Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 июля 2016 г.

Содержание журнала № 15 за 2016 г.

Зеленоглазое такси: как учесть расходы на поездки работников

Когда можно признать затраты на поездки и чем их подтвердить

Куда, зачем и почему работник ездил на такси в рабочее время — не простое любопытство бухгалтера. Ответить на эти вопросы нужно для того, чтобы определить, можно ли расходы на такие поездки признать в налоговом учете и не будет ли возмещение их стоимости работнику его доходом.

«Расходный» налоговый учет

То, как затраты на такси будут учтены в «прибыльном» и «упрощенном» налоговом учете, зависит от ситуации.

СИТУАЦИЯ 1. Командировка

Для проезда до аэропорта/вокзала и обратно работник может использовать такси. Ведь Положение о командировках не содержит никаких ограничений на сей счетп. 12 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749; Письма Минфина от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33.

Не имеют значения:

• месторасположение аэропорта или вокзала (они могут находиться как за чертой города, так и в его черте);
• время поездки (дневное или ночное время).

В «прибыльном» налоговом учете, так же как и в бухучете, затраты на оплату услуг такси в командировке признаются в расходах на дату утверждения руководителем авансового отчетаподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; пп. 5, 7, 16 ПБУ 10/99.

Тем, кто применяет «доходно-расходную» упрощенку, нужно учесть, что если работнику выдавался аванс, достаточный для покрытия всех его командировочных трат, то стоимость услуг такси признается в расходах на дату утверждения авансового отчета. А если работник оплатил такси за счет собственных средств, то в расходах упрощенцу можно признать такие суммы только после возмещения работнику перерасходаподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80.

СИТУАЦИЯ 2. Представительские мероприятия

Затраты на транспортное обеспечение доставки участвующих в переговорах как представителей других организаций, так и сотрудников самой компании к месту проведения официального приема и обратно относятся к представительским расходамподп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ. Так что если, к примеру, встреча в ресторане является представительским мероприятием, то затраты на проезд директора в ресторан на такси можно учесть как «прибыльные» налоговые расходы.

Но если ваша организация решила оплатить поездку приглашенных гостей от аэропорта до гостиницы и проживание в ней, то, по мнению проверяющих, такие затраты вообще нельзя учесть при налогообложении прибылиПисьма УФНС по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748; ФНС от 18.04.2007 № 04-1-02/306@.

Когда расходы на такси оплачены самим работником, организация сможет их признать в «прибыльном» учете на дату утверждения руководителем авансового отчета (принятия решения по заявлению работника о возмещении расходов, если аванс не выдавался).

А вот упрощенцы не могут учесть в налоговом учете затраты на «представительское» такси. Ведь в закрытом перечне расходов упрощенцев представительских расходов вообще нетп. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22.

СИТУАЦИЯ 3. На работу и с работы

Иногда директор требует возместить ему (или другим работникам) расходы на такси, связанные с поездками из дома в офис и обратно. Можно ли учесть такие расходы при налогообложении прибыли? Об этом мы спросили специалиста Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

БУЛАНЦЕВА Валентина Александровна

Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

“Если затраты на услуги такси не связаны ни с командировкой, ни с проведением представительских мероприятий, организация вправе отнести в состав своих налоговых расходов подобные затраты, связанные с перевозкой работников службами такси до места работы и с работы домой, только в двух случаяхп. 26 ст. 270 НК РФ:

• <или>эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства;
• <или>они предусмотрены трудовыми договорами и/или коллективным договором как система оплаты труда”.

К примеру, расходы на проезд можно учесть в налоговых расходах, если организация находится вдали от остановок общественного транспорта, работает в ночную смену или имеет другие особые условия функционированияПисьма Минфина от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181, от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198. Разумеется, в приказе руководителя, регламентирующем использование работниками такси, или в ином локальном нормативном акте лучше обосновать подобные технологические особенности.

СИТУАЦИЯ 4. Рабочие поездки

Это могут быть, к примеру, поездки к клиентам либо к иным контрагентам с разрешения руководителя. Такие затраты можно учесть в составе прочих производственных расходовподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. И с этим согласен специалист Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“В налоговом учете признаются транспортные расходы нескольких видов, в том числе и расходы на аренду автомобиля для производственных целей.

Следуя этой логике, если поездка на такси носила именно служебный характер, организация может признать такие расходы при расчете базы по налогу на прибыль. Но цель поездки и ее связь с производственной деятельностью необходимо документально обосновать”.

БУЛАНЦЕВА Валентина Александровна
Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

Приказом или локальным нормативным актом организации может быть установлен перечень работников, которым для выполнения их служебных обязанностей разрешено пользоваться услугами такси, определены критерии выбора именно такого вида транспорта.

Внимание на подтверждающие документы

Чтобы подтвердить расходы, к авансовому отчету (заявлению на возмещение расходов, если аванс не выдавался) работник должен приложить документы на оплату им услуг таксист. 252 НК РФ.

