«Обособленная» касса для маленьких

Даже магазинчик по соседству с ГП должен вести свою кассовую книгу

У организации маленький магазин рядом с офисом, буквально на соседней улице. В магазине работает один продавец, он же кассир-операционист. Каждый вечер после закрытия директор забирает у него дневную выручку и приносит в офис. Можно ли сразу приходовать ее в кассе офиса, не вести в ОП свою кассу и не нанимать кассира? Наличных денег в магазине не остается.

— В любом ОП, где есть операции с наличными, должны быть свои кассир и кассовая книгаабз. 1 п. 4, абз. 1 п. 2, абз. 7 п. 4.6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У) (см. с. 40, 43). Можно вести ее на компьютере и ежедневно распечатывать и подписывать, а можно заполнять бумажную форму от руки. Кроме того, нужно составлять и подписывать ПКО на выручку и РКО на передачу денег в офис.

Все это может делать:

•либо продавец — тогда его нужно назначить кассиром магазина (см. с. 41);

•либо сам директор, раз уж он все равно каждый день приезжает за выручкой, забирает ее всю целиком, а до этого момента деньги находятся в ящике ККТ и за них отвечает продавец.

В последнем случае назначать директора кассиром обособленного подразделения и оформлять совмещение должностей не нужно. Руководитель организации вправе проводить кассовые операции личноабз. 1, 3 п. 4 Указания № 3210-У. Так что достаточно распоряжения о том, что кассовые операции в ОП ведет и оформляет директорабз. 2 п. 4.3 Указания № 3210-У, поскольку там нет кассира.

Оформление кассовых ордеров будет различаться в зависимости от выбранного вами варианта.

Вариант 1. Кассовые операции ведет директор организации. Тогда он оформляет:

•один ПКО на всю сумму принятой от продавца выручки по сменному отчету ККТ (по выданным за день БСО). В строке «Принято от» ставит ф. и. о. продавца, отдает ему квитанциюабз. 5 п. 5.1 Указания № 3210-У;

•один РКО на передачу выручки в кассу офиса.

Следует ли директору, забирающему выручку, составлять этот РКО на самого себя, то есть вписывать в строке «Выдать» свои ф. и. о. и подписывать ордер и за кассира, и за получателя? Нет. В организации должен быть утвержден порядок передачи денег из ОП в кассу главного офисаабз. 2 п. 3 Указания № 3210-У. В вашем случае в нем нужно указать, что кассовые операции в ОП ведет и оформляет директор, он лично каждый вечер забирает из кассы ОП все наличные и вносит их в кассу офиса.

Тогда достаточно в РКО в строке «Основание» указать «Сдача выручки в кассу главного офиса в соответствии с таким-то порядком». Строки «Выдать» и «По» следует оставить пустыми. Директор подпишет РКО только за кассира и за главбуха (поскольку в ОП своего бухгалтера нетабз. 4 п. 4.2 Указания № 3210-У).

Вариант 2. Если кассиром магазина назначен продавец, то он составляет:

•один ПКО на всю сумму по сменному отчету ККТ или по всем выданным за день БСО (о том, как оформить такой ПКО, см. ответ на следующий вопрос);

•один РКО на директора, забирающего выручку в кассу офиса. Нужно в строки «Выдать» и «По» вписать ф. и. о. и паспортные данные директора, который должен расписаться за получателя и за главбуха (поскольку в ОП своего бухгалтера нетабз. 4 п. 4.2 Указания № 3210-У).

Заполнение кассовой книги одинаково для обоих вариантов: каждый день нужно записывать в нее оба кассовых ордера и выводить нулевой остаток. Различается только подписание. При варианте 1 директор подписывает лист книги за день и за кассира, и за бухгалтера. При варианте 2 продавец подписывает лист за кассира, директор — за бухгалтераабз. 4, 5 п. 4.6 Указания № 3210-У.

