Пособия-2022: проактивный механизм, электронное общение и другие новшества

Суть проактивного механизма выплаты пособий

Хотя уже в прошлом году пособия напрямую работникам по всей стране выплачивал ФСС, для их назначения требовалась в первую очередь инициатива от самого работника. То есть именно он должен был обратиться за пособием.

Да, писать каждый раз заявление о назначении больничных уже не было необходимости. Но если сотрудник, скажем, не сообщал работодателю о больничном, то и о назначении ему пособия не могло быть и речи. А вот для пособия при рождении все еще нужно было заявление. И если работник не писал заявление на выплату единовременного пособия при рождении ребенка и не приносил необходимые справки, то и деньги он не получал. Также без предъявления больничного по беременности и родам и заявления на отпуск не могли быть выплачены и декретные. То есть в любом случае сначала сотрудник тем или иным образом сообщал работодателю о своем праве и желании получить пособие, а затем последний направлял в ФСС электронный реестр сведений либо бумажные документы для назначения выплаты.

Однако, по сути, многие из действий работника были лишними. Скажем, о больничных, за исключением открытых на бумаге, ФСС мог получить информацию и без участия работника.

В 2022 г. инициатива по назначению пособий (для которых это возможно) будет исходить от ФСС. Так, сигналами для запуска проактивного механизма назначения пособий, или триггерами, как их называют специалисты ФСС, будут:

•для больничных — закрытие ЭЛН (пока больничный не закрыт, пособие, как вы знаете, не может быть назначено)ч. 6, 8 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022) (далее — Закон № 255-ФЗ); пп. 16, 22, 23 Правил № 2010;

•для декретных — формирование медорганизацией больничного по беременности и родам (напомним, он сразу формируется закрытым и готов к оплате)ч. 6, 8 ст. 13 Закона № 255-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022); пп. 16, 22, 23 Правил № 2010;

•для единовременного пособия по рождению ребенка — запись о рождении ребенка в реестре ЗАГСач. 9 ст. 13 Закона № 255-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022); п. 26 Правил № 2010.

Электронное взаимодействие работодателей и ФСС

В 2022 г. весь обмен информацией между работодателями и ФСС для назначения пособий будет проходить в электронной форме. Еще в прошлом году для этих целей ФСС разработал и запустил систему социального электронного документооборота (СЭДО). И многие с ней уже знакомы.

Подключение к СЭДО не требует оформления каких-то специальных соглашений с ФСС. Такую возможность предлагают спецоператоры, реализована она и в бухгалтерских программах, кроме того, на сайте ФСС можно скачать специальную бесплатную программу.

Через СЭДО можно представить:

•сведения о застрахованных;

•информацию о страховых случаях;

•сведения для назначения выплат.

Остановимся подробнее на каждом из этих направлений электронного взаимодействия.

Сведения о застрахованных

В новой редакции Закона № 255-ФЗ сказано, что сотрудникам нужно сообщить работодателю сведения о себе, которые будут необходимы для назначения и выплаты пособий. Представить такие сведения работник может как на бумаге, так и в электронном виде, при трудоустройстве или в период работы. Также сотрудники обязаны своевременно сообщать об изменении сведенийч. 13, 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022).

А работодатель, в свою очередь, обязан передать сведения о сотруднике в свое отделение ФСС в срок не позднее 3 рабочих дней со дня их получения от сотрудникач. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022).

Правда, несмотря на то что обязанности в Законе № 255-ФЗ не было, сведения о себе требовались от сотрудников и в 2021 г. Для их представления работодателю была утверждена форма «Сведения о застрахованном лице»приложение 2 к Приказу ФСС от 04.02.2021 № 26. Ранее на передачу сведений в ФСС отводилось 5 календарных днейп. 3 Положения о назначении в 2021 г. пособий по ВНиМ, утв. Постановлением Правительства от 30.12.2020 № 2375.

