Бухгалтер на кадровом фронте

«Как правильно оформить...?» Этот вопрос не менее важен для бухгалтера, чем вопросы «Быть или не быть?» и «Что делать?» для героев бессмертной классики.

Мы снова подсказываем выходы из «бумажно-оформительских» ситуаций бухгалтерам, которым приходится решать задачи кадровика.

Не любая копия справки о заработке подходит для расчета больничного

Е.М. Кулагина, г. Новороссийск

Я собралась посчитать больничный сотруднику, который работает у нас с июня этого года. Обнаружила, что с предыдущего места работы он принес вместо оригинала справки о сумме заработка ее копию.
Можно ли с учетом сведений из копии справки посчитать пособие по временной нетрудоспособности?

: Включить заработок по предыдущему месту работы в расчет среднего заработка вы можете, только если копия справки о сумме заработкач. 7.1 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ); приложение № 1 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 № 182н заверена:

• <или>нотариальност. 77 Основ законодательства о нотариате, утв. ВС 11.02.93 № 4462-1;
• <или>работодателем, выдавшим справку, к примеру руководителем компании. На копии справки должны присутствовать заверительная надпись «Копия верна», указание на должность лица, заверившего копию, его личная подпись с расшифровкой и дата заверенияп. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст.

Поэтому изучите копию справки, которую принес вам работник. Если она заверена не так, вам придется:

• <или>отправить работника к бывшему работодателю заверить копию справки о заработке;
• <или>принять от работника заявление по установленной формеприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 21н (далее — Приказ № 21н); ч. 7.2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ с просьбой запросить в ПФР сведения о его заработке. Не позднее 2 рабочих дней со дня получения вами такого заявления вы должны направить в свое территориальное отделение ПФР запрос по унифицированной формеприложение № 2, пп. 2, 3, 5 приложения № 3 к Приказу № 21н.

Для выплаты пособия по временной нетрудоспособности у вас всего 10 календарных дней со дня передачи вам больничного листка работникомст. 15 Закона № 255-ФЗ. Поэтому если сведения о его прежнем заработке в этот срок не поступят, то:

• посчитайте пособие исходя из федерального МРОТ, действующего на момент наступления нетрудоспособностич. 1, 1.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ. Ведь ваши выплаты работнику вы пока учитывать не должны, а заработок за предшествующие годы вам не известен;
• пересчитайте размер пособия по нетрудоспособности исходя из заработка сотрудника, когда он принесет вам правильно заверенную копию справки или ПФР пришлет ответ на ваш запросприложение № 4 к Приказу № 21н.

Нерегулярные доплаты лучше не делать частью зарплаты

А.Р. Воротников, г. Хабаровск

Наша фирма ведет два вида деятельности. По основной деятельности мы платим зарплату, надбавки, премии.
А вот по дополнительной деятельности доход непостоянный, по мере его получения компания выплачивает еще какую-то сумму работникам. Как правильно оформить такую «вторую» зарплату, чтобы не было нарушения трудового законодательства?

: Назовите такую выплату, к примеру, дополнительной премией.

Внесите в локальный нормативный акт, регулирующий у вас в компании оплату труда и премирование (возможно, это положение об оплате труда или отдельное положение о премировании), соответствующие положения:

• <если>основания выдачи дополнительной премии конкретному работнику четко не определены, а ее размер непредсказуем, то можно записать так:

Тогда руководитель компании своим приказом сможет каждый раз при выплате дополнительной премии назначать ее размер и основания выплаты;

• <если>дополнительная премия выплачивается часто и ее размер не зависит от вклада работников в получение фирмой дополнительного дохода, можно сформулировать так:

При обеих формулировках дополнительная премия не является обязательной частью зарплаты. Поэтому работодатель не обязан платить ее регулярно, а также согласовывать изменение ее размера и порядка выплаты с работниками.

