Срок хранения больничных листов 33119

Организации и ИП должны обеспечивать сохранность документов, непосредственно относящихся к их деятельности и служащих основанием для расчета налогов, взносов, пособий, зарплаты и т.д., на протяжении определенного времени. Так какой же срок хранения больничных листов в организации? Ведь хотя с 2022 года они оформляются только в электронном виде, листки, выданные ранее, работодатель все так же обязан хранить. 

Срок хранения больничных листов в организации

Если обратиться к Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236), то сохранность больничных листов нужно обеспечивать в течение 5 лет (п. 618 Перечня). Однако, согласно пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, в течение 6 лет. А так как листки нетрудоспособности до 2022 года относились к документам, необходимым для исчисления и уплаты страховых взносов, то срок хранения больничных листов не может быть меньше этого шестилетнего срока. Поэтому безопаснее ориентироваться на срок 6 лет. 

Как исчисляется срок хранения больничных листов

По Закону об архивном деле срок хранения документов считается с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. 4.1 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). Иными словами, когда в последний раз использовались. К схожему выводу можно прийти при анализе норм Закона о бухучете, который предлагает исчислять срок хранения документов "после отчетного года" (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Значит, листок нетрудоспособности, по которому пособие было начислено, к примеру, в 2021 году нужно хранить до конца 2027 года. 

Хранение больничных листов

Чтобы можно было легко найти интересующий больничный лист, имеет смысл подшивать листки нетрудоспособности в отдельную папку (а не с другими документами), к которой также приложить журнал регистрации больничных листов. А вот электронные листки нетрудоспособности хранятся в информационной системе СФР. Поэтому распечатывать их и хранить в бумажном виде работодателям не нужно.