Если ваш работник расплатился за поездку на такси наличными, то водитель должен был выдать емуп. 111 Правил, приложение № 5 к Правилам, утв. Постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112; Письмо УФНС по г. Москве от 06.10.2011 № 17-15/096363:

• <или>кассовый чек, напечатанный таксометром;
• <или>квитанцию в форме бланка строгой отчетности (что встречается очень редко).

Для налогового учета затрат на такси в некоторых случаях потребуются и дополнительные документы.

Если затраты на такси — часть командировочных расходов, то нужен приказ руководителя о направлении работника в командировкуп. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Для обоснования представительских расходов нужен утвержденный руководителем отчет о проведенном представительском мероприятии и расходах на негоп. 2 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288; ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852.

Какие документы требуются, если такси оплачено в безналичном порядке — к примеру, при помощи электронных приложений такси (Uber, GetTaxi, Яндекс.Такси), действующие Правила перевозок не устанавливают. И это неудивительно: они были приняты довольно давно и с тех пор жизнь шагнула далеко вперед.

Для таких такси отслеживание маршрута и километража происходит централизованно по навигационным системам. По итогам каждой поездки пассажиру приходит на электронную почту письмо с данными о поездке (конкретным маршрутом, километражем и временем поездки). Если такси оплачивается банковской картой, то на номер телефона, привязанный к карте, приходит сообщение о сумме, списанной в качестве оплаты поездки.

Минфин на вопрос о подтверждении затрат на услуги такси, заказанные работником в командировке через специализированные онлайн-сервисы или интернет-сайты, ответил, что расходы на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе расходов при условии оформления их документами, соответствующими требованиям действующего законодательстваПисьмо Минфина от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183.

Положительный это ответ или отрицательный? Мы попросили представителя Минфина прояснить ситуацию.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“Расходы организации на проезд командированного работника на такси к месту командировки и обратно из места командировки к месту постоянной работы могут быть учтены при налогообложении, если они документально подтвержденыПисьмо Минфина от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80.

Если организация заключила договор со службой такси и поездки сотрудников оплачиваются по безналичному расчету с банковского счета организации, то, по моему мнению, для подтверждения произведенных расходов на такси будет достаточно распечаток, полученных из электронной системы такси (Яндекс.Такси, GetTaxi или Uber), и выписки с банковского счета.

Если же договора организации со службой такси нет, а работник зарегистрировался в службе такси на свое имя и расплатился за проезд собственной банковской картой, ему необходимо приложить к авансовому отчету выданный водителем кассовый чек либо бланк строгой отчетности. Распечаток из электронной системы такси и выписки с банковской карточки работника для признания организацией таких расходов может быть недостаточно, так как там могут отсутствовать все необходимые реквизитып. 5.1 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359; приложение № 5 к Правилам, утв. Постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112. Например, наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси.

Такая ситуация рассматривается в недавнем Письме Минфина от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183”.

БУЛАНЦЕВА Валентина Александровна
Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

НДФЛ и страховые взносы

Надо ли облагать затраты на такси, возмещенные работнику, НДФЛ и страховыми взносами, зависит от ситуации.

Ситуация, в которой работник пользовался такси	Порядок обложения возмещенных затрат на такси, если они документально подтверждены
	НДФЛ	страховыми взносами
Командировка	Не облагаютсяабз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 27.11.2013 № 03-04-05/51373, от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180, от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549	Не облагаютсяч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ); Письмо Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19 (п. 7)
Представительское мероприятие или иные деловые поездки в рабочее время	Не облагаютсястатьи 41, 209, абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ	Не облагаютсяподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; Письмо Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19; Определение ВС от 01.06.2016 № 307-КГ16-5452
Проезд из дома до места работы и обратно, если использование такси необходимо:	Не облагаютсяст. 41 НК РФ; Письма Минфина от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198, от 06.03.2013 № 03-04-06/6715 (п. 2)	Не облагаютсяподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ
<или>в связи с технологическими особенностями производства; <или>в связи с невозможностью иначе добраться до работы
Проезд из дома до места работы и обратно в иных случаях	Облагаютсяст. 211 НК РФ; Письма Минфина от 05.08.2011 № 03-04-06/3-178, от 12.10.2011 № 03-04-05/6-728	ОблагаютсяПисьма Минтруда от 10.09.2014 № 17-3/ООГ-759, от 13.05.2014 № 17-4/ООГ-367

Если же организация возмещает работнику затраты на такси, которые документально не подтверждены, то суммы возмещения облагаются и НДФЛ, и страховыми взносами. Ведь такое возмещение рассматривается как обычный доход работника, для которого законодательство не предусматривает каких-либо особых исключений.

***

В любом случае порядок использования такси теми или иными работниками определяет руководитель. Бухгалтер лишь отражает одобренные им расходы в учете.

Если же затраты работника на такси руководитель признает необоснованными, их просто-напросто не возместят. И получится, что работник прокатился с ветерком за свой счет.