Подпись об ознакомлении с ЛНА не повод для отказа в выдаче его копии

Г.О. Еремичева, г. Липецк

Обязаны ли мы выдавать копии документов, касающихся работы, нашему сотруднику, если он никак не мотивировал, для чего они ему нужны? Если обязаны, то как правильно их оформить для него?

: Вы обязаны выдать работнику, в том числе и бывшему, в течение 3 рабочих дней со дня получения от него письменного запроса документы, связанные с его работой у васстатьи 62, 80 ТК РФ. Почти все кадровые документы должны храниться в компании бессрочно или 75 лет. Нужно это, в частности, и для того, чтобы даже давно уволившийся сотрудник мог получить касающиеся его документы со старой работы.

При этом обязанность человека объяснять в своем запросе, для чего ему понадобились такие бумаги, законодательством не установлена. Поэтому вы не вправе требовать таких объяснений.

В законе также нет конкретного перечня «документов, связанных с работой». Некоторые из них прямо указаны в ТК РФст. 62 ТК РФ. Среди них:

• копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы;
• выписки из трудовой книжки;
• справки о заработной плате, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.

Поэтому если у вас есть письменный запрос работника о выдаче какого-либо из таких документов, то безоговорочно выдайте ему этот документ.

Еще есть документы, связанные с работой, обозначенные в ТК РФ как «...и другое»ст. 62 ТК РФ. К ним могут относиться, в частности, акты о несчастном случае, графики сменности, копия трудового договора, документы о прохождении обязательных аттестаций, специализированных курсов повышения квалификации, копии локальных нормативных актов (например, положения о внутреннем трудовом распорядке, о премировании).

Копии подобных документов тоже проще сразу отдать работнику, если они касаются именно его работы. Предположим, запрошена копия приказа о премировании. Если таким приказом премировалось несколько работников, то по запросу одного из них вы можете сделать из приказа выписку. Передавать весь приказ, содержащий персональные сведения других работников, без их согласия запрещено ТК РФст. 88 ТК РФ.

Если вы никак не отреагируете на запрос работника или сделаете отписку типа: «Не дадим, потому что экземпляр трудового договора был выдан вам на руки при приеме на работу/с локальными нормативными актами вы были ознакомлены под роспись», работник может обратиться в суд. И вас обяжут выдать работнику запрошенные им бумаги, а возможно, и выплатить ему компенсацию морального вредаАпелляционное определение ВС Республики Саха (Якутия) от 19.06.2013 № 33-2088/13.

Но предположим, суд признает, что, к примеру, копии приказов о направлении в командировку можно не выдавать, поскольку это внутренняя техническая документация, не связанная с работой конкретного сотрудникаОпределение Мосгорсуда от 13.08.2013 № 4г/1-7930. Времени на судебное разбирательство вы все равно потратите больше, чем если сразу передадите документы по запросу работника.

СОВЕТ

Чтобы вы могли доказать отправку запрошенных бывшим работником документов:

• <или>передавайте их работнику под роспись. Если с заявлением от работника за документами пришел не сам работник, а, предположим, его родственник, то безопаснее запросить у последнего нотариально заверенную доверенность от работника на получение документовп. 1 ст. 185 ГК РФ, касающихся работы, и паспорт. И тоже выдать документы этому человеку под роспись;
• <или>отправляйте их по почте ценным письмом с описью вложения.

Ежедневная работа по 10—12 часов неправомерна

О.В. Волкова, г. Канск

Я собираюсь открывать магазин. Планирую, что будет работать всего два продавца. Как правильно оформить их режим, чтобы они вдвоем могли обеспечить работу магазина с 8.00 до 20.00 в будни и с 10.00 до 20.00 в субботу и воскресенье?

: Если вы планируете, что два продавца будут работать одновременно, то напоминаем вам: продолжительность рабочей недели не должна превышать 40 часовст. 91 ТК РФ. То есть такой график могут обеспечить не менее четырех продавцов.

Если же у вас будет только два сотрудника, они могут работать по очереди. Установите продавцам с их согласия сменный режим работы. Его нужно прописать в трудовом договоре с каждым из них, например, так.