Работа с ККТ: оформление чеков, исправление ошибок, последствия нарушений

Чеки на предоплату: сколько их может быть по одному заказу

Подскажите, можно ли принимать несколько авансов от клиента-физлица по одному заказу? Как правильно пробивать чеки в таком случае? В Законе № 54-ФЗ указано, что должно быть два чека: на предоплату и полный расчет. Получается, что к моменту отгрузки должен быть только один общий авансовый чек. То есть нам нужно отменять чек на предыдущий аванс и выбивать новый на общую сумму, так? Какие тогда документы потребуются от покупателя для чека отмены? Заявление на возврат ведь подписывать не нужно, поскольку реально деньги не возвращаются.

— Порядок оплаты заказа, как правило, фиксируется в договоре с клиентомп. 1 ст. 711, п. 1 ст. 781, п. 1 ст. 486, п. 1 ст. 487 ГК РФ. Если вы условились о нескольких платежах, которые должен произвести заказчик до передачи ему товара (оказания услуг, выполнения работ), то все эти суммы будут считаться предоплатой.

Теперь что касается количества «предоплатных» чеков — никаких ограничений на этот счет в Законе № 54-ФЗ нет. По «кассовым» нормам чек следует пробивать при каждом расчете с физлицом за товары, работы, услугист. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ).

Обычно при продажах на условиях предварительной оплаты речь идет о следующих двух чеках:

•первый — на предоплату при получении денег;

•второй — на зачет предоплаты при передаче товара (оказании услуг, выполнении работ).

Если у вас предоплата состоит из нескольких частей, то на каждый платеж вам нужно сформировать отдельный чек с признаком способа расчета «ПРЕДОПЛАТА» на фактическую сумму. Поскольку при частичной предоплате в чеке указывают не цену товара, а сумму предоплаты (в «авансовом» чеке может быть признак предмета расчета (тег 1212) «ПЛАТЕЖ»), то с его заполнением проблем у вас возникнуть не должнотабл. 25, 63, 101 приложения № 2 к Приказу ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@. Таким образом, чек на предыдущий аванс отменять не нужно.

А при передаче товара (по факту оказания услуг или выполнения работ) вы закроете все авансы в чеке. Если предоплата была 100%, то в чеке можно выбрать в качестве признака способа расчета «ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ», если нет — «ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ».

Круглосуточная работа: можно ли снимать Z-отчет два раза в сутки

Наш магазин имеет круглосуточный режим работы. Z-отчет снимаем два раза в сутки: в 08.00 и в 20.00. Получается, что выручка по Z-отчету за предыдущий день отражена только на следующий день. Является ли это нарушением? Есть ли в таком случае несвоевременное отражение выручки? Если так снимать Z-отчет правомерно, то каким документом мы можем доказать круглосуточный режим работы магазина?

— Z-отчет применялся на кассах старого образца. С введением онлайн-касс термин «Z-отчет» не применяется. В Законе № 54-ФЗ вместо него используется понятие «отчет о закрытии смены». Документ содержит итоги всех операций, которые выполнены за смену.

По Закону о ККТ перед началом расчетов с применением кассы формируется отчет об открытии смены, а по окончании расчетов — отчет о закрытии смены. При этом чек не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии сменып. 2 ст. 4.3, п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ. То есть Законом установлена только максимальная продолжительность смены — 24 часа. В нем нет ограничений на продолжительность смены меньше 24 часов, а также требований о закрытии смены в точно указанное времяПисьмо Минфина от 05.05.2017 № 03-01-15/28066.

Таким образом, открывать и закрывать смену на ККТ можно несколько раз в сутки. При этом смена на ККТ может быть открыта в один день, а закрыта уже на следующий при общей продолжительности смены не более 24 часов.

Полным оприходованием в кассу наличных денег является отражение в кассовой книге приходных и расходных операций на основании каждого ПКО и каждого РКО. При применении ККТ кассовые документы (ПКО и РКО) можно составлять на основании фискальных документов, к которым относится и отчет ККТ о закрытии сменыпп. 4.1, 4.6, 5 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; ст. 1.1, п. 5 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ. То есть оприходовать в кассу наличную выручку на основании ПКО можно в день формирования отчета о закрытии смены, даже если начало смены приходится на один календарный день, а конец смены — на другой.

В положении о ведении кассовых операций вы можете закрепить выбранный порядок оприходования выручки.

