Заработок для расчета пособий: проблемные вопросы

Нужно ли корректировать предзаполненный заработок?

В начале 2024 г. перед всеми работодателями встал вопрос: надо ли исправлять указанные в запросе СФР суммы заработка, если по данным работодателя сотрудник за расчетный период заработал больше? Ведь пока работодатели не подали РСВ за год, а налоговая не передала сведения этих отчетов в СФР, у Фонда просто не было данных о заработке за IV квартал 2023 г. А иногда запросы по январским больничным приходили и без заработка за III квартал 2023 г.

Если опираться на законодательные нормы, то ответ на этот вопрос однозначен — нет, не нужно. Для назначения пособий СФР использует данные о заработке из состава сведений персонифицированного учетап. 13 Правил, утв. Постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010. И пособие за первые 3 дня нетрудоспособности работодателю также надо рассчитывать по данным о заработке, полученным из СФРч. 4 ст. 14.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ). Иные варианты просто не предусмотрены.

А проблема с неполнотой сведений СФР о заработке решается последующим пересчетом. Только вот четкие сроки проведения пересчета нигде не закреплены. И практика показала, что это дело совсем не быстрое.

Поскольку при расчете пособия по данным СФР сотрудник недополучил бы больничные, некоторые работодатели принимали ответственность за достоверность данных о заработке на себя. В ответе на запрос они указывали полные суммы заработка за расчетный период на основе данных своего учета, а также справок 182н и ответов СФР на запросы о заработке.

Годовая отчетность уже сдана. Работодатели начали получать предзаполненные данные о заработке с учетом выплат за весь 2023 г. А от специалистов СФР сейчас все чаще можно услышать разъяснения о том, что заработок нельзя исправлять, даже если программа позволяет это делать. И что такую возможность собираются убрать, если еще не убрали.

Мы также советуем вам не править заработок, указанный Фондом.

Прежде всего, это не предусмотрено законодательством. Если пособие будет назначено исходя из заработка, предоставленного СФР, то и ответственность за эти данные будет нести Фонд. И он сам пересчитает пособие (и сообщит о такой необходимости вам) в случае каких-то ошибок или получения новой информации о заработке из данных персонифицированного учета.

Кроме того, вы можете просто не обладать полной информацией о доходах работника, если он трудился у вас не весь расчетный период — 2022 и 2023 гг. — или же в течение этих лет работал не только у вас. Как в прошлом году разъяснял СФР, для расчета пособий возможно использовать данные о заработке из справок 182н, если они были получены от работников, принятых на работу ранее 2023 г. Причем это касалось и выданных в 2023 г. дубликатов справок 182н, оформленных до 31.12.2022. А вот сведения о доходах работников, принятых в 2023 г., СФР предлагал запрашивать в рамках СЭДО (сообщение 320)Письмо СФР от 21.02.2023 № 19-20/26411; сайт Социального фонда.

Можно ли самостоятельно инициировать пересчет или надо ждать, когда это сделает СФР?

Сроки, в которые СФР должен пересчитать пособия в связи с отражением в системе персонифицированного учета данных о заработке работников за IV квартал 2023 г., не определены. Специалисты Фонда говорят, что пересчет будет сделан в течение II квартала 2024 г. Вместе с тем законодательство не запрещает работодателям самим инициировать такой пересчет. Так что будете вы ждать, пока СФР автоматически доначислит пособия вашим сотрудникам и предложит то же самое сделать вам с оплатой первых 3 дней нетрудоспособности, или же запустите процесс пересчета сами — решать вам.

Вариант 1. Инициация пересчета работодателем. Прежде всего вам нужно будет направить в СФР по СЭДО запрос о сумме заработка (сообщение 320). Попросите работника написать заявление на пересчет и согласие на направление запроса. Из ответа на запрос (сообщение 321) вы узнаете актуальную информацию о заработке, которая есть у СФР.

Если вы видите, что данные за 2023 г. уже полные, можно инициировать пересчет. Для этого вам надо будет направить по СЭДО сообщение 109 с признаком «перерасчет». В ответ вы получите новый запрос (сообщение 100).

Вариант 2. Пересчет пособия в автоматическом порядке. Пособие за дни нетрудоспособности, выплаченное напрямую СФР, рано или поздно Фонд пересчитает сам. О произведенном пересчете СФР сообщит вам и предложит сделать перерасчет пособия за первые 3 дня нетрудоспособности. Запросите в Фонде актуальные сведения о заработке (сообщение 320).

