Предновогодние кадрово-расчетные хлопоты

О предстоящей работе в праздничные дни лучше уведомлять заранее

Планируется, что сотрудники будут работать в праздничные дни. Когда я должна взять у них письменное согласие и как нужно будет оформлять эти выходы?

— Законом такой срок не установлен. Рекомендуем это делать не накануне праздничного дня, а за несколько дней до того, как нужно будет выйти поработать в праздник.

Имейте в виду следующее:

•независимо от того, когда вы уведомите работника о такой необходимости, он вправе отказаться выйти работать в праздничный день. И это не будет дисциплинарным нарушением, даже если сотрудник не имеет ограничений на работу в праздникист. 113 ТК РФ;

•согласие на работу в выходной день должно быть оформлено письменно в любой форме (унифицированной формы нет). Это может быть, в частности:

—или расписка работника о согласии работать в выходной на вашем экземпляре уведомления, которым вы ставите сотрудника в известность о том, что есть необходимость трудиться в праздничные дни;

—или отдельный документ (например, заявление, содержащее согласие выйти на работу в праздничный день).

Главное, чтобы в согласии читалось, кто и когда согласен выйти на работу, хочет ли сотрудник, чтобы праздничный день ему оплатили вдвойне, или он планирует взять отгул вместо двойной оплаты;

•нужно издать письменное распоряжение о привлечении работников к труду в праздничные дни в свободной форме.

При обычной пятидневке всеобщие праздники всегда нерабочие

У нас заведующий магазином обычно работает по пятидневке с выходными в субботу и воскресенье. Директор заявил ему, что в новогодние каникулы отдыхать не получится, так как у нас не офис, а магазин, который работает ежедневно, и в государственные праздники в том числе. То есть заведующему нужно будет работать с 30 декабря 2019 г. по 3 января 2020 г. включительно и с 6 по 10 января 2020 г. включительно. Прав ли директор?

— Не прав. Должность с обычным пятидневным режимом работы не предполагает непрерывную работу. В трудовом договоре с заведующим предусмотрен пятидневный режим работы, поэтому он вправе отдыхать в нерабочие праздничные дни, которыми являются Новогодние каникулы и Рождество (1—8 января)ст. 112 ТК РФ.

Объясните директору, что выход заведующего на работу в такие днистатьи 113, 153 ТК РФ возможен только с письменного согласия сотрудника и должен оплачиваться в повышенном размере как работа в выходной день.

Выход из совпавшего с каникулами отпуска зависит от формулировки отпускного заявления

Сотрудник хочет пойти в отпуск с 26.12.2019 на 9 календарных дней. Его график работы 2/2. По графику сменности его первая рабочая смена — 4 января (так как 1 января производство не работает, все рабочие смены посчитаны начиная со 2 января). Когда он должен выйти на работу с учетом общегосударственных праздничных дней 1—3 января и как это все оформить в кадровых документах?

— Это зависит от того, как работник сформулирует период отпуска в своем заявлении о его предоставлении.

Ситуация 1. В заявлении указано, что отпуск «с 26.12.2019 по 03.01.2020 включительно». Тогда праздничные дни 1—3 января отдых работника не удлинят и он должен будет выйти на работу 4 января, в первый рабочий день по своему графику. Отпуск у работника получится всего 6 календарных дней (26—31 декабря 2019 г.), за которые вы должны выплатить отпускные.

В табеле учета рабочего времени отметьте:

•«ОТ» или «09» — 6 дней отпуска с 26 по 31 декабря 2019 г.;

•«В» или «26» — праздничные выходные дни с 1 по 3 января 2020 г.

В приказе о предоставлении отпуска укажите период отпуска 26.12.2019—03.01.2020, а количество дней отпуска — 6.

Ситуация 2. В заявлении указано, что отпуск «с 26.12.2019 на 9 календарных дней». В таком случае:

•у работника есть 9 календарных дней отпуска, за которые вы должны выплатить отпускные;

•удлиняется отдых на 3 праздничных дня, которые попали на период его отпуска (1—3 января). Поэтому на работу он выйдет не 4 января, а 8 января: на 4, 5 и 6 января перенеслись отпускные дни, а 7 января у сотрудника выходной по графику.

В табеле учета рабочего времени отметьте:

•периоды 26.12.2019 — 31.12.2019 и 04.01.2020 — 06.01.2020 кодом «ОТ» или «09»;

•1—3 и 7 января кодом «В» или «26».

В приказе о предоставлении отпуска укажите период отпуска с 26.12.2019 по 06.01.2020, а количество дней отпуска — 9.