Сменная работа кассира подтверждается правилами внутреннего трудового распорядка и сменным графикомч. 1 ст. 100, ч. 2, 3 ст. 103, ч. 4 ст. 189 ТК РФ. Начало и конец смены на ККТ подтверждаются отчетом об открытии и отчетом о закрытии смены.

Чек коррекции пробит: нужно ли писать объяснительную

Физлицо перечислило плату за услуги на расчетный счет организации, но чек на нее пробить забыли. Ошибку исправили чеком коррекции. Нужно ли по этому поводу писать в ИФНС объяснительную? Или пробитого чека коррекции достаточно и нас не оштрафуют?

— Штрафа за неприменение ККТ не будет, если пользователь сформирует и направит в ИФНС чек коррекции до того, как инспекция сама узнает о нарушениипримечание к ст. 14.5 КоАП РФ. Причем из этого чека должно быть понятно, какой именно расчет скорректировал продавец, то есть в нем должны быть реквизиты расчета без ККТ: дата, наименование товара (работы, услуги), адрес расчета и другие реквизиты, предусмотренные Приказом ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@Письма ФНС от 23.03.2021 № АБ-4-20/3755@, от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@. Тогда чек коррекции не только подтверждает факт исправления нарушения, но и уведомляет ИФНС о проступкесайт ФНС.

Получается, что если ваш чек коррекции соответствует указанным требованиям, то дополнительно заявлять налоговикам о нарушении не надо.

Если на вашей онлайн-кассе применяется ФФД 1.05, то в чеке коррекции может отсутствовать реквизит «Предмет расчета» (тег 1059) со всей его структуройтабл. 3, 27, п. 18 примечания к табл. 27 приложения № 2 к Приказу ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@. А значит, в таком чеке недостаточно сведений для того, чтобы налоговики смогли идентифицировать корректируемый расчет. И тогда во избежание ответственности вам следует сообщить в ИФНС о допущенном нарушении и его исправленииПисьмо ФНС от 23.07.2021 № АБ-4-20/10421@. При этом такое сообщение нужно отправить в течение 3 рабочих дней со дня формирования чека коррекцииподп. 7 п. 1, п. 16 приложения к Приказу ФНС от 19.07.2021 № ЕД-7-20/673@.

Возврат депозита физлицом: нужно ли фирме применять ККТ

Арендодателем по договору аренды является физлицо (не ИП), арендатором — организация. Договором предусмотрено внесение арендатором депозита в качестве гарантии обеспечения сохранности арендованного имущества. Должна ли организация применить ККТ при возврате арендодателем депозита наличными (ведь фактически фирма получает деньги от физлица)?

— По смыслу Закона о ККТ организация должна применить кассу при получении денег от физлица, только если эти поступления являются расчетом за товары (работы, услуги)ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ.

В вашей ситуации депозит — это обеспечительный платеж, предназначенный для компенсации потерь арендодателя, которые могут у него возникнуть, если арендатор нарушит условия договора и повредит арендованное имуществоп. 1 ст. 381.1 ГК РФ. Возврат неиспользованного депозита арендатору не попадает под расчеты в трактовке Закона № 54-ФЗ, поскольку не связан с оплатой товаров (работ, услуг)Письмо Минфина от 20.06.2018 № 03-01-15/42089. А значит, ККТ применять не нужно.

Применение «облачной» кассы: будет ли штраф за невозможность пробить бумажный чек

Основной вид деятельности ИП связан с выездными услугами. Планирую приобрести «облачную» кассу, которая используется через установленное в смартфоне приложение. Бумажный кассовый чек «облачная» касса не печатает, а отправляет клиенту только электронный чек. Могут ли меня оштрафовать за отсутствие возможности распечатать бумажный чек?

— Минфин в одном из Писем подтвердил, что кассовый чек на бумаге печатать необязательно, если продавец направил его в электронной формеПисьмо Минфина от 09.02.2022 № 30-01-15/8660. Так можно сделать, если покупатель еще до момента расчета сообщит вам свой номер телефона или email, на который он хочет получить чек в электронной формепп. 2, 3 ст. 1.2, подп. 1 п. 5.7 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ. Кстати, контактные данные покупателя должны быть указаны в самом чеке, иначе продавцу грозит предупреждение или штрафч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ; Письмо ФНС от 25.08.2021 № АБ-4-20/11987.