Если вы в прошлом году уже подали сведения о работнике и в них ничего не поменялось, направлять их вновь не требуется. Сведения о застрахованных нужны ФСС, в частности, и для того, чтобы определить, где работает человек, которому был открыт больничный и у которого родился ребенок. Но по работникам, на которых ранее сведения не представлялись, ФСС рекомендует подать данные как можно раньше, не дожидаясь наступления страхового случая. Ведь он может случиться в любой день. Но даже если, скажем, на момент оформления сотруднику ЭЛН вы еще не получите от него сведения и, соответственно, еще не представите их в ФСС, Фонд все равно самостоятельно инициирует выплату пособия. Информацию о том, где работает человек, Фонд получит по запросу из ПФРпп. 17, 28 Правил № 2010.

В рамках СЭДО в ответ на поданные сведения работодатель получит квитанцию о приеме.

Информация о страховых случаях

ФСС будет направлять работодателю сведения об открытии ЭЛН и дальнейшем изменении его статуса (продлении, закрытии, аннулировании). А также о направлении работника на медико-социальную экспертизу и дополнении данных ЭЛН по ее итогамп. 19, подп. «а» п. 21 Правил № 2010.

При этом работодатель в составе сведений об ЭЛН, сформированном работнику, будет получать данные о номере больничного, статусе, дате формирования, о периоде нетрудоспособности и ее причине, номере листка-продолжения или дате, когда работник должен приступить к работе.

То есть в рамках СЭДО работодатель без участия сотрудника получит всю информацию для отражения больничного в учете.

Сведения для назначения выплат

Это основное направление взаимодействия. Типы используемых электронных документов зависят от того, какой механизм назначения пособия применяется: проактивный или заявительный.

Проактивный механизм. Для назначения больничных и декретных одновременно с сообщением о закрытии ЭЛН ФСС будет направлять работодателю запрос на представление сведений, необходимых для расчета. Их состав зависит от вида пособияпп. 22, 23 Правил № 2010.

Структура этого запроса будет походить на структуру реестра сведений, который представлялся прежде работодателем. Причем, как обещают специалисты ФСС на вебинарах, в запросе сразу же будут указаны те сведения, которые уже есть в распоряжении ФСС. Так, на основании полученной из ПФР и ФНС информации возможно предварительное заполнение, скажем, полей для отражения сведений о стаже сотрудника, заработке за годы расчетного периода. А если работнику больничные назначаются уже не первый раз в текущем году, то запрос ФСС будет предварительно заполнен и теми сведениями, которые сам работодатель представил ранее.

Задача работодателя — проверить полученные сведения, при необходимости скорректировать их, дополнить недостающими данными и направить в качестве ответа на запрос обратно в ФСС. Прислать сведения в ответ на запрос нужно не позднее 3 рабочих дней с момента получения данных о закрытии ЭЛН, сопровождаемых запросомч. 8 ст. 13 Закона № 255-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022); п. 22 Правил № 2010.

Может так оказаться, что по той или иной причине оснований для назначения больничных нет, скажем сотрудник продолжал трудиться удаленно дома, или больничный по уходу за больным ребенком полностью пришелся на дни ежегодного отпуска, или сам он болел в отпуске без содержания. В таком случае работодатель должен будет в ответ на запрос проинформировать Фонд, что пособие выплачивать не нужно, и указать причину. А если ФСС прислал запрос вместе с уведомлением о выданном декретном больничном, но сотрудница еще не написала заявление на такой отпуск, то в ответ на запрос нужно будет сообщить, что предоставление отпуска по беременности и родам пока только ожидается.

Если работодатель сообщит не все, что нужно, из ФСС придет уже не запрос, а извещение о представлении недостающих сведений. В ФСС в течение 3 рабочих дней нужно будет направить подтверждение о его получении. А затем представить в Фонд недостающие сведения в течение 5 рабочих дней после подтвержденной даты получения извещенияп. 10 Правил № 2010.

Заявительный механизм. Как мы уже сказали в начале статьи, основанием для выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет по-прежнему остается заявление работника. На его основании работодатель должен будет направить в ФСС сведения для инициации выплатып. 35 Правил № 2010.