Если при расчете пособия вам необходимо было использовать заработок только по вашей организации и вы сразу учли данные о зарплате за весь 2023 г., то данные ответа СФР на запрос вам понадобятся, просто чтобы убедиться, что пересчет не требуется. Это возможно, скажем, если вы были единственным работодателем как на момент начала нетрудоспособности, так и в расчетном периоде. Или если работодателей было несколько, но в проактивном запросе был указан метод назначения пособия — по нескольким работодателям (тогда каждый использует только свой заработок).

Если же пособие за первые 3 дня болезни вам нужно было начислить с учетом заработка за расчетный период и от других работодателей — уже бывших к моменту начала болезни или действующих (при методе назначения по одному страхователю), то перерасчет придется сделать. Если изначально при расчете пособия выплаты, полученные от других работодателей за расчетный период, не были учтены в полном объеме.

Как узнать заработок в случае замены лет?

Годы (год) расчетного периода, когда работница была в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, могут быть заменены. Принципы замены лет остались прежними. Во-первых, годы расчетного периода меняют только при условии, что это приведет к увеличению пособия. А во-вторых, замена возможна не на любые годы, а лишь на те, что непосредственно предшествуют году, в котором сотрудница находилась в декрете или детском отпускеч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ; Письмо ФСС от 30.11.2015 № 02-09-11/15-23247.

Если речь идет о работнице, которая была в декретном и/или детском отпуске еще до трудоустройства к вам, то, полагаем, периоды ее нахождения в этих отпусках должны быть подтверждены справкой от предыдущего работодателя. Иначе как вы поймете, что основания для замены лет действительно есть. Это может быть ранее выданная справка 182н (ее дубликат) или справка произвольной формы. Напомним, что если сотрудница не была в детском отпуске, а просто нигде не работала в каком-либо году расчетного периода, то этот год заменить нельзя: тот факт, что ребенку еще не было 3 лет, основанием для замены лет не является.

Для замены лет расчетного периода сотрудница должна написать заявление. Даже при наличии справки 182н рекомендуем вам сделать запрос в СФР о заработке за годы расчетного периода и возможные годы для замены. На основании этих данных посчитайте, при какой комбинации лет пособие окажется наибольшим. И попросите работницу указать именно их в заявлении на замену лет.

Специалисты СФР обращают внимание на то, что они могут предоставить данные о заработке только начиная с 2018 г. Если на замену выбран 2017 г. и более ранний, то сведения о среднем заработке нужно будет взять из данных учета работодателя или из выданной ранее справки 182н. И эти значения надо будет указать в ответе на запрос.

Изначально в запросе сведений для назначения пособия в качестве расчетного периода будут указаны 2 календарных года, которые предшествуют году наступления страхового случая. И заработок будет указан именно за эти годы. Поэтому на основании заявления сотрудницы о замене лет вам надо будет в ответе на запрос (сообщение 101) изменить годы расчетного периода на те, что указаны в заявлении.

После этого изначальный проактивный процесс будет закрыт. Но вы получите из СФР новый запрос сведений, где будут указаны годы, выбранные на замену, и соответствующий им заработок. И уже в ответ на этот новый запрос вам нужно будет отправить в СФР данные, необходимые для назначения выплаты.

Заявление о замене лет может быть подано и после выплаты пособия. В таком случае необходимо будет сделать перерасчет. Пересчитаны могут быть выплаты не более чем за 3 года, предшествующие дню обращения работника с заявлением. Инициировать перерасчет надо в срок не позднее 5 рабочих дней со дня получения заявленияч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ; п. 14 Правил, утв. Постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010. Сейчас заявление подается в произвольной форме. Но СФР разработал проект приказа, который утвердит унифицированную форму заявленияID проекта 01/02/03-24/00146702. Предполагается, что в бланке будут поля, где сотрудница сможет выбрать пересчет какого-то конкретного пособия или же пересчет пособий по всем страховым случаям указанного года.

* * *

Вопросы о заработке чаще всего возникают в отношении сотрудников, у которых несколько мест работы. Эти ситуации — тема для отдельной статьи. Но сейчас мы хотим еще раз напомнить, что если вы подтвердили выплату пособия по вашей компании, отвечая на запрос СФР, где был указан метод назначения больничных — по одному работодателю, то и пособие за первые 3 дня болезни вам надо считать также исходя из заработка по всем работодателям. При этом другие работодатели вашего сотрудника пособие за первые 3 дня не платят. И в случае изменения в системе персонифицированного учета данных о заработке расчетного периода, выплаченном другими работодателями, пересчет пособия за первые 3 дня также ваша забота.