Праздничный день — не помеха для приема или перевода

Можно ли принять нового работника или перевести имеющегося сотрудника на новую должность с новым окладом с 1 января и как это правильно оформить, если первый рабочий день в организации 9 января?

— Можно. Оформите в декабре 2019 г.:

•трудовой договор (для приема на работу нового сотрудника) и дополнительное соглашение к действующему трудовому договору о переводе (для перевода на другую работу старого сотрудника).

Подписать такие документы можно любой декабрьской датой, а вот дату вступления в силу укажите 01.01.2020;

•приказы о приеме на работу или о переводе на другую должность. В них укажите, что сотрудники будут приняты на работу или переведены на другую должность с 01.01.2020.

Внесите в трудовые книжки сотрудников записи о приеме на работу или о переводе на другую работу 9 январяст. 68 ТК РФ; абз. 1 п. 3, п. 10 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Нерабочие праздничные дни не переносят дату выхода из отпуска по уходу

Сотрудница с 9 января 2020 г. выйдет на работу после отпуска по уходу за ребенком до полутора лет. Что нужно будет ей платить за период с 1 по 8 января 2020 г.?

— Зависит от ситуации.

Ситуация 1. Отпуск по уходу за ребенком до полутора лет закончится до 1 января 2020 г. Тогда дни с 1 по 8 января оплачивать специально не нужно, просто выплатите зарплату за январь.

Ситуация 2. Последний день отпуска по уходу за ребенком приходится на период с 1 по 8 января 2020 г. Такой отпуск предоставляется в календарных днях, праздничные дни из него не исключаются, и он истекает в день, когда ребенку исполняется полтора года. В ближайший рабочий день после этой даты сотрудница должна выйти на работу, если она не писала заявление о предоставлении ей отпуска по уходу до 3 лет. Таким образом:

•за дни с 1 января по последний день отпуска по уходу выплатите работнице пособие по уходу за ребенкомч. 1 ст. 11.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ;

•за дни с 9 по 31 января — оклад за январь.

Негосударственный выходной не переносит дату уплаты НДФЛ

У работника отпуск начнется с 9 января 2020 г. По приказу директора у нас в организации 31 декабря будет выходным, работать выйдем 9 января 2020 г. Когда выплатить отпускные, перечислить НДФЛ в бюджет и начислить взносы по этим отпускным?

— Выплатить отпускные сотруднику нужно не позднее 30 декабря, так как это последний рабочий день вашей организации в 2019 г.ст. 136 ТК РФ

Поскольку 31 декабря ваш локальный выходной, а не законодательно предусмотренный, то налоги и взносы будут уплачиваться и учитываться так.

Налоги и взносы	Действия в декабре 2019 г.	Действия в январе 2020 г.
НДФЛ	Исчислить и удержать в день выплаты отпускныхп. 4 ст. 226 НК РФ. Перечислить в бюджет не позднее 30.12.2019п. 7 ст. 6.1 НК РФ; Письмо Минфина от 28.03.2018 № 03-04-06/19804	—
Страховые взносы	Исчислить и включить в отчетность за 2019 г.Письмо Минтруда от 17.06.2015 № 17-4/В-298	Уплатить не позднее 15 январяп. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421, п. 3 ст. 431 НК РФ
Налог на прибыль	Уменьшить налог на прибыль на сумму начисленных взносовподп. 1, 45 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ	Учесть сумму отпускных в расходах по налогу на прибыльп. 1 ст. 272, статьи 318—320 НК РФ; Письмо Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147

Новогодние каникулы включаются в двухнедельный срок для увольнения

Сотрудник сообщил, что с 9 января 2020 г. выйдет на новую работу. Когда он должен написать заявление об увольнении по собственному желанию, чтобы мы успели его уволить до новогодних каникул?

— Это зависит от того, готов ли руководитель отпустить сотрудника без отработки двухнедельного периода. Если готов, то работник может принести заявление об увольнении в любой день в декабре, указать в нем любую декабрьскую дату увольнения и ждать расчет и трудовую книжку в указанный день.

Если руководитель хочет, чтобы сотрудник отработал две недели до увольнения, то для получения расчета 31 декабря он должен подать работодателю заявление об увольнении не позднее 17 декабряст. 80 ТК РФ.

При более позднем поступлении заявления вы вправе не увольнять работника до Нового года. Например, если вы получите заявление об увольнении в период с 18 по 26 декабря, то двухнедельный срок, предоставляемый работодателю для увольнения, будет истекать в дни новогодних каникул. Если они в вашей компании являются нерабочими, вы вправе уволить сотрудника не ранее 9 января — общеустановленного первого рабочего дня в новом годуАпелляционное определение Мосгорсуда от 08.11.2017 № 33-36402/2017.