. Есть решения в пользу вычета в случаях, когда счет-фактура датирован нужным кварталом, а получен уже после его окончанияПостановления 13 ААС от 12.02.2014 № А42-6137/2013; ФАС СЗО от 30.07.2013 № А42-6538/2012. В них подчеркивается, что принятие к вычету НДС связано с принятием к учету товаров (работ, услуг), поэтому заявлять вычет нужно за период приобретения товаров (работ, услуг).

Г. Тихорецкая, Московская обл.

А что если попросить у поставщика на эти же услуги бумажный счет-фактуру с датой 31.12.2013 — тогда можно будет без споров заявить вычет в IV квартале?

: Да, но вряд ли поставщик на это согласится, ведь для него это весьма хлопотно. Дело вот в чем.

В принципе, выставить бумажный счет-фактуру при заключенном сторонами соглашении об электронном обороте счетов-фактур можноПисьма Минфина от 12.09.2013 № 03-07-09/37682; ФНС от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769. И если у бумажного документа будет более ранняя дата, чем у электронного, и, соответственно, другой номер, то вычет нужно заявлять по бумажному, а электронный считать составленным по ошибке. Ведь после бумажного электронный на те же самые товары (работы, услуги) выставить уже нельзяп. 4 Правил ведения журнала учета, утв. Постановлением № 1137; Письмо ФНС от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769.

Поэтому если в этой ситуации поставщик выдаст вам бумажный счет-фактуру с декабрьской датой, то ему придется:

• аннулировать январский электронный счет-фактуру (программное обеспечение некоторых операторов позволяет это сделать) либо направить вам официальное сообщение об ошибочном повторном выставлении счета-фактуры по услугам за декабрь 2013 г. и его недействительности;
• зарегистрировать у себя в журнале учета и книге продаж бумажный, а не электронный счет-фактуру, а записи об электронном аннулировать как об ошибочно выставленном.

Если же электронный счет-фактуру и записи о нем поставщик не аннулирует, у вас могут возникнуть сложности с вычетом. Ведь на одни и те же услуги будут существовать два счета-фактуры с разными датами и номерами. И есть риск, что инспекция расценит оба счета-фактуры как недействительные, так как нельзя будет установить, какой из них верный.