Как составить ПКО, если в ОП-магазине только один работник

В ОП — маленьком магазине только один работник, который выполняет обязанности и продавца, и «оператора» ККТ, и кассира. Как оформить ПКО на розничную выручку за день на основании сменного отчета ККТ? Получится, что работник выписывает ПКО сам на себя и сам себе выдает квитанцию к ПКО. Можно ли обойтись без ПКО и просто регистрировать в кассовой книге сменный отчет ККТ?

— Сменный отчет ККТ регистрировать в кассовой книге нельзя. Записи о поступлении наличных вносятся в кассовую книгу только на основании ПКОабз. 3 п. 4.6 Указания № 3210-У. Разрешено составлять один ПКО на всю розничную выручку, принятую за смену ККТп. 5.2 Указания № 3210-У.

В вашем случае нет лица, передающего выручку из ККТ в кассу. Фактически деньги от покупателей поступили сразу кассиру в кассу. Подтверждением их поступления служит сменный отчет ККТ. Поэтому ПКО на дневную выручку будет техническим, необходимым исключительно для выполнения требований кассового порядка и заполнения кассовой книги.

В строке «Принято от» продавец-кассир не указывает свои ф. и. о., а пишет: «физических лиц с применением ККТ». В строке «Основание» — «выручка от продаж за такое-то число». В строке «Приложение» приводит реквизиты сменного отчета ККТ. Квитанцию к ПКО лучше тоже заполнить, но она останется неоторванной.

Для выдачи зарплаты в ОП не всегда нужен кассир

У нас есть ОП — небольшой офис в другом районе города. Туда дважды в месяц приезжает директор и выдает зарплату наличными. Других кассовых операций там нет. Обязательно ли только для выдачи зарплаты вести кассовую книгу и назначить кого-либо из работников ОП кассиром? Они технические специалисты, не хотят отвечать за деньги. Или можно вообще об этом не беспокоиться — раз у нас нет наличной выручки, то кассовая проверка к нам никогда и не придет?

— В такой ситуации никого в ОП назначать кассиром не нужно. Руководитель вправе сам в любой кассе организации, в том числе и в кассе ОП, принимать и выдавать наличныеабз. 1, 3 п. 4 Указания № 3210-У. Поэтому достаточно приказа директора о том, что в этом ОП он проводит и оформляетабз. 2 п. 4.3 Указания № 3210-У кассовые операции лично. Нужно составить следующие документы:

•ПКО на сумму, которая будет выдана в качестве зарплаты. И неважно, откуда она поступила: была снята директором с банковского счета ОП или привезена им из головного офиса. Поскольку директор и вносит деньги в кассу ОП, и выступает в роли принимающего их кассира, то этот ПКО будет таким же техническим, как и приходник, рассмотренный в ответе на предыдущий вопрос;

•зарплатную (расчетно-платежную либо платежную) ведомость;

•РКО на всю выданную по ведомости суммуабз. 4 п. 4.2, абз. 2 п. 4.3 Указания № 3210-У;

•в случае если кто-то зарплату не получил и директор забирает эти деньги для внесения в кассу главного офиса либо на банковский счет ОП — соответствующий РКО (как его оформить, см. в ответе на первый вопрос — вариант 1);

•лист кассовой книги ОП за день, в который выдавались наличные. Второй экземпляр листа (отрывной лист) нужно передать на хранение в ГПабз. 7 п. 4.6 Указания № 3210-У. За дни, в которые не было операций с наличными, листы кассовой книги заполнять не нужноабз. 6 п. 4.6 Указания № 3210-У.

Подписать все эти документы директор должен и за кассира, и за руководителя (напомним, при отсутствии в ОП бухгалтера кассовые документы подписывает руководитель организациипп. 4.2, 4.6 Указания № 3210-У).

А обнаружить кассовые нарушения ИФНС может и при налоговой проверке. Тогда проверяющий сообщит о найденном нарушении в профильный отдел своей ИФНС, чтобы тот при наличии оснований оштрафовал организациюПисьмо ФНС от 25.07.2013 № АС-4-2/13622 (п. 1.1).