НДФЛ-новшества для дистанционных работников — 2024

— С 01.01.2024 доходы дистанционных работников, которые выплачивает российский работодатель, относятся к доходам, полученным от источников в РФ. И облагаются НДФЛ по ставке 13% (15%) вне зависимости от налогового статуса работникаподп. 6.2 п. 1 ст. 208, пп. 3, 3.1 ст. 224 НК РФ. В компании есть сотрудники, которые в 2023 г. были нерезидентами РФ, поскольку удаленно работают за рубежом (в Казахстане, Армении, Азербайджане). Пока они сохраняют статус нерезидентов.
Применяются ли при выплате доходов таким работникам в 2024 г. нормы соглашений об избежании двойного налогообложения (СОИДН) между РФ и другими странами, действие которых не приостановлено?Указ Президента от 08.08.2023 № 585 Как поступить, если сотрудник представит сертификат налогового резидента другой страны и попросит выплачивать доход без удержания НДФЛ?Письмо ФНС от 13.10.2022 № БС-3-11/11170@

— Если международным договором РФ установлены иные правила и нормы, чем предусмотренные НК РФ, применяются правила и нормы международных договоровп. 1 ст. 7 НК РФ.

В связи с этим если по действующим условиям СОИДН между РФ и конкретным иностранным государством предусмотрено обложение налогом доходов от трудовой деятельности только в этой стране, а не в РФ, то российский работодатель на основании пп. 5, 6 ст. 232 НК РФ не удерживает НДФЛ при выплате зарплаты дистанционному работнику, который является резидентом соответствующего иностранного государства.

Если НДФЛ у дистанционного работника уже удержан до представления сертификата налогового резидентства другой страны, то российский работодатель должен вернуть излишне удержанный НДФЛ такому работнику в порядке, установленном п. 1 ст. 231 НК РФп. 7 ст. 232 НК РФ.

— Допустим, российский работодатель сначала удерживал НДФЛ у дистанционного россиянина — нерезидента РФ, а после представления сертификата налогового резидентства другой страны вернул излишне удержанный НДФЛ. Нужно ли выплаченные этому работнику доходы, а также исчисленный, удержанный и возвращенный НДФЛ отразить в расчете 6-НДФЛ и в справке о доходах работника за 2024 г.?

— Доходы, полностью освобождаемые от налогообложения, в расчете 6-НДФЛ не отражаютсяПисьма ФНС от 17.09.2021 № БС-4-11/13297@ (пример 2); от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@. В рассматриваемой ситуации (обложение доходов только в иностранном государстве) после представления работником сертификата налогового резидентства другой страны доход, с которого ранее был исчислен и удержан НДФЛ, подлежит освобождению от налогообложения, а налог — возврату работнику.

С 2024 г. будет действовать новая форма расчета 6-НДФЛ, пока она еще не утверждена. Но рекомендуемая форма приведена в Письме ФНС от 04.12.2023 № БС-4-11/15166. Соответственно, полагаю, что за отчетный (налоговый) период, в котором произведены перерасчет и возврат излишне удержанного НДФЛ работнику, в расчете 6-НДФЛ:

•отражается сумма возвращенного налога — в строках 030—036 раздела 1 и строках 190—196 раздела 2;

•не отражаются в разделе 2 доходы, выплаченные работнику с начала года, сумма исчисленного и удержанного с них НДФЛ.

Полагаю, что в такой ситуации также целесообразно представление уточненных расчетов 6-НДФЛ за предшествующие отчетные периоды с начала года. В них в разделах 2 следует исключить выплаченные этому работнику доходы, а также исчисленный и удержанный с них НДФЛ. При этом уточнение раздела 1 в таких расчетах не требуется. Подача уточненных расчетов в ИФНС представляется логичной, если, например, в расчете за 9 месяцев данные в разделе 2 с учетом перерасчета окажутся меньше сумм, отраженных в расчете за полугодие. Ведь раздел 2 заполняется нарастающим итогом с начала года и отрицательных сумм в нем быть не можетп. 9 Рекомендуемого порядка (приложение № 2), утв. Письмом ФНС от 04.12.2023 № БС-4-11/15166. Налоговый орган может заинтересоваться, в связи с чем произведен возврат налога физлицу. Но полагаю, с учетом сдачи уточненок риск ниже.

В справке о доходах такого работника ни выплаченные ему доходы, ни исчисленный и удержанный с них НДФЛ не отражаются.

Также в расчете 6-НДФЛ (в том числе в приложении № 1 к нему) не отражаются доходы, выплаченные такому работнику после представления им сертификата резидентства иностранного государства, и НДФЛ с них.

— На основании подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ доходы руководителя-дистанционщика, выплаченные российским работодателем, признаются доходами, полученными от источников в РФ, независимо от места выполнения работ и от места работы, указанного в трудовом договоре. В 2023 г. с руководителя-нерезидента, который удаленно работал из-за рубежа, организация удерживала НДФЛ по ставке 30%. В 2024 г. он по-прежнему нерезидент и пока также работает за границей.
С 01.01.2024 доходы обычных сотрудников-нерезидентов, работающих дистанционно из-за рубежа, полученные от российского работодателя, относятся к доходам, полученным от источников в РФ, и облагаются НДФЛ по ставке 13% или 15% независимо от налогового статуса работниковподп. 6.2 п. 1 ст. 208, пп. 3, 3.1 ст. 224 НК РФ. Можно ли в 2024 г. доходы руководителя-нерезидента, который удаленно работает из-за рубежа, тоже облагать по резидентской ставке 13% (15%) и не отслеживать его налоговый статус?