Однако если покупатель все же потребует бумажный чек, вы обязаны его распечатать и выдать, в противном случае вас привлекут к административной ответственностич. 6 ст. 14.5 КоАП РФ; Письмо ФНС от 24.03.2022 № АБ-3-20/2677@. Поэтому, если у вас нет возможности распечатывать чеки, вам нужно, помимо контактов покупателя, получить от него согласие на формирование чека только в электронной формеПисьмо ФНС от 28.04.2022 № АБ-4-20/5290@.

Напомним также, что при расчетах по месту оказания услуг вне офиса возможно не только передавать обычный бумажный или электронный чек, но и использовать другие варианты исполнения обязанности по передаче чека (они могут заменять выдачу бумажного или электронного чека)пп. 5.7, 3.1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ:

•отправить покупателю реквизиты чека в электронной форме: регистрационный номер ККТ, сумму, дату и время расчета, фискальный признак документа, а также адрес интернет-сайта, на котором человек сможет проверить и бесплатно скачать свой чек;

•демонстрировать на дисплее мобильного телефона, смартфона или иного компьютерного устройства QR-код. Покупатель самостоятельно сможет получить чек путем считывания этого QR-кода. Такой кассовый чек равносилен бумажному или электронному чеку.

Физлицо-нерезидент оплачивает товар за юрлицо-нерезидента: должен ли продавец пробивать чек

Нашей компании иностранная организация должна за товар сумму свыше 6 млн руб. В связи с санкциями банк платежи не проводит. Наш дебитор предложил выход: оплату произведет за них физлицо-нерезидент. От иностранцев будет письмо о том, что долг по договору оплатит физлицо. Нужно ли в этом случае пробивать кассовый чек?

— Да, нужно. Дело в том, что налоговики настаивают, что при получении по безналу денег от физлица, даже если это третье лицо, которое оплачивает товары, работы или услуги за организацию, необходимо применять ККТПисьмо Минфина от 30.11.2018 № 03-01-15/86868. И вот недавно такую позицию проверяющих поддержали судьи. Арбитры согласились, что определяющее условие применения (возможности неприменения) ККТ — это с чьего счета произведена оплата: со счета физического или юридического лица. А вот назначение платежа для «кассовых» целей никакого значения не имеетПостановление АС МО от 12.04.2022 № Ф05-6390/2022.

Кстати, обязанность применять ККТ не зависит от местонахождения (гражданства) покупателя (клиента)Письмо Минфина от 22.05.2018 № 03-01-15/34473. То есть чек должен быть выдан (направлен) физлицу-нерезиденту.

Закрыли смену с опозданием: каковы последствия

В конце рабочего дня в офисе отключили электричество, и в 18 часов на ККТ не был сформирован отчет о закрытии смены (электричество дали, когда уже все ушли). Этот отчет сделали только после выходных (в эти дни компания не работала). Что нам за это грозит?

— Закрытие смены — это обязательное требование Закона № 54-ФЗ. Однако никаких ограничений по времени формирования отчета о закрытии смены Закон о ККТ не содержит. Есть запрет только на формирование кассового чека по истечении 24 часов с момента открытия сменыабз. 9 п. 1 ст. 4.1, п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ. Поскольку продаж в выходные дни у вас не было и чеки вы не печатали, то формально никакого нарушения нет.

В то же время совсем исключить риск претензий контролеров нельзя. Закрытие смены позднее чем через 24 часа после ее открытия они могут посчитать нарушением порядка применения ККТ. Ответственность за такое нарушение — предупреждение или штрафч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ:

•для организации — от 5000 до 10 000 руб.;

•для ИП — от 1500 до 3000 руб.

Для снижения рисков вы можете через кабинет ККТ сообщить в инспекцию о допущенном нарушении и отсутствии вины в этом, но не позже 3 рабочих дней после его исправления (в вашем случае — это формирование отчета о закрытии просроченной смены). Наказания не будет, если вы успеете до вынесения налоговиками постановления о правонарушениипримечание к ст. 14.5 КоАП РФ; подп. 7 п. 1, п. 16 приложения к Приказу ФНС от 19.07.2021 № ЕД-7-20/673@.

За неоприходование выручки по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ не накажут, если вы сделаете ПКО и отразите полученную выручку в кассовой книге. Отсутствие отчета о закрытии смены не препятствует оприходованию выручки.