В ответ ФСС направит работодателю запрос необходимых для расчета пособия сведений. Работодатель должен будет представить ответ на запрос не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником заявления на выплату ежемесячного пособия по уходу.

В дальнейшем, в случае прекращения права на ежемесячное пособие, скажем, в связи с выходом из «детского» отпуска, работодатель должен будет направить в ФСС уведомление о прекращении права на пособиеп. 43 Правил № 2010.

Сведения для инициации выплаты работодатель сможет подать и с целью назначения декретных, если сотрудница решит уйти в отпуск по беременности и родам позднее, чем указано в ЭЛН. Такая возможность сохраняется в отношении всех пособий, если по каким-то причинам ФСС сам не инициирует их назначение.

Обязанности и ответственность работодателя

Даже при проактивном назначении пособий ФСС не может полностью обойтись без участия работодателя. Поэтому в новую редакцию Закона № 255-ФЗ перенесли из отдельного Закона, который регулировал прямые выплаты пособий в течение 2021 г.ст. 7 Закона от 29.12.2020 № 478-ФЗ, следующие обязанности работодателей:

•своевременно представлять в ФСС сведения для назначения и выплаты пособийп. 2.1 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022). Заметим, что практически во всех случаях, когда от работодателя требуется представить в ФСС те или иные сведения, срок для их подачи установлен одинаковый — 3 рабочих дня. Он отсчитывается либо с момента, когда вы что-то получили от работника (заявление, сведения, информацию), либо с момента, когда вы получили из ФСС запрос, уведомление о закрытии ЭЛН. Но есть два исключения. Так, на извещение о недостающих сведениях нужно ответить в течение 5 рабочих дней с даты его полученияч. 20 ст. 13 Закона № 255-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022); п. 10 Правил № 2010. А сообщить о размере районного коэффициента при назначении пособия при рождении ребенка необходимо не позднее 2 рабочих дней после получения запроса из ФССп. 32 Правил № 2010;

•возмещать ФСС излишне выплаченное пособие, если переплата произошла из-за того, что работодатель подал недостоверные или неполные сведенияп. 6.1 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022). Заметим, что работник, в свою очередь, тоже обязан представлять работодателю достоверные сведения, и если переплата произошла по его вине, то излишне выплаченные суммы будут взысканы с работникап. 1 ч. 2 ст. 4.3, ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022).

Кроме того, теперь непосредственно в Законе № 255-ФЗ закрепили обязанность работодателей обеспечивать сохранность и учет документов, на основании которых назначаются и выплачиваются пособия, и обязанность предъявлять их для проверкипп. 4, 6 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022). Так что, хотя все взаимодействие с ФСС и переходит в электронный формат, это, конечно, не означает, что получением правильно оформленных документов (в том числе на бумаге, если у них нет электронного формата) и их сохранностью можно пренебречь. ФСС по-прежнему вправе в рамках камеральных и выездных проверок контролировать достоверность и полноту сведений и документов, связанных с назначением пособий.

В случае несоблюдения этих обязанностей работодателю грозят штрафы.

Нарушение	Размер штрафа
Несвоевременное представление сведений, необходимых ФСС для назначения и выплаты пособияч. 3 ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022)	5000 руб.
Представление недостоверных (либо сокрытие) сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособия, которое привело к излишней выплате пособияч. 2 ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022)	20% излишне понесенных Фондом расходов, но не более 5000 руб. и не менее 1000 руб.
Отказ от представления или несвоевременное представление документов, необходимых для контроля полноты и достоверности документов и сведений, направленных работодателем в ФСС для назначения и выплаты пособияч. 1 ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022)	200 руб. за каждый непредставленный документ

ФСС будет привлекать страхователей к ответственности за нарушения, связанные с назначением и выплатой пособий по ВНиМ, в порядке, аналогичном тому, который предусмотрен Законом о страховании от несчастных случаев на производствеч. 4 ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022); статьи 26.20, 26.21 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022).

* * *

Подробно новшества в порядке назначения каждого из пособий по ВНиМ (больничных, декретных, единовременного пособия при рождении ребенка и ежемесячного пособия по уходу за ним) мы рассмотрим отдельно.