— Разъяснения Минфина о налоговой ставке, применяемой к доходам, выплачиваемым директорам российских организаций, выполняющих функции дистанционно из-за рубежа, в настоящее время отсутствуют. Вместе с тем, поскольку при дополнении п. 1 ст. 208 НК РФ новым подпунктом 6.2 об особенностях исчисления НДФЛ с доходов дистанционных работников изменение в подп. 6 п. 1 НК указанной статьи в части особенностей выплат директорам не внесено, полагаю целесообразным облагать доход по ранее применяемой к таким доходам ставке 30%. Применение ставки 13% (15%) несет риск последующих налоговых споров организации с налоговыми органами.

— В трудовом договоре с сотрудником предусмотрена дистанционная работа и указано место работы за границей. Этого достаточно, чтобы с работника-нерезидента удерживать НДФЛ по ставке 13% с января 2024 г.? Или нужно каким-то еще документом подтвердить факт дистанционной работы (в частности, зафиксировать IP-адрес)?

— Налоговый агент несет ответственность за правильность исчисления НДФЛ с доходов, которые он выплачивает. Учитывая, что формулировка подп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ содержит как одно из условий ее применения указание на факт выполнения трудовой функции дистанционно, полагаю, налоговому агенту (организации, ИП) целесообразно для снижения налоговых рисков обеспечить контроль за выполнением этого требования.

В то же время, поскольку НК РФ не содержит порядка такого подтверждения, работодатель вправе самостоятельно определить, какими документами это можно сделать.

— Организация хочет одним дистанционным сотрудникам по-прежнему выплачивать компенсацию расходов за использование для работы оборудования, ПО, Интернета в сумме, подтвержденной документами, а другим сотрудникам — по нормативу без документов в размере 35 руб. за рабочий день. Так можно делать? Необходим ли пофамильный список работников с указанием вида компенсации — по документам или по лимиту без документов?

— Положения п. 1 ст. 217 НК РФ не препятствуют освобождению таких компенсаций, выплачиваемых одним работникам в размере документально подтвержденных расходов, а другим — в размере 35 руб. за день дистанционной работы. При этом одному работнику нельзя установить одновременно два вида компенсации за один период.

Кроме необходимости включения таких компенсаций в ЛНА/трудовой договор для применения освобождения, иных требований документального оформления (в частности, ведения реестра работников с видом применяемого освобождения) НК РФ не установлено. Вместе с тем, поскольку за правильность исчисления НДФЛ ответственность несет налоговый агент, в целях исключения ошибок при расчете налога (например, применения в каком-то месяце по ошибке двух видов освобождения к одному работнику) полагаю целесообразным организации вести учет выбранного вида освобождения применительно ко всем работникам, которым выплачивается рассматриваемая компенсация.

— Вы нам уже поясняли, что в 2024 г. с базы по дивидендам по-прежнему надо исчислять НДФЛ отдельно, а вот с основной базы и остальных баз, указанных в п. 2.1 ст. 210 НК, — по совокупности. Однако компания в январе 2024 г. выплатила руководителю премию за 2023 г., зарплату за первую половину января 2024 г. и дивиденды за 2023 г. Общая сумма дохода оказалась больше 5 млн руб. Поэтому НДФЛ был удержан по двум ставкам — 13% и 15%. Хотя по отдельности база по зарплате и премии и база по дивидендам меньше 5 млн руб.
Как поступить теперь компании: продолжить исчислять НДФЛ с дохода руководителя по ставке 15%, ведь ИФНС по итогам года все равно сама бы доначислила этот НДФЛ, только платил бы его сам руководитель? Или нужно сделать перерасчет НДФЛ, поскольку организация нарушила нормы НК? Если необходим перерасчет, как заполнить уточненное уведомление?

— При определении налоговой ставки к доходу в виде дивидендов не включаются налоговые базы, указанные в подп. 2—9 п. 2.1 ст. 210 НК РФп. 2 ст. 210, п. 3 ст. 214 НК РФ. В связи с этим налоговому агенту (компании) не следовало в указанной ситуации применять к части выплаченных доходов ставку 15%. Исходя из положений НК РФ доплата сумм НДФЛ по ставке 15% к части дохода, превышающего 5 млн руб. по каждому из видов налоговых баз, определенных налоговым агентом обособленно, производится физлицом самостоятельно на основании направленного налоговым органом по итогам года налогового уведомленияп. 6 ст. 228 НК РФ.

В рассматриваемой ситуации с формальной точки зрения налоговым агентом допущено завышение удержанной суммы НДФЛ, в связи с чем ему следует произвести перерасчет и вернуть сотруднику излишне удержанную сумму НДФЛп. 1 ст. 231 НК РФ.

Также нужно представить уточненное уведомление, отразив по КБК 13% верную сумму НДФЛ с учетом перерасчета, а по КБК 15% — «0»Письмо ФНС от 31.01.2023 № БС-3-11/1180@.

Вместе с тем, поскольку действия налогового агента не привели к занижению налоговой базы и, соответственно, к невыполнению обязанностей по удержанию и перечислению налога, в случае неосуществления такого перерасчета компания не может быть привлечена к ответственности, предусмотренной ст. 123 НК РФ.